Artikler i denne seksjonen

Avstemmingsanvisning

  • Oppdatert

På denne siden forklarer vi hva er den beste måten å utføre avstemmingsarbeid i Procountor.

Automatisk kontering i en normalsituasjon

Registreringskjede for salgsfakturaer ved bruk av KID-nummer

  • Når en salgsfaktura blir godkjent i Procountor, blir fakturaen automatisk gjort om til åpen faktura under Bilagssøk. Fakturaen har allerede i forbindelse med lagring blitt bokført med 1500 Kundefordringer til debet og 3000 Salgsinntekt til kredit
  • Når en innbetaling på en salgsfaktura mottas med et KID-nummer, fører dette til følgende automatiske tiltak:
    • På regnskapssiden for KID-betalingen blir det automatisk generert en registrering med 1990 Pengeoverføringer og avstemminger i debet og 1500 Kundefordringer i kredit.
    • På kontoutskriftens regnskapsside blir det automatisk generert en registrering med 1920 Bankinnskudd i debet og 1990 Pengeoverføringer og avstemminger i kredit.
    • Fakturaen blir automatisk kvittert ved hjelp av KID-nummeret med status betalt samtidig som den slettes blant åpne fakturaer (Søk bilag, søketype Søke åpne).

Registreringskjede for leverandørfakturaer når betaling skjer via Procountor

  • Når en leverandørfaktura attesteres eller godkjennes i Procountor, blir fakturaen automatisk overført til en åpen faktura ved Søk etter åpne kjøp. 
I forbindelse med lagring av en faktura blir den bokført i regnskapet f.eks. med 7799 Annen kostand, ikke avstemming i debet og 2400 Leverandørgjeld i kredit.
  • Når en faktura betales med KID-nummer via Procountor, fører dette til følgende automatiske tiltak:
    • På kontoutskriftens regnskapsside blir det automatisk generert en registrering med 1920 Bankinnskudd i debet og 1990 Pengeoverføringer og avstemminger i kredit.
    • Fakturaen blir automatisk kvittert ved hjelp av KID-nummeret med status Betalt samtidig som den slettes blant åpne fakturaer (Søke bilag, søketype Søke åpne).
 

Månedlige avstemminger

Arbeidsrekkefølge

 
1. Gå gjennom kontoutskrifter og KID-betalinger dvs. alle betalingstransaksjoner. Behandle f.eks. innskudd som er mottatt på konto uten KID-nummer eller en KID-betaling som ikke har blitt matchet. Kontrollér at det ikke finnes fakturaer som ikke er matchet i visningen Betalingshendelser/Matching.
 
2. Kontroller ved hjelp av regnskapsrapporter at perioden ikke lenger inneholder ”ikke forretningstransaksjoner”. Disse transaksjonene blir ikke inkludert i merverdiberegningen. Ta altså hensyn til at dersom et bilag med status Ikke avsluttet, godkjennes etter at MVA-beregningen er utført, må MVA-beregningen utføres på nytt for den aktuelle måneden for at merverdiavgiften skal bli oppdatert for den neste åpne omsetningsoppgaven.
 
3. Opprett nødvendige journalbilag som f.eks. månedlige avskrivninger og periodiseringer.
 
4. Gå gjennom regnskapskontoene f.eks. ved hjelp av kontrollrapport for regnskapskontoer. Kontroller kontering av den aktuelle månedens bilag og MVA-merknader.
 
5. Forsikre deg om at saldoen for 1990 Pengeoverføringer og avstemminger er null kr.
 
6. Avstem saldoene til alle kontoer i balansen, og spesielt kontoene Fordringer mot åpne salg og Betalingsformidlingskonto mot åpne leverandørfakturaer, reise- og utleggsregninger. Benytt deg av avstemmingsrapport for åpne fakturaer.
 
7. Generer MVA-beregning. Procountor oppretter regnskapet for dette i bakgrunnen. Ved å klikke MVA-opplysninger kan du få en oversikt over posteringer basert på MVA-opplysningene.
 
8. Oppdater rapporteringsdatabase og forsikre deg om at resultatregnskapets resultat og balanse stemmer overens med hverandre.
 
