Skanningen av leverantörsfakturor möjliggör digital cirkulation av fakturor och digital arkivering i de fall då det fortfarande inte går att få e-fakturor.
Allmänt
Med Procountors skanningstjänst för leverantörsfakturor kan företaget enkelt digitalisera pappersfakturorna och effektivisera sina hanteringsprocesser för fakturor. De fakturor som kundföretagen skickar per post eller e-post skannas in och överförs automatiskt till Procountors ekonomiadministrationsprogram. Servicen erbjuds i samarbete med OpusCapita.
Pappersfakturorna dirigeras till den faktureringsadress som OpusCapita tillhandahåller. Därefter förbehandlas och digitaliseras de. Bilderna av och uppgifterna i fakturorna är i elektroniskt format och tillgängliga för kunden följande vardag efter att de har inkommit.
Prissättning
För skanningstjänsten debiteras en öppningsavgift samt en avgift som är kopplad till användningen. Användningen debiteras utifrån skannade leverantörsfakturor och hur många sidor fakturorna innehåller. Avgifterna debiteras vanligtvis i samband med Procountors månadsfakturering.
Börja använda tjänsten
Kundföretaget meddelar Procountor när de har bestämt sig för att börja använda tjänsten, och Procountor skickar över den nödvändiga beställningsinformationen till OpusCapita. Det går att börja använda skanningstjänsten ca 2 veckor efter beställning. Procountor meddelar kunden den boxadress som skanningstjänsten är kopplad till, boxadressen fungerar som kundens faktureringsadress. Kunden kan därefter meddela de fakturautställare som skickar pappersfakturor om adressändringen, och sen ta emot alla sina pappersfakturor via skanningstjänsten. Prissättningen godkänns enligt tjänstebeskrivningen i samband med att skanningstjänsten beställs.
Mottagning av fakturor
Fakturorna dirigeras från OpusCapitas distributionsnät till Procountors kundföretag. De olika företagen och deras enheter separeras utifrån boxnumret. Procountor meddelar kunden det företagsspecifika boxnumret efter att beställningen av skanningstjänsten har hanterats.
Förbehandling av fakturor
OpusCapita tar emot leverantörsfakturorna på papper samt öppnar och plockar ut innehållet ur kuverten. Kuverten öppnas maskinellt och töms för hand. Sedan förstörs kuverten. Vid tömning sorteras innehållet. Fakturorna rätas ut för att kunna skannas och eventuella häftklamrar och gem tas bort. Övrigt som inte är fakturor och fakturor som inte kan läsas optiskt skickas till kunden till överenskommen adress. Praxis är att alla bilagor till fakturorna skannas. Reklam, kundtidningar, prislistor, kataloger och fakturakopior förstörs utan att skannas.
Optisk tolkning av fakturor
Följande uppgifter läses från leverantörsfakturorna:
▪ Boxadress (specificerar det mottagande företaget, fakturan fördelas till rätt företag utifrån uppgiften)
▪ Fakturanummer
▪ Fakturadatum
▪ Förfallodag
▪ Valuta
▪ Slutsumma
▪ Referensnummer
▪ IBAN
▪ BIC
▪ Avsändarens namn
▪ Avsändarens organisationsnummer
▪ Fakturatyp (debitering/kreditering)
Uppgifter på radnivå
▪ Produktens namn
▪ Momsprocentvärde
▪ Radens summa inklusive skatt
Saknade summauppgifter anges med värdet noll.
Mottagarens faktureringsadress (kundens namn, box och postort) är obligatorisk uppgift på fakturan. Om dessa uppgifter saknas kan fakturan inte skickas till kundens Procountor-miljö. Om faktureringsadressen saknas kopieras uppgiften från kuvertet till fakturan. För detta debiteras en fakturaspecifik extraavgift. De optiskt tolkade uppgifterna matchas till fälten för leverantörsfakturan i Procountor. Dessutom skapas en bild i PDF-format av fakturan, som bifogas till leverantörsfakturan. Praxis för faktura som skannats från e-post är att själva e-postmeddelandet bifogas.
Fakturor som inte uppfyller kraven från skanningen
Fakturor som inte uppfyller ovan nämnda kriterier, som inte kan läsas optiskt eller bilagor som inte är fakturor skickas till kunden till överenskommen adress. Praxis är att alla bilagor till fakturorna skannas.
Påminnelser, inkasso och liknande skannas inte om de inte uppfyller samma kriterier som en faktura. Om dessa skickats med post, skickas de till kundens adress med post. Har de skickats via e-post avvisas dem med ett meddelande till avsändaren.
Reklam, kundtidningar, prislistor, kataloger och fakturakopior förstörs utan att skannas.
Tidsramar för tjänsten
Skanning av en leverantörsfaktura har följande tidslinje:
- En faktura som skickas via e-post en vardag innan klockan 9:00 skannas och kan hämtas av Procountor 6:00* nästkommande vardag.
- En faktura som skickas via e-post en vardag efter klockan 9:00 skannas och kan hämtas av Procountor 6:00* nästkommande två vardag.
- Fakturor skannas inte under helger eller helgdagar.
*hämtningen av de skannade fakturorna kan ske ett par timmar efter utsatt tid vilket innebär att fakturan inte kan ses klockan 6:00 i Procountor.
Skanningen av en faktura kan ta olika lång tid, på grund av följande faktorer:
- Belastning hos OpusCapita
- Fakturans kvalitet (dåligt tryckt osv.)
- Kvaliteten på fakturans uppgifter (det saknas information som vanligtvis skannas)
Ovanstående faktorer påverkar om det tar mer än en timme eller två för den skannade fakturan att visas i kundens miljö. Om fakturan måste kontrolleras och korrigeras manuellt så kan det ta längre tid innan fakturan syns i systemet.
Antal tecken på kundfakturan
För att skicka en kundfaktura via OpusCapitas skanningstjänst så finns det vissa begränsningar för hur många tecken som får anges i de olika fälten:
Namn och Gatuadress: Max 80 tecken (inklusive mellanslag) totalt för de båda fälten
Postnummer och Postort: Max 9 tecken per fält (inklusive mellanslag)
Tilläggsuppgifter: max 1024 tecken inklusive mellanslag (i Procountor är det möjligt att ange 10.000 tecken)
Produktnamn: 80 tecken (inklusive mellanslag)
Radkommentar: 50 tecken (inklusive mellanslag)
E-postadressen och boxadressen är kundunika
När en faktura skickas för skanning via e-post så utläser OpusCapita vilken kund de ska skicka vidare fakturan till genom att titta på e-postadressen. Om fel e-postadress angivits men är en giltig e-postadress för en annan kund så kommer fakturan skickas vidare till fel kund. Vi ber er därför att vara aktsamma när en faktura skickas via e-post så att den skickas till korrekt adress då adresserna är kundunika.
När fakturan skickas för skanning via post så kontrolleras den angivna boxadressen på fakturan (inte på kuvertet). Om boxadressen inte är angiven på själva pappersfakturan skickas dem tillbaka till kunden. Är fel boxadress angiven finns det en risk att fel kund tar emot fakturan.
Efterbehandling och arkivering av skannat pappersmaterial
Efter skanningen arkiveras fakturorna i två steg, varav den första är en korttids arkivering. Denna sker på plats hos OpusCapita i Östersund under två månader. Efter detta så skickas det till en tredjepart, Depona i Vilhelmina, för långtidsarkivering under 8 år och sedan förstörs materialet. Alla strimlor skickas för återvinning i enlighet med avfallshanteringslagen.
