Med Egna rapporter kan du till exempel redigera företagets resultaträkning och balansräkning i ett annat format än i Procountors standardscheman. Genom att skapa egna rapporter kan du också bygga upp olika bidragskalkyler. Företaget kan även redigera en rapport som bara har några bokföringskonton för att motsvara sina egna behov.
Du kan skapa egna rapporter på två olika sätt. Det ena sättet är via vyn Bokföringsrapporter, det andra är via vyn Rapporter. Företaget kan ha ett obegränsat antal egna rapporter.
Egna rapporter via Bokföringsrapporter
Du hittar till den här funktionen genom att välja Bokföring>Bokföringsrapporter i huvudmenyn, och sedan klicka på knappen Rapportscheman i den övre knappraden.
Då öppnas den här vyn, där du kan skapa en ny rapport med knappen Ny, redigera en befintlig rapport med knappen Redigera, ta bort en rapport med knappen Ta bort, eller kopiera en rapport med knappen Kopiera.
Knappen Ny öppnar ett tomt underlag där du kan börja skapa din egna rapport.
Börja med att välja vilket standardschema som används för att skapa rapportschemat. Du kan välja mellan alternativen Resultaträkning, Balansräkning och Kassauppföljning.
Du måste alltid ge rapporten ett namn för att det ska gå att känna igen den. Standard är att förtecknet ska bytas för rapportsiffrorna, därför är kryssrutan Visa rapport med motsatt tecken (+/-) markerad.
Lägg till de bokföringskonton som ska vara med i rapportschemat genom att klicka på knappen Lägg till rad. Välj vilken radtyp det är mellan Rubrik, Tom, Saldo och Radfunktion, se mer nedan.
I rapportschemat definieras de konton som används i rapporten ett konto i taget, därför ska konton som läggs till själv även matas in separat i schemat. Markera kryssrutorna i tabellen för att välja vilka rader som ska visas i fetstil och vilka som ska döljas som nollrader.
Med funktionen Ta bort rad kan du ta bort rader från schemat. Du kan flytta rader uppåt och nedåt i schemat med funktionerna Flytta rad ett steg upp och Flytta rad ett steg ned.
Klicka på knappen Spara i den översta knappraden när du är klar med din egna rapport.
När du sedan ska köra rapporten i vyn Bokföringsrapport finns även Procountors standardscheman Verifikationslista, Huvudbok och Konton i rapporten tillgängliga som alternativ utöver dina egna rapporter. Du väljer vilket rapportschema som ska användas genom att markera namnet på rapporten i rullgardinsmenyn Val av rapport och klicka på knappen Kör rapport.
Egna rapporter via Rapporter
Du hittar till den här funktionen genom att välja Rapportering>Rapporter i huvudmenyn, och sedan klicka på knappen Skapa en egen rapport i den övre knappraden.
Då öppnas den här vyn, där du kan skapa en ny rapport med knappen Skapa ny rapport, redigera en befintlig rapport med knappen Redigera egen rapport eller ta bort en rapport med knappen Ta bort rapport.
Knappen Skapa ny rapport öppnar ett fönster där du först väljer vilket standardschema som ska användas som underlag för din egna rapport. Alternativen är Resultat för grafiska rapporter, Balans och Resultat.
I den här vyn kommer de konton som du själv lagt till i kontogruppen automatiskt med i rapportschemat. Rapportversionerna förkortad, förvald, alla kontogrupper och alla konton skapas automatiskt när du sedan visar rapporten. Vilka rader som ska visas i fetstil och vilka som ska döljas som nollrader är markerade på förhand.
Med funktionen Lägg till rad kan du lägga till rader i rapportschemat. Med funktionen Ta bort rad kan du ta bort rader från schemat. Du kan flytta rader uppåt och nedåt i schemat med funktionerna Flytta rad ett steg upp och Flytta rad ett steg ned.
Du kan välja konton för raden som väljs till schemat med funktionen Välj konton:
- Välj konton till schemat, kryssa för rutan om du vill ha det aktuella kontot eller den aktuella kontogruppen på en schemarad.
- Förtecken, om du vill byta förtecknet för det aktuella kontot på rapporten.
- Bokföringskonto, kontogrupper på kontoplanen och bokföringskonton.
- Kontonummer, kontogrupp som det aktuella kontot hör till samt bokföringskonto.
Klicka på knappen Spara när du är klar med din egna rapport.
När du sedan ska visa rapporten i vyn Rapport finns även Procountors standardscheman Resultat, Balans, Verifikationslista, Huvudbok och Transaktioner per dimension tillgängliga som alternativ utöver dina egna rapporter. Du väljer vilket rapportschema som ska användas genom att markera namnet på rapporten i rullgardinsmenyn Val av rapport och klicka på knappen Visa rapport.
Rapportens struktur
Följande uppgifter finns på rapportschemats kolumner. Vilka kolumner som finns beror på vilken vy du har utgått ifrån när du skapade rapporten:
- Namn fritt formulerbar text på rubrik- eller summaraden.
- Nivå/Indentation kontogruppens nivå, indraget på rapportraden.
- Typ radtyp.
- Dölj om noll/0 här kan du välja att antingen visa eller dölja raderna.
- I standardläge raden ifråga läggs till i rapporten när rapportlängden är i standardläge.
- I kort längd/Kortformel för kontonr. raden ifråga läggs till i rapporten med valet Rapportlängden Förkortad.
- Kontonummer kontonummer som införs på rapporten eller kontogruppens/kontots nummer. Du kan byta förtecknet för ett enskilt konto genom att markera det önskade förtecknet framför kontot (t.ex. +1160).
- Invertera markera kryssrutan för att byta förtecknet för ett enskilt konto.
- Formel kontonummer införs på rapporten eller kontogruppens/kontots nummer.
I ett rapportschema kan du också använda följande radtyper. Vilka alternativ som finns tillgängliga beror på vilken vy du har utgått ifrån när du skapade rapporten:
- Rubrik, rad i textformat utan numeriskt värde.
- Summering av flera konton, räknar ihop summan för givna konton till en total summa, på rapporten totalsumma.
- Saldo, saldo för vald kontogrupp eller valt konto. Välj ett bokföringskonto ur Kontoförteckningen intill och klicka på knappen Uppdatera formel.
- Procent (föreg. rad/1:a raden) beräknar föregående synliga rads förhållande mot den första summan i schemat.
- Procent (föreg. rad/2 föreg. rad) – räknar de två föregående radernas förhållande och tar därefter bort raderna. Det här gör det möjligt att lägga fram endast nyckeltal.
- Tom, en helt tom rad.
- Radfunktion, fyll i Formel-kolumnen manuellt.
- Villkorligt saldo
- Rad som ska uppdateras
- Uppdateringsrad
Redigera i textformat
Båda sorternas egna rapporter kan också redigeras i textformat. Du kommer till den funktionen genom att klicka på knappen i den översta raden när du är i redigeringsläget. Uppgifterna på raderna är i följande ordning med semikolon (;) mellan varje fältuppgift:
- Namn; Nivå; Typ; Dölj om 0; Kort schema; Kontonr
- Namn; i textformat
- Nivå; kontogruppens nivå, indraget på rapportraden
- Typ; title, row, sum eller percent
- Dölj om 0; true eller false
- Kort formel; true eller false
- Kontonummer; kontonummer som införs på rapporten eller kontogruppens/kontots nummer
Du kan använda eller kopiera Egna rapporter mellan företag med funktionen Redigera i textformat.