9. Generer Skattemelding. Procountor oppretter regnskapet for dette i bakgrunnen.
 
10. Lukk kontrollperioden.
 

Gjennomgang av kontoutskrifter og KID-betalinger

Kontoutskrifter

 Utbetalinger som er betalt gjennom Procountor har blitt automatisk registrert og kvittert som betalt. 
 
  • Kontoutskriftstransaksjoner som krever tiltak som f.eks. manuell kvittering for betaling eller korrigering av bokføring, er som oftest:
  • Utbetalinger betalt via nettbank eller et annet betalingsmiddel. Kontroller om det er laget et bilag for denne transaksjonen i programmet. Om ikke, opprett en faktura og kvitter den med en gang som Betalt et annet sted.
  • Bankkortkjøp, registreres direkte fra kontoutskriften eller man lager en samlejournal der man kan samle alle innkjøp for måneden,
  • Betalinger utland; ved utenlandsbetalinger må man også huske å registrere eventuell valutakursdifferanse.
  • Mottatte KID-betalinger blir automatisk registrert korrekt.
  • Dersom man har mottatt innbetalinger uten KID-nummer på kontoen, må konteringen korrigeres på kontoutskriftens regnskapsside. Dersom innbetalingen gjelder en salgsfaktura, skal fakturaen kvitteres med status Betalt et annet sted.
  • Det er også mulig å søke etter transaksjoner på kontoutskriften i visningen Kontoutskrifter og KID-betalinger, ved å bruke forskjellige søkekriterier, f.eks. ved å søke etter en bestemt bokføringsspesifikasjon.
  • Kontroll av siden Matching av betalingstransaksjoner:
  • Forsikre deg om at siden Betalingshendelser / Matching ikke inneholder transaksjoner. som ikke er matchet mot faktura. Dersom den gjør det, dreier det seg om betalinger som man ikke har kunnet matche automatisk eller så ferske transaksjoner at kontoutskriften ennå ikke har blitt mottatt. Sjekk kontoutskriften for å se om fakturaen har blitt betalt.
  • Dersom fakturaen kan ses under punkt Betalingshendelser / Matching og fakturaen har ikke blitt betalt, f.eks. fordi det har ikke vært penger på kontoen på utbetalingsdato, så bør du sende fakturaen for utbetaling på nytt. Når fakturaen har status Overført til bank i denne fasen, benytt deg av knappen Slett betalingstransaksjon på Betaling-siden, som gjenoppretter fakturaens status til Godkjent. Etter dette kan du sende fakturaen for utbetaling på nytt. Dersom betalingen finnes på kontoutskriften, men har ikke blitt kvittert som betalt av en eller annen grunn, kan man matche fakturaene som betalt i visningen Matching av betalinger.

KID-betalinger

  • Alle månedens KID-betalinger er registrert i KID-betalingsrapport (Rapportering > Betalingsrapporter > Referansebetalingsrapport).
  • KID-betalinger som har blitt matchet mot en faktura, og som ikke inneholder beløpsdifferanser, er automatisk korrekt. De krever ingen tiltak.
  • Betalinger som er mottatt med KID-nummer, men som ikke har blitt matchet, må avklares. Hvorfor har ikke betalingen blitt matchet?
    • Salgsfakturaen har hatt status Ikke avsluttet når en innbetaling med KID-nummer har blitt mottatt i programmet n => Godkjenne fakturaen og matche innbetalingen på nytt ved hjelp av funksjonen Riktig KID i KID-betalingsdata.
    • Fakturaen har blitt kvittert som betalt tidligere, man har f.eks. mottatt en dobbelinnbetaling => pengene returneres eller matches mot en annen faktura ved hjelp av funksjonen Riktig KID.
  • Betalingen har blitt matchet mot feil faktura, innbetalingen har kommet med en feil KID => matches på nytt mot en annen faktura ved hjelp av funksjonen Riktig KID.
  • Når du skal kontrollere hvilken faktura KID-nummeret gjelder, kan du benytte deg av Søke bilag og søkevilkår "KID".
  • Om man ønsker å tilbakebetale det overskytende beløpet, lønner det seg å registrere beløpet direkte på interimskontoen på regnskapssiden for KID-betalinger for å unngå at dette forstyrrer avklaring av åpne salgstransaksjoner.
  • KID-betaling har blitt matchet mot en faktura, men inneholder en beløpsdifferanse:
  • Fakturaen har blitt betalt delvis; dermed blir fakturaen liggende med status Delvis betalt, og restbeløpet står fremdeles åpent.
  • Procountor kvitterer hele fakturaen som betalt dersom differansen mellom mottatt innbetaling og restbeløpet som fremdeles er åpent, er mindre enn 50 øre. I forbindelse med årsoppgjør blir differansene i øre mellom åpne salg og fordringskontoen korrigert og postert på en konto for avstemmingsdifferanser.
  • Dreier det seg om kontantrabatt eller et annet beløp som skal korrigeres? Korrigeringer kan gjøres direkte ved hjelp av siden Korrigering av KID-betalinger, og da vil programmet korrigere merverdiavgift, posteringer på salgs- og fordringskontoer, dvs. ordner opp i regnskapet. I tillegg blir det i spesialsituasjoner generert en rad for betalingstransaksjoner, dvs. fakturaen blir kvittert med status Betalt et annet sted.
  • Dersom kunden har innbetalt for mye, fortsetter fakturaen å ha status Delvis betalt og restbeløpet vil ha minustegn foran => Enten kvitterer man en annen faktura for samme kunde som betalt, eller det overskytende beløpet betales tilbake til kunden. Da bør man også huske å korrigere fakturaens betalingstransaksjonsrader via Spesialtilfeller for salgsfakturaer.
 

