Työajanlyhennysvapaa on uusi ominaisuus. Työajanlyhennysvapaiden laskenta tapahtuu automaattisesti palkkalaskelmilta palkansaajalle asetettujen asetuksien mukaisesti. Työajanlyhennysvapaalaskentaa varten on mahdollista muodostaa monia erilaisia työehtosopimusten mukaisia asetuksia. Työajanlyhennysvapaalaskenta on oletuksena poissa päältä ja se pitää ottaa erikseen käyttöön yrityksen käyttöaseuksissa.
Pikaopas työajanlyhennysvapaalaskennan käyttöönottoa varten
Ensimmäiseksi työajanlyhennysvapaalaskenta tulee ottaa käyttöön yritykselle Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Työaikalaskennat > Ota työajanlyhennysvapaalaskenta käyttöön.
Käyttöönoton jälkeen on mahdollista luoda työajanlyhennysvapaalaskentaa varten asetukset Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Työajanlyhennysvapaa asetukset -näkymällä.
Asetuksien luomisen jälkeen asetus tulee asettaa palkansaajille Palkat > Palkansaajarekisteri > Työaikalaskennat > Työaikalaskennat > Työajanlyhennysvapaa -näkymällä.
Ensimmäistä kertaa tullessa Työaikalaskennat -näkymälle Työajanlyhennysvapaalaskennan ollessa käytössä avautuu ponnahdusikkuna, jossa voi helposti asettaa haluamansa asetuksen palkansaajalle. Työajanlyhennysvapaalaskennan aloituspäivä on esitäytetty kuluvalla päivällä eikä sitä tarvitse vaihtaa, ellei sitten halua automaattisen laskennan alkavan vasta tulevaisuudessa.
Automaattista työajanlyhennysvapaalaskentaa ei tehdä takautuvasti, mutta on mahdollista laittaa jo ansaitut maksamattomat työajanlyhennysvapaat Jäljellä olevat työajanlyhennysvapaa tunnit/päivät sarakkeeseen tai vaihtoehtoisesti voi laittaa kumulatiiviset työtunnit/työpäivät kohtaan aikaisemmat tunnit/työpäivät ja niistä ohjelma laskee sitten ansaittuihin työajanlyhennysvapaa tunteihin/päiviin asetuksen mukaisesti aikaisemmin ansaitut vapaat sekä lisää tuloksen myös jäljellä oleviin työajanlyhennysvapaa tunnit/päivät sarakkeeseen.
Työajanlyhennysvapaiden maksaminen tulee seuraavassa julkaisussa ja myöhemmin syksyllä on tarkoitus julkaista raportti sekä käyttöparannuksia nykyiseen työajanlyhennysvapaalaskentaan.
Käyttöasetukset -Työaikalaskennat
Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Ota työajanvapaalaskenta käyttöön
- Asetus on oletuksena pois päältä. Ottamalla asetus käyttöön yrityksen on mahdollista alkaa käyttämään työajanlyhennysvapaalaskentaa.
Työajanlyhennysvapaa asetukset -näkymä
Asetukset voi luoda Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Työajanlyhennysvapaa asetukset -näkymällä.
Asetuksen nimi
Valitse asetus
- Valitse jo luotu asetus pudotusvalikosta.
Asetuksen nimi
- Luo uusi asetus lisäämällä asetuksen nimi (nimen pitää olla uniikki) ja valitsemalla asetuksen muut kohdat käytettävän työehtosopimuksen mukaisesti.
Asetukset
Työajanlyhennysvapaiden ansainta tunteina/päivinä
Työajanlyhennysvapaalaskenta tukee peruspalkkatyyppejä Tuntipalkka sekä Kuukausipalkka.
