Skanningen av leverantörsfakturor möjliggör digital cirkulation av fakturor och digital arkivering i de fall då det fortfarande inte går att få e-fakturor.
Allmänt
Med Procountors skanningstjänst för leverantörsfakturor kan företaget enkelt digitalisera pappersfakturorna och effektivisera sina hanteringsprocesser för fakturor. De fakturor som kundföretagen skickar per post eller e-post skannas in och överförs automatiskt till Procountors ekonomiadministrationsprogram. Servicen erbjuds i samarbete med OpusCapita.
Pappersfakturorna dirigeras till den faktureringsadress som OpusCapita tillhandahåller. Därefter förbehandlas och digitaliseras de. Bilderna av och uppgifterna i fakturorna är i elektroniskt format och tillgängliga för kunden följande vardag efter att de har inkommit.
Prissättning
För skanningstjänsten debiteras en öppningsavgift samt en avgift som är kopplad till användningen. Användningen debiteras utifrån skannade leverantörsfakturor och hur många sidor fakturorna innehåller. Avgifterna debiteras vanligtvis i samband med Procountors månadsfakturering.
Ibruktagande
När kundföretaget har bestämt sig för att börja använda tjänsten meddelas Procountor, som skickar över den nödvändiga beställningsinformationen till OpusCapita. Skannningstjänsten kan tas i bruk ca 2 veckor efter beställning. Procountor meddelar kunden den boxadress som skanningstjänsten är kopplad till, vilken fungerar som kundens faktureringsadress. Kunden kan därefter meddela de fakturautställare som skickar pappersfakturor om adressändringen och börjar därefter ta emot alla sina pappersfakturor via skanningstjänsten. I samband med att skanningstjänsten beställs godkänns även prissättningen enligt tjänstebeskrivningen.
Mottagning av fakturor
Fakturorna dirigeras från OpusCapitas distributionsnät till Procountors kundföretag. De olika företagen och deras enheter separeras utifrån boxnumret. Procountor meddelar kunden det företagsspecifika boxnumret efter att beställningen av skanningstjänsten har hanterats.
Förbehandling av fakturor
OpusCapita tar emot leverantörsfakturorna på papper samt öppnar och plockar ur innehållet ur kuverten. Kuverten öppnas maskinellt och töms per hand. Sedan förstörs kuverten. Vid tömning sorteras innehållet. Fakturorna rätas ut för att kunna skannas och eventuella häftklamrar och gem tas bort. övrigt, som inte är fakturor och fakturor som inte optiskt kan läsas, skickas till kunden till överenskommen adress. Praxis är att alla bilagor till fakturorna skannas. Reklam, kundtidningar, prislistor, kataloger och fakturakopior förstörs utan att skannas. Betalningskrav hanteras inte i dagsläget och skickas tillbaka till kunden.
Optisk tolkning av fakturor
Följande uppgifter läses från leverantörsfakturorna:
▪ Boxadress (specificerar det mottagande företaget, utifrån uppgiften fördelas fakturan till rätt företag)
▪ Fakturanummer
▪ Fakturadatum
▪ Förfallodag
▪ Valuta
▪ Slutsumma
▪ Referensnummer
▪ IBAN
▪ BIC
▪ Avsändarens namn
▪ Avsändarens organisationsnummer
▪ Fakturatyp (debitering/kreditering)
Uppgifter på radnivå
▪ Produktens namn
▪ Momsprocentvärde
▪ Radens summa inklusive skatt
Saknade summauppgifter anges med värdet noll.
Obligatorisk uppgift på fakturan är mottagarens faktureringsadress (kundens namn, box och postort). Om dessa uppgifter saknas kan fakturan inte skickas till kundens Procountor-miljö. Om faktureringsadressen saknas kopieras uppgiften från kuvertet till fakturan. För detta debiteras en fakturaspecifik extraavgift. De optiskt tolkade uppgifterna matchas fälten för leverantörsfakturan i Procountor. Dessutom skapas en bild i PDF-format av fakturan, som bifogas till leverantörsfakturan. Praxis för faktura som skannats från e-post är att själva e-postmeddelandet bifogas.
Tidsramar för tjänsten
Skanning av en leverantörsfaktura har följande tidslinje:
- En faktura som skickas via e-post innan klockan 10:00 en vardag skannas och skickas till kundens miljö senast 23:59 samma vardag.
- En faktura som skickas via e-post efter klockan 10:00 en vardag skannas och skickas till kundens miljö senast 23:59 nästkommande vardag.
- Fakturor skannas inte under helger eller helgdagar.
Skanningen av en faktura kan ta olika lång tid, på grund av följande faktorer:
- Belastning hos OpusCapita
- Fakturans kvalité ( dåligt tryckt osv.)
- Kvalitén på fakturans uppgifter ( information som vanligtvis skannas saknas)
Ovanstående faktorer påverkar om det tar mer än en timme eller två för den skannade fakturan att visas i kundens miljö. Om fakturan måste konrtolleras och korrigeras manuellt så kan det ta längre tid innan fakturan syns i systemet.
Antal tecken på kundfakturan
För att skicak en kundfaktura via OpusCApitas skanningstjänst så finns det vissa begränsningar för hur många tecken som får anges i de olika fälten:
Namn och Gatuadress: Max 80 tecken (inklusive mellanslag) totalt för de båda fälten
Postnummer och Postort: Max 9 tecken per fält (inklusive mellanslag)
Tilläggsuppgifter: max 1024 tecken inklusive mellanslag ( i Procountor är det möjligt att ange 10.000 tecken)
Produktnamn: 80 tecken (inklusive mellanslag)
Radkommentar: 50 tecken ( inklusive mellanslag)
E-postadressen och boxadressen är kundunika
När en faktura skickas för skanning via e-post så utläser OpusCapita vilken kund de ska skicka vidare fakturan till genom att titta på e-postadressen. Om fel e-postadress angivits men är en giltig e-postadress för en annan kund så kommer fakturan skickas vidare till fel kund. Vi ber er därför att vara aktsamma när en faktura skickas via e-post så att den skickas till korrekt adress då adresserna är kundunika.
När fakturan skickas för skanning via post så kontrolleras den angivna boxadressen på fakturan (inte på kuvertet). Om boxadressen inte är angiven på själva pappersfakturan skickas dem tillbaka till kunden. Är fel boxadress angiven finns det en risk att fel kund tar emot fakturan.
Efterbehandling av skannat pappersmaterial
Efter skanningen förvaras fakturorna i två månader i dataskyddade utrymmen, varefter de förstörs i dokumentförstörare enligt säkerhetsklass 3 (10 x 10 mm) enligt DIN 32 757. Alla strimlor skickas för återvinning i enlighet med avfallshanteringslagen.
