Toimittajarekisterin päivittäminen
Tarkistathan ensin, että Procountorin käyttöasetuksissa (Hallinta> Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset) on otettu käyttöön asetus Liikekumppanien perustaminen: Perustetaanko uudet asiakkaat ja toimittajat automaattisesti ensimmäisen laskun tallennuksen yhteydessä? Tällöin uusi toimittaja perustetaan automaattisesti toimittajarekisteriin, kun toimittajalta saapuu ensimmäinen lasku Procountoriin.
Suosittelemme päivittämään toimittajarekisterisi tiedot Procountorissa ajan tasalle, niin uusien verkkolaskuosoitteiden ilmoittaminen toimittajille käy vaivattomammin. Hakemalla Procountorista liikekumppaniraportin, voit tarkistaa kerralla toimittajiesi yhteystiedot ja päivittää niitä tarvittaessa, porautumalla raportilta toimittajan perustietoihin. Liikekumppaniraportille pääset ohjelman kohdasta Raportointi> Rekisteriraportit > Liikekumppaniraportti.
Valitse raportin Tulostusmuodoksi Porautuva raportti ja liikekumppanien tyypiksi Toimittajat ja klikkaa Hae liikekumppanit -painiketta. Tämän jälkeen saat listauksen toimittajista ja voit porautua toimittajien tietoihin ja päivittää tarvittaessa yhteystietoja.
Toimittajailmoituksen luominen
Toimittajailmoitusta käytetään uusien verkkolaskuosoitteiden ilmoittamiseen toimittajille eli laskujen lähettäjille. Ilmoitathan uuden osoitteesi laskuttajille vasta sen jälkeen, kun osoite on vaihtunut. Procountorin esitäytetyn toimittajailmoituksen löydät ohjelman kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku – ja skannausosoitteet. Ilmoituksella kerrotaan mihin verkkolasku- ja skannausosoitteisiin toimittajat voivat jatkossa laskuja lähettää.
Toimittajailmoituksen luomista varten tulee käyttäjällä olla kaikki oikeudet yrityksen perustietoihin, sekä vähintään katseluoikeudet toimittajarekisteriin sekä ostolaskujen hakuun.
Toimittajailmoitus luodaan seuraavasti:
- Siirry ohjelmassa kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku – ja skannausosoitteet.
- Valitse Luo toimittajailmoitus. Jos ympäristöön ei ole lisätty verkkolaskuosoitteita, Luo toimittajailmoitus-painike ei ole aktiivinen.
- Toimittajailmoituksen luomisen ensimmäisessä vaiheessa valitaan ne vastaanotto-osoitteet, jotka halutaan toimittajailmoitukselle. Ilmoitukselle voi valita verkkolasku- ja skannausosoitteet. Jotta toimittajailmoituksen tekeminen olisi mahdollista, tulee ilmoitukselle valita vähintään yksi verkkolaskuosoite. Muiden osoitteiden valitseminen on vapaaehtoista.
- Ilmoituksen esikatselu-vaiheessa voidaan valita toimittajailmoituksen kieli. Vaihtoehtoina ovat suomi, englanti ja ruotsi. Ilmoituksen tekstin voi lopuksi kopioida leikepöydälle, tai ladata Word-tiedostona omalle koneelleen.
Toimittajailmoituksen sisältö
Kun ilmoitat laskuttajille uuden Apixin verkkolaskuosoitteesi, on toimittajailmoituksella lisäksi teksti:
Huomioittehan, että mikäli käytössänne on jokin seuraavista operaattoreista verkkolaskun lähettämiseen:
Danske Bank Oyj, Handelsbanken, Paikallisosuuspankit tai Säästöpankit, tulee teidän käyttää
laskutusosoitteenamme seuraavaa verkkolaskuosoitetta:
Verkkolaskuosoite: 003723327487
Operaattoritunnus: DABAFIHH
Apixilla ei ole tällä hetkellä yhdysliikennesopimusta seuraavien pankkien kanssa:
-
- Danske Bank Oyj
- Handelsbanken
- Paikallisosuuspankit
- Säästöpankit
Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli laskuttajan oma operaattori on jokin näistä pankeista, tulee hänen käyttää laskusi verkkolaskuosoitteena Apixin operaattoritunnusta 003723327487 ja välittäjätunnuksena aina vakiona DABAFIHH. Apix tunnistaa y-tunnuksen perusteella laskun oikean vastaanottajan ja ohjaa sen eteenpäin sinulle.
