I visningen regnskapsrapporter kan man velge mellom følgende typer regnskapsrapporter: Resultatregnskap, Balanse, Dagbok, Saldobalanse, Transaksjoner etter dimensjoner og Hovedbok samt Hovedbokkontoer. I visningen kan man velge ønskede søkekriterier for rapportene. De søkekriterier som er mulige å gi for rapportene er i hovedsak de samme for samtlige rapporter, men det finnes enkelte rapportspesifikke forskjeller.
Knapper for regnskapsrapporter
I tillegg til regnskapsrapporter lønner det seg også lese punkt Regnkap/Avstemmingsverktøy/Kontrollrapportfor regnskapsrapporter.
Søkekriterier
Velg søkekriterier for rapporten.
Ved å klikke kan man slette et søkekriterium.
Ved å klikke kan man legge til et søkekriterium.
De valgte søkekriteriene gjelder alle rapporter, tilpasset for hver type rapport. Valgene beholdes i programinnet mellom Procountor-sesjoner.
Søke rapport
Klikk Finn rapport etter å ha angitt søkekriteriene. En progresjonslinje som viser hvordan rapporten ferdigstilles, dukker opp i visningen. Når rapporten er ferdig, åpner den seg i valgt format.
Tøm
Tøm-knappen nullstiller alle søkekriteriene. I tillegg har man valget Gjenopprett standard søkevilkår som gjør det mulig å gjenopprette søkekriteriene slik de var opprinnelig.
Rapportskjemaer
Ved hjelp av rapportskjemaer kan man redigere rapporter basert på regnskapskontoer ved behov. Skjemaene kan brukes for eksempel til å redigere bedriftens resultatregnskap og balanse til et annet format enn spesifisert på Procountors standardskjemaer. Det er også mulig å konstruere forskjellige dekningsbidragberegninger ved hjelp av skjemaene. Ved behov kan bedriften redigere en rapport som inneholder kun noen få regnskapskontoer for å tilpasse rapporten til sine behov.
Egne søk
Dersom man bruker enkelte søk oftere enn andre, kan man lagre dem ved å klikke Egne søk. Ved å klikke knappen får man to nye valg Lagre søk og Slett søk, samt en liste over lagrede søk til høyre på siden.
Definér søkekriteriene for rapporten og klikk Lagre søk som åpner feltet Navn. Angi søkenavnet i Navn-feltet, og klikk deretter Lagre søk en gang til. Det lønner seg å navngi søkene slik at de viser hvilken regnskapsrapport de gjelder.
Navn på de lagrede søkene vises på listen til høyre på siden, etter at man først har klikket Egne søk. Ved å klikke på søkenavnet på listen vil søkekriteriene bli oppdatert på skjermen. Før aktivering av søket ved å klikke Generer rapport, kan man redigere søkekriterier. Listen kan lukkes ved å klikke Egne søk en gang til.
Et valgt søk kan slettes ved å klikke Slett søk.
Oppdater rapporteringsdatabasen
Rapporteringsdatabasen som brukes av regnskapsrapporter oppdateres automatisk hver natt, men om man har laget nye bilag eller endringer i bilag etter oppdateringen, og man ønsker at disse endringene skal vises på rapporter, må man klikke Oppdater rapporteringsdatabasen -knappen.
Det siste oppdateringstidspunktet for rapporteringsdatabasen vises under knappene.
I tillegg til regnskapsrapporter brukes den samme rapporteringsdatabasen av Kontohendelsenes avstemmingsrapport og Kontrollrapport for regnskapskontoer som finnes under Rapportering > Avstemmingsverktøy.
Dimensjonsberegning på rapporter
Når det gjelder dimensjonsberegning er det mulig å bruke underdimensjoner som er underlagt forskjellige dimensjoner, som søkekriterier på regnskapsrapporter slik at tall i rapporten ganges med prosentandel iht. valgte underdimensjoner. Disse søkekriteriene finnes under Matchet andel: Navn på dimensjon. I tillegg er det mulig å velge én dimensjon og vise tallene for underdimensjoner som er underlagt denne dimensjonen, i egne kolonner. Disse søkekriteriene har navn Dimensjoner og Titler. Beregning av andeler forutsetter altså at man søker med Matchet andel.
Tankegangen bak funksjonen Beregning er at en postering i regnskapet er for eksempel fordelt 50/50 på to prosjekter og på to kostnadssteder; dette gir fire kombinasjoner og hver av dem får som verdi 50 % x 50 % = 25 % andel. Og tilsvarende 4 x 25 % = 100 %, dvs. når alle kombinasjonene beregnes sammen får man totalverdien for posteringen. Søkekriteriene fungerer slik at man kan inkludere 0-6 stk. dimensjoner i valget, og videre et ønsket antall betegnelser under disse.
Forskjellige kolonner til regnskapsrapporter kan velges på en fleksibel måte. Slik er det for eksempel enkelt å spesifisere saldoer pr. måned teller pr. kvartal, samt sammenline dem med budsjett eller tall fra forrige år. Disse søkekriteriene kalles Presentasjonstype og Sammenlignende info som skal vises.
Eksempel:
a) Om du kun vil ha tall for posteringer som inneholder både Kostnadssted A (Dimensjon nr 1) og Prosjekt B (Dimensjon nr 2:
- Legg til søkekriterium Matchet andel: Kostnadssted, og velg fra listen betegnelse A
- Legg til søkekriterium Matchet andel: Prosjekt og velg fra listen betegnelse B
b) Om du ønsker å spesifisere talene or en bestemt kostnadssted i forhold til forskjellige prosjekter:
- Legg til søkekriterium Matchet andel: Kostnadssted og velg betegnelse A
- Legg til søkekriterium Dimensjoner (betegnelsene blir automatisk valgt samtidig), velg Prosjekter fra Dimensjon-rullegardinmenyen og B,C, D og andre ønskede prosjekter fra Betegnelse-listen
c) Tilsvarende kan man legge til 3, 4, 5 eller 6 dimensjoner (søkekriteriet Matchet andel og velge en annen som spesifisert dimensjon (søkekriteriene Dimensjon og Betegnelse)
NB! Matchet andel-søkekriteriene er kun i bruk sammen med resultatregnskap og balanse, og kan ikke velges som søkekriterier for Dagbok eller hovedbok. Derfor kan man heller ikke gå inn på detaljnivå fra rapport til hovedbok, dvs. Søk posteringer er ikke i bruk når Matchet andel-søkekriterier er valgt.
Man kan også huke av boksen Skjul elementer uten transaksjoner dersom man ønsker at rapporten ikke skal inkludere dimensjoneringer uten transaksjoner. Denne boksen kan ikke hukes av for regnskapsrapportene Hovedbok og Dagbok.