Företaget kan, vid sidan om räkenskapsåret, också använda sig av räkenskapsmånader. En rekommendation är att använda räkenskapsmånader för att avsluta bokföringen varje månad.
Allmänt om räkenskapsmånader
I vyn Räkenskapsmånader är det möjligt att lägga till, ta bort, stänga och öppna räkenskapsmånader inom räkenskapsåret.
Det är inget måste att använda räkenskapsmånader men de ger företaget följande fördelar:
- Hindrar en redan avstämd månads uppgifter från att ändras.
-
Avstämningen av bokföringen underlättas då uppföljningen endast behöver ske för den öppna perioden och inte alla verifikationer från början av räkenskapsåret.
- Ingående saldon för månadens balansräkning visas i dag- och huvudboken.
Lägga till räkenskapsmånader
För att lägga till räkenskapsmånader väljer man först det önskade räkenskapsåret i vyn Räkenskapsår och sedan Räkenskapsmånader. Räkenskapsmånader kan endast läggas till för räkenskapsår som är öppna.
Det är endast möjligt att se på ett stängt räkenskapsårs räkenskapsmånader, samt avsluta och öppna det äldsta öppna räkenskapsårets räkenskapsmånader.
Med Lägg till lägger man till en ny räkenskapsmånad. Räkenskapsmånadens start- och slutdatum är följande månads start- och slutdatum. Det är möjligt att redigera start- och slutdatumen genom att klicka på datumfälten och ange önskat datum i den kalender som öppnas. Det finns ingen bestämd längd för räkenskapsmånaderna, de kan vara exempelvis en månad eller ett kvartal men de får inte överlappa varandra. Rekommenderat är att uppföljningsperioden är en månad.
Med Lägg till kan man välja att skapa räkenskapsmånader för hela räkenskapsåret eller en månad i taget.
Makulera räkenskapsmånader
Med Makulera räkenskapsmånad kan man avlägsna en vald räkenskapsmånad. En avslutad räkenskapsmånad kan inte tas bort.
Öppna räkenskapsmånader
Med Byt status> Öppna kan man öppna en redan stängd räkenskapsmånad om man vill göra ändringar i denna. Räkenskapsmånaden stängs igen med Byt status> Stäng. Räkenskapsmånader i ett stängt räkenskapsår kan inte öppnas och räkenskapsmånaderna bör öppnas från den äldsta perioden till den nyaste. Att öppna en stängd räkenskapsmånad avlägsnar även räkenskapsmånadens öppningsverifikat.
Avsluta räkenskapsmånader
När räkenskapsmånadens bokföring är klar och momsberäkningen för perioden är gjord kan perioden stängas. Med Byt status> Stäng avslutas den äldsta, öppna räkenskapsmånaden. Om räkenskapsåret innehåller transaktioner som är under behandling, får man ett meddelande om vilka verifikationer som är under behandling. När perioden stängs skapas en verifikation över ingående saldo för den nya perioden. Precis som att det vid stängning av räkenskapsåret skapas en verifikation över ingående saldo för det nya räkenskapsåret, skapas det vid stängning av räkenskapsmånaden en verifikation för nästa dag efter periodens sista dag. Uppgifterna i verifikationen för det nya ingående saldot visas i dag- och huvudboken när Visa uppföljningsperiodens öppningsverifikat väljs.
Verifikat som inte är affärstransaktioner ska överföras till nästa öppna period innan perioden avslutas. Om räkenskapsmånader används ska det alltid kontrolleras att räkenskapsårets resultat och balans stämmer för den period som ska avslutas, innan perioden stängs. Om de inte stämmer ska skillnaden redas ut innan perioden stängs. På det här sättet minskar arbetet betydligt vid slutet av räkenskapsåret.
När perioden har avslutats kan inga nya verifikationer läggas till eller ändringar göras i befintliga verifikationer, om inte perioden öppnas på nytt.
OBS! Innan stängningen ska man komma ihåg att uppdatera rapporteringsdatabasen så att bokföringsrapporterna får uppdaterade saldouppgifter. Uppdateringen sker genom att klicka på Uppdatera rapporteringsdatabas. Funktionen uppdaterar inte databasen som används för grafiska rapporter.