Den här artikeln handlar om Personregister, som är ett delregister under Affärspartnerregistret. Här beskrivs hur du hanterar och redigerar olika uppgifter om personer. Användarens användarrättigheter bestämmer vilka uppgifter i delregistren som är tillgängliga för användaren.
Gå till Register > Personregister för att hantera uppgifter i personregistret, eller markera rutan Personer när du söker i vyn Register > Affärspartner. Med personer avses företagets personal som bland annat kan skapa rese- och kostnadsfakturor.
Knappar i övre delen
- Sök personen(na): Förvalt visas samtliga personer (ej passiva). Knappen Sök personen(na) trycks om sökvillkor angivits och dessa ska användas för att begränsa sökresultatet.
- Administration: Knappen öppnar upp fler sökvillkor med de uppgifter som kan ha angetts för personen på sidan Administration. Läs mer om sidan nedan.
- Töm sökvillkoren: Alla valda sökvillkor tas bort.
- Redigera flera: Knappen används för att redigera uppgifter för flera personer samtidigt. Sidan Massredigering av affärspartner öppnas där du söker upp de personer vars uppgifter ska redigeras.
- Persongrupper: Knappen tar dig direkt till sidan Persongrupper som är en del av Affärspartnergrupper. Här kan de olika grupperna för personer/personal hanteras.
Knapparna vid listan med personer
- Öppna: Genom att klicka på knappen öppnas sidan Personens basuppgifter (även kallad Grunduppgifter).
- Genom att istället klicka på pilen till höger om Öppna kan man välja att å direkt till Grunduppgifter, Administration eller Arbeten som ska faktureras.
- Lägg till person: Används för att lägga till en ny person. Fyll i uppgifterna för personen på sidan och ställ efter behov in förvalda produkter, dimensioner, Uppgifter om cirkulationen eller Registeruppgifter. Men information eller noteringar om personen kan göras via knappen Administration.
- Redigera: Knappen har två val Kopiera och Ta bort.
- Kopiera: Kopierar den markerade person i listan. Först frågar programmet om även affärspartnerns förvalda dimensioner och produkter ska kopieras, och om personens kopierade uppgifter ska visas på skärmen efter kopieringen. Det kommer stå (kopia) efter namnet på den kopierade partnern. Organisationsnummer/personnummer och kundnummer kopieras inte.
- Ta bort: Raderar den markerade person från listan. Programmet frågar om personen ska tas bort helt eller passiveras. Personer som har satts som passiva visas inte i register om inte alternativet Visa även passiva personer har markerats.
- Exportera till fakturaunderlag: Exporterar personens uppgifter till ett faktura eller orderunderlag. Genom att trycka på knappen kommer alternativen Resefaktura, Kostnadsfaktura, Kundfaktura, Kundorder, Leverantörsfaktura samt Inköpsorder fram och används för att göra upp en ny faktura till en person.
- Koppling till en användare: Knappen används för att koppla ihop en användare och personen i personregistret. Detta är bland annat nödvändigt för att användaren ska kunna skapa rese- och kostnadsfakturor. Läs mer om funktionen nedan.
- Ta bort länkningen: Används för att ta bort kopplingen/länkningen mellan användaren och personen i personregistret. En ruta öppnas för att bekräfta att kopplingen mellan den markerade personen och användaren ska att tas bort och bekräftas genom att trycka på Fortsätt.
- Skapa användare: Genom att markera en person i listan kan en användare skapas till denne när knappen Skapa användare trycks. Läs mer nedan.
Koppla ihop en användare till en person i personregistret
För att en användare ska kunna skapa sina egna rese- och kostnadsfakturor i Procountor eller Procountor Mini måste dennes användare vara kopplad till en person i personregistret. Detta för att dennes adressuppgifter samt bankkontouppgifter hämtas från de uppgifter som angivits på personen i personregistret.
Funktionen Koppling till en användare används i de fall där personens uppgifter inte sparades i samband med att dennes användare skapades i Procountor eller om användaren lagts till i ytterligare en miljö/företag där denne också ska kunna skapa rese- och kostnadsfakturor för sin egna del.
Gör så här på sidan Personregister:
- Markera den person som ska länkas till en användare.
- Tryck på Koppling till en användare.
- Ange hela eller en del av namnet och tryck på Enter eller sökknappen.
