Kassasalg (kontanthandel)
Kontantsalg kan i programmet registreres enten på en salgsfaktura eller i en journal. Det lønner seg likevel ikke å lage en separat salgsfaktura eller journal for hvert salg, men man samler inn oppgjørene for eksempel fra kassaapparatet og kassaboken med passende mellomrom (dag, uke, måned) og lager en oppsummering av disse.
Registrering i en journal
Når kontantsalg registreres i en journal, velger man Salg som MVA-type for journalen som skal opprettes og deretter en passende MVA-status for salg for situasjonen. I journalen taster man inn samlede opplysninger om salget pr. merverdiavgiftssats. Hvis det er behov for det, kan det gjøres en nøyaktig spesifikasjon av salget for eksempel i en Excel-tabell, som kan legges ved journalen som en vedleggsfil.
Når journalen er klar til godkjenning i det offisielle regnskapet, klikker man Godkjenn, og det endrer statusen til journalen til Godkjent. Konteringene i en godkjent journal kan redigeres.
Registrering på en salgsfaktura
En salgsfaktura bør lages minst én gang i måneden, for at MVA-beløpene skal kunne føres på riktig måned. En skattemelding kan lages og kassen avstemmes først når fakturaen er laget og godkjent. Med tanke på fakturaen lønner det seg å opprette en kunde som representerer kontantsalg i kunderegisteret, for eksempel, Kontantsalg, og for denne endres i standardkontoene for salget 1500 Kundefordringer til for eksempel 1900 Kontanter. Da vil bokføringene gå automatisk med Kontanter i debet og Salg i kredit. Bruk av en bestemt kunde forenkler også søket etter opplysninger senere samt gjør rapporteringen mer oversiktlig.
På fakturaen angis samlede opplysninger om salget pr. merverdiavgiftssats. Hvis man ønsker å følget salget på produktnivå eller
kontere på forskjellige kontoer, lønner det seg å åpne salgsprodukter i produktregisteret, som har ferdig passende kontering og som bruker disse produktene. Hvis visse produkter går igjen i kontanthandelen ofte, lønner det seg å definere disse på forhånd som
standardprodukter for forretningspartneren. Det er lurt å lage fakturaen slik at prisene på radene inneholder MVA, enten
ved å krysse av på fakturaen under punktet Inkl. mva. eller ved å definere i visningen MVA-standarder i Fakturamalens Innstillinger som standard at salgsproduktene inneholder MVA. Når fakturaen er laget og godkjent, legger man til en betalingshendelse via Gå til > Spesialtilfeller for salgsfakturaer. Her kan man oppgi Betalingsmåte som Kontanter. I dette tilfelle vil status på salgsfaktura endre til Betalt et annet sted.
Hvis man har brukt en kunde, som har fått definert 1900 Kontanter som standardkonto for kundefordringer, er det ikke nødvendigvis behov for å redigere konteringen av fakturaen. Hvis det ikke er tilfelle, må man gå inn på regnskapssiden for fakturaen ved å klikke Gå til > Regnskap og endre registreringen Kundefordringer => Kontanter. På regnskapssiden gjøres alle andre nødvendige endringer i konteringen samt eventuell dimensjonering.
Kunden betaler en salgsfaktura kontant
Det lages en salgsfaktura for kunden med en debetføring som konteres på kontoen 1900 Kontanter i stedet for på kontoen 1500 Kundefordringer. Når fakturaen er laget og godkjent, kan man registrere en betalingshendelse (se over) på salgsfakturaen via Spesialtilfelle-funksjonen. Hvis en bestemt kunde alltid betaler kontant, lønner det seg for denne kunden å endre Kundefordringer til Kontanter i standardkontoene for salg. Da vil bokføringene gå automatisk med Kontanter i debet og Salg i kredit.
Bankkortsalg
Av bankkortsalget lages en salgsfaktura som under punktet "Kassasalg (kontanthandel)". Med tanke på bankkortsalg lønner det seg
i kontoplanen å opprette en egen konto (for eksempel Fordringer fra bankkortsalg) samt opprette kunden Bankkortsalg i forretningspartnerregisteret. For denne kunden kan man for eksempel endre fra Kundefordringer til Fordringer fra bankkortsalg i standardkontoene for salg. Da vil bokføringene gå automatisk med fordringer fra bankkortsalg i debet og Salg i kredit. Bruk av en egen konto forenkler oppfølgingen av bankkortsalget og betalingene. Bruk av en bestemt kunde forenkler også søket etter opplysninger senere samt gjør rapporteringen mer oversiktlig.
Da utbetalingene fra banken vanligvis kommer allerede neste dag og man kan forvente at alle betalinger kommer fra banken, kan man straks legge til en betalingshendelse med Spesialtilfeller-funksjonen for salgsfakturaer, og da blir fakturaens status Betalt et annet sted. Hvis man likevel ønsker å følge nøye med på situasjonen, må man legge til betalingshendelser på fakturaen i Spesialtilfeller etterhvert som de kommer. Da reduseres det åpne beløpet på fakturaen og statusen til fakturaen er Delvis betalt
til det åpne beløpet er null. Hvis en faktura allerede er markert som Betalt et annet sted under årsoppgjøret eller ved avstemmingen, selv om betalingene ennå ikke har kommet på bankkontoen, må man huske å ta hensyn til dette.
Når bankkortbetalingen synes på kontoutskriften, går man til regnskapssiden for kontoutskriften for å endre konteringen av betalingen, som er Pengeoverføringer og avstemming som standard, og Fordringer fra bankkortsalg som konto.
Kredittkortsalg
Av kredittkortsalget lages en salgsfaktura som under punktet "Kassasalg (kontanthandel)". Med tanke på kredittkortsalg lønner det seg i kontoplanen å opprette en egen konto (for eksempel Fordringer fra kredittkortsalg) samt opprette kunden Kredittkortsalg i forretningspartnerregisteret.
For denne kunden endres Kundefordringer til Fordringer fra kredittkortsalg i standardkontoene for salg. Da går bokføringene automatisk med Fordringer fra kredittkortsalg i debet og Salg i kredit.
Bruk av en egen konto forenkler oppfølgingen av bankkortsalget og betalingene. Bruk av en bestemt kunde forenkler også
søket etter opplysninger senere samt gjør rapporteringen mer oversiktlig. Hvis det er mye kredittkortsalg, kan det være begrunnet å opprette en egen konto og kunde for de forskjellige kredittkortselskapene.
Da utbetalingene fra kredittkortselskapet muligens kommer først om flere uker, kan man ikke straks
legge inn en betalingshendelse med Spesialtilfeller-funksjonen for salgsfakturaer. Man må betalinger på fakturaen i spesialtilfeller etterhvert som de kommer. Da reduseres det åpne beløpet på fakturaen og statusen til fakturaen er Delvis betalt til det åpne beløpet er null, og da blir statusen til fakturaen Betalt et annet sted.
Når kredittkortbetalingen synes på kontoutskriften, går man til regnskapssiden for kontoutskriften for å endre konteringen av betalingen, som er Pengeoverføringer og avstemminger som standard, og Fordringer fra kredittkortsalg som konto.