Månedlige periodiseringer og avskrivninger

 
  • Bokfør månedlige avskrivninger og periodiseringer og lag et sammendrag av bankkortkjøp ved hjelp av journalbilag. Husk å benytte deg av knappen Kopier journal på regnskapssiden når det gjelder ofte repeterende registreringer.
  • Merverdimerknader i journaler inkluderes alltid i merverdiavgift som er fradragsberettiget.
 

Forretningstransaksjoner

  • Kontrollér at alle månedens transaksjoner er forretningstransaksjoner. Transaksjoner som ikke anses å være forretningstransaksjoner, skal f.eks. ikke inkluderes på MVA-beregningen, slik at man bør kontrollere at alle transaksjonene blir inkludert.
  • Man kan søke etter bilag som anses å være Ikke forretningstransaksjoner, enten via Søke bilag eller på regnskapsrapporter:
    • På regnskapsrapporter kan man benytte seg av alternativet Ikke forretningstransaksjon som søkekriterium for fakturastatus.
    • Ved Søke bilag og Ikke forretningstransaksjoner kan man avgrense søket til å inkludere transaksjoner som har status Mottatt, Ikke avsluttet eller Attestert.
  • Transaksjoner som ikke er forretningstransaksjoner, skal enten annulleres, godkjennes eller overføres til neste måned.

Kontroll av konteringer og merverdiavgiftmerknader

  • Kontrollér at registreringene er gjort på korrekte kontoer og at merverdiavgiftssatsene, fradragsretten og MVA-statusene er korrekt.
  • Man kan søke etter månedens transaksjoner f.eks. ved hjelp av kontrollrapport for regnskapskontoer eller ved hjelp av detaljert Posteringsjournal eller Hovedbok; fra disse kan man gå inn på detaljnivå på regnskapssiden for å korrigere konteringer.
  • Ved å generere kontrollrapport for regnskapskontoer, pr. postering i hovedbok eller posteringsjournal, får man sjekket MVA-spesifikasjonen for hver enkelt postering. Da kan man f.eks. se om en faktura fra en utenlandsk kunde/leverandør eller en representasjonskonto inkluderer merverdiavgift.
  • Med posteringsjournal og hovedbok kan man også få en liste over MVA-status pr. postering.
  • Kontoen Andre administrasjonskostnader er standardinnstilling på leverandørfakturaer, og derfor skal kontering av kontoer kontrolleres, f.eks. om kostnadene for leie av lokaler er fremdeles kontert som administrasjonskostnader osv. => Kontrollér om det er mulig å bruke standardkontering for leverandører eller for produkter i fremtiden for å sikre at de blir automatisk riktig kontert i fremtiden.
  • Kontoen Avstemmingsdifferanser bør ikke inneholde større beløp enn noen cent. Saldoen blir automatisk overført til denne kontoen om et bokføringsbilag ikke stemmer.
 