Mikäli käytössäsi on Apixin Skannauspalvelu ja ilmoitat toimittajailmoituksella sähköpostiskannauksen osoitteesi, toimittajailmoitukselle tulee teksti, jossa kerrotaan mitä laskuttajan pitää huomioida lähettäessään laskuja sähköpostiskannaukseen:
Lähetettävä lasku tulee olla sähköpostin liitteenä PDF-tiedostona ja yhdellä sähköpostilla ja sen liitteissä saa olla vain yksi lasku. Jos sähköposti sisältää muita liitetiedostoja, lisätään ne laskun liitteiksi. Liitetiedostojen maksimikoko on 2 mb. Lähetyksen jälkeen palvelusta tulee joko hyväksyntä- tai hylkäysilmoitus sähköpostilla lähetysosoitteeseen 15 minuutin kuluessa lähetyksestä.
- Kun toimittajailmoitus on laadittu, ilmoituksen voi lähettää sähköpostitse toimittajille.
- Toinen vaihtoehto on lähettää ilmoitus Procountorista massana valituille toimittajille Procountorin maksullisella Joukkokirje-toiminnolla, joka löytyy ohjelman kohdasta Rekisterit > Joukkokirje.
Näin saat toimittajiesi yhteystiedot poimittua Procountorista
Toimittajien tiedot kuten sähköpostiosoitteet saat poimittua Procountorista ottamalla toimittajista liikekumppaniraportin.
- Siirry ohjelmassa kohtaan Raportointi > Rekisteriraportit > Liikekumppaniraportti
- Määrittele seuraavaksi Hakuehdot
-
- Valitse raportin Tulostusmuodoksi Excel ja Liikekumppanien tyypiksi Toimittajat.
- Rekisterin tiedot -osiossa poimi raportille esimerkiksi Nimi ja sähköposti -kentät. Suurennuslasia klikkaamalla avautuu valintaikkuna, joka helpottaa kenttien valitsemista. Kun olet valinnut haluamasi kentät raportille, paina Jatka -painiketta.
-
- Kun hakuehdot on määritelty, paina Hae liikekumppanit -painiketta.
- Ohjelma avaa liikekumppaniraportin exceliin. Excelistä voit kopioida toimittajien sähköpostiosoitteet. Kopiointi onnistuu maalaamalla hiirellä toimittajien sähköpostiosoitteet ja painamalla hiiren kakkospainiketta ja valitsemalla Copy/Kopioi. Kun olet lähettämässä sähköpostia, voit siirtää kopioimasi sähköpostiosoitteet vastaanottajiksi klikkaamalla hiiren kakkospainikkeella sähköpostin BCC/piilokopio -kenttää ja valitsemalla Paste/liitä.
Ostojen raportointi
Ostojen raportilta voit tarkistaa keiltä toimittajilta on tullut laskuja lähiajalta, jolloin voit lähettää toimittajailmoituksen juuri näille toimittajille. Pääset ostojen raportille ohjelman kohdasta Raportointi > Ostojen raportointi.
Valitse raportin hakuehdoissa ensin ajanjakso, miltä ajalta haluat tarkastella tietoja. Aikaväliä valittaessa muistathan vielä erikseen painaa Valitse aikaväli- painiketta. Pääset porautumaan raportin tarkempiin tietoihin painamalla raportin oikeasta yläkulmasta Laskuihin- painiketta ja voit siirtää kaikki tiedot Exceliin painamalla Excel -kuvaketta.
