Personregister används för att behandla uppgifter i personregistret. Med personer avses företagets personal som bland annat kan upprätta rese- och kostnadsfakturor.
Användarens användarrättigheter bestämmer vilka uppgifter i delregistren som är tillgängliga för användaren. Olika funktioner kan allokeras till affärspartners, t.ex. kunder, leverantörer och personer, och uppgifterna för dem kan redigeras.
Sök personer
När personer söks kan sökvillkoren preciseras enligt personens namn, beteckning, kundnummer, person- eller huvudgrupp.
Vid sökning med hjälp av namnet, beteckningen eller kundnumret räcker det även med delar av texten. När en kund med namnet Procountor söks är det möjligt att i sökvillkoret ange Pro eller Countor om inte Komplettering av sökning är aktiverad. Sökningarna kan fritt kompletteras med *- och ?-tecken, där "*" motsvarar vilken teckensträng som helst (även tomt, dvs. sökningen Pro*Countor ger även Procountor som resultat) och "?" vilket enskilt tecken som helst (något tecken, t.ex. mellanslag, måste finnas. Med andra ord sökningen Pro?Countor visar inte Procountor som resultat).
Knappen Sök efter rullgardinsmenyn Persongrupp öppnar ett sökfönster för persongruppen. I fönstret kan en grupp sökas genom att ange en del av gruppens namn.
Klicka på knappen Sök personer i övre kanten av sidan när sökvillkoren har angetts. Om enbart Personer söks utan ytterligare avgränsningsvillkor är det inte nödvändigt att klicka på knappen om Automatisk sökning är aktiverad.
Sökresultatet skrivs ut nedanför sökvillkoren och knappraden som finns under villkoren.
Administration
Klicka på knappen Administration om personer ska sökas med hjälp av administrativa uppgifter. Då ändras vyn med sökvillkorsfältet i övre kanten av sidan och det blir möjligt att söka personer med uppgifterna på sidan Kundhantering. Det är möjligt att använda personens aktuella status eller ansvarsperson som sökvillkor. Vid sökning med åtgärd är det möjligt att definiera ett tidsintervall inom vilket åtgärden förekommer eller inte förekommer. Texter som skrivits i anteckningar kan sökas med fri textsökning. Klicka på knappen Administration ytterligare en gång för att visa basvyn för sökvillkorsfältet.
Välj person i sökresultatlistan och klicka på knappen Visa administration vilket öppnar sidan Administration för leverantörer. Från sidan Administration är det även möjligt att gå till sidan basuppgifter om person med knappen Administration.
Töm
När du klickar på Töm tas alla inställda sökvillkor bort.
Redigera flera
Med knappen Redigera flera kan uppgifterna för flera personer ändras samtidigt. Knappen öppnar sidan Massredigering av affärspartner där de personer vars uppgifter ska redigeras söks. Välj personernas typ. Sökningen kan dessutom avgränsas med andra villkor t.ex. persongrupp. Knappen Sök affärspartner används för att nedtill på sidan visa en lista över de affärspartner som uppfyller sökvillkoren.
De personer som ska redigeras väljs genom att klicka på vänstra kolumnen eller genom att klicka på knappen Välj alla.
Klicka på knappen Redigera affärspartner när de personer som ska redigeras har valts. Då visas ett meddelande med en lista över valda personer. Det är möjligt att fortsätta eller ångra åtgärden. Därefter öppnas ett fönster där det är möjligt att välja vilka uppgifter som ska redigeras.
Funktionen kan t.ex. användas för att ändra alla kunders betalningsvillkor till samma villkor eller att samtidigt ändra till rätt dröjsmålsränta för alla när räntan ändras. Vid redigeringen av kontonummer finns alternativet “Ändra till IBAN-format” som används för att ändra valda personers kontonummer till IBAN-format. Det är t.ex. möjligt att för en person redigera uppgifterna om en fakturas sakgranskare/godkännare vid förändringar i personalen. Med alternativet “Numrera icke numrerade” tilldelas kundnummer till de valda affärspartner som saknar nummer.
