Affärspartnergrupper

I punkten Register > Affärspartnergrupper behandlas grupper av affärspartner.

Sök grupper

Du kan ta fram affärspartnergrupper på skärmen genom att välja typ av affärspartnergrupp: Kund, Leverantör eller Person. Om du vill specificera sökningen kan du skriva in affärspartnergruppens namn eller del av det i fältet Namn. Tryck därefter på knappen Sök grupper.

Om du vill redigera namnet på en affärspartnergrupp kan du skriva den ersättande texten i fältet Affärspartnerns namn och trycka på knappen Spara. Om du ändrar affärspartnergruppens status till passiv på rullgardinsmenyn kommer gruppen inte längre att visas bland sökresultaten, ifall du inte söker även passiva grupper.

Spara

Om du gör ändringar i affärspartnergrupperna innan du lämnar sidan ska du trycka på Spara för att ändringarna ska träda i kraft. Om inga uppgifter har sparats visas en anmärkning om detta.

Lägg till

Lägg till en ny affärspartnergrupp med knappen Lägg till. Därefter väljer du vilken typ den nya affärspartnergruppen ska ha. När du har valt typ av grupp öppnar programmet en ny tom grupprad som hör till den valda typen av affärspartnergrupp. Skriv in affärspartnergruppens namn i fältet Namn. Namnet kan bestå av 80 tecken. När du har matat in alla nya grupper, tryck på knappen Spara.

Ta bort

Du kan ta bort en affärspartnergrupp genom att välja den i söklistan över affärspartnergrupper och trycka på knappen Ta bort. En affärspartnergrupp som innehåller affärspartner kan inte tas bort.

Infoga/Åtskilj

Du kan lägga till flera affärspartner till affärspartnergrupper eller ta bort flera affärspartner från affärspartnergrupper med knappen Lägg till/Ta bort. Knappen öppnar en sida där du börjar med att välja typ av affärspartnergrupp, t.ex. kund. Därefter visas en lista på befintliga affärspartnergrupper på menyn Affärspartnergrupper.

Tryck på knappen Sök affärspartner i övre kanten av sidan. Då visas en lista på affärspartnerna, t.ex. kunderna på menyn. Du kan begränsa sökningen med hjälp av sökvillkorsfälten i den övre delen. Listan visar även affärspartnerns namn och nummer.

På menyn Affärspartner väljer du de partner som du vill lägga till eller ta bort från gruppen, och i affärspartnergruppen väljer du den grupp som kunderna i fråga ska läggas till eller tas bort från. Med knappen Välj alla affärspartner kan du välja alla affärspartner i listan. Med knappen Välj alla grupper kan du välja alla grupper i listan. Du kan välja flera affärspartner och/eller affärspartnergrupper i taget genom att trycka på Ctrl- och Shift-tangenterna.

Med knappen Liitä lägger du valda affärspartner till valda grupper. Detta inverkar inte på affärspartnerns rapporteringsgrupp. Om en affärspartner inte hör till någon grupp innan du lägger till den, och affärspartner inte har någon rapporteringsgrupp, har den ingen rapporteringsgrupp efter att du lagt till den till gruppen heller.

Med knappen Liitä tar du valda affärspartner bort från valda grupper. Om den grupp som affärspartnern tas bort från är affärspartnerns rapporteringsgrupp, har affärspartner ingen rapporteringsgrupp efter att du tagit bort den.

Med knappen Ställ in rapporteringsgrupp kan samma rapporteringsgrupp ställas in för flera affärspartner. Om en affärspartner inte ingår i den valda gruppen sedan tidigare, läggs den till gruppen. När du ställer in rapporteringsgruppen kan du bara välja en affärspartnergrupp. Rapporteringsgruppen är den grupp som uppgifterna om affärspartnern kommer till när produkt- och produktvolymrapporter körs i punkten Register > Registerrapporter  eller inkassorapporter körs i punkten Betalningar > Betalningsrapporter.

Affärspartnerrraporten visar en uppgift om vilka grupper en affärspartner hör till, om registeruppgiften Affärspartnergrupp väljs med till rapporten.

Huvudgrupper

I affärspartnerregistret är det möjligt att använda affärspartnergrupper i två plan, dvs. tillämpa så kallat huvudgruppstänkande. Huvudgruppen är en affärspartnergrupp på högre nivå, till vilken det endast går att ansluta vanliga affärspartnergrupper, dvs. inte affärspartner direkt. Varje affärspartner kan bara höra till en grupp under en huvudgruppen, men ändå till flera affärspartnergrupper som faller under olika huvudgrupper. Syftet med den här egenskapen är att underlätta hanteringen av större affärspartnerregister.

Affärspartnerregistret kan förses med den nya vyn Huvudgrupper som du kan använda för att administrera huvudgrupperna.

Under sidan Huvudgrupper finns en sida där du kan lägga till och ta bort huvudgrupper. Här kan du välja vilka affärspartnergrupper som ska ingå i de olika huvudgrupperna. Administrationen av huvudgrupper är nästan identisk som administrationen av vanliga affärspartnergrupper –det handlar om huvudgrupper i stället för grupper och om grupper i stället för affärspartner.

Du kan använda huvudgruppen som sökvillkor i de flesta registersökningar, till exempel när du bläddrar i affärspartnerregistret eller gör upp en ny faktura eller ett massutskick. Om huvudgrupperna är i bruk visar affärspartnerrapporten en uppgift om till vilka huvudgrupper en affärspartner hör, om registeruppgiften Affärspartnergrupp väljs med till rapporten.