Procountorin ay-jäsenmaksutoiminnallisuus julkaistaan viidessä osassa. Myöhemmissä päivityksissä julkaistaan prosenttiperusteinen jäsenmaksu ja sen periminen, jäsenmaksujen tilitys sekä jäsenmaksuraportti.
Luo uusi tai muokkaa ammattiyhdistyksen tietoja
Ammattiyhdistyksen luominen aloitetaan Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Ammattiyhdistys, klikkaamalla painiketta Luo uusi ammattiyhdistys.
Uuden ammattiyhdistyksen luomiseen ja tietojen muokkaamiseen, tulee käyttäjällä olla kaikki oikeudet Toimittajarekisteriin sekä Palkanlaskentaan (kaikki toiminnot).
Ammattiyhdistyksen luominen aloitetaan Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Ammattiyhdistys.
Valitse tai luo uusi ammattiyhdistys -alasvetovalikosta valitaan Luo uusi ammattiyhdistys, ja annetaan sille nimi.
Perustiedot
Osiossa annetaan IBAN- ja BIC-kenttiin ammattiyhdistyksen tilinumero sekä BIC-koodi.
Vapaaehtoisia täydennettäviä tietoja ovat Y-tunnus, Ammattiyhdistyksen numero sekä Ammattiyhdistyksen osasto -kenttä.
Ammattiyhdistykselle voi antaa vain yhden tilinumeron.
Ammattiyhdistyksiä ei voi linkittää keskenään.
Jäsenmaksun laskenta
Osiossa voi määritellä jäsenmaksulle kiinteän euromääräisen kuukausimaksun.
Maksurajat per palkansaaja
Osiossa määritellään pienin ja suurin työntekijäkohtainen vuositasolla perittävä jäsenmaksun summa.
Yritystason viitenumerot
Valitulle vuodelle voi antaa joko kuukausitason viitenumerot, tai vuositason viitenumeron.
Viitekoodin valinta
Valinnalla määritellään, minkä päivämäärän perusteella viitenumero valitaan yritystason viitenumeroista ostolaskulle; palkkojen maksupäivän (Palkkapäivä) vai palkanmaksukauden loppupäivän perusteella (Laskelman palkanmaksukauden loppupäivä).
Oikaisuhistoria
Oikaisuhistoriaan tallentuu tieto käyttäjästä, joka on muokannut ammattiyhdistykselle tallennettua tilinumeroa.
Ammattiyhdistyksen luominen muodostaa automaattisesti toimittajan toimittajarekisteriin. Ammattiyhdistyksen tilinumeroa ja nimeä voi muokata joko Ammattiyhdistys-näkymällä, tai toimittajarekisterin kautta. Muokattu nimi ja tilinumero päivittyvät näkymältä toiselle.
Ammattiyhdistyksen lisääminen palkansaajalle
- Palkansaajan Palkkatiedot -näkymällä voidaan Ammattiyhdistys -osiossa Lisää ammattiyhdistys painikkeella lisätä ammattiyhdistys. Rivin Ammattiyhdistys -alasvetovalikosta valitaan haluttu ammattiyhdistys.
- Jos ammattiyhdistykselle oli luomisvaiheessa annettu osastonumero, voi sitä tarvittaessa muokata Ammattiyhdistyksen osasto -kenttään.
- Jos jäsennumero on tiedossa, voi sen syöttää Jäsennumero-kenttään.
- Jäsenyyden alkupvm -tieto on pakollinen. Jäsenyyden loppupvm täydennetään jos se on tiedossa. Jos palkansaajalle halutaan lisätä uusi ammattiyhdistys, tulee vanhan jäsenyyden loppupäivämäärän olla annettu.
- Laskentatapa-kentässä näkyvä tieto (kiinteä jäsenmaksu tai manuaalinen) tulee kyseisen ammattiyhdistyksen asetuksista.
- Selite-kenttään kirjoitettu teksti (esimerkiksi tieto työsuhteen päättymisestä) tulee mukaan ay-jäsenmaksuraportille.