Personuppgifter som kan redigeras.
Återgå till sidan Personregister med knappen Tillbaka.
Persongrupper
Flera affärspartners kan samtidigt läggas till eller tas bort från affärspartnergrupperna med knappen Lägg till/Ta bort.
Ytterligare information om att ta bort från och lägga till affärspartnergrupper finns här.
Visa basuppgifter
Läs mer om basuppgifter.
Visa administration
Knappen Visa administration öppnar sidan Administration för personer där uppgifter som berör administration av personer anges. Uppgifterna kan användas för att söka personer i personregistret. Hanteringsuppgifter för kunder kan granskas med CRM-rapporten som finns i registerrapporter. I hanteringsuppgifterna kan uppgifter antecknas för kunder eller potentiella kunder t.ex. uppgifter om skickade offerter och ingångna avtal, för leverantörer t.ex. hur leveranser fungerar och för personer t.ex. diskussioner som har förts.
När du klickar på Spara kommer ändringar som har gjorts i administrationsuppgifter att sparas. Om tillgängliga status eller åtgärder har lagts till, tagits bort eller redigerats, är det inte nödvändigt att spara uppgifterna separat.
Knappen Visa basuppgifter öppnar basuppgiftsidan för personen.
Genom att klicka på Status kan du lägga till, ta bort och redigera tillgängliga statusalternativ. Om en status tas bort, raderas statusuppgiften för alla leverantörer som den aktuella statusen har använts för. I Procountor finns inga färdigt definierade statusalternativ utan varje företag kan definiera statusalternativ som är lämpliga för den egna verksamheten.
Genom att klicka på Åtgärder kan du lägga till, ta bort och redigera tillgängliga åtgärder. Om en åtgärd tas bort raderas åtgärdskolumnen på alla åtgärdsrader där denna åtgärd har använts. Åtgärdsraden i sig tas inte bort. I Procountor finns inga färdigt definierade åtgärder utan varje företag kan definiera åtgärder som är lämpliga för den egna verksamheten.
Knappen HTML används för att visa hanteringsuppgifterna i ett nytt webbläsarfönster i html-format.
Knappen Excel används för att visa hanteringsuppgifterna i en tabell i Excel.
Knapparna Föregående och Nästa används för att bläddra mellan personer. Knapparna visas i de fall då sidan Administration visas efter sökning efter personer om sökresultatet innehåller flera personer.
Upptill på sidan definieras personens status och ansvarig person. Det är möjligt att göra obegränsade anteckningar. Vilken som helst av företagets användare kan väljas till ansvarig person.
Knappen Lägg till används för att allokera en ny åtgärd till personen. Då bildas en ny åtgärdsrad. Innevarande dag erbjuds som datum. Välj åtgärd i den befintliga listan över åtgärder genom att klicka på fältet i åtgärskolumnen. Den ansvariga personen upptill på sidan anges som ansvarig person på raden men i rullgardinsmenyn kan någon annan av företagets användare väljas som ansvarig person för denna åtgärd.
I fälten Tilläggsuppgifter och Nästa åtgärd går det att skriva in fritext. Dessa fält kan öppnas i ett eget fönster genom att du klickar på höger musknapp och i menyn väljer vilket fönster som ska öppnas. Obegränsad mängd text kan skrivs i båda fälten. Ett obegränsat antal åtgärdsrader kan läggas till.
Med knappen Ta bort kan en åtgärdsrad som är allokerad till personen tas bort, dvs. en markerad åtgärdsrad.
Knappen Tilläggsuppgifter används för att komma till sidan med tilläggsuppgifter om personen där tilläggsuppgifter om personen kan sparas.
Uppgifterna upptill i vänstra kanten av sidan Tilläggsuppgifter påverkar bl.a. fakturor. Övriga uppgifter är informativa.
Språkvalet (finska, svenska, engelska eller estniska) bestämmer det förvalda språk som används för personens fakturor, order och kravbrev.
Förvald procentsats för moms för personen används när rader läggs till en faktura utan att produkterna i produktregistret används.
