Det ligger en stor betydelse i Procountors fakturastatusar. De bestämmer när en faktura kan ändras och hur fakturor visas i rapporteringen. Processen för leverantörsfaktura och inköpsorder diskuteras i den här artikeln.
Beskrivning av statusar för leverantörsfakturor
Icke sparad
- Verifikatet har ännu inte sparats för första gången.
Mottagen
- Leverantörsfakturan har kommit in i systemet som en e-faktura eller via skanningstjänsten.
- Fakturan kan godkännas separat (via knappen Betalning i Sökning av verifikat) eller överföras direkt till betalning som andra leverantörsfakturor.
- Statusen Mottagen motsvarar statusen Under behandling för en faktura som har registrerats direkt i programmet.
- En faktura med statusen Mottagen kommer inte med i rapporteringen enligt bokföringslagen den kommer heller inte med i momsdeklarationerna.
- Fakturan kommer med i rapporter där Alla transaktioner väljs.
Under behandling
- En oavslutad leverantörsfaktura kan kompletteras och ändras samt makuleras.
- Vid ändringar på en leverantörsfaktura så tas de bokföringskonton som angivits manuellt bort och istället ersätts de av det konto som angivits under Förinställda konteringsregler - generella eller angivet förvalt konto på leverantören
- En faktura med statusen Under behandling kommer inte med i rapporteringen enligt bokföringslagen eller i momsdeklarationer.
- Fakturan kommer med i rapporter där Alla transaktioner väljs
Sakgranskad
- Man kan avtala inom företaget att fakturor ska sakgranskas innan de godkänns och betalas. I mindre företag är denna funktion ofta onödig. Du kan läsa mer om attestflödet om du klickar här.
- En sakgranskad faktura motsvarar statusen Under behandling och kommer inte med i rapporteringen enligt bokföringslagen den kommer heller inte med i momsdeklarationerna.
- Fakturan kommer med i rapporter där Alla transaktioner väljs samt i reskontra
Betalningsförbud
- Om en faktura av någon orsak inte betalas, t.ex. på grund av en reklamation, kan den beläggas med Betalningsförbud.
- Fakturan tas ändå med i rapporteringen som förutsätts i bokföringslagen och momsen som avdragsgillt inköp.
- När man vill ta bort betalningsförbudet ska fakturans status först återställas till Godkänd i vyn Granskning genom att trycka på knappen Godkänn. Efter det återställs fakturan till Under behandling med knappen Redigera > Återställ till status "Under behandling". Om man sedan fortfarande vill makulera fakturan, kan man göra det med knappen Redigera > Makulera.
Makulerad
- Det går att ta bort felaktiga fakturor genom att makulera dem. Fakturan har då ingen bokföringsanteckning.
- Det går att se fakturan i programmet och göra en ny faktura genom att kopiera den makulerade.
- Makulerade fakturor tas bara med i Sökning av verifikat och rapporteringar om användaren markerar det alternativet.
- Åtgärden rekommenderas inte p.g.a. att det skapar glapp i verifikationsserien.
Godkänd
- Man kan avtala i företaget att fakturor ska godkännas före betalning. I mindre företag är denna funktion ofta onödig och fakturorna kan genast överföras till betalning.
- Du kan läsa mer om attestflödet om du klickar här.
- Statusen Godkänd kan ändå användas när det för tillfället inte finns medel för betalning, men när fakturan ändå ska tas med i rapporteringen och momsen som ett avdragsgillt inköp.
- Om det fortfarande finns ett behov att ändra eller makulera en leverantörsfaktura, kan leverantörsfakturans status Godkänd ändras till status Under behandling via Sökning av verifikat genom att trycka på knappen Granskning.
Betald
- En betalning till fakturan uppdateras automatiskt med hjälp av en elektronisk referensbankkoppling.
Betald utanför Procountor
- Fakturan har markerats som betald av användaren. Detta görs när fakturan har betalats utanför Procountor, t.ex. med bankens övriga betalningsrörelsetjänster, betalkort eller kontanter.
- Statusen används också när debetfaktura och kreditnota ska kvitteras som betalda, eller när en faktura kvitteras som betald mot en kundfaktura.
- Markeringen Betald utanför Procountor används även när fakturan markeras så att den inte ska ingå i bokföringen efter att fakturan inte längre kan makuleras. Då ska bokföringskontona ändras så att fakturan inte har någon inverkan på bokföringen.
Betalning kö till bank
- En person som har behörighet att betala kan ändra fakturan så att den betalas automatiskt på förfallodatum eller ändra betaldagen.
- Det går bara att betala fakturor som har någon av statusarna Under behandling, Mottagen, Sakgranskad, Godkänd eller Delvis betald beroende på hur företaget hanterar cirkulation av fakturor.
- Verifikationen väntar på att bli överförd till banken fram till bankkörningen på betaldagen.
Överförd till banken
- En faktura som ska betalas har automatiskt överförts till banken för att betalas på betaldagen. Statusen ändras automatiskt till Betald när den betalda fakturan finns på kontoutdraget.
- Om banken upptäcker ett fel vid betalningen (om det t.ex. inte finns pengar för betalning på kontot) eller en ändring (till exempel har mottagarens konto ändrats på banken), ändras inte statusen.
- Om man vill föra över fakturan till betalning igen, ska den först återställas till sin tidigare status.
- Användaren ska alltid kontrollera visuellt på kontoutdraget att betalningen sker. Om betalningen verkligen har genomförts, kan man ändra fakturans status till Betald på sidan Allokering av betalningar.
-
Läs mer om Annullering av status Betalning kö till bank.
-
Läs mer om Annullering av status Överförd till banken.
-
Läs mer om Misslyckade betalningar.
-
Delvis betald
- Den här statusen är aktuell när bara en del av en leverantörsfaktura har betalats av.
- Delbetalningen har uppdaterats automatiskt med hjälp av ett kontoutdrag från banken.
- När nästa betalningstransaktion skapas ersätts statusen Delvis betald med Betalning kö till bank > Överförd till bank och får därefter status Delvis betald eller Betald om/när hela fakturan betalats.
Beskrivning av status för Inköpsorder
Beställningar är inte affärstransaktioner och kommer inte med i t.ex momsberäkningar oavsett vilken status verifikationen har.
Beskrivningar av status
Icke sparad
- Verifikatet har ännu inte sparats för första gången.
Under behandling
- En inköpsorder som är Under behandling kan kompletteras, ändras, makuleras samt ändras till en leverantörsfaktura.
- En inköpsorder som är Under behandling kan inte skickas.
Icke skickad (motsvarar statusen Godkänd om fakturakanalen är "Skickas ej")
- En Icke skickad inköpsorder kan ändras till en faktura.
- En Icke skickad inköpsorder kan skickas.
- En Godkänd order, vars fakturakanal är "Skickas ej", kan inte återställas till Under behandling
Skickad
- En Skickad inköpsorder kan ändras till en faktura. En Skickad inköpsorder kan skickas igen.
Makulerad
- Det går att ta bort felaktiga inköpsordrar genom att makulera dem. Inköpsordern har då ingen bokföringsanteckning.
- Det går att se inköpsordern i programmet och göra en ny inköpsorder eller faktura genom att kopiera den makulerade.
- Makulerade fakturor tas bara med i Sökning av verifikat och rapporteringar om användaren markerar det alternativet.
- Åtgärden rekommenderas inte p.g.a. att det skapar glapp i verifikationsserien.
Fakturerad
- Den här statusen är aktuell om inköpsordern har kopierats som faktura. Den har ingen bokföring och kan inte redigeras