Toimittajarekisterin päivittäminen
Tarkistathan ensin, että Procountorin käyttöasetuksissa (Hallinta> Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset) on otettu käyttöön asetus Liikekumppanien perustaminen: Perustetaanko uudet asiakkaat ja toimittajat automaattisesti ensimmäisen laskun tallennuksen yhteydessä? Tällöin uusi toimittaja perustetaan automaattisesti toimittajarekisteriin, kun toimittajalta saapuu ensimmäinen lasku Procountoriin.
Suosittelemme päivittämään toimittajarekisterisi tiedot Procountorissa ajan tasalle, niin uusien verkkolaskuosoitteiden ilmoittaminen toimittajille käy vaivattomammin. Hakemalla Procountorista liikekumppaniraportin, voit tarkistaa kerralla toimittajiesi yhteystiedot ja päivittää niitä tarvittaessa, porautumalla raportilta toimittajan perustietoihin. Liikekumppaniraportille pääset ohjelman kohdasta Raportointi> Rekisteriraportit > Liikekumppaniraportti.
Valitse raportin Tulostusmuodoksi Porautuva raportti ja liikekumppanien tyypiksi Toimittajat ja klikkaa Hae liikekumppanit -painiketta. Tämän jälkeen saat listauksen toimittajista ja voit porautua toimittajien tietoihin ja päivittää tarvittaessa yhteystietoja.
Näin saat toimittajiesi yhteystiedot poimittua Procountorista
Toimittajien tiedot kuten sähköpostiosoitteet toimittajailmoituksen lähettämistä varten saat poimittua Procountorista ottamalla toimittajista liikekumppaniraportin.
1. Siirry ohjelmassa kohtaan Raportointi > Rekisteriraportit > Liikekumppaniraportti
2. Määrittele seuraavaksi Hakuehdot
- Valitse raportin Tulostusmuodoksi Excel ja Liikekumppanien tyypiksi Toimittajat.
- Rekisterin tiedot -osiossa poimi raportille esimerkiksi Nimi ja sähköposti -kentät. Suurennuslasia klikkaamalla avautuu valintaikkuna, joka helpottaa kenttien valitsemista. Kun olet valinnut haluamasi kentät raportille, paina Jatka -painiketta.
3. Kun hakuehdot on määritelty, paina Hae liikekumppanit -painiketta.
4. Ohjelma avaa liikekumppaniraportin exceliin. Excelistä voit kopioida toimittajien sähköpostiosoitteet. Kopiointi onnistuu maalaamalla hiirellä toimittajien sähköpostiosoitteet ja painamalla hiiren kakkospainiketta ja valitsemalla Copy/Kopioi. Kun olet lähettämässä sähköpostia, voit siirtää kopioimasi sähköpostiosoitteet vastaanottajiksi klikkaamalla hiiren kakkospainikkeella sähköpostin BCC/piilokopio -kenttää ja valitsemalla Paste/liitä.
Ostojen raportointi
Ostojen raportilta voit tarkistaa keiltä toimittajilta on tullut laskuja lähiajalta, jolloin voit lähettää toimittajailmoituksen juuri näille toimittajille. Pääset ostojen raportille ohjelman kohdasta Raportointi > Ostojen raportointi.
Valitse raportin hakuehdoissa ensin ajanjakso, miltä ajalta haluat tarkastella tietoja. Aikaväliä valittaessa muistathan vielä erikseen painaa Valitse aikaväli- painiketta. Pääset porautumaan raportin tarkempiin tietoihin painamalla raportin oikeasta yläkulmasta Laskuihin- painiketta ja voit siirtää kaikki tiedot Exceliin painamalla Excel -kuvaketta.
Toimittajailmoituksen luominen
Toimittajailmoitusta käytetään uusien verkkolaskuosoitteiden ilmoittamiseen toimittajille eli laskujen lähettäjille. Ilmoitathan uuden osoitteesi laskuttajille vasta sen jälkeen, kun osoite on vaihtunut. Procountorin toimittajailmoitustyökalun ja esitäytetyn toimittajailmoituksen löydät ohjelman kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku – ja skannausosoitteet. Ilmoituksella kerrotaan mihin verkkolasku- ja skannausosoitteisiin toimittajat voivat jatkossa laskuja lähettää.
Toimittajailmoituksen luomista varten tulee käyttäjällä olla kaikki oikeudet yrityksen perustietoihin, sekä vähintään katseluoikeudet toimittajarekisteriin sekä ostolaskujen hakuun.
Toimittajailmoitus luodaan seuraavasti:
- Siirry ohjelmassa kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku – ja skannausosoitteet.
- Valitse Luo toimittajailmoitus. Jos ympäristöön ei ole lisätty verkkolaskuosoitteita, Luo toimittajailmoitus-painike ei ole aktiivinen.
