Fakturakanal

 

Med fakturakanal menes måten en faktura sendes på fra programmet og videre til forretningspartneren. Det finnes fire mulige fakturakanaler i Procountor: Post, E-post, eFaktura og Sendes ikke, og fakturakanalen kan defineres enten på fakturaen, på kundekortet i forretningspartnerregisteret eller Bruksinnstillingene til miljøet. 

 

Når man i programmet klikker Send, overføres en faktura til Sendingsliste, og her fjernes den automatisk. Hvis fakturaen er datert med inneværende dato, sendes fakturaen i praksis umiddelbart fra programmet, og det er ikke lenger mulig å hindre framdriften til denne. Fakturaer som er datert i framtiden på sin side sendes fra programmet tre dager før datoen på fakturaen.

 

En faktura sendes fra Procountor på elektronisk form til utskriftstjenesten, som skriver ut, legger i konvolutt og postlegger fakturaen. Med en salgsfaktura er det mulig å legge ved vedleggsfiler i gif-, jpeg-, PDF- og txt-format med posten. I tillegg kan man velge om fakturaen skal sendes i svart/hvitt som economy- eller priority-post. Ved bruk av economy-post bør man være oppmerksom på at i følge posten er brevene som regel framme på tredje arbeidsdag etter postleggingen. Faktureringsadressen hentes i kundens opplysninger, men kan også angis i Salgsfaktura-visningen. Statusen til fakturaen forblir Sendt, til den er kvittert som betalt.

 

En salgsfaktura sendes på elektronisk form fra Procountor til mottakers datasystem (igjennom akksesspunkt). Sammen med eFakturaen er det mulig å legge ved vedleggsfiler i gif-, jpeg-, PDF- og txt-format. eFakturaadressen hentes i kundens opplysninger, men kan også angis på Salgsfaktura-siden. Statusen til fakturaen forblir Sendt, til den er kvittert som betalt.

 

Merk at eFaktura kun kan sendes innlands pr 15.03.2017.

 

En faktura sendes som en vedleggsfil i PDF-format med e-post til kunden. Med en salgsfaktura er det mulig å legge ved vedleggsfiler i gif-, jpeg-, PDF- og txt-format sammen med e-posten. E-postadressen hentes i kundens opplysninger, men kan også angis på Salgsfaktura-siden. Statusen til fakturaen forblir Sendt, til den er kvittert som betalt.

 

Standard avsenders e-postadresse i "Fra"-feltet i e-postmeldingen hentes fra kontaktpersonen for faktureringen i Bedriftens opplysninger. Hvis denne ikke er definert, brukes e-postadressen som er definert i avsenderens egne opplysninger som fakturaens avsender. Hvis heller ikke denne er definert, brukes adressen procountor@procountor.com.

 

Når en salgsfaktura sendes med e-post, finnes opplysningene som er nødvendige for betaling i meldingen (fakturanummer, forfallsdato, beløp, KID-nummer, kontonummer og strekkode). I overskriften står ordene Faktura, fakturanummer samt navnet på bedriften som har sendt fakturaen.

 

I slike situasjoner, når en epost kommer fra Procountor sin server, men serveren i sender sin epostadresse tilhører en annen server (for eksempel @firma.no), kan det hende at eposten ikke kommer igjennom til mottaker eller ender opp i "søppelpost". Dette skjer isåfall fordi mottaker sitt epostdomene mistenker avsender sin adresse for å være spam. Et SPF-system (Senders Policy Framework) er et verktøy som validerer avsender av innkommende epost, hvor man må legge inn server-adresser som godkjennes for mottak av epost slik at man unngår blokkering av forsendelser. Om sender opplever at epost sendt fra Procountor ikke når ut, kan det hende at Procountor sin server-adresse må legges til i SPF-databasen for DNS (Domain name settings) innstillingene til avsenders epost-domene, slik at sender har tillatelse til å sende epost fra Procountor sin server til mottaker. Med korrekt SPF innstillinger vil avsenderen "varsle" til mottakerens DNS at de ikke er en uønsket klient.

 

I så tilfelle må adressen: _spf.datacenter.fi inkluderes i TXT data i avsender sine DNS (SPF) innstillinger. Såfrem den nevnte adressen er registrert i SPF innstillingene til avsender sin epost, vil alle eposter som sendes fra Procountor komme frem da mottaker sin eposttjener identifiserer Procountor sin server som en trygg klient.

 

Alternativt kan man benytte adressen: procountor@procountor.com som utgående epostadresse i feltet E-postadressen til kontaktperson for faktureringen i Bedriftens opplysninger. Da vil eposten avsenderadresse være procountor@procountor.com, som standard har korrekte SPF innstillinger i sine DNS innstillinger.

 

Du kan lese mer om SPF innstillinger via denne linken. Vi anbefaler våre kunder å ta kontakt med sin lokale IT support eller epostdomene-leverandør for å korrigere sine DNS/SPF-innstillinger.

 

Kontakt kundeservice@finago.com for ytterligere info rundt DNS/SPF innstillinger. 

 

Fakturaen sendes ikke, f.eks. kontantsalg. Status til fakturaen forblir Godkjent til den kvitteres som betalt.

 

En salgsfaktura (inkludert gruppefaktura) kan sendes som eFaktura, med E-post eller med Post. Fakturakanalen kan også være Sendes ikke.

 

En betalingspåminnelse kan sendes med E-post eller Post.

 

En salgsordre (inkludert tilbud) kan sendes med E-post eller med Post. Fakturakanalen kan også være Sendes ikke.

 

En innkjøpsordre kan sendes med E-post eller med Post. Fakturakanalen kan også være Sendes ikke.

 

Fakturakanalen for en leverandørfaktura har ingen betydning, uten om at man ser om fakturaen har kommet elektronisk. Bildet av en leverandørfaktura som har kommet som en eFaktura eller via en skannetjeneste vises som en vedleggsfil. Fakturakanalen til en leverandørfaktura som har kommet via en skannetjeneste (sendt inn som e-post eller post) er Post og fakturakanalen til en faktura som er kommet som en eFaktura er eFaktura.

 

Journalene har ingen fakturakanal

 

Et massebrev kan sendes enten med Post eller E-post.