Avstemming av balansekontoer

Balanse og resultatregnskapets resultat

  • Resultatregnskapets resultat og balansens resultat stemmer ikke overens med hverandre før MVA-beregningen er lagret og registrert på den aktuelle regnskapssiden Må betales til MVA-kontoen.
  • Den raskeste måten å sammenligne resultatregnskap og balanse på er ved hjelp av kontrollrapport for regnskapskontoer som ligger under punkt Rapportering > Avstemmingsverktøy. Avgrens søkekriteriene fra begynnelsen av regnskapsperioden til slutten av måneden som skal avstemmes og klikk på Søk-knappen. Differansen mellom resultat og balanse beregnes under punkt Valgte kontoer totalt. Tallet for Valgte kontoer totalt, som kan ses øverst til høyre, bør altså ikke ha en større differanse enn et par øre etter at MVA-beregningen har blitt utført.
  • Dersom det er forskjeller i resultatet, kan årsaken være at rapporteringsdatabasen ikke har blitt oppdatert etter generering av MVA-beregningen.
  • Dersom resultatet i resultatregnskapet og i balansen ikke er identisk, er årsaken som oftest at en bestemt transaksjon ikke har blitt inkludert i beregningen eller transaksjonen har blitt laget først etter at MVA-beregningen er ferdig utført.
  • Sammenlign opplysninger i Hovedbokens MVA-spesifikasjon og MVA-beregning. MVA-spesifikasjonen og i MVA-beregningen nederst i hovedboken er basert på opplysninger på regnskapssiden; sammenlign tallene og sjekk om de er identiske. Avgrens hovedboken etter regnskapsbilagets dato fordi transaksjoner blir inkludert i MVA-beregningen basert på dato. Dersom MVA-opplysninger for måneden skiller seg ut fra opplysningene i MVA-beregningen, kan differansen skyldes at man har godkjent transaksjoner for den aktuelle måneden etter at MVA-beregningen har blitt utført, eller at man har gjort endringer i merverdiavgiftmerknader. Transaksjonene må være inkludert i registreringer av merverdiavgift, og derfor må den aktuelle månedens MVA-beregning oppdateres eller, dersom beregningen har allerede blitt levert til myndighetene, er det nødvendig å lage en ny MVA-beregning for måneden som tar hensyn til endringer og bokfører dem på kontoen for skyldig MVA.
  • Dersom resultatet ikke er identisk i balanse og resultatregnskap, kan årsaken også være at det finnes et bilag som fører til differansen. Under punkt Rapportering > Avstemmingsverktøy> Bilagavstemmingsrapport kan du kontrollere at det ikke finnes bilag som fører til differanser i regnskapet. Om disse finnes, er det mulig å få detaljert informasjon fra denne listen om det aktuelle bilaget for å kunne korrigere det. Differanser på et par cent kan føres direkte til kontoen for Avstemmingsdifferanser ved å klikke Lagre på regnskapssiden.
 

Avstemming av kasse og bankkonto

  • Midlene i kassen avstemmes med Hovedbokens post Penger/kontanter.
  • Sammenlign bankkontoens saldo med kontoutskriften. Søk etter kontoutskrift for månedens siste dato (tjenesten henter den forrige om kontoutskriften ikke ble mottatt den siste dagen).
  • Om det finnes flere bankkontoer, avstem alle disse pr. måned.
 

Konto Pengeoverføringer og avstemminger

  • Saldoen for pengeoverføringer og avstemminger bør være 0.
  • Saldoen for pengeoverføringer og avstemminger kan være negativ, dersom innbetalinger for salg har blitt mottatt på kontoen uten KID-nummer. Disse bør konteres på kontoen for Fordringer på kontoutskriftens regnskapsside. Dvs. standardinnstillingen for kontering av Pengeoverføringer og avstemminger må endres til kontoen Fordringer, og fakturaen må kvitteres med status Betalt et annet sted via funksjonen Spesialtilfeller. Sørg derfor for at både regnskapet og reskontro er i orden.
  • Om kontoen har en saldo, kan årsaken f.eks. være at en annen innbetaling har blitt registrert på kontoen enn en innbetaling for en salgsfaktura som må konteres på kontoutskriftens regnskapsside.
 

