I snarveien Fakturaer for godkjenning på Procountor sin forside kan man se egne fakturaer som skal kontrolleres/attesteres, dvs. hvor mange leverandørfakturaer og reise- eller utleggsregninger venter på attestasjon.
Fra Widget kan man få direkte tilgang til visningene Kontrollering av bilag eller Kontroll av flere fakturaer.
Betydningen av fakturastatus og -innstillinger
I widgeten (snarveien på forsiden) vises leverandørfakturaer og reise- og utleggsregninger med status Mottatt, Ikke avsluttet eller Attestert. Bilag som har Betalingsforbud blir ikke vist i snarveien på forsiden.
Dersom ingen har blitt definert som attestasjons- eller godkjenningsansvarlig for fakturaer, blir fakturaene vist i snarveien. Dersom imidlertid en annen attestasjons- eller godkjenningsansvarlig har blitt definert for fakturaene, blir fakturaene ikke vist i snarveien for brukeren.
Dersom brukeren er godkjenningsansvarlig og fakturaen har status Mottatt eller Ikke avsluttet, men det finnes attestasjonsansvarlige som ikke har attestert fakturaen enda som er før i køen, vil ikke fakturaen vises i snarveien for den aktuelle brukeren. Men dersom en faktura for eksempel har status Ikke avsluttet og det finnes kun en godkjenningsansvarlig for den, vil fakturaen bli vist i snarveien.
Dersom man under programmets punkt Administrasjon / Bedriftsopplysninger / Brukerinnstillinger har definert at godkjenningsrunden ikke behøver å foretas i en bestemt rekkefølge:
Fakturaene bli vist i snarveien dersom:
-
faktura er ikke Attestert og bruker er attestasjonsansvarlig, men har ennå ikke attestert.
-
faktura er Attestert og bruker er godkjenningsansvarlig, men har ennå ikke godkjent.
Fakturaen blir ikke vist i snarveien dersom:
-
brukeren er godkjenningsansvarlig for fakturaen og fakturaen har status Godkjent.
-
brukeren er attestasjonsansvarlig for fakturaen og fakturaen har status Attestert.
-
fakturaen har status Attestert fordi en annen bruker har endret fakturaens status og brukeren er en attestasjonsansvarlig, men har ikke attestert fakturaen selv.
I tillegg vil fakturaen bli vist i snarveien for eksempel i en situasjon der fakturaen ikke har blitt Attestert og brukeren er attestasjonsansvarlig, men ingen attestasjonsansvarlig har blitt definert for fakturaen.
Virkning av brukertilgang
Fakturaer som vises er avhengige av brukertilgang, f.eks.
-
dersom man under Brukere og brukertilgang har begrenset brukerens tilgang til Kun egne reise- og utleggsregninger og Kun egne leverandørfakturer, vil ikke reise- og utleggsregninger og leverandørfakturaer som andre har opprettet, bli vist i snarveien.
-
dersom man under Brukere og brukertilgang har begrenset brukerens tilgang til Kun egne attestasjoner, vil fakturaer som venter på andre brukeres attestasjon eller godkjenning, bli vist i snarveien.