Saker att tänka på gällande resefakturor i Procountor Mini
- För att kunna skapa rese-och kostnadsfakturor i Procountor Mini behöver användaren ha Alla rättigheter för Ny rese- och kostnadsfaktura.
- Användaren som skapar kostnadsfakturan måste även vara inlagd och i miljöns personregister.
- Om användarens uppgifter lagts till i personregistret i efterhand (någon gång efter att användaren skapats) behöver dennes användarnamn länkas till motsvarande person i personregistret. Detta behöver göras för att personen ska kunna skapa kostnadsfakturor i Procountor Mini.
- Procountor Mini har en GPS funktion som automatiskt hämtar den nuvarande platsen för resefakturan. Notera att GPS funktionen endast markerar platsen när funktionen aktiveras och inte hela tiden.
- Med den automatiska kilometerfunktionen kan Google APIs användas för att räkna ut kilometerna för kilometertillägg.
- Om en resefaktura ska skapas åt en annan person än den användaren som är inloggad i Procountor Mini måste detta göras i Procountor på datorn.
Skapa en ny resefaktura
- För att skapa en resefaktura trycker du på knappen
(i mitten av den undre menyn på startsidan av Mini-appen) och därefter väljer du Ny resefaktura. - Ange Avreseort, du kan skriva in platsen manuellt eller använda dig av Använd nuvarande plats-funktionen.
- I Mini kan du även lägga till fakturauppgifter utan nätverkskoppling, detta för att du alltid ska kunna lägga till information under resans gång. Notera att Använd nuvarande plats-funktionen inte fungerar utan nätverkskoppling.
- Lägg till starttiden för resan under Avgångstid. Kom ihåg att ändra så att tidszonen stämmer överens med vart du var i början av resan.
- För att lägga till dagtraktamente trycker du på Ansök om dagtraktamente.
5. För att lägga till ytterligare utlägg/resor på resefakturan trycker du på + knappen. Du kan lägga till utlägg, platser, kilometer och måltidsersättningar på resefakturan, längre ner på sidan finns instruktioner om ovannämnda poster och vad dessa betyder.
6. Lägg till alla önskade utlägg/resor för resefakturan.
7. För att avsluta resan trycker du på + knappen och väljer sedan Resa slut.
- Om du inte avslutar resan genom att trycka på Resa slut kommer Mini använda sig av den sista platsposten som resans slutplats
- Tidpunkten när resan avslutas påverkar dagstraktamentet.
- Högst upp på resefakturans tidslinje kan du se den totala summan av resefakturan (valutan är den som är vald i er Procountor Miljö)
- Notera att resor som är mindre än 19 timmar inte går att spara som resefaktura.
8. Med knappen Slutför i övre högra hörnet avslutar du resefakturan. Du kommer sedan att få granska din resefaktura.
9. Under fältet Resans syfte skriver du en förklaring till resan.
- Önskar du lägga till något utöver förklaring till resans syfte kan du skriva detta i fältet Tilläggsuppgfter.
10. Aktivera funktionen Debitera kostnader från kund om önskat. Om funktionen är aktiverad kommer denna text synas i fältet Anteckningar från faktura på resefakturan i Procountor: Resefakturorna faktureras av kunden samt tid och datum för resans start och avslut.
11. Du kan sedan välja om du vill skicka resefakturan med eller utan inställningen Skicka till Procountor som ett utkast:
- Med inställningen Skicka till Procountor som ett utkast så blir kostnadsfakturan skickad till Procountor i status Under behandling när du sedan trycker på Skicka. Detta betyder att du fortfarande kan redigera kostnadsfakturan i Procountor.
- Om inställningen Skicka till Procountor som ett utkast inte aktiveras och du sedan trycker på Skicka så skickas kostnadsfakturan direkt till den första sakgranskaren i attestflödet. Om det inte finns något satt attestflöde får kostnadsfakturan statusen Mottagen. Du kan läsa mer om cirkulationen av fakturor under artikeln Cirkulation av fakturor.
13. Efter du tryckt på Skicka så visas texten Fakturan har skickats till Procountor. Du kan nu skapa en ny faktura genom att gå till Förstasida-vyn.
Observera! Efter att du tryckt på Skicka knappen kan du inte längre redigera fakturan i Procountor Mini-appen.
Lägga till en kostnad till resefakturan
1. Resefakturans produkter kommer direkt från Procountor. För att lägga till en kostnad trycker du på + knappen och väljer sedan Kostnad.
2. Lägg till kostnadens Produkttyp.
3. Ange Pris samt Valuta. Om köpet gjorts i en valuta som inte är SEK kommer Procountor automatiskt räkna ihop summan som den valuta ni valt i er Procountor miljö.
