Valget Sirkulasjon og godkjenning av leverandørfakturaer/reise- og utleggsregninger er en egenskap som gjør det enkelt å sirkulere leverandørfakturaer og reise- og utleggsregninger fra en attestasjonsansvarlig til en annen og videre til de godkjenningsansvarlige.
Er Sirkulasjon og godkjenning av leverandørfakturaer/reise- og utleggsregninger i bruk (Bedriftens opplysninger > Bruksinnstillinger), er det mulig å innstille antall attestasjonsansvarlige og godkjenningsansvarlige. Dersom denne funksjonen ikke er i bruk, vil ikke tilknyttede funksjoner og felt vises på skjermen. Selv om Sirkulasjon og godkjenning av leverandørfakturaer/reise- og utleggsregninger er i bruk, kan man attestere og godkjenne leverandørfakturaer og reise- og utleggsregninger.
Brukertilgang
Kun brukere med rett til attestasjon (Brukere og brukertilgang / Innkjøp/ Attestasjon) kan innstilles som attestasjonsansvarlig. Som godkjenningsansvarlig kan man kun innstille brukere som har tilgang til å godkjenne (Brukere og brukertilgang/ Betalingsformidling / Godkjenning). E-postadressene til de attestasjons- og godkjenningsansvarlige bør være lagt inn under brukerens egne opplysninger, om man ønsker at de mottar en påminnelse på e-post om fakturaer som skal attesteres/godkjennes. Det blir også sendt en e-postmelding om en mottatt leverandørfaktura når Sirkulasjon og godkjenning av leverandørfakturaer/reise- og utleggsregninger ikke er slått på og man har definert enten én attestasjonsansvarlig eller godkjenningsansvarlig under Brukerinnstillinger.
Under Brukertilgang og Utvidet personaltilgang kan man definere at brukeren kan kun se de leverandørfakturaer og reise- og utleggsregninger som man har rett til å attestere/godkjenne ved Søke bilag.
Dersom en bruker som under bruksinnstillinger, standardinnstillinger for leverandør eller på listen over attestasjonsansvarligehar blitt definert som attestasjons- eller godkjenningsansvarlig, slettes fra bedriften, vil han også bli slettet under disse punktene, men ikke på eksisterende fakturaer.
Basisinnstillinger
Under Bedriftsopplysninger i visningen Brukerinnstillinger kan man definere innstillinger i tilknytning til Godkjenningsrunden.
- Er attestering av leverandørfakturaer eller reise- og utleggsregninger i bruk?
- Bør attestasjon og godkjenning utføres i en bestemt rekkefølge? Dersom innstillingen er slått på, sendes en e-postmelding om fakturaen som venter på attestasjon, til den første attestasjonsansvarlige når fakturaen sendes på runden, og etter at han/hun har kontrollert fakturaen, sendes en melding til den neste attestasjonsansvarlige osv. Dersom innstillingen ikke er slått på, sendes en melding til alle attestasjonsansvarlige når fakturaen sendes på runden, og det spiller ingen rolle i hvilken rekkefølge disse kontrollerer fakturaen. Samme gjelder godkjenningsansvarlige.
- Tillate kun betaling av godkjente fakturaer?
- Maksimum antall kontrollør- og godkjenningsansvarlige.
- Standard kontrollør- og godkjenningsansvarlige på bedriftsnivå. Disse blir tilbudt som standard for nye leverandørfakturaer og reise- og utleggsregninger, dersom fakturaen opprettes på en tom mal eller for en forretningspartner som ikke har fått definert individuelle attestasjons- eller godkjenningsansvarlige.
Det lønner seg å definere den mest generelt brukte godkjenningsrunden under Bruksinnstillinger, mens avvikende runder bør defineres pr. leverandør, person og faktura.
Standardinnstillinger for leverandør og person
Under leverandørens og personens basisopplysninger kan man definere maksimalt det antall attestasjons- og godkjenningsansvarlige som er definert under Bruksinstilliner. Det er disse som brukes når fakturaer fra en forretningspartner legges inn eller det mottas en eFaktura eller en vanlig faktura fra en leverandør via skanningtjenesten. Dersom Kontrollørliste er i bruk hos forretningspartneren, kan man ikke endre attestasjons- og godkjenningsansvarlige under Forretningspartners opplysninger.
Opplysninger om leverandørfaktura samt reise- og utleggsregning
Under opplysninger om leverandørfakturaer og reise- og utleggsregninger brukes primært standardinnstillinger som er definert for forretningspartner. Om disse ikke finnes, importeres opplysningene fra Bedriftsopplysninger. Det er også mulig å definere fakturaspesifikke attestasjons- og godkjenningsansvarlige, enten ved å bruke Liste over attestasjonsansvarlige eller ved å definere Attestasjonsansvarlige og Godkjenningsansvarligeseparat i hvert enkelt tilfelle.
