I Procountor har fakturaenes og bilagenes status stor betydning. Disse påvirker hvilke bilag som kan redigeres og hvordan de blir presentert i rapporter og i omsetningsoppgaven. Status kan brukes som søkekriterium i mange visninger, f.eks. under Søk bilag.
Salgsfakturaens statuser
Statuser i tidsrekkefølge
▪ Ikke lagret.
▪ Ikke avsluttet (kan annulleres).
▪ Ikke sendt (kan annulleres dersom Sendes ikke er merket som fakturakanal, status Godkjent blir brukt).
▪ Annullert.
▪ Sendt (kan ikke annulleres).
▪ Delvis betalt (kan ikke annulleres).
▪ Betalt eller Betalt et annet sted (kan ikke annulleres).
Beskrivelse av statuser
Ikke lagret.
Bilaget er ikke lagret før det lagres for første gang.
Ikke avsluttet
En salgsfaktura med status Ikke avsluttet kan kompletteres, endres og annulleres. Det er ikke mulig å matche innbetalinger mot en salgsfaktura med status Ikke avsluttet, og fakturaen kan heller ikke sendes. En Ikke avsluttet faktura blir ikke inkludert i rapportering i samsvar med regnskapsloven, og heller ikke på på oppgaver som gjelder arbeidsgiveravgift. Den blir tatt hensyn til ved rapportering der man velger å inkludere alle transaksjoner.
Ikke sendt (Godkjent, når fakturakanal er Sendes ikke)
Salgsfakturaen får status Godkjent, dersom dens fakturakanal er Sendes ikke og fakturaen godkjennes. Fakturaen kan gjenopprettes til status Ikke avsluttet ved å klikke Rediger/Gjenopprett. Dersom salgsfakturaens fakturakanal er Post, e-post eller eFaktura, kan man gjenopprette fakturaen til status Ikke avsluttet, via Spesialtilfeller. Fakturaen påvirker både resultat og merverdiavgiftberegning.
Sendt
Fakturaer som er sendt, kan ikke lenger endres eller annulleres. Fakturaens regnskaps- og dimensjonssider kan vedlikeholdes, dvs. konteringer kan endres og det er mulig å foreta dimensjoneringer.
Delvis betalt
En faktura får status Delvis betalt om det er innbetalt et beløp (som er matchet mot fakturaen) som ikke tilsvarer totalsummen som står på fakturaen. En faktura kan få status Delvis betalt både om det er overbetalt eller underbetalt inn et beløp som matches mot fakturaen. Etter at fakturaen har blitt betalt med tilsvarende verdi som totalsummen på fakturaen, blir dens status endret til Betalt.
Betalt
En innbetaling for fakturaen har blitt automatisk oppdatert automatisk ved hjelp av matching av innbetalinger som registreres på fakturaen.
Betalt et annet sted
Fakturaen blir merket som betalt et annet sted via Spesialtilfeller. Slik merking er nødvendig når fakturaen har blitt betalt uten KID, med betalingskort eller kontanter. Denne status brukes også ved kvittering av en debet- og kreditnota som betalt, eller når en faktura kvitteres mot en leverandørfaktura eller registreres som kredittap. Dersom kundereskontro håndteres utenfor Procountor, må fakturaene også merkes som Betalt et annet sted. Betalt et annet sted-merket kan slettes via Spesialtilfeller.
Annullert
Det er gjort feil ved fakturaen og den har blitt merket som annullert. Fakturaen med en slik status inneholder ingen bokføringer. Fakturaen kan ses i programmet og kan kopieres for å lage en ny faktura. Den blir inkludert i Søke bilag og rapporteringer kun dersom brukeren angir at søkekriteriene skal inkludere denne status.
