I Procountor finns det många bra funktioner för revision.
Revision i Procountor
Revision i Procountor kan bedrivas på distans och på för revisorn valfri tidpunkt. Detta genom att revisorn tilldelas speciella användarrättigheter i programmet som tillåter granskning av bokföringen och verifikat.
Revisorns användarrättigheter
Under menyn Administration> > Användare och användarrättigheter kan man välja att lägga till revisorn som en ny användare med rollen "Ledning/Granskare". Rollen möjliggör för revisorn att se alla bokföringsuppgifter utan att göra några ändringar.
Det är företaget som beviljar behörighet till revisorn. Varje medlem i revisionsarbetsgruppen ska beviljas egen personlig behörighet. . Om revisorn är granskare i många olika företag som använder Procountor så läggs hen till som en befintlig användare för att kunna logga in till alla företag med samma koder.
Det är även upp till företaget att ta bort revisorn och som användare efter det att granskningsarbetet har blivit utfört.
Sökning av verifikat
Sökning av verifikat innefattar flera olika sökalternativ. De olika sökvillkoren kan specificeras ytterligare under Avancerad sökning.
- Typ av sökning
- Sökvillkoret definierar vilken sorts sökning du vill göra.
-
- Fakturor: omfattar alla verifikattyper bortsett från momsdeklarationer
- Reskontra: omfattar kundfakturor, leverantörsfakturor, rese- och kostnadsfakturor samt momsdeklarationer
- Fakturor att godkänna: omfattar leverantörsfakturor, inköpsorder, rese- och kostnadsfakturor samt journaler
- Fakturor att betala: omfattar leverantörs-, rese- och kostnadsfakturor samt momsdeklarationer
Läs mer om funktionen här: Sökning av verifikat
Betalningar
Kontoutdrag och referensbetalningar finns i menyn under Betalningar > Kontoutdrag och referensbetalningar. Revisorn kan i Procountor kontrollera att bankkontots saldo stämmer med bokföringen, eftersom innehållet i kontoutdraget inte kan ändras. Innehållet i kontoutdraget är låst efter att det elektroniskt har överförts från banken till Procountor-databasen via OpusCapita-penningrörelsesystem. Under Betalningsrapporter i menyn finns olika typer av betalningsrapporter.
Bokföringsrapporter och Deklarationer
I menyvalet Deklarationer kan man granska momsdeklarationer. Bokföringsrapporter hittar man under menyn Rapportering> Rapporter.
Det är bra att köra resultaträkning, balansräkning, dagbok och huvudbok med status Affärstransaktioner och verifikationstyp Alla. Det går att exportera alla rapporter till html, PDF, Excel eller Fördjupande rapport, i det fall man vill granska själva verifikaten, bokföringen och bilagor.
Med kontonummer kan man avgränsa de konton som ska granskas, t.ex. endast balansräkningens konton eller resultaträkningens konton med avgränsningar. Med valet Visa alla konton får man en mer detaljerade rapport över resultat- och balansräkningen.
Export av data till filer
Rapporter kan exporteras till html-, PDF- eller Excel-format. Dessa kan öppnas och sparas som filer för fortsatt behandling och arkivering. Fakturor exporteras i html- och PDF-format med knappen Visa och bokföring och rapporter exporteras till html- eller PDF-format med knappen Utskrivbart format.
Vid sökning av verifikat kan man exportera det framtagna sökresultatet genom att högerklicka.
Förenklad exportutskrift och Omfattande exportutskrift genererar uppgifter om fakturor i en Excel-tabell. Med valet Sökresultat och momsspecifikation genererar uppgifter om fakturor och moms i html-format.
Pappersutskrift
Revisorn kan skriva ut fakturor och verifikat medmomsdeklarationer i pappersformat. Fakturor exporteras till html- och PDF-format med knappen Visa och bokföring och momsdeklarationer exporteras till html- eller PDF-format med knappen Utskrivbart format.
Intern övervakning i Procountor
Behörigheter
Behörigheter utgör grunden för intern övervakning i Procountor. Utifrån de behörigheter som administratören beviljar de övriga användarna kan man hindra användare från att se uppgifter som inte är relevanta för deras arbete. Det finns tre behörighetsklasser: inga rättigheter, läsrättigheter och alla. Alla rättigheter ger möjligheten att skapa och upprätthålla uppgifter, till exempel för att skapa kundfakturor.
Datasäkerhet
I tjänsten används förutom SSL-kryptering ett engångslösenord, för att det ska vara lika tryggt för användaren att använda Procountor som att göra en betalninga på sitt bankkonto i internetbanken.
Sakgranskning och godkännande
Beroende på hur omfattande företagets verksamhet är kan man skapa ett attestflöde för godkännande i en eller två etapper. I små organisationer är godkännande och betalning tillräckliga rättigheter, med vilka betalningar kan attesteras. I större organisationer kan det vara motiverat att även lägga till sakgranskning i attestflödet.
Tidsstämplar
I Procountor registreras allt och alla som skapar en händelse. Användarnamn läggs till åt användaren som en registreringsuppgift. Information sparas automatiskt utifrån vem som har loggat in med sitt användarnamn och lösenord. Dessutom registreras den tid då händelsen skapas enligt datorns klocka. Så att man i efterhand kan utreda vem som har skapat en händelse eller gjort ändringar.
Avstämningar
Med hjälp av bankkontoavstämningar kan bokföringens riktighet stämmas av. Eftersom kontoutdraget matchas med kundreskontrans betalningar (referensbetalningar) och leverantörsreskontrans betalningar (betalningstjänst för fakturor) kan man vara säker på att uppgifterna är korrekta.
Genom interna avstämningar kan man försäkra sig om att alla försäljningar och inköp har förts till bokföringen. En pappersfaktura som inte har lagts till i bokföringen, kan inte heller betalas via Procountor-systemet.
Avstämningen kan uppvisa mindre differenser. Det kan bero på att verifikaten sparas med den ursprungliga valutan. När raderna på verifikatet ändras till bokföringsvaluta, kan de avrundas så att det på verifikatet finns en liten differens på 0,01–0,03 öre. Denna differens överförs även till balansräkningen, där räkenskapsperiodens resultat räknas som differensen mellan tillgångar och skulder tillsammans. I differensen ingår även avstämningsskillnaden. Först vid upprättande av bokslut läggs avstämningsskillnaden till bokföringen, så att hela räkenskapsperioden ska stämma. Under Bokföring > Avstämningsverktyg finns det olika rapporter som underlättar avstämning.