Konto Fordringer

  • Kontoen Fordringer bør sammenlignes med Listen over åpne under Søke bilag. Avgrens søket under Søke bilag og Åpne fakturaer til å gjelde kun avstemmingsmånedens siste dato, i feltet for Salg og Salgstransaksjoner frem til. Du kan avgrense søket til registreringsperiodens sluttperiode (måneden som skal avstemmes), dvs. om transaksjoner har blitt overført til følgende måneder, vil ikke disse transaksjonene bli inkludert i søket.
  • Ved hjelp av Avstemmingsrapport under Åpne fakturaer kan du få presentert samtidig både saldo for åpne fakturaer og saldo for Fordringer pr. dag. Fra denne rapporten kan du gå videre til andre rapporter for å avklare eventuelle differanser.
  • Om du finner differanser mellom salg og fordringer, og innbetalingen har ikke blitt matchet mot en faktura, betyr det at fakturaen ikke har blitt kvittert automatisk som betalt, men uansett har programmet automatisk generert posteringer på regnskapssiden til KID-betalingsdata:
    • Om innbetalingen har blitt mottatt uten KID-nummer, bør man sjekke betalingsopplysninger på kontoutskriften, korrigere deretter standardkontering for kontoutskriften og kvittere til slutt fakturaen som manuelt betalt. På kontoutskriftens regnskapsside korrigeres deretter standardkontering fra pengeoverføringer og avstemminger til fordringer. Merk salgsfakturaen med status Betalt et annet sted ved å klikke Spesialtilfeller som gjelder fakturaer.
    • Programmet har mottatt innbetalinger med KID-nummersom ikke har blitt matchet mot en faktura, f.eks. på grunn av feil KID-nummer. Slike ikke matchede innbetalinger kan man studere f.eks. ved hjelp av Interimsrapport for KID-betalinger under punkt Betalingsformidling / Betalingsrapporter. Ved hjelp av denne rapporten kan man lete etter mottatte KID-betalinger som ikke har blitt matchet mot noen fakturaer eller fakturaer som flere KID-numre har blitt matchet mot. Ved å gå inn på detaljnivå i rapporten er det mulig å matche innbetalingen mot en annen faktura ved hjelp av feltet Riktig KID. Eksempler på slike situasjoner er når kunden betaler en faktura dobbelt og man må tilbakebetale.
    • Dersom fakturaens status har vært Ikke avsluttet etter at programmet mottok innbetalingen, vil ikke KID-betalingen automatisk bli matchet mot fakturaen. Godkjenn fakturaen først og skriv deretter riktig KID i feltet Riktig KID og klikk Godkjenn.
  • Dersom det finnes differanser mellom salg og fordringer i regnskapet, kan årsaken være delvis betalte fakturaer.
    • F.eks. benyttet kontantrabatt har kun blitt registrert i regnskapet, men har ikke blitt tatt hensyn til ved fakturastatus, dvs. fakturaen har ikke blitt kvittert som betalt i sin helhet. => Merk fakturaen med Betalt et annet sted.
    • Dersom kun en del av fakturaen har blitt betalt, f.eks.slik at det mangler samme beløp som kontantrabatten utgjør, og rabatten har blitt kvittert vekk fra Åpne ved at den har blitt merket som Betalt et annet sted, men denne rabatten har ikke blitt tatt hensyn til ved bokføringen. => Bokføringen av KID-betalingen må korrigeres for differansen ved å skrive det korrigerte beløpet i feltet for Korrigering og klikke Godkjenn. => Programmet korrigerer KID-betalingen automatisk på regnskapssiden på kontoer for Fordringer og Salg. Denne salgsregistreringen korrigerer også merverdiavgiften for salget.
    • Dersom man av en eller annen grunn ikke kommer til å motta sluttoppgjør for en delvis betalt faktura, må man opprette en kreditnota for eget regnskap. => På Listen over åpne fakturaer kvitterer restbeløpet for den første fakturaen og kreditnotaen hverandre, men for at dette skal være helt sikkert bør man slette fakturaen fra Listen over åpne ved å merke den som Betalt et annet sted.
  • Programmet inneholder mange forskjellige rapporter som kan benyttes ved avstemming. Blant annet ved hjelp av Betalingstransaksjonsrapport for Salg kan man se alle betalingstransaksjoner, også de som er merket manuelt som Betalt et annet sted. På kontoutskriften kan man også søke ved hjelp av totalbeløp.