En standardreferens kan definieras för en affärspartner. Då anges denna referens alltid på affärspartnerns fakturor och order som bankreferens. En standardreferens får innehålla 20 tecken.
Sidan Tilläggsuppgifter används inte för personer.
Förvalda konton kan inte definieras för Personer.
Med knappen Spara sparas tillägg till och borttagningar från personens förvalda produkter.
När du klickar på Lägg till är det möjligt att söka standardprodukter/-tjänster för leverantören i produktregistret. Sök produkt i den lista som öppnas. På listan visas de i registret inmatade försäljningsvarorna för kunder, inköpsprodukterna för leverantörer och rese- och kostnadsfakturaprodukterna för personer.
Klicka på Sök produkter för att specificera sökningen med hjälp av produktnamnet, -koden eller -gruppen. Välj produkten genom att klicka på dess rad. Flera produkter kan markeras på en gång genom att använda Ctrl- och Shift-tangenterna. En produkt kan vara standardprodukt endast en gång.
Genom att klicka Välj produkt blir de valda produkterna standard för affärspartnern. Om flera produkter väljs samtidigt, kommer det efter att du har klickat på knappen upp ett fönster där du kan ge uppgifter, som blir gällande för alla valda produkter.
Basuppgifterna om standardprodukterna kommer från produktregistret, men för produkterna kan priset, rabattprocenten, momsprocenten och standardmängden definieras specifikt för varje affärspartner. Genom att kryssa för punkten avvikande pris är det möjligt att ange ett pris som avviker från uppgifterna i produktregistret. Genom att kryssa för punkten avvikande rabatt är det möjligt att ange en rabattprocent som avviker från uppgifterna i produktregistret. Genom att kryssa för punkten avvikande moms är det möjligt att för en produkt välja ett momsprocentvärde som avviker från uppgifterna i produktregistret. Om standardmängden är noll, men om ett avvikande pris, avvikande rabatt eller avvikande moms har definierats för produkten kommer inte produkten automatiskt med när en faktura skapas för affärspartnern. Om en sådan produkt väljs för en faktura tillämpas det pris/den rabatt/den moms som då är definierad för affärspartnern. Det är även möjligt att ange en standardradkommentar för en produkt.
När du klickar på Ta bort tas vald standardprodukt bort.
Knappen Ta bort alla används för att ta bort en persons samtliga förvalda produkter. Före borttagningen ställs en bekräftelsefråga.
När du klickar på Giltighetstider är det möjligt att produktspecifikt definiera de perioder då en standardprodukt tas med på de skapade fakturorna.
I affärspartnerrapporten anges en uppgift om hur många förvalda produkter som är definierade för en person när uppgiften i registret väljs till rapporten.
Lägg till
Knappen Lägg till används för att lägga till en ny person. Välj den typ av person som ska läggas till i det frågefönster som visas. Därefter öppnar programmet en tom basuppgiftssida enligt den valda typen av person.
Fyll i uppgifterna för personen på sidan och ställ efter behov in förvalda produkter och dimensioner samt, via knapparna upptill på sidan, tilläggs- och hanteringsuppgifter.
Kopiera
Med knappen Kopiera är möjligt att kopiera en markerad person i sökresultatlistan. Först ställs frågan om även affärspartnerns förvalda konton, dimensioner och produkter ska kopieras.
Därefter frågar programmet om partnerns kopierade uppgifter ska visas på skärmen efter kopieringen. Efter namnet på den kopierade partnern visas uttrycket (kopia). Organisationsnummer/personnummer och kundnummer kopieras inte.
Ta bort
Med knappen Ta bort är möjligt att ta bort en markerad person från sökresultatlistan. Programmet frågar om personen ska tas bort helt eller passiveras. Personer som har inställts som passiva visas inte i register om inte alternativet Visa även passiva personer har valts separat.
Överför till fakturamall
Knapparna Exportera till fakturaunderlag och Exportera till faktura används för att göra upp en ny faktura till en person.
Knappen Sök fakturor öppnar fakturorna i Sökning efter verifikat.