Statuser på leverandørfakturaer, reise og utleggsregninger
Statuser i tidsrekkefølge
▪ Ikke lagret
▪ Mottatt
▪ Ikke avsluttet
▪ Attestert (kan annulleres, tas ikke hensyn til ved rapportering i samsvar med regnskaploven, og heller ikke ved merverdiavgiftsberegning, kan gjenopprettes til status Ikke avsluttet)
▪ Sperret for utbetaling (kan annulleres, attesteres, godkjennes eller gjenopprettes til status Godkjent, tas hensyn til ved
rapportering i samsvar med regnskapsloven og ved merverdiavgiftsberegning)
▪ Annullert (status kan ikke endres)
▪ Godkjent (kan ikke annulleres, tas hensyn til ved rapportering i samsvar med regnskapsloven og ved merverdiavgiftsberegning,
kan gjenopprettes til status Ikke avsluttet)
▪ Avventer overføring til bank (kan gjenopprettes til status Godkjent)
▪ Overført til bank (kan gjenopprettes til status Godkjent)
▪ Delvis betalt (kan gjenopprettes til status Godkjent, dersom funksjonen Betalt et annet sted har blitt brukt)
▪ Betalt (status kan ikke endres ) eller Betal et annet sted (kan gjenopprettes til status Godkjent)
Beskrivelse av statuser
Ikke lagret
Bilaget er ikke lagret før det lagres for første gang.
Mottatt
Leverandørfaktura har blitt mottatt av programmet som eFaktura eller via skanningtjenesten. Dersom man på reise- eller utleggsregning har valgt Merk som ferdig, blir fakturaens status endret til Mottatt. Ved å klikke Merk som ferdig får man åpnet vinduet Bekreft sending på rundgang, som gjør det mulig å velge om man ønsker å sende faktura på rundgang eller ikke (alternativene Ja eller Kanseller). Status på denne fakturaen tilsvarer Ikke avsluttet, akkurat som om man hadde registrert fakturaens status selv. Fakturaen må godkjennes separat (Søke bilag og Attestasjon) eller overføres direkte til utbetaling som andre leverandørfakturaer. Fakturaer med status Mottatt vil ikke bli inkludert i rapportering i samsvar med regnskapsloven og heller ikke i merverdiavgiftsberegning. Den blir tatt hensyn til ved rapportering der man velger å inkludere alle transaksjoner.
Ikke avsluttet
En salgsfaktura med status Ikke avsluttet kan kompletteres, endres og annulleres. Ved redigering av leverandørfakturaen slettes eventuelle endringer i bokføring og konteringene gjøres på nytt basert på standardinnstillinger. En Ikke avsluttet faktura blir ikke inkludert i rapportering i samsvar med regnskapsloven, og heller ikke på på oppgaver som gjelder arbeidsgiveravgift. Den blir tatt hensyn til ved rapportering der man velger å inkludere alle transaksjoner.
Attestert
Bedriften kan bli enig om en praksis at fakturaer må attesteres før godkjenning og utbetaling. I mindre bedrifter er denne funksjonen ofte unødvendig. En attestert faktura kan sammenlignes med en ikke avsluttet faktura, og den blir ikke inkludert i rapportering i samsvar med regnskapsloven, og heller ikke i omsetningsoppgaven. Den blir tatt hensyn til ved rapportering som inkluderer alle transaksjoner og alle transaksjoner i reskontroen.
Sperret for utbetaling
Når en faktura inntil videre ikke blir betalt pga. reklamasjon eller annen grunn, kan man merke den som sperret for utbetaling. Fakturaen blir imidlertid tatt hensyn til ved rapportering i samsvar med regnskapsloven og merverdiavgiftsberegning som et fradragsberettiget innkjøp. Når man ønsker å kansellere sperringen, bør fakturaen først gjenopprettes til status Godkjent i visningen Kontrollering og deretter gjenopprette fakturaens status til Ikke avsluttet, f.eks. i visningen Faktura og Rediger/Gjenopprett. Om man ønsker deretter også annullere fakturaen, kan man gjøre det ved å klikke Avvik og velge deretter Annuller.
Annullert
Det er gjort feil ved fakturaen og den har blitt merket som annullert. Fakturaen inneholder ingen bokføringer. Fakturaen kan ses i programmet og kan kopieres for å lage en ny faktura. Den blir inkludert i Søke bilag og rapporteringer kun dersom brukeren angir at søkekriteriene skal inkludere denne status.