Konto Betalingsformidlingskonto

  • Sammenlign saldoen for kontoen Betalingsformidlingskonto med listen over åpne under Bilagssøk, og avgrens søket til å inkludere leverandørfakturaer, reise- og utleggsregninger. Angi datoen som skal avstemmes i feltet Betalingstransaksjoner frem til. Du kan avgrense søket til registreringsperiodens sluttperiode (måneden som skal avstemmes), dvs. om transaksjoner har blitt overført til følgende måneder, vil ikke disse transaksjonene bli inkludert i søket. Saldoen for betalingsformidlingskontoen burde være identisk med Liste over åpne fakturaer.
  • Ved hjelp av Avstemmingsrapport under Åpne fakturaer kan du få presentert samtidig både saldo for åpne fakturaer og saldo for Fordringer pr. dag. Fra denne rapporten kan du gå videre til andre rapporter for å avklare eventuelle differanser.
  • Dersom det finnes differanser mellom salg og fordringer i regnskapet, kan årsaken være delvis betalte fakturaer:
    • Dersom benyttet kontantrabatt har kun blitt registrert i regnskapet, men har ikke blitt tatt hensyn til ved fakturastatuser.
    • En delvis betalt faktura har blitt kvittert vekk fra Åpne ved å merke den som Betalt et annet sted, men dette har ikke blitt tatt hensyn til ved bokføringen.
    • Dersom man vet at man ikke behøver å betale restbeløpet av en faktura som har blitt betalt, er det best å opprette en kreditnota for innkjøpet, slik at gjelden blir nullstilt ved hjelp av posteringer. Restbeløpet i den første fakturaen som står på Liste over åpne og kreditnotaen kvitterer hverandre, men det er nok best at begge to slettes fra Liste over åpne ved å merke dem som Betalt et annet sted.
  • Dersom det finnes differanser mellom kjøp og betalingsformidlingskonto, kan årsaken være ikke matchede fakturaer.
    • Differansen kan skyldes blant annet det at leverandørfakturaen har blitt betalt et annet sted, noe som gjør at Procountor ikke automatisk kvitterer den som betalt. I en slik situasjon skal fakturaen merkes manuelt som Betalt et annet sted.
    • Ved Betalinger utland kan en valutakursdifferanse som ikke er bokført, kan være årsaken til differanser i Betalingsformidlingskontoen.

Bruk av oppfølgingsperioder letter avstemmingsarbeid

  • Etter at du har klart å avstemme regnskapet og for å unngå at du må gjøre samme jobb en gang til, anbefaler vi å lukke den ferdig avstemmede perioden ved hjelp av finansperioder.
  • Finansperioder kan åpnes og lukkes under punkt Administrasjon > Regnskapsopplysninger  > Regnskapsår > Rediger finansperioder.
  • Oppdater rapporteringsdatabase alltid før du lukker en oppfølgingsperiode. Ellers blir ikke de ferskeste transaksjonene inkludert og tallene vil ikke stemme over med hverandre.
  • Nå en finansperioden lukkes, blir det generert et åpningsbilag basert på balansetallene for den første dagen i den påfølgende perioden.
  • Finansperioden kan være en måned eller den kan brukes for å lukke regnskapet for flere måneder. Finansperioder er som små regnskapsperioder innenfor den egentlige regnskapsperioden. De kan åpnes og lukkes på samme måte. Etter at en finansperiode har blitt lukket, er det ikke lenger mulig å bokføre nye transaksjoner for perioden. Dette for å forhindre at f.eks. transaksjoner som inkluderer MVA ikke registreres for perioder som allerede er ferdigberegnet og periodens skattemelding er levert inn.
 