- Toimittajailmoituksen luomisen ensimmäisessä vaiheessa valitaan ne vastaanotto-osoitteet, jotka haluat lisätä ilmoitukselle. Ilmoitukselle voit valita verkkolasku- ja skannauspalvelun osoitteet.
- Jotta toimittajailmoituksen tekeminen olisi mahdollista, tulee ilmoitukselle valita vähintään yksi verkkolaskuosoite. Muiden osoitteiden valitseminen on vapaaehtoista.
- Ilmoituksen esikatselu-vaiheessa voit kopioida toimittajailmoituksen tekstin tai lataa sen Word -tiedostona koneellesi. Voit myös valita ilmoituksen kielen. Vaihtoehtoina ovat suomi, englanti ja ruotsi.
- Kun olet kopioinut toimittajailmoituksen, voit painaa Peruuta -painiketta ja lähettää toimittajailmoituksen omasta sähköpostistasi toimittajillesi. Siirry ohjeeseen tästä.
- Mikäli haluat lähettää toimittajailmoituksen Procountorista hyödyntäen maksullista Joukkokirje -lähetystä, klikkaa Seuraava -painiketta jatkaaksesi. Siirry ohjeeseen tästä.
Toimittajailmoituksen sisältö
Kun ilmoitat laskuttajille uuden Apixin verkkolaskuosoitteesi, on toimittajailmoituksella lisäksi teksti:
Huomioittehan, että mikäli käytössänne on jokin seuraavista operaattoreista verkkolaskun lähettämiseen:
Danske Bank Oyj, Handelsbanken, Paikallisosuuspankit tai Säästöpankit, tulee teidän käyttää Apixin
verkkolaskuosoitteenamme seuraavaa osoitetta:
Verkkolaskuosoite: 003723327487
Operaattoritunnus: DABAFIHH
Apixilla ei ole tällä hetkellä yhdysliikennesopimusta seuraavien pankkien kanssa:
-
- Handelsbanken
- Paikallisosuuspankit
Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli laskuttajan oma operaattori on jokin näistä pankeista, tulee hänen käyttää laskusi verkkolaskuosoitteena Apixin operaattoritunnusta 003723327487 ja välittäjätunnuksena aina vakiona DABAFIHH. Apix tunnistaa y-tunnuksen perusteella laskun oikean vastaanottajan ja ohjaa sen eteenpäin sinulle.
Mikäli käytössäsi on Apixin Skannauspalvelu ja ilmoitat toimittajailmoituksella sähköpostiskannauksen osoitteesi, toimittajailmoitukselle tulee teksti, jossa kerrotaan mitä laskuttajan pitää huomioida lähettäessään laskuja sähköpostiskannaukseen:
Lähetettävä lasku tulee olla sähköpostin liitteenä PDF-tiedostona ja yhdellä sähköpostilla ja sen liitteissä saa olla vain yksi lasku. Jos sähköposti sisältää muita liitetiedostoja, lisätään ne laskun liitteiksi. Liitetiedostojen maksimikoko on 2 mb. Lähetyksen jälkeen palvelusta tulee joko hyväksyntä- tai hylkäysilmoitus sähköpostilla lähetysosoitteeseen 15 minuutin kuluessa lähetyksestä.
Toimittajailmoituksen lähettäminen
Toimittajailmoituksen voi lähettää kahdella eri tavalla.
Vaihtoehto 1. Lataa toimittajailmoituspohja ohjelman kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku – ja skannausosoitteet ja tämän jälkeen siirry omaan sähköpostiisi lähettämään ilmoitus.
Vaihtoehto 2. Lähetä toimittajailmoitus Procountorista joukkokirjeenä toimittajailmoitustyökalulla. Huomioithan, että joukkokirjeen lähettäminen on maksullista ja hinta muodostuu lähetettyjen tositteiden määrästä ja lähetystavan mukaisesta lähetysmaksusta.
Vaihtoehto 1. Toimittajailmoituksen lähettäminen sähköpostilla
Mikäli lähetät toimittajailmoituksen sähköpostitse, toimi seuraavasti:
- Liitä sähköpostiin Procountorista ottamasi toimittajailmoitus
- Lisää vastaanottajiksi liikekumppaniraportilta kopioimasi toimittajien sähköpostiosoitteet. Muista lähettää osoitteet piilokopioina (BCC -kentässä). Piilokopio-kenttään lisättyjä vastaanottajia ei näytetä viestin muille vastaanottajille.
- Lähetä toimittajailmoitus vastaanottajille.
Ohje piilokopion käyttämiseen Outlookissa
Ohje piilokopion käyttämiseen Gmailissa
Vaihtoehto 2. Toimittajailmoituksen lähettäminen toimittajailmoitustyökalulla
Voit lähettää toimittajailmoituksen joukkokirjeenä toimittajailmoitustyökalulla, jonka löydät ohjelman kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet ja klikkaamalla Luo toimittajailmoitus -painiketta. Joukkokirjeen lähettäminen on maksullista ja siitä laskutetaan lähetystavan ja voimassa olevan hinnaston mukaisesti.
