Vyn Ny rese- eller kostnadsfaktura gör det möjligt att skapa en ny faktura utifrån leverantör och fakturatyp samt rubrik- och raduppgifterna. En faktura kan också skapas på ett tomt underlag.
Se även Instruktionen för Rese- och kostnadsfakturor.
Knapparna i vyn Ny rese- eller kostnadsfaktura
Skapa ny faktura skapar en ny rese- eller kostnadsfaktura.
Genom Sök personer kan du välja en person för rese- och kostnadsfakturan i Personregistret.
Under Fakturans person och typ väljer du person genom att klicka på Sök personer, och som verifikatslag väljer du antingen Resefaktura eller Kostnadsfaktura. Utifrån uppgifterna i leverantörsregistret hämtas bland annat adress, betalningsvillkor, fakturakanal och kontonummer till fakturaunderlaget.
Under Fakturans rubrikuppgifter väljer du önskat Fakturadatum. Om ett bankkonto har valts för personen hämtas det, i annat fall hämtas det första kontot från Företagets basuppgifter. Komplettera och ändra uppgifterna vid behov.
Under Fakturans raduppgifter ska du välja Sökning i produktregistret för Fakturans produktrader.
Om du under Fakturans raduppgifter väljer Sökning i produktregistret, kan du välja produkter för leverantörsfakturan från Produktregistret genom att klicka på Sök produkter. Hämta den person som rese- eller kostnadsfakturan skapas för i registret, klicka på Exportera till fakturaunderlag och välj fakturatyp Rese- eller kostnadsfaktura. Skillnaden mellan en rese- och en kostnadsfaktura består i att en resefaktura utöver kostnadsfakturans egenskaper även innehåller uppgifter om resan, så som datumet och tiden för av-/återresa samt resans destinationsort och syfte. Rese- eller kostnadsfakturor kan inte skapas på ett tomt underlag, inte heller för en kund eller leverantör. För att en person ska kunna skapa sina egna rese- och kostnadsfakturor ska hans eller hennes uppgifter finnas både i Personregistret som Person och som Användare för Företaget. Båda ska innehålla samma personnummer. Under Inställningarna för Uppgifter om företaget kan du välja om personnumrets slutdel ska visas i fakturauppgifterna, alltid döljas eller alltid visas när du skapar rese- eller kostnadsfakturor.
Personens adress och andra uppgifter kompletteras vid behov. Välj datum för fakturan och fyll i resten av uppgifterna. Om du försöker skapa en faktura för en månad som man redan har gjort upp en periodskattedeklaration för, påpekar programmet detta när du sparar fakturan.
På en resefaktura kan du fylla i flera förklaringsrader om flera resor debiteras på en faktura.
Genom att klicka på Lägg till förklaringsrad skapas en ny tom förklaringsrad som du kompletterar med resans uppgifter.
Genom att klicka på Kopiera förklaringsrad gör du en exakt likadan kopia av den valda förklaringsraden som du sedan redigerar efter önskemål.
Genom att klicka påTa bort förklaringsrad kan du radera den valda förklaringsraden.
Raderna i vyn Rese- och kostnadsfakturor
Läs mer om Raderna i vyn Rese- och kostnadsfakturor.
Sök produkt
Som standard ska du söka produkter som används på rese- och kostnadsfakturor i produktregistret med knappen Sök produkt eller Sök produkt med hjälp av kod Om det har definierats förvalda produkter för personen, visas dessa redan på raderna. Du kan definiera förvalda konteringar för de produkter i produktregistret som används.
När du klickar på Sök produkt öppnas en lista med produkter som har matats in i registret. Där söker du fram den önskade produkten. Med knappen Sök produkter kan du precisera sökningen med hjälp av produktnamn, produktkod eller produktgrupp. Välj produkt genom att klicka på raden. Flera produkter kan väljas samtidigt med hjälp av tangenterna Ctrl och Shift.
Klicka på Exportera till faktura för att överföra de valda produkter till fakturan.
När du klickar på Sök produkt med hjälp av kod öppnas ett fönster där du kan mata in produktkoden. Om du känner till produktkoderna går detta snabbare än att söka i registret. Om två eller fler produkter har samma kod går det inte att lägga till produkter med hjälp av koden.
Genom att klicka på Kopiera rad kan du vid behov även kopiera fakturarader. Välj först den rad du vill kopiera och klicka sedan på Kopiera rad. Ett fönster öppnas där programmet frågar hur många kopior du vill skapa av raden. Därefter frågar programmet om du vill fördela mängden jämnt på alla rader. Enhetspriset är detsamma för alla rader.
Med knappen Ta bort rad kan du ta bort en rad.
Oberoende av hur en rad har producerats kan uppgifterna på den redigeras, med undantag för kolumnerna Utan moms, Moms totalt och Summa. Radkommentaren visas på fakturan i utskrivbart format och på bokföringssidan.
Du kan ändra ordningsföljden på produktraderna genom att högerklicka på en rad med musen och välja antingen Flytta en uppåt eller Flytta en nedåt i den meny som öppnas. Efter att du har ändrat ordningsföljden ska du klicka på Spara för att ändringen ska träda i kraft.
Du kan ändra antalet förklarings- och produktrader som visas genom att placera markören på den övre gränsen av raduppgifterna ovanför knappraden (markören ändras till en dubbelspetsad pil vid rätt plats). Fatta tag i gränsen med vänster musknapp och flytta gränsen uppåt eller nedåt. Inställningen bevaras i minnet tills webbläsaren stängs.
