Företaget kan om det så önskar även använda interna uppföljningsperioder vid sidan av räkenskapsperioden. Vi rekommenderar att uppföljningsperioder används för att avsluta bokföringen varje månad.
Allmänt om uppföljningsperioder
Med hjälp av Redigera uppföljningsperioder i vyn Redigera räkenskapsperioder/uppföljningsperioder kan du lägga till, ta bort, stänga och öppna uppföljningsperioder inom räkenskapsperioden.
Det är inget måste att använda interna uppföljningsperioder men de ger företaget t.ex. följande fördelar:
- Hindrar en redan avstämd månads uppgifter från att ändras.
-
Avstämningen av bokföringen underlättas då uppföljningen endast behöver ske för den öppna perioden och inte alla verifikationer från början av räkenskapsåret.
- Ingående saldon för månadens balansräkning visas i dag- och huvudboken.
Att lägga till uppföljningsperioder
Först väljer man den önskade räkenskapsåret i vyn Redigera räkenskapsperioder/uppföljningsperioder och sedan klickar man på Redigera uppföljningsperioder. Uppföljningsperioder kan endast läggas till för öppna räkenskapsperioder.
Du kan endast se på ett stängt räkenskapsårs uppföljningsperioder samt avsluta och öppna det äldsta öppna räkenskapsårets uppföljningsperioder.
Med Lägg till uppflöjningsperiod lägger man till en ny uppföljningsperiod. Uppföljningsperiodens start- och slutdatum är följande månads start- och slutdatum. Du redigerar start- och slutdatumen genom att klicka på datumfältet och ange önskat datum i den kalender som öppnas Uppföljningsperioderna kan vara vilken längd som helst, så som en månad eller ett kvartal men de får inte överlappa varandra. Vi rekommenderar att uppföljningsperioden är en månad.
Med Grunda uppföljningsperioder kan man skapa hela räkenskapsårets alla uppföljningsperioder per månad på en gång.
Att ta bort uppföljningsperioder
Med Ta bort uppföljningsperiod kan man avlägsna en vald uppföljningsperiod. En avslutad uppföljningsperiod kan inte tas bort.
Att öppna uppföljningsperioder
Med Öppna uppföljningsperiod kan man öppna en redan stängd uppföljningsperiod om man ännu vill göra ändringar i den avslutade perioden. Perioden stängs igen med Stäng uppföljningsperiod. Uppföljningsperioder i en stängd räkenskapsperiod kan inte öppnas och uppföljningsperioderna bör öppnas från den äldsta perioden till den nyaste. Att öppna en stängd uppföljningsperiod avlägsnar även uppföljningsperiodens öppningsverifikat.
Att avsluta uppföljningsperioder
När uppföljningsperiodens bokföring är klar och momsberäkningen för perioden är gjord kan perioden stängas. Vid avslutningen skapas en verifikation över ingående saldo för den nya perioden för nästa dag efter periodens sista dag precis som avslutningen av räkenskapsåret skapar en verifikation över ingående saldo för det nya räkenskapsåret. Verifikat som inte är affärstransaktioner ska överföras till nästa öppna period innan perioden avslutas. Om interna uppföljningsperioder används ska det alltid kontrolleras att räkenskapsårets resultat och balans stämmer för den period som avslutas innan perioden avslutas. Om de inte stämmer ska skillnaden redas ut innan perioden stängs. På det här sättet minskar arbetet betydligt vid slutet av räkenskapsåret.
När perioden har avslutats kan inga nya verifikationer läggas till eller ändringar göras i befintliga verifikationer, om inte perioden särskilt öppnas.
OBS! Innan stängningen ska man komma ihåg att uppdatera rapporteringsdatabasen så att bokföringsrapporterna får uppdaterade saldouppgifter. Uppdateringen sker genom att du klickar på Uppdatera rapporteringsdatabas. Funktionen uppdaterar inte databasen som används för grafiska rapporterna.
Med Stäng uppföljningsperioderna avslutas den äldsta öppna uppföljningsperioden. Om räkenskapsåret innehåller transaktioner som är under behandling, får du ett meddelande om detta och du får veta vilka verifikationer som är under behandling. Vid avslutningen av uppföljningsperioden skapas av transaktionerna en verifikation över ingående saldo för den följande uppföljningsperioden. Uppgifterna i verifikationen för det nya ingående saldot visas i dag- och huvudboken när Visa uppföljningsperiodens öppningsverifikat väljs.