Denne siden inneholder instruksjoner om registrering av kontant- og kortkjøp i Procountor. Kontant- og kortkjøp kan dreie seg om innkjøp hvor medarbeideren har brukt enten bedriftens kontanter eller bankkort eller egne midler eller kort.
Gjøre innkjøp ved å bruke bedriftens kontantmidler (kontantkjøp)
Registrering i en journal
Det er mest praktisk å registrere kontantkjøp i en journal, selv om de kan også registreres i en leverandørfaktura. Det lønner seg imidlertid ikke å lage en separat journal for hvert innkjøp, men samle innkjøp over en passende tidsperiode (f.eks. en uke eller en måned), og lage en oppsummering. Les mer om hvordan man lager en journalbilag her.
I journalen angis de samlede opplysningene om innkjøpene pr. MVA-prosentsats. Ved behov kan man lage en spesifisert liste over innkjøpene f.eks. i en Excel-tabell som kan legges ved en journal som en vedleggsfil.
Når journalen er klar for godkjenning i det offisielle regnskapet, klikk Godkjenn-knappen, og journalens status endrer seg til Godkjent. Det er mulig å redigere konteringer i en godkjent journal.
Registrering i en leverandørfaktura
Om man derimot ønsker å registrere kontantkjøp i en leverandørfaktura, er fremgangsmåten mer eller mindre den samme. I motsetning til journal, må man imidlertid markere leverandørfaktura som betalt i visningen Gå til > Betalinger og funksjonen Merk som betalt et annet sted, slik at den ikke blir liggende på listen over åpne fakturaer.
Årsaken til at kontantkjøp kan registreres i en leverandørfaktura er at man ikke ønsker å gå til regnskapssiden, eller at man ikke har brukertilgang til den. Rapporteringsbehovene har innflytelse på om det lønner seg å bruke journal eller leverandørfaktura.
Gjøre innkjøp ved å bruke bedriftens bankkort
For innkjøp med bankkort bør man opprette egen konto. Bankkortkjøp har sin egen bokføringsspesifikasjon på kontoutskrifter og det er mulig å definere egen kontering under punkt Administrasjon / Regnskapsopplysninger / Konteringsstandarder / Kontoutskriftens standardkonteringer. Etter dette vil betalinger for innkjøp gjort med bankkort automatisk bokføres i egen konto, noe som gjør det lettere å følge dem opp.
For mer informasjon om hvordan lage en journal av bankkortkjøp, se punkt over Gjøre innkjøp med bedriftens kontantmidler (kontantkjøp).
Gjøre innkjøp ved å bruke personens egne midler, eller bank- eller kredittkort
Personen oppretter en utleggsregning av sine innkjøp.