Olika e-postmeddelanden kan skickas från programmet Procountor. Meddelandena kan vara fakturor samt beställningar, betalningspåminnelser, meddelanden om fakturor som ska granskas och massutskick.
Kundfaktura samt kund- och inköpsorder
När du vill skicka kundfakturor eller kund- eller inköpsorder väljer du E-post som fakturakanal och anger e-postadressen i fältet. Om en e-postadress har registrerats för affärspartnerna tas den fram som förvalt värde. Kontrollera att formen på e-postadressen är korrekt.
I e-postmeddelandet är fakturan/ordern en filbilaga i PDF-format. Som avsändaradress (fältet From ) införs i första hand adressen i fältet Faktureringens kontaktpersons e-postadress, som finns på sidan med kontaktpersoner. Om fältet är tomt söks adressen i e-postadressfältet på sidan Egna uppgifter och inställningar för avsändaren. Om även det fältet är tomt blir svarsadressen procountor@procountor.com. I en faktura som ska skickas med e-post finns de uppgifter som behövs för betalningen (fakturanummer, förfallodag, summa, referensnummer, kontonummer och streckkod) i meddelandet. Rubriken innehåller något av orden Faktura, Orderbekräftelse, Inköpsorder eller Offert, faktura- eller ordernumret samt namnet på det företag som skickat fakturan.
Betalningspåminnelse
Du kan skicka en betalningspåminnelse per e-post även om fakturakanalen för den ursprungliga fakturan är en annan än e-post. Om fakturan har skickats med e-post föreslås den adress som använts på fakturan som e-postadress.
I e-postmeddelandet är betalningspåminnelsen en filbilaga i PDF-format. Som avsändaradress (fältet From ) införs i första hand adressen i fältet Faktureringens kontaktpersons e-postadress, som finns på sidan med kontaktpersoner. Om fältet är tomt söks avsändarens adressen i e-postadressfältet på sidan Egna uppgifter och inställningar. Om även det fältet är tomt blir svarsadressen procountor@procountor.com. I en betalningspåminnelse som ska skickas med e-post finns de uppgifter som behövs för betalningen (fakturanummer, förfallodag, summa, referensnummer, kontonummer och streckkod) i meddelandet. Rubriken innehåller ordet Betalningspåminnelse, fakturanumret samt namnet på det företag som skickat fakturan.
Meddelande om leverantörs-, rese- eller kostnadsfaktura som ska sakgranskas
Du kan skicka en påminnelse om leverantörs-, rese- och kostnadsfakturor per e-post till sakgranskaren och godkännaren. Sakgranskarens och godkännarens e-postadresser ska anges i användarens egna uppgifter.
Påminnelserna skickas från Procountor i vissa intervaller och om samma sakgranskare/godkännare har flera påminnelser på gång samlas de i ett och samma e-postmeddelande. I e-postmeddelandet finns en länk som leder till Procountors inloggning. Efter inloggningen hämtas de fakturor som nämndes i e-postmeddelandet till Sökning av verifikat Som avsändaradress (fältet From ) står det procountor@procountor.com. E-postmeddelandet ska inte besvaras..
Läs mer om godkännande av fakturor.