Läs mer om Produktsökning här.
Knapparna i övre delen på rese- och kostnadsfakturor
Med knappen Spara sparar du uppgifterna på fakturan, varvid statusen blir Under behandling och fakturan fortfarande kan redigeras. Efter att du har sparat är fakturan redo för godkännande eller inväntar betalning. I samband med sparandet kontrolleras att uppgifterna på fakturan stämmer. Om du redigerar fakturauppgifter som påverkar bokföringen (produkter, summa, mängd, moms osv.) skapas fakturans bokföring och dimensionering på nytt med nya förvalda värden. Därför är det bra att göra färdigt fakturan innan man ändrar på bokföringen eller dimensioneringen.
Efter att du har sparat fakturan visas fakturanumret i rese- och kostnadsfakturans övre fält och stämplarna för skapandet och redigerandet i nedre fältet.
Med knappen Markera som klar skickas en faktura med statusen Under behandling för cirkulation, dvs. för sakgranskning, godkännande och betalning. Om cirkulationen för godkännande används för rese- och kostnadsfakturor kan de som mest ha det högsta antal sakgranskare och godkännare som definieras i företagets basuppgifter under Inställningar. Förvalda värden för sakgranskare och godkännare kan definieras på företags- eller personnivå. Med knappen Markera som klar kan du skicka ett e-postmeddelande till sakgranskarna om sådana har definierats för fakturan. I annat fall skickas ett meddelande till godkännarna. Meddelandet skickas så många gånger som du trycker på knappen och godkänner skickandet. Om fakturan har skickats för cirkulation tidigare, påminner programmet om det. Sakgranskarnas och godkännarnas e-postadresser ska finnas angivna i användarens Egna uppgifter och inställningar för att påminnelsen ska kunna skickas. Procountor skickar påminnelsemeddelanden med jämna mellanrum och om det finns flera påminnelser som ska till samma sakgranskare/godkännare, samlas det på samma e-postmeddelande.
Med knappen Förhandsgranskning öppnas rese- och kostnadsfakturan i ett nytt fönster i utskrivbart format.
Bakom knappen Redigera finns valen Kopiera, Återställ till statusen Under behandling samt Makulera.
Genom att klicka på Kopiera skapar du en identisk faktura – med undantag för fakturanummer, referens, fakturadatum och förfallodatum – med statusen Under behandling. Vid kopiering går det att ändra Verifikatslag och Affärspartner, till exempel skapa en kundfaktura till kund med en kostnadsfaktura som underlag.
Valet Återställ till statusen Under behandling är aktivt då man redan har klickat på Markera som klar på fakturan. Du kan alltså återställa fakturan till behandling om du vill göra ändringar på den och sedan på nytt skicka den för sakgranskning och/eller godkännande.
Genom att välja Makulera kan du makulera redigerbara rese- och kostnadsfakturor. En makulerad faktura har ingen bokföringssida, men den kan granskas och kopieras.
Med knappen Bilagor kan du bifoga filer till fakturan (till exempel inskannade kvitton) och ta bort befintliga bilagor. Knappen öppnar fönstret Filbilaga där det är möjligt att välja funktionerna Lägg till eller Ta bort. Alternativet Ta bort är inte tillgängligt om fakturan saknar bilagor. Filbilagor kan behandlas även om en faktura inte i övrigt kan redigeras.
Alternativet Lägg till används för att söka en fil som ska bifogas. Klicka på knappen Öppna/Open i det fönster som öppnas för att bifoga filen.
Antalet bifogade filer visas efter knappen Bilagor. Om det finns flera filer öppnar knappen Bilagor ett fönster där du kan den fil som ska visas i en rullgardinsmeny. Beroende på filtypen öppnas filbilagan antingen i ett nytt webbläsarfönster eller i en bestämd applikation (t.ex. ”xls” i Excel och ”doc” i Word). Flera filbilagor kan vara öppna samtidigt.
Alternativet Ta bort används för att ta bort filer som är bifogade fakturan. Om det finns flera filer öppnas ett fönster efter valet där den fil som ska tas bort kan väljas i en rullgardinsmeny. En filbilaga till en faktura som hör till en stängd räkenskapsperiod eller uppföljningsperiod kan inte tas bort.
Med knappen Gå till finns valen Bokföring, Dimensioner, Granskning, Betalning och Person.
Knappen Bokföring visar bokföringssidan för markerad faktura.
Genom att klicka på Dimensioner kommer du till fakturans dimensionering. I Procountor avser dimensioner och artiklar ett kostnadsställe eller uppföljningsobjekt.
Genom att klicka på Granskning kommer du till fakturans granskningssida.
Genom att klicka på Betalning kan du lägga in fakturan till betalning.
Knappen Person öppnar vyn Personens basuppgifter i Personregistret.
Efter fälten Tilläggsuppgifter och Anteckningar finns en knapp som öppnar ett fönster där uppgifterna kan redigeras. Då kan även radbyte användas. Radbyten visas i fältet som tecknet \. Längden på Tilläggsuppgifter och Anteckningar är inte begränsad.
Läs även närmare information om bokföringssidor.
Här hittar du en instruktion för rese- och kostnadsfakturor för användare i personalrollen.