Forberedelser på årsoppgjør

Utarbeidelse av MVA-beregning for årsoppgjørsmåneden

  • Vi anbefaler å gjøre ferdig alle forberedelser for årsoppgjøret og utføre månedlige avstemminger før skattemeldingen leveres inn. Slik kan man ta hensyn til virkningen av korrigeringer som har blitt gjort i forbindelse med utarbeidelse av årsoppgjøret.
  • Etter at MVA-beregning har blitt utarbeidet for den siste måneden i regnskapsperioden, kan man ikke lenger registrere transaksjoner som inkluderer merverdiavgift på denne måneden. Transaksjonene må registreres på den avsluttede måneden uten merverdiavgift, og virkningen av merverdiavgiften alene på regnskapsperioden som har startet.
  • Dersom transaksjoner som inkluderer merverdiavgift er store eller gjelder kun merverdiavgift for salg, skal de bokføres inklusiv merverdiavgift på regnskapsperiodens siste måned. I slike tilfeller må MVA-beregning utarbeides på nytt for den siste måneden i regnskapsperioden. Dersom opplysningene har allerede blitt levert inn til skattemyndighetene i en skattemelding, bør man lage en tilleggsoppgave for transaksjonene som har endret seg.
 

Balansespesifikasjoner

 
  • Vi anbefaler at balansekontoene kontrolleres hver måned, en om gangen.
  • Om det er behov for endringer, kan man gå til regnskapssiden som skal korrigeres direkte fra de fleste rapportene, eller, dersom man ikke ønsker å korrigere eksisterende registrering, kan man lage nye bilag for å korrigere differanser har blitt oppdaget.
  • Det er mulig å spesifisere balansekontoenes innhold ved å benytte seg av alternative rapporter:
      • Vi anbefaler å bruke Procountor-funksjonen Spesifisert balanse i forbindelse med månedlig avstemming og utarbeidelse av årsoppgjør. Se også trinnvis instruksjon lengde ned: instruks for utarbeidelse av årsoppgjør, trinn 3.
    • Søke bilag, søketype Søke åpne
      • Vanligvis er det lettest å få informasjon om fordringer gjennom kundreskontroen, dvs. ved å holde åpne salg kontinuerlig oppdatert under Søke bilag, så kan man få en spesifikasjon på åpne salg på samme sted. Ikke glem å fylle ut ønsket dato som søkekriterium for søket, i feltet Betalingstransaksjoner.
      • Tilsvarende via Søke bilag kan man følge opp åpne innkjøp, reise- og utleggsregninger samt merverdi- og arbeidsgiveravgift-oppgaver.
  • Regnskap > Regnskapsrapporter > Hovedbok
    • Det skal utarbeides en hovedbok for kontoen som skal kontrolleres. Vi anbefaler å generere en detaljert rapport og inkludere enten transaksjoner for hele regnskapsperioden eller kun for perioden som skal kontrolleres.
    • Fra detaljert rapport kan man ved behov gjøre korrigeringer i registreringer på regnskapssiden, ved å klikke kolonnetitler i detaljert rapport, kan man enkelt sortere informasjon, noe som gjør kontrollarbeidet lettere.
  • Regnskap > Avstemmingsverktøy > Kontrollrapport for regnskapskontoer
    • Velg regnskapskontoen som du ønsker å spesifisere på venstre side av rapporten og tidsrom du ønsker å spesifisere øverst på siden, og klikk deretter Søk transaksjoner. Transaksjonene blir vist på høyre siden av siden.
    • Ved hjelp av avstemmingsrapport for kontotransaksjoner kan du velge å avstemme én konto om gangen i ønsket periode, og du kan se akkumulert beløp på kontoen.

Utarbeidelse av årsoppgjør og avslutning av regnskapsperiode

 
Hvis og når det blir aktuelt å endre konteringer i forbindelse med årsoppgjør samt lage nye journalbilag, er det viktig å huske og oppdatere rapporteringsdatabasen alltid før nye rapporter genereres og alltid før Regnskapsår eller finansperioder lukkes. Ellers blir ikke de ferskeste transaksjonene inkludert og tallene vil ikke stemme over med hverandre.
 
