I vyn Rapporter går det att välja följande: Resultaträkning, Balansräkning, Verifikationslista och Huvudbok. Det möjligt att ange önskade sökvillkor för rapporterna. De sökvillkor som kan anges för rapporterna är huvudsak desamma, men det förekommer vissa skillnader mellan rapporterna.
Utöver rapporterna i detta avsnitt så kan det vara bra att även känna till rapporten för kontoavstämning som du hittar enligt följande: Bokföring >Avstämningsverktyg >Kontoavstämning.
Knappval
Sökvillkor
Välj de sökvillkor som ska användas:
-knappen används för att ta bort ett sökvillkor.
-knappen används för att lägga till ett sökvillkor.
De valda sökvillkoren är de samma för alla rapporter (i tillämpliga delar). Valen hålls kvar i minnet mellan Procountor-sessionerna.
Sök rapport
När sökvillkoren har angetts klickar du på Visa rapport. När rapporten är klar öppnas den i valt format.
Töm sökvillkoren
Notera att den här knappen erbjuder två alternativ genom en rullgardin på höger sida. Om du klickar direkt på knappen Töm sökvillkoren så töms alla sökvillkor. Men om du klickar på pilen till höger om knappen så presenteras tv alternativ: Töm sökvillkoren eller Återställ förvalda sökvillkor som du kan använda för att återställa sökvillkoren till ursprunglig form.
Skapa egen rapport
Via Skapa en egen rapport kan du redigera rapporten. Du kan till exempel redigera företagets resultaträkning och balansräkning till en annan än enligt de förvalda mallarna i Procountor. Detta innebär att kan skapa en rapport som bara innehåller de bokföringskonton som är relevanta för ditt företag.
Egna sökningar
Om vissa sökvillkor används ofta kan du spara dem genom att klicka på Egna sökningar. Efter att du har klickat på knappen visas två nya knappar Spara sökning och Ta bort sökning och på sidans högra kant presenteras en lista över sparade sökningar.
Definiera sökvillkoren för rapporten och klicka på Spara sökning. Därefter öppnas fältet Namn. I fältet Namn anger du ett namn för sökningen, och därefter klickar du återigen på knappen Spara sökning. Tänk på att namnge sökningarna så att det framgår vilka rapporter de avser.
Namnen på de sparade sökningarna presenteras i listan till höger i fönstret efter att du har klickat på Egna sökningar. När du dubbelklickar på namnet för sökningen i listan uppdateras sökvillkoren i rutan. Innan sökningen aktiveras kan du redigera sökvillkoren genom att klicka på Skapa en egen rapport Du stänger listan genom att på nytt klicka på Egna sökningar .
Med knappen Ta bort kan du ta bort vald sökning.
Uppdatera rapporteringsdatabas
Rapporteringsdatabasen uppdateras automatiskt varje natt, men om nya verifikat har skapats eller verifikat har ändrats efter uppdateringen, och dessa ändringar ska vara med i rapporten, är det nödvändigt att klicka på Uppdatera rapporteringsdatabas.
Den senaste tidpunkten för när Rapporteringsdatabasen har uppdaterats visas nedanför knapparna.
Förutom för bokföringsrapporterna så används samma rapporteringsdatabas för Avstämningsrapport, kontotransaktioner och Granskningsrapport, bokföringskonton. Dessa rapporter finns under Avstämningsverktyg.
Dimensionser
Det går att ta fram rapporter som visar resultat- och balansräkning efter de dimensioner som används för bolaget i Procountor.
Ta fram en dimensonsrapport:
För att generera sådan rapport så bör man under Rapportalternativ välja sökalternativet Per objekt och objekten totalt.
I rullgardinen med rubriken Dimensioner så väljer man vilken Dimension man vill titta på.
Objekten som presenteras i rutan under är kopplade till dimensionerna. Det betyder att om du ändrar dimension så ändras även de objekt som går att välja.
Välj de objekt som ska inkluderas i rapporten.
Ta fram en dimensionsrapport med objekt från olika dimensioner:
Det är möjligt att sammanställa objekt som är underställda olika dimensioner i samma rapport så att siffrorna i rapporten anges med procentandel per valt objekt.
Den här typen av dimensionsrapport är endast möjlig för resultat- och balansräkningen.
Lägg till de dimensioner som ska inkluderas i rapporten genom funktionen "Lägg till sökvillkor". När du har lagt till de valda dimensionerna, öppnas ett underliggande fönster med tillhörande objekt. Välj objekt antingen genom att Ctrl- knappen eller genom att klicka på förstoringsglaset. Den här rapporten är endast en sammanställning som inte är kopplad till bokföringen och man kan därför inte klicka sig vidare i den för att komma ner på transaktionsnivå.
Sökvillkoren fungerar så att upp till 6 st. dimensioner och respektive underliggande objekt kan inkluderas i sökningen.
Grundidén med den här rapporten är att om en faktura eller ett verifikat har fördelats på två olika dimensioner (projekt) i förhållandet 50/50 och på två objekt (kostnadsställen) i förhållandet 50/50 så bildas fyra kombinationer där var och en får värdet 50 % x 50 % = 25 % andel.
Och på motsvarande sätt 4 x 25 % = 100 % eller när man räknar samman alla kombinationer så får man ut det totala värdet 100% (det är bra att ha i bakhuvet om man har fördelat andelarna på annat sätt än 50/50.
Under rubriken Jämförelseuppgift som ska visas är det möjligt att lägga till kolumner till rapporten. På så sätt kan man kontrollera saldobalanserna per månad och kvartal samt jämföra med budget eller föregående års siffror.
Nedan finns exempel på vilken typ av rapport som du kan få fram med hjälp av dimensionerna.
---
Dimension: Kostnadsställe
Objekt :Kostnadsställe A, Kostnadsställe B, Kostnadsställe C etc
---
Dimension: Projekt
Objekt:Projekt B, Projekt, C, Projekt D etc.
-------
a) Om du endast vill ha en rapport med Kostnadsställe A och Projekt B:
- Lägg till sökvillkoret Dimension: Kostnadsställe och välj objekt A från listan
- Lägg till sökvillkoret Dimension: Projekt och välj objekt B från listan
b) Om du vill se summan av kostnadsställe A per projekt:
- Lägg till sökvillkoret Dimension: Kostnadsställe och välj objekt A
- Lägg till sökvillkoret Dimensioner (objekten visas automatiskt i listan under), välj Projekt från rullgardinsmenyn Dimension och B, C, D och andra önskade projekt från Objekt-listan
c) Det är möjligt att lägga till 3, 4, 5 eller 6 dimensioner genom "sökvillkoret Dimension"