- Markera den användare som ska kopplas till personen och tryck Välj för att utföra kopplingen.
- Om användaren redan är länkad till en annan person i personregistret kommer varningstexten
"Observera att denna åtgärd raderar befintliga kopplingar mellan den markerade användaren och personregistret."
- Om användaren redan är länkad till en annan person i personregistret kommer varningstexten
- När ett användarnamn länkats till en person i personregistret kan detta ses i kolumnen Användarnamn.
- En användare som har Alla rättigheter till Personregister kan komma åt och göra alla typer av åtgärder i personregistret.
Skapa användare
Om en person i personregistret inte har en befintlig användare som kan läggas till i miljön kan en användare skapas direkt ifrån sidan Personregister genom att:
- Markera personen i listan.
- Tryck på knappen Skapa användare.
- Om alla obligatoriska uppgifter sparats i personens basuppgifter kan knappen Klar tryckas.
- Saknas en eller flera av de obligatoriska uppgifterna markeras raden i rött och de fält som saknar uppgifter i mörkrött. Gå tillbaka till personen i personregister och uppdatera med de sakande uppgifterna.
- Användarnamnet och instruktioner för inloggningen skickas till den nya användaren samt SMS med ett lösenord till de angivna kontaktuppgifterna.
- Användaren och personen blir automatiskt länkade i och med detta.
Administration
Du kommer till Personens administration genom att gå via Personens Basuppgifter > Administration, eller klickar på Öppna > Administration på Personregistrets söksida.
Här går det att skriva in sådant som rör administration av personer. Uppgifterna kan användas för att söka efter personer i personregistret, och kan granskas med CRM-rapporten som finns i registerrapporter.
I listan med Åtgärder kan uppgifter antecknas, t.ex. diskussioner som har förts.
När du klickar på Spara kommer ändringar som har gjorts i administrationsuppgifterna att sparas. Det är inte nödvändigt att spara uppgifterna separat om tillgängliga status eller åtgärder har lagts till, tagits bort eller redigerats.
Knappen Visa basuppgifter öppnar basuppgiftssidan för personen.
Genom att klicka på Status kan du lägga till, ta bort och redigera tillgängliga statusalternativ. Om en status tas bort, raderas statusuppgiften för alla personer som den aktuella statusen har använts för. I Procountor finns inga färdiga statusalternativ, utan varje företag kan definiera statusalternativ som är lämpliga för den egna verksamheten.
Genom att klicka på Åtgärder kan du lägga till, ta bort och redigera tillgängliga åtgärder. Om en åtgärd tas bort, raderas åtgärdskolumnen på alla åtgärdsrader där denna åtgärd har använts. Åtgärdsraden i sig tas inte bort. I Procountor finns inga färdiga åtgärder, utan varje företag kan definiera åtgärder som är lämpliga för den egna verksamheten.
Knappen HTML används för att visa administrationsuppgifterna i ett nytt webbläsarfönster i HTML-format.
Knappen Excel används för att visa administrationsuppgifterna i en tabell i Excel.
Knapparna Föregående och Nästa används för att bläddra mellan personer. De här knapparna syns om sidan Administration visas efter en sökning av personer om sökresultatet innehåller flera personer.
Definiera personens Status och Ansvarig person. Vilken som helst av företagets användare kan väljas till ansvarig person. Det finns ingen begränsning av hur mycket anteckningar som går att göra.
Knappen Lägg till används för att allokera en ny åtgärd till personen. Då bildas en ny åtgärdsrad. Dagens datum föreslås. Välj åtgärd i den befintliga listan över åtgärder genom att klicka på fältet i åtgärdskolumnen. Den ansvariga personen upptill på sidan anges automatiskt som ansvarig person på raden, men någon annan av företagets användare kan väljas som ansvarig person för denna åtgärd i rullgardinsmenyn.
I fälten Tilläggsuppgifter och Nästa åtgärd går det att skriva in fritext. Dessa fält kan öppnas i ett eget fönster genom att du klickar på något av dem med höger musknapp, och väljer vilket fönster som ska öppnas i menyn. Det går att skriva obegränsad mängd text i båda fälten. Det går att lägga till ett obegränsat antal åtgärdsrader.
Med knappen Ta bort kan en åtgärdsrad som är allokerad till personen tas bort, dvs. en markerad åtgärdsrad.