-
Uuden palkansaajan palkkatiedot tulee ensin tallentaa, että ay-jäsenmaksupalkkalaji nousee palkkaperusteelle
Ammattiyhdistysasetukset-painikkeella pääsee tarkastelemaan ammattiyhdistysten asetuksia Ammattiyhdistys-näkymällä. Tallenna tehdyt muutokset ennen painikkeen klikkaamista, muutoin ne eivät tallennu.
Jäsenmaksuhistoria-painikkeen taakse voidaan lisätä summa, mikäli henkilöltä on peritty ay-jäsenmaksuja esimerkiksi toisen työnantajan toimesta. Tämän avulla pystytään laskemaan esimerkiksi vuosirajaa, mihin asti ay-jäsenmaksua kerätään. Mikäli automatisoitu ay-jäsenmaksu otetaan käyttöön kesken vuotta ja henkilölle on määritelty maksimivuosiraja (Suurin vuositasolla perittävä summa per työntekijä-tieto Ammattiyhdistyksen asetuksissa), tulee näkymälle merkitä myös toisella palkkalajilla kerätyt ay-jäsenmaksut.
Näkymälle kerätään myös palkkalaskelmat joilla on peritty ay-jäsenmaksuja, jotta pystytään seuraamaan kuukausi- tai vuosirajaa.
Painike on harmaana, jos tietoja ei ole tallennettu tai ammattiyhdistyksellä on käytössä manuaalinen laskentatapa.
Aiemmat tiedot-painike näkyy, mikäli palkansaajalla oli aiempi ammattiyhdistystieto tallennettuna v69 julkaisun aikaan. Voit käyttää näitä tietoja hyväksi luodessasi uutta ammattiyhdistysasetusta ja lisätessäsi sen palkansaajan taakse.
Automaattinen ay-jäsenmaksun laskenta
Uutta automaattista laskentaa käyttävää ammattiyhdistystä lisättäessä järjestelmä tarkistaa, onko palkansaajalla palkkaperusteella käytössä vanha palkkalaji (6040 tai 6041) ja ehdottaa sen poistamista ja korvaamista uudella palkkalajilla6042 Ay-jäsenmaksu, kiinteä (autom. laskenta). Mikäli tässä kohtaa perutaan muutos, vanha palkkalaji tulee poistaa palkkaperusteelta manuaalisesti tai uutta ammattiyhdistystä ei pystytä tallentamaan.
Mikäli vanhan palkkalajin poisto hyväksytään, vanha palkkalaji poistetaan palkkaperusteelta ja tilalle lisätään uusi automaattinen palkkalaji. Huomaathan, että vain yksi ammattiyhdistys voi olla voimassa samaan aikaan.
Tallenna lopuksi muutokset.
Prosenttiperusteinen ay-jäsenmaksun laskenta
Prosenttiperusteista jäsenmaksun laskentaa varten tulee ensin luoda ammattiyhdistys Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Ammattiyhdistys -näkymällä. Valitse jäsenmaksun laskentatavaksi Prosentti, jonka jälkeen voidaan määritellä varsinainen prosenttiluku. *Palkkalajiasetukset* -valikosta valitaan, mistä prosenttiperusteinen ay-jäsenmaksu lasketaan. Vaihtoehtoina ovat Kaikki verotettavat ansiot ja Kaikki verotettavat ansiot paitsi luontoisedut. Palkkalajien muokkaus julkaistaan myöhemmässä päivityksessä.
Prosenttiperusteiselle laskennalle voidaan myös määritellä minimi- ja maksimikuukausirajat.
Kun ammattiyhdistys on luotu, voi sen lisätä palkansaajan palkkatietoihin. Tämä lisää automaattisesti palkansaajan palkkaperusteelle palkkalajin 6043 Ay-jäsenmaksu, prosentti (autom. laskenta).