Godkjent
Bedriften kan bli enig om en praksis at fakturaene må godkjennes før utbetaling. I mindre bedrifter er denne funksjonen ofte unødvendig og fakturaene kan merkes som ferdig for utbetaling med en gang. Det er imidlertid mulig å bruke Godkjent-status når det er en midlertidig mangel på penger for å dekke utbetalingen, men fakturaen må imidlertid tas hensyn til ved rapportering og merverdiavgiftsberegning som et fradragsberettiget innkjøp. Dersom det er fremdeles behov for å redigere eller annullere en leverandørfaktura etter godkjenning, kan man endre leverandørfakturaens status fra Godkjent til Ikke avsluttet ved å klikke Søke bilag og Attestasjon.
Betalt
En innbetaling for fakturaen har blitt automatisk oppdatert automatisk ved hjelp av matching av innbetalinger som registreres på fakturaen.
Betalt et annet sted
Fakturaen har blitt merket som betalt et annet sted. Merkingen foretas når fakturaen har blitt betalt utenfor Procountor, f.eks. ved å benytte en annen betalingsformidlingstjeneste som banken tilbyr, eller ved hjelp av et betalingskort eller med kontanter. Statusen brukes også når en debet- og kreditnota skal kvitteres som betalt eller når en faktura skal kvitteres som betalt mot en salgsfaktura. Merkingen Betalt et annet sted brukes også når en faktura registreres som et bilag som ikke skal bokføres etter at fakturaen ikke lenger kan annulleres. I en slik situasjon må regnskapskontoer endres slik at fakturaen ikke påvirker bokføringen.
Avventer overføring til bank
En person som har rett til å utbetale fakturaer, kan overføre fakturaen automatisk for utbetaling på forfallsdato eller endre utbetalingsdato samtidig. Utbetaling kan foretas på fakturaer med status Ikke avsluttet, Mottatt, Attestert, Godkjent eller Delvis betalt avhengig av hvordan sirkuleringen av bedriftens fakturaer er gjennomført. Bilaget venter på overføring til bank fram til kjøringen i banken på betalingsdatoen foretas.
Overført til bank
En faktura til betaling er automatisk overført til banken for betaling på betalingsdatoen. Statusen endres automatisk til Betalt etter at den betalte fakturaen er på kontoutskriften. Hvis det ved utbetalingen er observert en feil i banken (for eksempel at det ikke er penger på kontoen for betaling) eller det er gjort en endring (for eksempel mottakers konto er endret i banken), endres ikke statusen. Hvis man ønsker å sette fakturaen på nytt til betaling, må den tilbakeføres til den tidligere statusen. Brukeren må visuelt sjekke at betalingen har skjedd på kontoutskriften. Hvis betalingen virkelig er gjort, kan man på siden Matching endre fakturaens status til Betalt.
Se her nærmere hvordan man skal gå fram når man ønsker å kansellere statusen Avventer overføring til bank eller Overført til bank.
Delvis betalt
Det er bare betalt en del av en leverandørfaktura og delbetalingen er oppdatert automatisk ved hjelp av kontoutskriften som er mottatt fra banken.. Etter at fakturaen har blitt betalt, blir dens status endret til Betalt.
Journalbilagets statuser
Statuser i tidsrekkefølge
▪ Ikke lagret
▪ Ikke avsluttet
▪ Annullert
▪ Godkjent (kan ikke annulleres, tas hensyn til i rapporteringen og merverdiavgiftsberegningen i samsvar med regnskapsloven)
Beskrivelse av statuser
Ikke lagret
Bilaget er ikke lagret før det lagres for første gang.
Ikke avsluttet
En journal med status Ikke avsluttet kan kompletteres, endres og annulleres. Ved redigering av en journal slettes eventuelle endringer i bokføringene og de må gjøres på nytt . En ikke avsluttet journal tas ikke med verken i rapporteringen i henhold til regnskapsloven eller i merverdioppgaven. Den blir tatt hensyn til i rapporteringen når man velger å inkludere alle transaksjoner.
Annullert
En journal er feilaktig utført og den har blitt merket som annullert. Journalen har ingen bokføringer. En annullert journal kan vises i programmet og det kan lages en ny journal ved å kopiere denne. Den blir inkludert i Søk bilag og rapporteringer kun dersom brukeren ønsker å se de annullerte transaksjonene.