- Ansaintatapa määrittää mistä työajanlyhennysvapaa lasketaan (tunneista vai päivistä)
- Käyttötapa määrittää minä työajanlyhennysvapaa ansaitaan (tunteina vai päivinä)
Ansaintatapa
- Tunnit, ansainta (kumulatiiviset työtunnit) lasketaan palkkalaskelmien palkkalajien tuntiarvoista
- Päivät, ansainta (kumulatiiviset työpäivät) lasketaan palkkalaskelman Työpäivät työajanlyhennysvapaalaskentaa varten -kentästä
Käyttötapa
- Tunnit (Ansaitut työajanlyhennysvapaat ovat tunteja)
- Päivät (Ansaitut työajanlyhennysvapaat ovat päiviä)
Ansaintasääntö
- Ansaintataulukko
- Taulukkkoon voi määritellä minimi määrä tunteja/päiviä joilla ansaitsee tietyn määrän työajanlyhennysvapaa tunteja/päiviä
- Taulukkoon on mahdollista laittaa eri luvut eri vuosille. Jos luvut ovat samat vuodesta riippumatta ei uusille vuosille tarvitse täyttää lukuja, vaan ne kopioituu uuden vuoden ensimmäisten palkkalaskelmien teon yhteydessä
- Vähintään yksi rivi on täytettävä joko nykyiseltä tai seuraavalta vuodelta
- Työpäiväjakaja
- Valittaessa myös Jakaja -sarake pitää täyttää
- Maksimi päivät voi täyttää haluttaessa, jos ansaitulle työajanlyhennysvapaapäiville on olemassa maksimimäärä
- Voidaan käyttää vain jos Ansaintatapaan on valittu Päivät
- Laskentakaava: Ansaitut työajanlyhennysvapaat lasketaan jakamalla kumulatiiviset työpäivät jakajalla
- Maksimi päivät -kentän luku rajoittaa ansaitut työajanlyhennysvapaapäivät olemaan maksimissaan luvun arvo
- Tunnit, jotka oikeuttavat vapaapäivään
- Valittaessa myös Tunnit -sarake pitää täyttäää
- Laskentakaava: Kumulatiiviset tunnit jaetaan Tunnit -sarakkeeseen laitetulla luvulla
- Voidaan käyttää vain jos Ansaintatapaan on valittu Tunnit
- Maksimi päivät -kentän luku rajoittaa ansaitut työajanlyhennysvapaapäivät olemaan maksimissaan luvun arvo
Työajanlyhennysvapaiden maksaminen
Maksutapa-asetuksen pystyy määrittelemään tällä hetkellä. Itse maksatus tulee myöhemmässä versiopäivityksessä.
- Keskituntiansio (KTA)
- Näyttää Työaikalaskennat näkymällä kuluvan keskituntiarvon
- Maksettaessa työajanlyhennysvapaita ohjelma käyttää maksupäivän mukaista keskituntiansion arvoa
- Tuntipalkka
- Arvo otetaan Palkkatiedot -näkymän peruspalkka kohdasta
- Jos peruspalkka muutetaan tuntipalkasta kuukausipalkkaan, eikä työajanlyhennysvapaa asetusta muuteta, ohjelma tallentaa vanhan peruspalkan Työaikalaskennat näkymälle
- Kuukausittain
- Arvo otetaan Palkkatiedot -näkymän peruspalkka kohdasta
- Valittaessa myös Kuukausipalkan jakaja -sarake tulee täyttää
- Laskentakaava: Kuukausipalkka jaetaan Kuukausipalkan jakaja -sarakkeessa olevalla luvulla
- Jos peruspalkka muutetaan tuntipalkasta kuukausipalkkaan, eikä työajanlyhennysvapaa asetusta muuteta, ohjelma tallentaa vanhan peruspalkan Työaikalaskennat näkymälle
Päivittäiset työtunnit
- Tällä arvolla muutetaan päivät tunneiksi ja tunnit päiväksi. Tulee täyttää, jos Käyttötapa ja maksutapa eivät ole samaa yksikköä. Esim. jos käyttötapa on tunteja ja maksutapana on kuukausittainen tai jos käyttötapa on päiviä ja maksutapana on keskituntiansio.
Palkkalajit, joista kumulatiiviset työtunnit lasketaan
Kun Ansaintatavaksi on valittu tunnit, pitää määritellä mistä palkkalajeista kumulatiiviset työtunnit lasketaan palkkalaskelmilta. Vähintään yksi palkkalaji on valittava tähän asetukseen.
Hae palkkalaji
- Avaa uuden näkymän, jossa palkkalajeja voi hakea haluamallaan tavalla ja lisätä ne asetuksiin Lisää palkkalajit -painikkeella
Poista rivi
- Halutessasi poistaa palkkalajin asetuksista, ole hyvä ja valitse palkkalaji ja paina Poista rivi -painiketta
Työaikalaskennat - Työajanlyhennysvapaa
Palkat > Palkansaajarekisteri > Valitse palkansaaja > Työaikalaskennat
Työajanlyhennysvapaa asetukset laitetaan palkansaajille Työaikalaskennat -näkymällä. Työajanlyhennysvapaalaskenta löytyy Keskituntiansion alapuolelta, jos yrityksellä on keskituntiansio -ominaisuus käytössä.
Työajanlyhennysvapaa
Tultaessa näkymälle ensimmäistä kertaa (pop up)
Valitse työajanlyhennysvapaa asetus
- Työajanlyhennysvapaalaskennan aloituspäivä on esitäytetty nykyisellä päivällä
- Vuosi
- Vuosi, jolle asetus laitetaan
- Valitse asetus (Asetuksen maksutapa tulisi tukea palkansaajan peruspalkkaa Palkkatiedot näkymällä, paitsi jos maksutapa on keskituntiansio, jolloin peruspalkalla ei ole väliä)
Työajanlyhennysvapaalaskennan aloituspäivä
- Päivä, josta lähtien automaattinen työajanlyhennysvapaalaskenta alkaa. Päivä on esitäytetty kuluvalla päivällä eikä sitä tarvitse vaihtaa ellei sitten haluta, että automaattinen laskenta alkaa vasta myöhemmin.