1. Klikkaa Luo toimittajailmoitus -painiketta.
2. Valitse osoitteet, jotka haluat lisätä ilmoitukselle ja paina Seuraava -painiketta.
3. Mikäli haluat lähettää toimittajailmoituksen suoraan Procountorista joukkokirjeenä, paina Seuraava -painiketta ja pääset toimitustavan valintaan.
4. Valitse ilmoituksen lähetystapa. Lähetystapoina ovat sähköposti, posti sekä sähköposti + posti. Käyttäjälle tarjotaan oletuspohja sähköpostin otsikolle ja sisällöille sekä käytettäessä kanavana postia, tarjotaan saatekirjeen otsikko. Itse ilmoitus lisätään aina sekä sähköpostin että postitse lähtevän kirjeen liitteeksi.
- Postitse lähetys sisältää aina saatekirjeen sekä ilmoituksen liitesivuna. Postitse lähetettävällä aineistolla saatekirje on pakollinen, koska sille tulostetaan lähetysvaiheessa myös toimittajarekisteristä löytyvät osoitetiedot.
- Sähköposti+posti lähetystä käytettäessä ilmoitus lähetetään ensisijaisesti käyttäen kanavana sähköpostia. Mikäli toimittajalle ei ole tallennettuna sähköpostiosoitetta, ilmoitus lähetetään postitse.
5. Täytä ilmoitukselle muut siihen liittyvät yksityiskohdat tarpeen mukaan ja paina Jatka -painiketta.
6. Toimitustavan jälkeen valitaan toimittajat, joille toimittajailmoitus lähetetään. Oletuksena näytetään ne toimittajat, joilta on saapunut laskuja edellisen 18 kk aikana.
- Näytä toimittajat -alasvetovalikosta voit valita halutessasi kaikki toimittajarekisteristäsi löytyvät toimittajat.
- Voit hakea toimittajia myös nimen perusteella.
- Taulukon oikeassa laidassa näytetään toimitustapa, joka asettuu sen mukaan mitä olet valinnut toimittajailmoituksen toimitustavaksi aiemmin. Vain toimittajat, joilla on valitsemasi toimitustavan vaatimat tiedot (osoite tai sähköpostiosoite), voidaan valita mukaan lähetykseen.
- Toimittajien tietoja ei voi muuttaa tällä näkymällä vaan se on tehtävä toimittajarekisterin kautta.
7. Kun olet valinnut toimittajat, joille haluat lähettää toimittajailmoituksen, paina Lähetä ilmoitus -painiketta. Lähetys pyydetään vielä erikseen vahvistamaan ja voit tässä vaiheessa vielä esikatsella ilmoituksen tiedot ja halutessasi perua ilmoituksen.
Lähetettyjä toimittajailmoituksia pääsee tarkastelemaan Toimittajailmoitusten historia -painikkeen kautta. Näkymällä ovat ympäristöstä lähetetyt ilmoitukset lähetystietoineen (lähetyspäivä, lähettäjä, toimitustapa), sekä lähetysten vastaanottajat ja näiden osoite- ja toimitustapatiedot.
Uusien verkkolaskuosoitteiden ilmoittaminen operaattoreille, Verohallinnolle ja työeläkelaitoksille
Kaikki laskuttajat eivät vastaanota sähköpostilla ilmoitettua verkkolaskuosoitetta, vaan heillä on käytössä oma portaali (asiointipalvelu, lomake), jota kautta uuden verkkolaskuosoitteen voi heille ilmoittaa. Näistä esimerkkeinä ovat Verohallinto, puhelinoperaattorit ja Työeläkelaitokset.
Olemme listanneet tähän laskuttajia, joille verkkolaskuosoite ilmoitetaan laskuttajan oman portaalin kautta.
- Verottaja uuden verkkolaskuositteen ilmoittamisen ohje
- Puhelinoperaattorit:
- Työeläkelaitokset:
- Ilmarinen uuden verkkolaskuositteen ilmoittamisen ohje
- Elo uuden verkkolaskuositteen ilmoittamisen ohje
- Keskinäinen Vakuutusyhtiö Fennia, uuden verkkolaskuosoitteen ilmoittamisen ohje
- Lähitapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö,uuden verkkolaskuosoitteen ilmoittamisen ohje
- Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma: verkkolaskuosoitteen ilmoittamisen ohje
- Työllisyysrahasto: uuden verkkolaskuosoitteen ilmoittaminen onnistuu asiointipalvelussa.
- Veritas uuden verkkolaskuositteen ilmoittamisen ohje
- Posti Oy: verkkolaskuosoitteen ilmoittamisen ohje