Procountor möjliggör granskning av bokföring och verifikationer via revisorns egen arbetsplats när som helst. Samma rättigheter, som här beskrivs för revisorns del, ska även ges åt skatteinspektören eller en annan myndighet, som med stöd av lagen har rätt att granska bolagets bokföring.

 

I användaradministrationen finns en färdig roll (Ledning/Granskare) för företagets revisor. Rollen ger rättigheter att se uppgifterna. Med sina rättigheter kan revisorn endast ändra sina egna personliga uppgifter. Administratören ska inte ändra revisorns behörigheter – det enda som ska beviljas är rätten att ta del av uppgifterna i betalningssyfte – eftersom revisorn enligt lagen inte har rätt att upprätta bokföring.

 

Varje företag beviljar själv behörigheter till revisorn. Varje medlem i revisionsarbetsgruppen beviljas egna personliga behörigheter. Detta görs under Administration > Användare och användarrättigheter. Om revisorn är granskare i många olika Procountor-företag, läggs han eller hon till som en befintlig användare, för att han eller hon ska kunna logga in till alla företag som ska granskas med samma koder. Granskarnas rättigheter kan avlägsnas i användaradministrationen efter att granskningsarbetet har utförts.

 

Sökning av verifikationer består av flera olika typer av sökningar, där verifikationer kan sökas med olika sökvillkor och -kombinationer. Typerna av sökning är:Sökning av fakturor, Sökning av öppna fakturor, Sökning av fakturor för granskning och Sökning av fakturor att betala.

 

Via Sökning av fakturor kan man granska kund- och leverantörsfakturor samt promemorior. Via funktionen kan man se fakturor, bilagor samt bokföring för dem. Verifikationer kan sökas till exempel enligt fakturadagar, registreringsperioder och verifikationsslag. Verifikationens tidsstämplar visar vem som har skapat verifikationen och vem som senast har ändrat den. Bokföringens tidsstämpel visar vem som senast har ändrat bokföringen.

 

ViaSökning av fakturor för granskningkan man granska kundfakturor och promemorior. I funktionen kan man granska via tidsstämplarna vem som har sakgranskat och godkänt verifikationen.

 

Via Sökning av öppna fakturor kan man avstämma öppna händelser. När till exempel kundfordringar avstäms till årsskiftet 2012/2013, är sökvillkoren följande: verifikationsslag: Kundfaktura, Betalningstransaktioner till: 31.12.2012 och i det andra fältet för registreringsperioden anges månaden då perioden upphör 2012-12. För leverantörsskulder gäller i övrigt samma villkor, förutom att även leverantörsfakturor inkluderas.

 

ViaSökning av fakturor att betalaser man vem som lagt in fakturorna för betalning, ifall fakturan har betalats i en eller flera delposter, från vilket konto det har betalats samt ett eventuellt meddelande i anknytning till betalningen. Även tidsstämplarna för sakgranskning och godkännande visas i vynBetalning.

 

Kontoutdrag och referensbetalningsmaterial per bankkonto kan ses under punkt Betalningar > Kontoutdrag och referensbetalningar. Revisorn kan kontrollera i Procountor att bankkontots saldo stämmer med bokföringen, eftersom innehållet i kontoutdraget inte kan ändras av personer som beviljats behörighet. Innehållet i kontoutdraget har låsts efter att den har överförts elektroniskt från banken till Procountor-databasen via OpusCapita-penningrörelsesystem. Under punkt Betalningsrapporter finns flera olika rapporter i anknytning till betalning.

 

Under Meddelanden kan man granska meddelanden som gäller moms. Bokföringsrapporter kan köras under Bokföring.

 

Det lönar sig att köra resultaträkning, balansräkning, dagbok och huvudbok med verifikationens statusavgränsning Affärstransaktioner och verifikationsslagsavgränsningen Alla. I alla bokföringsrapporter kan man välja som rapportformat html, PDF, Excel eller Fördjupande rapport, i vilket fall man kan granska även själva verifikationerna, deras bokföringssidor och bilagor.

 

Med kontonummer kan man avgränsa antalet händelser som ska granskas, t.ex. endast balansräkningens konton eller resultaträkningens konton med avgränsningar. Med valet Visa alla konton får man mer detaljerade rapporter för resultaträkningen och balansräkningen.