Godkjent
Journalene må godkjennes separat. Når man på journalen klikker Godkjenn, blir den endret til godkjent. En godkjent journal kan ikke annulleres og den tas hensyn til i rapporteringen og merverdiavgiftsberegningen i samsvar med regnskapsloven. Det er mulig å redigere konteringer i en godkjent journal.
Salgsordrens (og tilbudets) status
Ordrene er ikke regnet som en forretningstransaksjon og de blir ikke i noen status for bilaget med i for eksempel mva-beregningen.
Statuser i tidsrekkefølge
▪ Ikke lagret
▪ Ikke avsluttet
▪ Ikke sendt (hvis det som fakturakanal er registrert "Sendes ikke", brukes status Godkjent)
▪ Sendt
▪ Annullert
▪ Fakturert (kopiert som salgsfaktura)
Beskrivelse av statuser
Ikke lagret
Bilaget forblir ikke lagret til det lagres for første gang.
Ikke avsluttet
En ikke avsluttet salgsordre kan kompletteres, endres og annulleres samt at den kan endres eller kopieres som faktura. En ikke avsluttet salgsordre kan ikke sendes.
Ikke sendt (Godkjent hvis kanalen er Sendes ikke)
En ikke sendt salgsordre kan kompletteres, endres og annulleres samt at den kan endres eller kopieres som faktura. En ikke sendt salgsordre kan sendes. En godkjent ordre med fakturakanal Sendes ikke kan ikke tilbakeføres til Ikke avsluttet.
Sendt
En sendt salgsordre kan kompletteres, endres og annulleres samt at den kan endres eller kopieres som faktura. En sendt salgsordre kan ikke sendes på nytt.
Annullert
En salgsordre er feilaktig utført eller den har ikke resultert i salg, og derfor er den registrert som annullert. En annullert salgsordre har ingen bokføringer. En salgsordre kan vises i programmet og det kan lages en ny salgsordre eller en faktura ved å kopiere denne. Den blir inkludert i Søk bilag og rapporteringer kun dersom brukeren ønsker å se de annullerte transaksjonene.
Fakturert
Salgsordren er kopiert som faktura. Den har ingen bokføringer og den kan heller ikke redigeres.
Innkjøpsordrens statuser
Ordrene er ikke regnet som en forretningstransaksjon og de blir ikke i noen status for bilaget med i for eksempel mva-beregningen.
Statuser i tidsrekkefølge
▪ Ikke lagret.
▪ Ikke avsluttet.
▪ Ikke sendt (hvis det som fakturakanal er registrert “Sendes ikke”, brukes status Godkjent).
▪ Sendt (kan ikke tilbakeføres til status Ikke avsluttet).
▪ Annullert.
▪ Fakturert (kopiert som leverandørfaktura eller matchet mot leverandørfaktura).
Beskrivelse av statuser
Ikke lagret.
Bilaget er ikke lagret før det lagres for første gang.
Ikke avsluttet
En ikke avsluttet innkjøpsordre kan kompletteres, endres og annulleres samt at den kan endres til en faktura. En ikke avsluttet innkjøpsordre kan ikke sendes.
Ikke sendt (Godkjent hvis kanalen er Sendes ikke)
En ikke sendt innkjøpsordre kan endres til en faktura. En ikke sendt innkjøpsordre kan sendes. En godkjent ordre med fakturakanal Sendes ikke kan ikke tilbakeføres til Ikke avsluttet.
Sendt
En sendt innkjøpsordre kan endres til en faktura. En sendt innkjøpsordre kan sendes på nytt.
Annullert
En innkjøpsordre er feilaktig utført og den har blitt registrert som annullert. En annullert innkjøpsordre har ingen bokføringer. En innkjøpsordre kan vises i programmet og det kan lages en ny innkjøpsordre eller en faktura ved å kopiere denne. Den blir inkludert i Søk bilag og rapporteringer kun dersom brukeren ønsker å se de annullerte transaksjonene.
Fakturert
Innkjøpsordren er kopiert til en Leverandørfaktura eller matchet mot Leverandørfaktura. Den har ingen bokføringer og den kan heller ikke redigeres.