Palkkalistan ja palkkalaskelman luomisen yhteydessä tarkistetaan palkansaajan voimassaoleva ay-jäsenyys, ja aktiiviseksi asetettua ay-jäsenmaksun prosenttiperusteista laskentaa.
Manuaalinen ay-jäsenmaksun laskenta
Manuaalista ay-jäsenmaksua varten toimittaja luodaan samalla tavalla kuin automatisoituakin laskentaa varten. Merkitsethän Asetusten laskentatapa -lisäkenttään käyttämäsi laskentatavan, jotta voimme käyttää tätä tietoa hyväksi jatkokehitystä varten.
Ammattiyhdistys jolle on määritelty manuaalinen laskenta, voidaan valita palkansaajan taakse samalla tavalla kuin automatisoitukin, mutta käyttäjän tulee syöttää ay-jäsenmaksun palkkalaji (6040 tai 6041) manuaalisesti palkkaperusteelle.
Jos ammattiyhdistys vaihdetaan ja laskentatapa vaihtuu kiinteästä manuaaliseksi, tulee huomioida että manuaalisen laskennan palkkalajeja (6040 tai 6041) ei voi lisätä palkkaperusteelle ennen kuin sinä päivänä, kun ammattiyhdistysasetus astuu voimaan. Palkkaperusteella ei voi olla samanaikaisesti automaattisen laskennan palkkalajia 6042 ja manuaalisen laskennan palkkalajeja. Jos laskentapa vaihtuu manuaaliseksi esimerkiksi 1.12. ja ammattiyhdistysmuutos tehdään palkansaajan asetuksiin 18.11., tulee manuaalisen laskennan palkkalaji käydä lisäämässä käsin palkkaperusteelle 1.12.
Ammattiyhdistyksen poistaminen
Ammattiyhdistys voidaan poistaa kokonaan, mikäli sitä ei ole käytetty palkkalaskelmilla. Kun ammattiyhdistyksen asetuksia on käytetty palkkalaskelmissa, jäsenyys päätetään täyttämällä Jäsenyyden loppupvm. Palkkalajia ei näy palkkaperusteella loppupäivän jälkeen. Palkkalaskelmille palkkalaji ei tule mikäli maksupäivä tai palkkakauden viimeinen päivä on jäsenyyden loppupäivän jälkeen.
Palkkalistaa luodessa tarkistetaan valituilta palkansaajilta voimassaoleva ammattiyhdistys, ja lisätään palkkalaji palkkaperusteen perusteella laskelmalle. Palkkalaskelmia luodessa tarkistetaan onko aiemmin saman kuukauden aikana jo peritty kiinteä ay-jäsenmaksu kokonaisuudessaan ja mikäli ei, peritään puuttuva osa. Mikäli koko summa on jo peritty, palkkalaji kuitenkin löytyy palkkalaskelmalta, mutta perittävä summa on nolla ja lisätiedoissa kerrotaan, että kuukausiraja on jo saavutettu.
Samoin tarkastellaan mahdollista määriteltyä maksimivuosirajaa. Mikäli raja on tullut täyteen, palkkalaji löytyy edelleen laskelmalta, mutta summa on joko maksimirajaan asti mahdollisesti peritty summa tai nolla, ja palkkalajin lisätiedoissa kerrotaan että vuosiraja on saavutettu.
Huomaathan, että liiton asetuksissa olevaan minimivuosirajaa (Pienin vuositasolla perittävä summa per työntekijä) ei Procountorin toimesta seurata, kyseessä on vain infokenttä.
Tallennus-tuoteversiot ja ay-jäsenmaksu
Koska Tallennus Kevyt ja Perus -tuoteversioissa ei ole toimittajarekisteriä, automaattista ay-jäsenmaksutoimintoa ei pystytä näissä versioissa käyttämään, vaan jatkossa tulisi käyttää palkansaajan palkkojen perustiedoista löytyvää Muistiinpano-kenttää. Kentässä voidaan manuaalisesti ylläpitää tietoa palkansaajan ay-jäsenmaksuista.