Under Salg/Avtalefakturering kan man søke etter kundeavtaler som skal faktureres. Avtalene defineres på siden som åpner seg med knappen Avtaler, øverst på Kundens basisopplysninger-siden. Procountors Avtalefakturering er en gebyrbelagt tilleggsfunksjon.
Les mer om avtaleinngåelsen.
Generelt
Avtalefakturering egner seg svært godt i situasjoner hvor visse ting blir debitert kunden med regelmessige mellomrom på grunnlag av en avtale. Den debiterte mengden og beløpene kan imidlertid variere på fakturaene for forskjellige perioder. Slike situasjoner kan for eksempel være når man debiterer et prosjekt etter progresjon, regelmessige konsultasjoner/opplæring/osv. der timeantallet varierer samt lisensgebyrer. Dersom den regelmessige debiteringen hele tiden er den samme, er Massefaktura et praktisk alternativ.
Når Avtalefakturering er i bruk og man har valgt en finansieringsavtale for kunden, blir avtalenummer, kontonummer og finansieringstekst hentet fra avtalen. Dersom Avtalefakturering ikke er i bruk eller det ikke er valgt noen finansieringsavtale, blir kontonummeret hentet fra kunderegisteret eller fra Administrasjon > Bedriftsopplysninger > Basisopplysninger.
Søk avtaler
Man søker opp eksisterende Avtaler og kan fakturere disse via Salg > Avtalefakturering.
Med søkedato-informasjon i feltet Søkedato for ufakturerte avtaler definerer man hvilken måned som skal være grunnlaget for søk etter avtaler som skal faktureres. Slike avtaler er avtaler som har en Startdato som er den samme, som faller før søkedatoens måned eller som står tom, en Sluttdato som er den samme, som faller etter søkedatoens måned eller som står tom. Disse avtalene har i tillegg statusen Aktiv og fakturaen for søkedatoens måned vil enda ikke være skrevet, selv om fakturaen burde utarbeides for vedkommende måned med hensyn til faktureringsperioden. Ved å krysse av punkt Skal avtaler søkes med nøyaktig dato (og ikke kun måned)?, hentes kun de avtalene som er definert for fakturering på en gitt dato. Dersom man ikke angir en dato, hentes alle avtalene.
Søket kan spesifiseres med andre søkekriterier. Om man ønsker å inkludere inaktive avtaler og inaktive kunders avtaler i søket, må man krysse av for Vis også passive avtaler og kunder?
Etter å ha fylt ut søkekriteriene, klikker man på Finn avtaler, og det kommer frem en liste over avtaler som skal faktureres nederst på siden.
Ved å klikke på Utskriftsvennlig format kan man få generert en liste over avtalens basisopplysninger i enten HTML- eller Excel-format. På listen står opplysningene for hver enkelt valgte avtale på egne rader. En rekke opplysninger om avtalen blir vist, blant annet Navn, Kundenummer, Avtalenummer, Startdato og Sluttdato.
Ved å klikke på Faktureringsavtalerapport kan man kjøre en rapport som gir månedlig informasjon om faktureringen av avtaler. Knappen åpner et vindu som viser rapportens søkekriterier. Hver måned blir det hentet informasjon om faktureringen for hver avtale til rapporten.
Ved å klikke på Vis avtale kan man åpne Avtale-siden for en avtale i en valgt rad. På Avtale-siden kan man se og redigere avtaleopplysningene. Man må ikke utføre endringer i avtalens fakturaopplysninger midt i en faktureringsperiode. Dersom avtalen f.eks. er fakturert for perioder på 3 måneder om gangen i perioden 01.04.-30.06. og man ønsker å endre faktureringen til perioder på 1 måned, kan man gjøre dette etter 30.06. Dersom man ønsker å endre periode før dette, bør man gjøre den eksisterende avtalen inaktiv og inngå en ny avtale.
Søkeresultater
Ved å klikke på Velg alle, kan man velge alle avtalene på listen som skal Faktureres eller er i Utskriftsvennlig format. Ved å krysse av i ruten på venstre side av raden, kan man velge enkeltstående avtaler.
Klikk på Start fakturering etter ha valgt avtalene som skal faktureres. Etter dette får du et bekreftelsesspørsmål som inneholder alle forretningspartnere og avtaler som skal faktureres. Etter å ha godkjent dette, får du et spørsmål om Fakturagruppens navn, Fakturadato og Datoen som definerer avtaleperioden. Verdien i datofeltet som definerer avtaleperioden har søknadsdatoen for Ikke fakturerte avtaler som standardinnstilling. Ved hjelp av Fakturadato kan man definere datoen for alle fakturaene. Dette er også standardinnstillingen for regnskapssidens dato, som bl. a. bestemmer grunnlaget for merverdiavgiften. Dersom feltet står tomt, vil fakturadatoen være den datoen som er definert i avtalen. Gruppenavnet kan brukes ved Bilagssøk for å søke etter fakturaer. Man kan velge å legge inn purre- og forsinkelsesavgifter på fakturaene på dette stadiet ved å krysse av for Inkluder potensielle innkrevingskostnader. Ved å krysse av for Legg ved kontraktsinformasjonen i et PDF-vedlegg som skal sendes med faktura blir avtalene lagt ved fakturaene i PDF-format. Det sendes en melding når faktureringen er ferdig.
