Bilagsregistrering gjør det effektivt å angi flere journalbilag i programmet om gangen.
Generelt
For å åpne Bilagsregistrering, klikk punkt Regnskap > Bilagsregistrering. Journalopplysninger kan legges inn i tabellformat enten manuelt eller kopieres direkte fra et regnearkprogram. Etter lagring får journalene endret sin status til Godkjent, og ved behov kan de tilbakeføres til status Ikke avsluttet.
Funksjoner i visningen
Ved å klikke Nytt bilag genereres det en ny bilagsrad, dvs. et journalbilag. Det nye bilaget kan også legges til ved å bruke tastatursnarveien Ctrl+Shift+Enter.
Ved å klikke Legge til post legger til en ny posteringsrad til den aktiverte journalen. Posteringen kan også legges til ved å bruke tastatursnarveien Ctrl+Enter.
Ved å klikke Slett posten slettes den aktiverte posteringsraden/bilagsraden. Posteringen kan også slettes ved å trykke Alt+Enter.
Ved å klikke Velg konto åpner det seg et nytt vindu der man kan velge en regnskapskonto for den aktiverte posteringen.
Ved å klikke Legg til eksportposter åpner det seg et nytt vindu der man kan angi opplysninger om regnskapsposteringer som tekst.
Ved å klikke Import av lønsdata kan man legge inn eller redigere behandlingsregel for importfil. Behandlingsregelen definerer hvordan Procountor leser inn lønnsfilen, slik at journalbilagene opprettes på bakgrunn av korrekte opplysninger.
Ved å klikke Lagre kan man lagre en journal/flere journaler, og journalen får endret sin status direkte til Godkjent.
Ved å velge Vis MVA-opplysninger i tabellen kan man definere om man kolonnene tilknyttet MVA-opplysninger skal vises eller ikke.
Ved å velge Vis dimensjonsopplysninger i tabellen kan man definere om dimensjonskolonner skal vises eller ikke.
Ved å klikke pilen i høyre kant av kolonnenes tittellinje, eller ved å klikke høyre musetast på en bestemt rad, åpnes en meny som inneholder de samme funksjonene som funksjonsknappene. I tillegg kan man via menyen slå kopiering på/av eller overføre journaler som er blitt lagt inn i visningen, fra programmet til Excel/i HTML-format/til en PDF-fil.
Opprette journal
Når Bilagsregistrering åpnes, vises en ferdig bilagsrad som kan redigeres. Man kan fylle ut bilagsopplysninger (bilagsdato, navn osv.) i egne kolonner i tabellen og man kan legge nye posteringer til den samme journalen ved å klikke Legg til post. Dersom man allerede har lagt inn et beløp i kolonnen Brutto, vil neste post angi tilsvarende beløp i minusverdi ved å velge Legg til post-knappen. Når journalen er ferdig, kan man lagre den om man ikke ønsker legge til flere journaler, eller om ønskelig kan man legge til nye journaler ved å klikke Nytt bilag. Neste fritt bilagsnummer genereres for den nye journalen i kolonnen Bilagnummer. Bilagsnummeret som vises her er det samme som journalens egentlige nummer.
Ved å klikke Lim inn eksportposter, åpner det seg et nytt vindu (Lim inn bokføringenes opplysninger i tekst) hvor man kan lime inn opplysninger om regnskapsposteringer som tekst. Opplysningene kan kopieres fra regnearkprogrammets dokument og limes inn i tekstfeltet, og etter at man har limt dem inn, kan man nederst i vinduet se hvilke opplysninger som finnes i hvilken kolonne, og ved behov er det mulig å gjøre endringer.
Dersom man legger inn opplysninger i tekstfeltet manuelt, eller fra et annet program enn et regnearkprogram, må opplysningene skilles fra hverandre med en Tab-tast, slik at plassering av opplysningene blir gjenkjent korrekt.
Ved å klikke Fortsett lukkes vinduet og opplysningene som er lagt inn i tekstfeltet, dvs. regnskapskonto, bruttobeløp, MVA-prosent samt posteringsspesifikasjon blir overført til tabellen der de hører til. Etter at andre nødvendige opplysninger har blitt lagt inn i journalen, og deres riktighet har blitt kontrollert, klikker man til slutt Lagre.
Søk opprettede journaler
Ved å klikke Lagre spør programmet om man ønsker å gå over til Bilagssøk og hente journaler som har blitt opprettet.
Dersom man svarer Ja på dette, åpnes visningen Bilagssøk, og man kan se de nettopp opprettede journalene i søkeresultatet med status Godkjent. Dersom man svarer Nei, blir man ikke overført til Bilagssøk, men journalene overføres til status Godkjent og forsvinner fra Bilagsregistrering. Journaler som opprettes etter dette kan hentes normalt via Bilagssøk eller Søk Journalbilag.
Dersom man ønsker å gjenopprette etter dette til status Ikke avsluttet, så kan man gjøre dette ved å dobbeltklikke journalen i søkeresultatet, og ved deretter å klikke Rediger > Gjenopprett.