Gå till Register > Personregister för att hantera uppgifter i personregistret, eller markera rutan Personer när du söker i vyn Register > Affärspartner. Med personer avses företagets personal som bland annat kan upprätta rese- och kostnadsfakturor.
Den här artikeln handlar om Personregister, som är ett delregister under Affärspartnerregistret. Här beskrivs hur du hanterar och redigerar olika uppgifter om personer. Användarens användarrättigheter bestämmer vilka uppgifter i delregistren som är tillgängliga för användaren.
Sök personer
På sidan Affärspartner gås det igenom i detalj hur man söker i affärspartnerregistrens delregister eller som helhet.
Med knappen Administration går det även att söka med de uppgifter som finns på leverantörens administrationssida, se mer nedan.
När du klickar på Töm sökvillkoren tas alla inställda sökvillkor bort.
Med knappen Redigera flera kan uppgifterna för flera personer ändras samtidigt. Knappen öppnar sidan Massredigering av affärspartner där du söker upp de personer vars uppgifter ska redigeras.
Utöver de knappar som beskrivs i artikeln Affärspartner, finns det här en specifik knapp för att söka efter Persongrupper.
Knapparna vid listan med personer
Knappen Öppna har valalternativen Basuppgifter, Administration och Arbeten som ska faktureras. Se mer nedan.
Knappen Lägg till person används för att lägga till en ny person. Programmet en tom basuppgiftssida. Fyll i uppgifterna för personen på sidan och ställ efter behov in förvalda värden, tilläggs- och hanteringsuppgifter.
Knappen Redigera har alternativen Kopiera och Ta bort.
Alternativet Kopiera kopierar en markerad person i sökresultatlistan. Först frågar programmet om även affärspartnerns förvalda konton, dimensioner och produkter ska kopieras, och om personens kopierade uppgifter ska visas på skärmen efter kopieringen. Det kommer stå (kopia) efter namnet på den kopierade partnern. Organisationsnummer/personnummer och kundnummer kopieras inte.
Alternativet Ta bort raderar en markerad person från sökresultatlistan. Programmet frågar om personen ska tas bort helt eller passiveras. Personer som har inställts som passiva visas inte i register om inte alternativet Visa även passiva personer har markerats.
Knappen Exportera till fakturaunderlag har alternativen Resefaktura, Kostnadsfaktura, Kundfaktura, Kundorder, Leverantörsfaktura samt Inköpsorder, och används för att göra upp en ny faktura till en person.
Koppling till en användare öppnar en sökruta för att kunna hitta användare.
Ta bort länkningen öppnar en ruta för att bekräfta om kopplingen mellan den markerade personen och användaren ska att tas bort.
Administration
Du kommer till Personens administration genom att gå via Personens Basuppgifter > Administration, eller klickar på Öppna > Administration på Personregistrets söksida.
Här går det att skriva in sådant som rör administration av personer. Uppgifterna kan användas för att söka efter personer i personregistret, och kan granskas med CRM-rapporten som finns i registerrapporter.
I listan med Åtgärder kan uppgifter antecknas, t.ex. diskussioner som har förts.
När du klickar på Spara kommer ändringar som har gjorts i administrationsuppgifterna att sparas. Det är inte nödvändigt att spara uppgifterna separat om tillgängliga status eller åtgärder har lagts till, tagits bort eller redigerats.
Knappen Visa basuppgifter öppnar basuppgiftsidan för personen.
Genom att klicka på Status kan du lägga till, ta bort och redigera tillgängliga statusalternativ. Om en status tas bort, raderas statusuppgiften för alla personer som den aktuella statusen har använts för. I Procountor finns inga färdiga statusalternativ, utan varje företag kan definiera statusalternativ som är lämpliga för den egna verksamheten.
Genom att klicka på Åtgärder kan du lägga till, ta bort och redigera tillgängliga åtgärder. Om en åtgärd tas bort, raderas åtgärdskolumnen på alla åtgärdsrader där denna åtgärd har använts. Åtgärdsraden i sig tas inte bort. I Procountor finns inga färdiga åtgärder, utan varje företag kan definiera åtgärder som är lämpliga för den egna verksamheten.
Knappen HTML används för att visa administrationsuppgifterna i ett nytt webbläsarfönster i HTML-format.
Knappen Excel används för att visa administrationsuppgifterna i en tabell i Excel.
Knapparna Föregående och Nästa används för att bläddra mellan personer. De här knapparna syns om sidan Administration visas efter en sökning av personer om sökresultatet innehåller flera personer.
Definiera personens Status och Ansvarig person. Vilken som helst av företagets användare kan väljas till ansvarig person. Det finns ingen begränsning av hur mycket anteckningar som går att göra.
Knappen Lägg till används för att allokera en ny åtgärd till personen. Då bildas en ny åtgärdsrad. Dagens datum föreslås. Välj åtgärd i den befintliga listan över åtgärder genom att klicka på fältet i åtgärdskolumnen. Den ansvariga personen upptill på sidan anges automatiskt som ansvarig person på raden, men någon annan av företagets användare kan väljas som ansvarig person för denna åtgärd i rullgardinsmenyn.
I fälten Tilläggsuppgifter och Nästa åtgärd går det att skriva in fritext. Dessa fält kan öppnas i ett eget fönster genom att du klickar på något av dem med höger musknapp, och väljer vilket fönster som ska öppnas i menyn. Det går att skriva obegränsad mängd text i båda fälten. Det går att lägga till ett obegränsat antal åtgärdsrader.
Med knappen Ta bort kan en åtgärdsrad som är allokerad till personen tas bort, dvs. en markerad åtgärdsrad.