Sende på rundgang
Personen som har opprettet en faktura kan sende en påminnelse i e-post til de attestasjons- og godkjenningsansvarlige ved å klikke Send på rundgang.
Programmet sjekker leverandørfakturaer for å finne lignende fakturaer med samme opplysninger og varsler i visningen Kontrollering i forbindelse med sending på rundgang, attestasjon og godkjenning om en lignende faktura allerede er registrert i Procountor.
Programmet advarer dersom følgende betingelser oppfylles:
- Forfallsdatoer eller fakturadatoer matcher
- Fakturaavsenders fakturanumre eller KID-numre matcher
- Fakturaavsenders navn eller fakturaavsenders registeropplysninger matcher
- fakturaenes summer matcher
Dersom man under Bedriftsopplysninger har innstilt Godkjenningsrundens rekkefølge, vil en e-postmelding om fakturaen som venter på attestasjon bli sendt til den første attestasjonsansvarlige. Om innstillingen ikke er slått på, vil en melding bli sendt til alle attestasjonsansvarlige.
Meldingen sendes så mange ganger man klikker på knappen og sendingen godkjennes. Dersom fakturaen har blitt sendt på rundgang tidligere, vil programmet varsle om dette. E-postadressene til de attestasjons- og godkjenningsansvarlige bør være fylt ut under brukerens egne opplysninger. Dersom en attestasjonsansvarlig ikke har fått spesifisert en e-postadresse, vil systemet varsle om dette.
Det er også mulig å sende en faktura på rundgang i visningen Kontrollering.
Er det flere attestasjonsansvarlige og innstillingen Godkjenningsrundens rekkefølge er valgt, sendes en påminnelse i e-post til den neste attestasjonsansvarlig når den forrige attestasjonsansvarlig har kontrollert fakturaen via bilagssøk og Attestering. Dersom innstillingen Godkjenningsrundens rekkefølge ikke er valgt, spiller det ingen rolle i hvilken rekkefølge hver attestasjonsansvarlig kontrollerer fakturaen.
Når en faktura har blitt kontrollert av alle attestasjonsansvarlige, vil fakturaen få status Attestert.
- Dersom innstillingen Godkjenningsrundens rekkefølge er valgt, sendes en påminnelse i e-post til den første Godkjenningsansvarlig.
- Dersom innstillingen Godkjenningsrundens rekkefølge ikke er slått på, sendes en påminnelse til alle godkjenningsansvarlige.
- Dersom innstillingen Godkjenningsrundens rekkefølge ikke er slått på, spiller det ingen rolle i hvilken rekkefølge hver enkelt godkjenningsansvarlig godkjenner fakturaen.
En påminnelse om eFakturaer som har blitt mottatt av Procountor og fakturaer som har kommet fra skanningtjenesten, blir automatisk sendt til attestasjonsansvarlig eller godkjenningsansvarlig.
Automatisk melding om en eFaktura eller faktura som har kommet fra skanningtjenesten sendes i følgende tilfeller:
- Attestering er slått på
- Attestasjonsansvarlig og godkjenningsansvarlig har lagret under egne opplysninger at han/hun vil motta e-postmeldinger fra programmet.
- Org.nr. eller bankkontonummer viser at fakturaen er matchet mot en forretningspartner, og forretningspartner har fått valgt en standard attestasjonsansvarlig eller godkjenningsansvarlig.
-
Når en standard attestasjons- eller godkjenningsansvarlig ikke har blitt valgt for en forretningspartner, kan man gå til Brukerinnstillinger for å sjekke hvem som skal varsles om en mottatt faktura.
- Godkjenningsrunde er ikke slått på
-
Sjekk under Brukerinnstillinger hvem som skal varsles om en mottatt faktura.
-
Påminnelsesmeldinger som Procountor sender er tidsinnstilte og sendes flere ganger pr. dag. Tidsinnstillingen gjør det mulig å samle til én e-postmelding påminnelser om flere fakturaer, som har blitt sendt til den samme attestasjons-/godkjenningsansvarlige. E-postmeldingen inneholder en lenke som tar brukeren til Procountor innloggingsside og som henter de nevnte fakturaene til Søke bilag etter at vedkommende har logget seg inn på Procountor.
Søke bilag for attestering
Attestasjon og godkjenning av fakturaer foretas i visningen Kontrolleringved å velge bilagssøk / søk etter innkjøps som skal kontrolleres.