På grunnlag av valgte avtaler har det blitt generert fakturaer med statusen Ikke avsluttet, og disse kan redigeres og sendes via funksjonen Bilagssøk.
På fakturaene er Fakturadato og regnskapets Bilagsdato en tidligere angitt dato, og regnskapets registreringsperiode er den aktuelle dagens måned. Opplysninger om Avtalenummer, Avtalens innhold og Leveringsdato kan ses i fakturafeltet Tilleggsopplysninger. Man vil ikke se standard tilleggsopplysning om kundens utgående faktura i feltet Tilleggsopplysninger, og heller ikke standard tilleggsopplysning om bedriftens utgående faktura.
Faktureringsperioden kan sees i form av start- og sluttdatoer for Tjenesteperioden på regnskapssiden. Dette er ren informasjon og påvirker ikke regnskapet. Faktureringsperioden kan også sees på fakturaen i form av Leveringsdato. Faktureringsperioden bestemmes på grunnlag av dato-opplysningen for Avtaleperioden. Man må ikke utføre endringer i informasjonen om fakturaperiode på fakturaen eller regnskapssiden.
Standardprodukter som er definert til kunden vil ikke komme med på fakturaen som er opprettet på grunnlag av avtalen.
Dersom det er definert en standardreferanse for kunden, blir denne brukt som bankreferanse på fakturaen. Dersom det er valg en bankkonto for kunden, vises denne på fakturaen. Dersom det er definert en standard fakturamal for kunden, blir denne brukt som grunnlag for fakturaen.
Fakturaen bokføres pr. rad dersom det er definert i Brukerinnstillinger at utgående fakturaer konteres pr. rad som standard.
Eksempler:
Man har avtalene:
Kunde A, Avtale A1, avtalens startdato 1.2.2011 og Faktureringsperiode 1 md, 1/2/3/4/5/..., ingen fakturaer er opprettet
Kunde A, Avtale A2, avtalens startdato 1.2.2011 og Faktureringsperiode 1 md, 1/2/3/4/5/..., faktura for februar er opprettet
Kunde B, Avtale B1, avtalens startdato 1.2.2011 og Faktureringsperiode 2 md, 1/3/5/7/9/11..., ingen fakturaer er opprettet
Kunde B, Avtale B2, avtalens startdato 1.2.2011 og Faktureringsperiode 2 md, 2/4/6/8/10/12..., faktura for februar er opprettet
Søk
Dersom det på Avtalefakturering-siden blir angitt en dato som faller på januar 2011 som verdi i Søkedato for ufakturerte avtaler-feltet, genereres det ingen ting på listen over avtalene, for startdatoen for alle avtalene faller etter januar.
Dersom det blir angitt en dato på Avtalefakturering-siden som faller på februar 2011 som verdi i Søkedato for ufakturerte avtaler-feltet, genereres Avtale A1 på listen over avtalene som skal faktureres, og ingen andre. A2 og B2 kommer ikke med på listen, for deres faktura for februar er allerede opprettet. B1 blir ikke med på listen, for februar er ikke faktureringsmåned etter den valgte Faktureringsperioden.
Dersom det blir angitt en dato på Avtalefakturering-siden som faller på mars 2011 som verdi i Søkedato for ikke fakturerte avtaler-feltet, genereres Avtale A1, A2 og B1 på listen over avtalene som skal faktureres. B2 blir ikke med på listen, for februar er ikke faktureringsmåned etter den valgte Faktureringsperioden.
Fakturering
Det opprettes fakturaer 15.2.2011, slik at denne datoen blir standardverdien i feltet Søkedato for ikke fakturerte avtaler, som brukes for å hente avtaler som skal faktureres og for å få Avtale A1. Ved faktureringen av avtalen angis 15.2.2011 som Fakturadato. Dette vil generere en faktura med Fakturadato og Bilagsdato den 15.2.2011, hvor Registreringsperioden er 2011-02. Regnskapssidens Tjenesteperiode starter 1.2.2011 og slutter 28.2.2011. De samme datoene vises som Leveringsdatoer.
Det opprettes fakturaer 15.2.2011, og denne datoen blir standardverdien for Søkedato for ufakturerte avtaler, men avtaler som skal faktureres hentes med datoen 1.3.2011, slik at man får Avtalene A1, A2 og B1. Som Fakturadato angis 15.3.2011. Dette vil generere tre fakturaer med Fakturadato og Bilagsdato den 15.3.2007, hvor Registreringsperioden er 2011-03. På fakturaer som er generert i henhold til Avtalene A1 og A2, starter Regnskapssidens Tjenesteperiode den 1.3.2011 og slutter den 31.3.2011. De samme datoene vises som Leveringsdatoer. På fakturaer som er generert i henhold til Avtale B1, starter Regnskapsidens Tjenesteperiode den 1.3.2011 og slutter den 30.4.2011. De samme datoene vises som Leveringsdatoer.