  1. Forsikre deg ved hjelp av regnskapsrapportene at regnskapsperiodens resultat er identisk med beløpet i resultatregnskap og balanse. Først etter at MVA-beregningen har blitt utført, vil regnskapsperiodens resultat stemme i både resultatregnskap og balanse.
  2. Når alt er i orden, utarbeid balansebok og spesifisert balanse under punkt Regnskap for årsoppgjør. Første år kan man taste sammenlignende informasjon manuelt fra det forrige året. Dersom ProCountor inneholder forrige regnskapsperiode, blir den automatisk inkludert.
  3. Utarbeid balansespesifikasjoner ved hjelp av funksjonen Spesifisert balanse.
  • Velg den øverste balansekontoen og klikk Vis konto øverst på siden. Bruk deretter knappene midt på siden for å få en spesifikasjon av vedkommende konto.
  • Knappene midt på siden varierer litt avhengig av hvilken balansekonto som skal spesifiseres. Hovedsaklig bør man begynne først med å søke etter inngående balanse ved hjelp av Søk inngående balanse og deretter søke alle posteringer for perioden som skal spesifiseres.
  • Kun vesentlige rader skal være synlig. Unødvendige rader slettes, og om mulig, bør man også kombinere rader. Velg radene du ønsker å slette eller kombinere ved hjelp av CTRL- og Skift-knappene, slik at de blir mørke. Du kan velge alle radene ved å klikke Velg alle. Du kan gjøre arbeidet lettere ved å sortere opplysninger ved å klikke kolonnetitler.
  • Procountor foreslår å velge alternative forklaringer på de kombinerte radene i rullegardinmenyen. Velg et av disse ved behov, så kan du redigere forklaringen etterpå. Det er også mulig å redigere dato og beløp på balansespesifikasjonsraden.
  • Man kan legge til flere balansespesifikasjonsrader.
  • Husk å lagre opplysningene du har redigert med jevne mellomrom.
  • Når en uspesifisert saldo viser null, gå videre og spesifiser den følgende balansekontoen, dvs. velg neste rad slik at den blir mørkegrå og klikk Vis konto øverst på siden.
  • For å spesifisere regnskapsperiodens resultat klikk Søk Regnskapsperiodens resultat.
 
  1. Ved hjelp av verktøy for årsoppgjør kan man utarbeide en balansebok for den eldste åpne regnskapsperioden. Derfor bør du ikke ennå lukke den regnskapsperioden som du ønsker å opprette en balansebok for. Du kan lukke finansperioden også for den siste måneden i regnskapsperioden. Vi anbefaler å lukke finansperioden, for å forhindre at ingen kan endre posteringer i denne regnskapsperioden.
  2. Utarbeid balansebokens deler én om gangen ved hjelp av Rediger-knappen som står ved siden av.
  3. Start redigering ved å hente en mal som Procountor foreslår ved å klikke Søk rapport / Søk opplysninger, og redigere malen ferdig som ønsket. Programmet tilbyr flere forskjellige knapper for redigering. Husk å lagre opplysningene du har redigert med jevne mellomrom. Når du er ferdig med å utarbeide en del av balanseboken, klikk Lagre til balansebok.
  4. For å se hvordan balanseboken som du har utarbeidet, ser ut, klikk Balansebok i utskriftsvennlig format som du finner under Verktøy for årsoppgjør. Programmet genererer en innholdsfortegnelse og sidenumre automatisk i balanseboken.
  5. Du kan starte en ny regnskapsperiode selv om den gamle er fremdeles åpen. Etter at årsoppgjøret for den gamle regnskapsperioden er ferdig utarbeidet, kan den gamle regnskapsperioden lukkes i ProCountor under punkt Administrasjon / Regnskapsopplysninger / Regnskapsår.
  6. Den neste regnskapsperiodens kontoåpningsbilag blir automatisk generert når en regnskapsperiode lukkes. Regnskapsperiodens åpningsbilag viser den lukkede regnskapsperiodens resultat på kontoen Regnskapsperiodens resultat. Regnskapsperiodens resultat må under den nye regnskapsperioden overføres til de tidligere regnskapsperiodenes resultat, ved hjelp av en journal, dvs. overskuddet skal føres til debet på Regnskapsperiodens resultat og til kredit på Overskudd / underskudd fra tidligere perioder. Underskudd skal føres tilsvarende, dvs. Overskudd / underskudd for tidligere perioder skal føres til debet på Regnskapsperiodens resultat eller fordeles som utbytte eller registreres på en annen måte vekk fra regnskapsperiodens resultat før neste årsoppgjør. I forbindelse med årsoppgjøret er det ikke nødvendig å foreta registreringer med hensyn til resultatet for regnskapsperioden som skal lukkes, men Procountor behandler resultatet automatisk.
  7. Regnskap blir automatisk oppdatert om natten.

Relaterte artikler