Skanningstjeneste for leverandørfakturaer, Opuscapita

Ved hjelp av Procountors skanningtjeneste for leverandørfakuraer kan bedriften enkelt få laget elektronisk versjon av sine papirfakturaer og e-post-faktura og på den måten effektivisere behandling av dem. Fakturaer fra kundebedriftens leverandører som har blitt sendt i post eller via e-post, skannes og overføres automatisk til Procountor programvare. Tjenesten utføres i samarbeid med Opuscapita.

 

MERK: Dette gjelder ikke leverandørfaktura som er sendt som EHF. Ved mottak av EHF skannes ikke noen elementer da all informasjon om faktura er registrert i tekstformat i datafilen.

 

Papirfakturaer styres til en fakturaadresse som Opuscapita har oppgitt, hvoretter de forhåndsbehandles og digitaliseres. PDF kopi av faktura samt eposten som inneholder faktura sendes samme med opplysninger som er lagret fra fakturaene til Procountor.

 

 

NÅR LESES LEVERANDØRFAKTURA INN I PROCOUNTOR?

 

Opuscapita garanterer at dersom leverandørfakturaer ankommer skanningsmottaket pr epost innnen kl 10:00, leses leverandørfaktura inn i Procountor senest kl 07:00 dagen etter. Fysisk leverandørfaktura pr post klargjøres samme dag de ankommer mottaket og leveres til Procountor senest kl 07:00 dagen etter. Opuscapita opererer med at kø-system for inngående faktura, og faktura vil derfor leses inn fortløpende etter kontinuerlig behandling og overføring til Procountor. Gitt at det ikke forekommer behov for ekstra validering, teknisk vedlikehold eller andre uforutsette utfordringer ved skanning av faktura, vil det i praksis leses inn leverandørfaktura raskere enn overnevnte behandlingsgaranti.

  

Skanningtjenesten debiterer et åpningsgebyr og bruksgebyrer. For bruken debiteres et gebyr basert på antall skannede leverandørfakturaer og antall fakturasider som inngår i dem. Alle gebyrene debiteres vanligvis i forbindelse med Procountors månedelige fakturering. Ta kontakt med Accountor Finago AS sin salgsavdeling pr. telefon 24 02 22 84 for mer informasjon om priser for sending og mottak av faktura i Procountor.

 

Etter at kundebedriften har besluttet å ta i bruk denne tjenesten, må de informere Procountor som videreformidler nødvendig bestillingsinformasjon til Opuscapita. Skanningtjeneste er klar for produksjonsbruk innen cirka to uker fra bestillingsdato. Procountor informerer sin kunde om postboksadressen som er koblet til skanningtjenesten og som brukes som kundens fakturaadresse. Etter dette kan kunden informere sine leverandører om sin nye fakturaadresse og begynne å motta alle sine papirfakturaer og e-post via skanningtjenesten (trykk her for komme til en ferdigutfyldt mal for leverandørbrev). Når man bestiller skanningtjenesten, godkjenner man samtidig prissetting i henhold til denne tjenestebeskrivelsen.

 

 

Opuscapita mottar leverandørfakturaer i papirformat og åpner og tømmer konvoluttene. Konvoluttene åpnes maskinelt og tømmes manuelt. Deretter destrueres konvoluttene. Ved tømming av konvolutter sorteres innholdet. Fakturaer rettes opp slik at de kan skannes, og eventuelle klips og binders fjernes. Annet materiale enn fakturer og fakturaer som ikke kan leses optisk, videresendes til adressen som er avtalt med kunden. Som standard skannes alt vedleggsmaterialet ved fakturaene. Reklamebrev og brosjyrer, kundetidsskrifter, prislister, bildekataloger og fakturakopier destrueres uten å skanne dem. Betalingspåminnelser behandles som normale fakturaer.

 

Fra Opuscapitas distribusjonsnett blir fakturaene styrt til Accountor Finagos servere. De forskjellige bedriftene med sine enheter skilles ut fra hverandre ved hjelp av postboksnummer. Procountor informerer sine kunder om det bedriftsspesifikke postboksnummeret etter å ha behandlet bestillingen for skanningstjeneste.

 

Følgende felter i leverandørfakturaer tolkes og korrigeres (gitt at disse opplysningene fremkommer på faktura): 

• Bankkontonummer 
• Organisasjonsnummer 
• KID 
• Klientnavn med avledet klient ID 
• Beløp 
• Fakturanummer 
• Ordrenummer / bestillingsnummer 
• Fakturadato 
• Forfallsdato 
• Deres ref 
• Valutakode 
• Leverandørnavn/fakturautsteders navn

 

• MVA % og Totalbeløp inkl. MVA tolkes kun på varelinje-nivå

Følgende varelinjefelter tolkes og korrigeres (gitt at disse opplysningene fremkommer på faktura): 

• Produktnavn

• MVA %
• Totalbeløp pr linje (prioritet 1 totalbeløp med mva, prioritet 2 totalbeløp uten mva)

 

Manglende opplysninger om sum fylles ut med verdi null.

 

Som obligatorisk opplysning må fakturaen inneholde mottakers fakturaadresse (kundens navn, postboks og poststed). Uten disse opplysninger er det ikke mulig å levere til Procountor-plattformen. Dersom fakuraadresse mangler, kopieres opplysningene fra konvolutten til fakturaen mot et separat gebyr pr. faktura. I tillegg blir det laget et bilde av fakturaen i PDF-format som legges ved leverandørfakturaen. Når det gjelder fakturaer som er skannet inn fra e-post, inneholder de som standard selve e-postmeldingen som vedlegg. Her et det er krav om at selve fakturaen i enten PDF eller TIFF-format legges med som et vedlegg i eposten.

 

Når inngående fakturaer tolkes og overføres til Proocuntor fra skanningssentralen/aksesspunktet vil avsender/leverandør/forretningspartner gjenkjennes ut ifra følgende kriterier i rekkefølge:

 

1. Org.nr

2. Kontonr

 

Om selve fakturaen er importert gjennom «Innlesing av materiale» i procountor, vil leverandøren/avsender/forretningspartneren tolkes etter forretningspartner/leverandørens kundenr i Procountor (dvs. IKKE via org.nr eller kontonr)

 

Etter skanning oppbevares fakturaene i datasikre lokaler i 2 måneder, hvoretter destrueres de med makulering til klasse 3 (10 x 10 mm) i henhold til DIN 32 757-sikkerhetsklassifikasjon. Alt makulert materiale leveres til resirkulering i samsvar med forurensningsloven.