Valg av Søke bilag for attesteringgjør det mulig å søke etter leverandørfakturaer som venter på egen attestasjon eller godkjenning, dersom man under Brukertilgang og Utvidet personaltilgang har definert at brukeren kan kun se bestemte leverandørfakturaer og reise- og utleggsregninger.
Kontrollering
Under punkt Søke bilag for attestering kan man velge en faktura som man ønsker å attestere / godkjenne ved å klikke Gå til > Kontrollering. Knappen åpner vinduet Kontrollering hvor man kan både attestere og godkjenne fakturaer.
Øverst i vinduet i visningen Fakturaens opplysninger vises fakturaens basisopplysninger som blant annet fakturadato, forfallsdato, totalbeløp og produkter.
I vinduet Utnevnte kontrollører til fakturaen vises opplysninger om utnevnte attestasjons- og godkjenningsansvarlige.
I vinduet Fakturaens hendelsesopplysninger vises hvilke tiltak som er utført på fakturaen, dvs. f.eks. datostempling av attestasjon og godkjenning og navn på attestasjonsansvarlig og/eller godkjenningsansvarlig.
I vinduet Innkjøpsordre som er matchet mot fakturaen vises hvilke innkjøpsordre som har blitt matchet mot fakturaen, og det er også mulig å søke etter og matche innkjøpsordre som har med fakturaen å gjøre, ved å klikke Finn innkjøpsordre. Ved på klikke Ordrebekreftelse kan man åpne den markerte Innkjøpsordren i listen. Ved å klikke Slett matching kan man slette feilaktig matching.
Knappen Attestér genererer et attestasjonstempel på fakturaen som viser brukerens navn, tidspunkt og attestasjonskommentar. Programmet sjekker leverandørfakturaer for å finne lignende fakturaer med samme opplysninger og varsler i visningen Kontrollering i forbindelse med sending på rundgang, attestasjon og godkjenning om en lignende faktura allerede er registrert i Procountor.
Dersom godkjenningsrunde er i bruk, blir fakturaens status endret til Attestert etter at alle definerte attestasjonsansvarlige har kontrollert fakturaen. Dersom en bruker som ikke er neste attestasjonsansvarlig for fakturaen, forsøker å attestere den, vil brukeren bli varslet om dette. Dersom han/hun attesterer fakturaen, blir fakturaens status endret til Attestert. Fakturaen kan attesteres selv om funksjonen godkjenningsrunde ikke er i bruk.
Valg av Godkjenn generert godkjenningsstempel på faktura med brukerens navn, dato, tidspunkt og kommentar. Dersom godkjenningsrunde for leverandørfakturaer er i bruk, blir leverandørfakturaens status endret til Godkjent, etter at alle de definerte godkjenningsansvarlige har godkjent fakturaen. Dersom en bruker, som ikke er den neste godkjenningsansvarlige, prøver å godkjenne fakturaen, varsler programmet om dette. Om han/hun godkjenner fakturaen, blir fakturaens status endret til Godkjent. Fakturaen kan godkjennes selv om Godkjenningsrunden ikke er bruk. Dersom godkjenningsrunden er i bruk, og en attestasjonsansvarlig er definert, kan fakturaen ikke godkjennes før den er attestert. Programmet sjekker leverandørfakturaer for å finne lignende fakturaer med samme opplysninger og varsler i visningen Kontrollering i forbindelse med sending på rundgang, attestasjon og godkjenning om en lignende faktura allerede er registrert i Procountor.
Alle fakturaene i søkeresultatet kan attesteres / godkjennes ved å klikke Kontroll av flere fakturaer. Kontroll av flere fakturaer åpner en visning der man kan velge hvilke fakturaer som skal attesteres eller godkjennes.
Lister over attestasjonsansvarlige
Under Bedriftsopplysninger og visningen Kontrollørlister kan man definere egne standardlister som inneholder maksimalt det antall attestasjons- og godkjenningsansvarlige som er definert under Bruksinnstillinger. Opplysninger om attestasjons- og godkjenningsansvarlige kan enkelt hentes fra listene til forretningspartnere og fakturaer.
Opplysninger om Kontrollørlisten som er brukt hos en forretningspartner, lagres i forretningspartnerens opplysninger, og dersom man gjør endringer på listen, vil også opplysninger om attestasjonsansvarlige og godkjenningsansvarlige endres hos de aktuelle forretningspartnere. Opplysninger om Kontrollørlisten som er brukt på en faktura, lagres ikke, slik at dersom man gjør endringer på listen, vil ikke opplysninger om attestasjonsansvarlige og godkjenningsansvarlige endres på de aktuelle fakturaene. Har man behov for å endre opplysninger om attestasjons- eller godkjenningsansvarlige i forhold til flere forretningspartnere, kan man bruke forretningspartnerregisterets funksjon > Rediger flere.