Granskningsfunktionen för kundfakturor är en metod som försäljarna använder för att granska de fakturor som ska skickas till egna kunder innan fakturorna skickas. Funktionens införande och användning består av 6 steg.
Införande av granskningsfunktion för kundfakturor
Kryssa för punkten Granskningsanteckningar på kundfakturor i punkten Inställningar i Uppgifter om företaget. Därefter är det möjligt att lägga till granskningsanteckningar på fakturorna. Vid sökning efter verifikat visas granskningsanteckningarna och tillhörande avgränsningsvillkor.
Registrering av förvalda produkter för kunder
Det finns en egenskap för förvalda produkter i Procountor. Med denna är det möjligt att plocka produkter i produktregistret för en kund och de kommer automatiskt med på fakturaunderlaget när en faktura görs upp. Uppgifterna om förvalda produkter kan ändras kundspecifikt. Uppgifterna om förvalda produkter kan sökas via uppgifter om affärspartner.
Mängd, pris och rabatt är ändringsbara uppgifter. När en faktura görs upp till den aktuella kunden som Massfaktura eller enskild faktura läggs den förvalda mängden av de produkter som finns i listan över förvalda produkter färdigt till fakturan. Om mängden är noll läggs ingen förvald produkt till fakturan. Välj först punkten Avvikande pris och/eller Avvikande rabatt om ett pris/en rabatt som är kundspecifik ska anges för en produkt och registrera därefter önskat Pris och/eller Rabattprocent. Om kundspecifika priser eller rabatter inte tillämpas söks uppgifterna i produktregistret.
Dessutom kan giltighetstider anges för en produkt. Om ingen giltighetstid har fastställts fungerar allt som tidigare, dvs. produkten kommer alltid med på en faktura. För varje produkt är det möjligt att registrera x antal giltighetstider. Dessa tidsintervall jämförs med det datum då fakturan görs upp (inte fakturadatumet) och anges på fakturaunderlaget om tidpunkten för fakturans uppgörande ligger inom giltighetstiden. Start- och slutdatum ingår i giltighetstiden. Det är möjligt att låta bli att registrera ett av dessa, dvs. det är möjligt att registrera t.ex. endast startdatum.
Upprättande av kundfakturor
Det är möjligt att skapa Kundfakturor till kunder en i taget, importera med överföringsfil för fakturamaterial eller tillämpa uppgörande av massfaktura, dvs. samtidigt skapa en faktura till flera mottagare. En massfaktura görs upp i programmet i punkten Ny > Kundfaktura > Massfaktura. Här väljs de affärspartner som ska faktureras. Procountor importerar automatiskt de förvalda produkter som finns i kundregistret till dessa kunders fakturor. Nya produkter kan läggas till när en massfaktura görs upp.
När en massfaktura görs upp kan en fakturagrupp namnges. Förvalt namn är ”Massfaktura dd.mm.åååå”. Om ett felmeddelande visas när massfakturan ska sparas och anger att fakturan saknar rader innebär detta att någon vald affärspartner saknar definierade förvalda produkter. Massfakturor av typen ”Många fakturor” kan ännu granskas efter godkännandet med hjälp av knappen Redigera. I detta skede har fakturorna ännu statusen Under behandling och kan redigeras. Fakturor bör inte märkas för avsändning eller godkännas direkt här om uppgifterna i dem ännu ska kontrolleras och eventuellt ändras. Massafakturor som är av typen ”Samlingsfaktura” kan inte redigeras.
Granskning av kundfakturor
Försäljaren söker fram fakturan via Sökning efter verifikat, t.ex. enligt namn på fakturagrupp vid massfaktura eller enligt kundgrupp. Fakturaunderlaget innehåller redan de fakturarader som behövs och den mängd som motsvara mängden för den kundspecifika förvalda produkten. Det kan vara ett fast tal eller t.ex. 1, som ska ändras varje månad. Försäljaren kompletterar/granskar kundfakturorna som är under behandling.
Den första granskaren av en kundfaktura, dvs. försäljaren, granskar de egna fakturorna och klickar på knappen Gransk.ant. som skapar en granskningsanteckning i försäljarens anteckningar i fakturan (t.ex. Person, Per 01.10.2009). Det är möjligt att skriva en kort kommentar (max 255 tecken) i anslutning till granskningsanteckningen. Kommentaren visas sedan efter datumet. Vid behov kan en annan försäljare granska fakturan och även dennes granskningsanteckningar sparas så att de visas med knappen Gransk.ant..
Fakturan har hela tiden statusen ”Under behandling”. Granskarna av kundfakturorna ser hela tiden varandras kommentarer men kan endast ändra och ta bort de egna granskningsanteckningarna. När en egen granskningsanteckning redigeras ersätts den tidigare stämpeln med en ny.
Sökning av granskade kundfakturor
Granskningsanteckningarna visas i höger kolumn i sökresultatet för Fakturor/verifikat i Sökning efter verifikat. Först visas antalet granskningsanteckningar så att det är möjligt att enligt denna kolumn sortera ut de som har 0 anteckningar och t.ex. de som har 2 anteckningar. Efter antalet visas granskningsstämplar, datum och eventuella kommentarer.
I sökvillkoren för Sökning efter verifikat finns som egen punkt en rullgardinsmeny för dem som har skapat granskningsanteckningar, antalet anteckningar och kommentarer. Skapad av innebär helt enkelt den användare som har gjort granskningsanteckningen Det är möjligt att söka med hjälp av kommentarfältet, om man minns vad som har skrivits i fältet eller om det finns en överenskommelse att göra en viss anteckning för alla fakturor som innehåller oklarheter i syfte att underlätta sökningen.
I fältet med namnet Gransk.ant. antal är det möjligt att ange t.ex. =1 vilket söker fram alla fakturor med en granskningsanteckning. En avgränsning kan även utföras så här: 1–2, då visas de fakturor som innehåller en eller två granskningsanteckningar. Om värdet < 3 anges visas de fakturor som har noll, en eller två granskningsanteckningar.
Avsändning av kundfakturor
När fakturorna har de granskningsanteckningar som behövs kan de skickas genom att välja Skicka i den meny som visas med höger musknapp i Sökning av fakturor i Sökning efter verifikat eller Godkännande/avsändning av flera kundfakturor som finns under knappen Lägg till funktioner.