Dette er en anvisning for hvordan man oppretter en leverandørfaktura i Procountor.
Opprette en foreløpig leverandørfaktura
Har man mottatt en leverandørfaktura til Procountor som en EHF-faktura, gå til Hurtigguide for attestasjon, godkjenning og betaling av en leverandørfaktura.
En leverandørfaktura kan lagres manuelt ved å klikke Ny > Innkjøpsfaktura. Velg Finn leverandør (dersom Leverandørregister er i bruk eller man kan fylle ut leverandøropplysningene direkte på fakturaen.
Valg av forretningspartner i registeret
Leverandøren velges fra forretningspartnerregisteret ved å skrive leverandørens navn i feltet Navn (en del av navnet er tilstrekkelig) og ved deretter å klikke Finn forretningspartnere. Velg deretter ønsket leverandør fra listen og klikk Velg forretningspartner.
Inntasting av fakturaopplysninger og valg av produkt
Leverandørfaktura kan forhåndsutfylles ved å velge fra kalenderen Fakturaens dato og Forfallsdato. Angi deretter KID og fakturaens linjedata. Man kan taste inn linjedata manuelt ved å angi Fakturaens produktrader til Angis manuelt, eller hente fra produktregisteret ved å velge Hentes fra produktregister og klikke Finn produkter (dersom Produktregister ikke er i bruk).
Velg ønsket produkt fra visningen og klikk deretter Velg produkt.
Oppretting av en leverandørfaktura
For å opprette en leverandørfaktura klikk Ny innkjøpsfaktura, noe som åpner en ny leverandørfaktura.
Kontroll av en leverandørfaktura
Når leverandørfaktura er ferdig utfylt og kontrollert lagres endringene ved å klikke Lagre. Ved behov bør man legge navn på attestasjonsansvarlige og godkjenningsansvarlige til programdelen Godkjenningrundens opplysninger, og fakturaens Radopplysninger kan også endres ved behov. Ved å klikke Hent produkt kan man legge til produkter til fra produktregisteret. Ved å klikke Legg til linje kan man legge til fakturarader.
Legge til et vedlegg til en leverandørfaktura
En skannet leverandørfaktura kan legges til ved å klikke Vedlegg og deretter klikke Legg ved vedleggsfiler.
Vedleggsfilen legges til ved å velge Legg ved.
Sending av leverandørfaktura på rundgang
Etter å ha lagret leverandørfaktura, kan man med bruk av Godkjenningsrundens opplysninger klikke Send på rundgang så fakturaen sendes til de attestasjon og godkjenningsansvarlige.