4. Lägg till datumet för kostnaden i fältet Inköpsdatum. Inköpsdatumet behövs för att kunna omvandla valutan. Kostnaden omräknas till redovisningsvalutan enligt växelkursen för inköpsdatumet eller föregående dag.
5. Välj valutakursen för kostnaden i fältet Kurs.
6. Om det behövs kan en kommentar läggas till i fältet Kommentar.
7. Lägg till önskade bilaga/bilagor. Du kan ta ett foto av bilagan med din telefon om du trycker på Ta foto, du kan även välja bland dina existerande filer om du väljer Annan fil. Om inga bilagor ska läggas till väljer du alternativet Inga bilagor.
Du behöver inte spara kostnaden separat utan denna sparas samtidigt som du skapar den i Procountor Mini. Du kan avsluta kostnadsvyn genom att klicka på knappen Klar eller klicka på X-knappen i det övre högra hörnet.
8. För att ta bort en skapad kostnad trycker du på X-ikonen bredvid kostnaden du skapat och sedan trycka på Ta bort.
Lägg till en plats för resefakturan
1. Du kan lägga till en ny plats genom att trycka på + knappen och sedan väljer Plats-knappen.
2. Ange platsen du ankommit till i fältet Ankomstort. Notera att du behöver ha nätuppkoppling för att kunna använda dig av Använd nuvarande plats-funktionen.
3. Ange Ankomsttid och Tidszon.
-
- Du kan även lägga till Avgångstid från avreseort.
Du behöver inte spara platsposten separat utan denna sparas samtidigt som du skapar den i Procountor Mini. Du kan avsluta plats-vyn genom att klicka på knappen Klar eller klicka på X-knappen i det övre högra hörnet.
4. Du kan ta bort en skapad platspost genom att trycka på X-ikonen till höger på samma rad och sedan trycka på Ta bort.
Lägg till kilometerersättning på resefakturan
1. För att lägga till kilometerkostnad till din resefaktura trycker du på + knappen och väljer sedan Kilometer knappen.
2 Ange vart du kör i fältet Kör från och ankomstplats i fältet Kör till.
3. Ange Ankomsttid och kontrollera så att Tidszon är korrekt.
4. I fältet Kilometer skriver du in antalet kilometer du kört.
5. Ange korrekt Ersättningstyp.
6. När gjort klart kilometerkostnaden kommer en ny platspost läggas till på resefakturan. Denna läggs till automatiskt och platsen kommer vara den du angav som ankomstplats.
7. Du kan ta bort skapad kilometerkostnad genom att trycka på X-ikonen till höger på raden för kilometerkostnaden och tryck sedan på Ta bort. Du kan avsluta kilometerkostnads-vyn genom att klicka på knappen Klar eller klicka på X-knappen i det övre högra hörnet.
Representation
- För att lägga till en representation trycker du på
och Representation. - Lägg till bilaga. En bilaga kan läggas till på två sätt:
- Du kan ta en bild på kvittot med Ta foto-knappen, eller
- Välj bland dina existerande bilder/filer på din mobil genom att trycka Annan fil.
- Bilagan som läggs till kan även vara i PDF-format.
- Ett längre kvitto kan med fördel delas upp på flera bilder som bifogas till utlägget. Tryck på Ta foto eller Anna fil på nytt för att lägga till ytterligare en bild/PDF-fil.
- Papperskorg-ikonen i bildens/bilagans högra hörn tar bort bilagan.
- Om det inte finns någon bilaga/bild att lägga till eller om du vill lägga till den senare i Procountor så väljer du Inga bilagor.
- Ange Typ av måltid.
- Förvalt är Lunch eller middag men alternativet Enklare förtäring kan också väljas.
- Välj om detta var en Extern eller Intern i Typ av representation.
- Ange Antal personer som omfattas av representationen.
- Ange Datum.
- Fyll i kostnader inklusive moms för respektive fält Mat & dryck, Alkoholdryck och Dricks.
- Välj valuta om annan än SEK.
- Du kan själv ange valutakursen genom att trycka på ordet Kurs: 1 kr som dyker upp när du väljer en annan valuta än SEK.
- Under Anteckningar anger du minst de fullständiga namnen på de personer som deltagit under representationen.
- Om representationen skett utomlands trycker du på ikonen till höger om Representation utlandet.
- När alla uppgifter fyllts i avslutar du genom att trycka på Klart.
Måltidsersättningar på resefakturan
- Du kan lägga till måltider under resans gång genom att trycka på + knappen och sedan välja Avdrag.
- Denna funktionen går endast att välja om du aktiverat Ansök om dagtraktamente. Har du missat att lägga till detta kan du genom att trycka på i-ikonen på vänster sida.
- Välj sedan de måltider som motsvarar antalet på din din resa.
- När du sedan valt alla måltider trycker du på Klart.