På denne siden beskriver vi hvordan man kan ivareta og lagre opplysninger fra Procountor på forskjellige måter i form av rapporter i utskriftsvennlig versjon, f.eks. for å kunne levere opplysninger videre eller i forbindelse med at man ønsker å slutte å bruke programvaren.
Oppbevaring og sikkerhet av data
Alle Procountors databaser og filer sikkerhetskopieres og overføres daglig til et brannsikkert brannlokale, og i tillegg kopieres endrede opplysninger kontinuerlig til en reserve-server. Dette gjør at det vanligvis ikke er behov for å kopiere opplysninger for eget bruk fra Procountor. Noen ganger kan man imidlertid møte en situasjon der det er nødvendig å få lagret opplysninger fra Procountor, f.eks. om man trenger å behandle opplysninger i et miljø uten internettforbindelse, levere opplysninger til noen som ikke har brukertilgang eller når man slutter å bruke Procountor.
Eksport av data fra Procountor
Det er mulig å hente opplysninger fra bilag og transaksjoner i forskjellige formater og disse kan lagres lokalt på egen datamaskin. Utskrifter i HTML-format kan f.eks. overføres til Excel eller Word ved hjelp av nettleserens funksjon kopier / lim inn (copy / paste).
1. Fakturaer (inklusiv ordre og journaler)
Fakturaer og deres vedleggsfiler kan skrives ut i PDF-format ved å høyreklikke med musen på en fakturarad (Søkeresultater) inne i visningen Bilagssøk. I menyen som åpner seg kan man velge en rekke eksportalterantiver. De samme alternativene kan velges ved å velge Utskrivbar liste-knappen i panelet over Søkeresultater. Disse alternativene er:
- ZIP-pakke i utskriftsvennlig versjon som vil inneholde alle bilagene i PDF format.
- PDF-pakke i utskriftsvennlig versjon (med og uten vedlegg) kan velges dersom man ønsker en fullstendig liste over alle faktura med fakturaenes vedlegg.
- Opplysninger om de søkte fakturaene kan skrives ut i Excel-format ved å bruke funksjonene Enkelt export-dokument og omfattende export-dokument.
- Fra den samme menyen kan man ved hjelp av funksjonen Søkeresultat og MVA-oversikt hente opplysninger om søkte fakturaer og merverdiavgift i HTML-format.
2. Rapporter
Regnskapsrapporter kan skrives ut i HTML-, Excel- eller PDF-format ved å velge ønsket format fra panelet over Søkeresultater. Har kan du laste ned rapporter i Excel, HTML og PDF format, samt som en ZIP-pakke.
Dokumenter som er arkivert via funksjonen Dokumenter (Arkiv) kan skrives ut via knappen Utskrivbar liste i visningen Søkeresultater. Her kan velge enten å laste ned dokumentene som ZIP-pakke eller som en PDF pakke.
Med Forretningspartnerrapport genereres opplysninger om forretningspartnere, som kan skrives ut i enten HTML- eller Excel-format, ved å velge HTML- eller Excel-knappene øverst i panelet i Søkeresultater-visningen.
Med Produktregisterrapport genereres opplysninger om produkter, som kan skrives ut i enten HTML- eller Excel-format etter ønske. Dette gjør du ved å velge HTML- eller Excel-knappene øverst i panelet i Produktregisterrapport-visningen.
3. Kontoutskrifter og KID-betalinger
Kontoutskrifter kan genereres i PDF-format ved å klikke ZIP-pakke i utskriftsvennlig versjon. Funksjonen genererer en ZIP-pakke av alle søkte kontoutskrifter, og hver enkelt kontoutskrift er i PDF-format.
Med Referansebetalingsrapport som du finner under Betalingsrapporter, genereres opplysninger om KID-betalinger i Excel-format. Excel-knappen genererer en Excel-tabell av de søkte KID-betalingene.