 

Rapporter kan köras i html-, PDF- eller Excel-format. Dessa kan öppnas och sparas som filer för fortsatt behandling och arkivering. Fakturor fås i html- och PDF-format med knappen Visa och bokföringssidor samt meddelanden fås i html- eller PDF-format med knappen Utskrivbart format.

 

Med funktionerna Snäv exportutskriftochOmfattande exportutskrift i menyn som öppnas när man högerklickar med musen vid sökning av verifikationer får man sökta uppgifter om fakturor i en Excel-tabell. Med valet Sökresultat och momsspecifikation kan man söka uppgifter om fakturor och moms på dem i html-format.

 

Revisorn kan skriva ut egna arbetspapper, dvs. verifikationer, sidor med bokföringsanteckningar, bokföringsböcker och andra dokument, i pappersformat. Till exempel fakturor fås i html- och PDF-format med knappen Visa och bokföringssidor samt meddelanden fås i html- eller PDF-format med knappen Utskrivbart format.

 

Behörigheter utgör grunden för intern övervakning i Procountor. Utifrån de behörigheter som administratören beviljar de övriga användarna kan man hindra användare från att se uppgifter som de inte behöver i sitt arbete. Det finns tre behörighetsklasser: inga rättigheter, läsrättigheter och alla. Alla rättigheter ger möjligheten att skapa och upprätthålla uppgifter, till exempel för att skapa kundfakturor.

 

I tjänsten används förutom SSL-kryptering ett engångslösenord, för att det ska vara lika tryggt för användaren att använda Procountor som att göra betalningar på sitt bankkonto i nätbanken.

 

Beroende på hur omfattande företagets verksamhet är kan man definiera ett system för godkännande i en eller två etapper. I små organisationer är godkännande och betalning tillräckliga rättigheter, med vilka betalningsrörelsen kan skötas. I större organisationer kan det vara motiverat att ta i bruk sakgranskning. Med hjälp av den kan den person som ansvarar för ärendet berätta för godkännaren att enligt honom eller henne är leverantörsfakturan korrekt och kan betalas. Det är också möjligt att ta i bruk cirkulation av fakturor för godkännande för leverantörsfakturor. Då kan man definiera ett önskat antal sakgranskare och godkännare för fakturor.

 

I Procountor registreras alla som skapar en händelse. Ett användarnamn har antecknats åt användaren som registreringsuppgift. Informationen sparas automatiskt utifrån vem som har öppnat serviceförbindelsen med sitt användarnamn och lösenord. Dessutom registreras den tid då händelsen skapar enligt datorns klocka. Så här i efterhand kan man entydigt utreda vem som har skapat en händelse och när samt vem som har gjort ändringar.

 

Med hjälp av bankkontoavstämningar kan bokföringens riktighet övervakas mycket tillförlitligt. Eftersom kontoutdraget har separata summa överföringar som ska föras in i bokföringen för kundreskontrans betalningar (referensbetalningar) och inköpsreskontrans betalningar (betalningstjänst för fakturor), kan man även efter bankkontoavstämningen vara säkra på att kundfordringar och leverantörsskulder har handlagts korrekt.

 

Med hjälp av interna avstämningar i bokföringen kan man emellertid inte försäkra sig om att alla försäljningar och inköp har förts in i bokföringen. Ifall en pappersleverantörsfaktura inte förs in i bokföringen, kan fakturan inte heller betalas via Procountor-systemet.

 

Avstämningen av bokföringen kan uppvisa smärre skillnader i avstämningen. Dessa beror på att uppgifterna i verifikationen sparas i den ursprungliga valutan. När raderna i verifikationen ändras till bokföringsvaluta, är det möjligt att de avrundas så att det i själva verifikationen finns en marginell skillnad på 0,01–0,03 eurocent. Denna avstämningsskillnad överförs även till balansräkningen, där räkenskapsperiodens resultat räknas som skillnaden mellan tillgångar och skulder tillsammans. I skillnaden ingår även avstämningsskillnaden. Först vid upprättande av bokslut förs avstämningsskillnaden i bokföringen, så att hela räkenskapsperioden ska stämma. Under Bokföring > Avstämningsverktyg finns det olika rapporter som underlättar avstämning.