Kaikki yhteensä
Kaikki työajanlyhennysvapaa tunnit yhteensä
- Näyttää kaikki jäljellä olevat työajanlyhennysvapaa tunnit kaikilta vuosilta
Kaikki työajanlyhennysvapaa päivät yhteensä
- Näyttää kaikki jäljellä olevat työajanlyhennysvapaa päivät kaikilta vuosilta
Kaikki työajanlyhennysvapaa palkka yhteensä
- Näyttää kaiken jäljellä olevan työajanlyhennysvapaa palkan kaikilta vuosilta
Vuosi
- Asetukset laitetaan palkansaajille vuosittain
- Kuluvan vuoden asetukset kopoidaan uudelle vuodelle vuoden ensimmäisen palkkalaskelman luomisen yhteydessä
Asetuksen nimi
- Näyttää työajanlyhennysvapaalaskennan asetuksen, jonka mukaan palkansaajan työajanlyhennysvapaalaskenta tapahtuu
Vaihda asetus ja luo uusi aikajakso
- Vaihda asetus ja luo uusi aikajakso. Valitse uusi asetus-alasvetovalikosta valitaan haluttu asetus. Asetus ei voi olla sama kuin mikä henkilöllä on käytössä. Asetus on mahdollista laittaa alkamaan tai lopettaa tietyllä päivämäärällä. Asetuksen vaihto luo uuden ajanjakson, joka on myös valittavissa kun työajanlyhennysvapaata maksetaan.
- Muuta käyttämätön asetus ja aloituspäivämäärä. Jos asetusta ei ole vielä käytetty palkkalaskelmalla, on mahdollista muuttaa asetus toiseksi
Vanha peruspalkka
- näkyvissä vain, jos peruspalkka on muutettu kuukausi - tuntipalkka tai tuntipalkka - kuukausi
Kumulatiiviset
Työpäivät
- Näyttää kumulatiiviset työpäivät. Muokattava kenttä. Kumulatiiviset työpäivät lasketaan palkkalaskelman uudesta Työpäivät työajanlyhennysvapaalaskentaa varten -kentästä
Työtunnit
- Näyttää kumulatiiviset työtunnit. Muokattava kenttä. Kumulatiiviset työtunnit lasketaan palkkalaskelman palkkalajeista, jotka on määritelty Työajanlyhennysvapaa asetuksissa
Ansaitut työajanlyhennysvapaa päivät
- Näyttää ansaitut työajanlyhennysvapaa päivät
Ansaitut työajanlyhennysvapaa tunnit
- Näyttää ansaitut työajanlyhennysvapaa tunnit
Jäljellä olevat
Jäljellä olevat työajanlyhennysvapaa päivät
- Näyttää valitun vuoden jäljellä olevat työajanlyhennysvapaa päivät
Jäljellä olevat työajanlyhennysvapaa tunnit
- Näyttää valitun vuoden jäljellä olevat työajanlyhennysvapaa tunnit
Jäljellä oleva työajanlyhennysvapaa palkka
- Näyttää valitun vuoden jäljellä olevat työajanlyhennysvapaa palkan
Työajanlyhennysvapaa yksikköhinta
- Näyttää yksikköhinnan (joko tunti tai päivä) mitä käytetään maksettaessa työajanlyhennysvapaa
Peruspalkan vaihto kuukausi ja tuntipalkan välillä
Jos palkansaajan peruspalkka muutetaan kuukausipalkasta tuntipalkkaan tai toisinpäin työajanlyhennysvapaalaskennan maksutapa ei enää ole välttämättä oikein. Tässä tapauksessa ohjelma tallettaa vanhan peruspalkan Työaikalaskennat näkymälle Vanha peruspalkka -kohtaan ja sitä käytetään maksettaessa työajanlyhennysvapaita. Jos maksutapana on keskituntiansio, ei vanhaa peruspalkkaa talleteta, koska sitä ei tarvita.
Työpäivät työajanlyhennysvapaalaskentaa varten
Kenttä näkyy palkkalaskelmalla ja palkkalistalla työntekijöillä, jos työajanlyhennysvapaalaskennan asetuksissa on valittu päivät ansaintatapaan. Tällä hetkellä kenttä esitäytetään samalla arvolla mikä on palkkalistan Kalent. työpäivät kohdassa.
Jäljellä olevien työajanlyhennysvapaiden näyttäminen palkkalaskelmalla
Jäljellä olevat työajanlyhennysvapaat (tunnit / päivät) saa mukaan palkkalaskelmalle. Toiminto otetaan käyttöön Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Työaikalaskennat, täppäämällä valinnan ”Näytä työajanlyhennysvapaat palkkalaskelmalla (PDF)".
Jäljellä olevat työajanlyhennysvapaat ovat joko tunteja tai päiviä, riippuen henkilölle asetetusta työajanlyhennysvapaa-asetuksesta Työaikalaskennat -näkymällä. Palkkalaskelmalla voi näkyä sekä tunteja että päiviä, jos henkilöllä on erilaiset asetukset eri vuosina, ja myös vanhoja maksamattomia työajanlyhennysvapaita jäljellä.