Toimittajailmoituksen lähettäminen sähköpostilla
Mikäli lähetät toimittajailmoituksen sähköpostitse, toimi seuraavasti:
- Liitä sähköpostiin Procountorista ottamasi toimittajailmoitus
- Lisää vastaanottajiksi liikekumppaniraportilta kopioimasi toimittajien sähköpostiosoitteet. Muista lähettää osoitteet piilokopioina (BCC -kentässä). Piilokopio-kenttään lisättyjä vastaanottajia ei näytetä viestin muille vastaanottajille.
- Lähetä toimittajailmoitus vastaanottajille.
Ohje piilokopion käyttämiseen Outlookissa
Ohje piilokopion käyttämiseen Gmailissa
Toimittajailmoituksen lähettäminen joukkokirjeenä
Kun olet laatinut toimittajailmoituksen, voit lähettää ilmoituksen Procountorista massana valituille toimittajille käyttäen Procountorin Joukkokirje -toimintoa. Toiminto löytyy ohjelman kohdasta Rekisterit > Joukkokirje > Uusi joukkokirje. Huomioithan, että joukkokirjeen lähettäminen on maksullista ja hinta muodostuu lähetettyjen tositteiden määrästä ja lähetystavan mukaisesta lähetysmaksusta. Tutustu hinnastoomme tarkemmin täältä.
1. Uusi joukkokirje -näkymällä valitse liikekumppanien tyypiksi Toimittajat tai valitse perustamasi liikekumppaniryhmä ja paina Hae liikekumppanit -painiketta.
2. Hakutuloksissa poimi mukaan ne liikekumppanit, joille haluat lähettää joukkokirjeen ja paina Kirjoita joukkokirje -painiketta.
3. Ohjelma varmistaa vielä, haluatko lähettää vastaanottajille joukkokirjeen. Paina Jatka.
4. Valitse Kirjeen tiedot -näkymällä Lähetyskanavaksi Sähköposti ja määrittele muut asetukset.
- Valitse Kirjeen tyyppi:
- Procountorin kirjepohjalle muodostettu: Voit kopioida toimittajailmoituksen tekstin Kirjeen teksti -kenttään ja lisätä Otsikon.
- Procountorin kirjepohjalle muodostettu ja PDF-muotoinen liite: Voit liittää toimittajailmoituksen PDF -tiedostona joukkokirjeeseen painamalla Valitse tiedosto -painiketta. Lisäksi Kirjeen teksti ja Otsikko -kentässä tulee olla tietoa.
- Omalle PDF-kirjepohjalle muodostettu: Voit liittää toimittajailmoituksen PDF -tiedostona joukkokirjeeseen painamalla Valitse tiedosto -painiketta, muita kenttiä ei tarvitse täyttää.
5. Esikatselu -painikkeesta voit tarkistaa, miltä laatimasi joukkokirje näyttää.
6. Kun kaikki on valmista, klikkaa Lähetä-painiketta. Kun kirje on lähetetty, tulee sen tiedot näkyviin Vanhoihin joukkokirjeisiin.
Uusien verkkolaskuosoitteiden ilmoittaminen operaattoreille, Verohallinnolle ja työeläkelaitoksille
Kaikki laskuttajat eivät vastaanota sähköpostilla ilmoitettua verkkolaskuosoitetta, vaan heillä on käytössä oma portaali (asiointipalvelu, lomake), jota kautta uuden verkkolaskuosoitteen voi heille ilmoittaa. Näistä esimerkkeinä ovat Verohallinto, puhelinoperaattorit ja Työeläkelaitokset.
Olemme listanneet tähän laskuttajia, joille verkkolaskuosoite ilmoitetaan laskuttajan oman portaalin kautta.
- Verottaja uuden verkkolaskuositteen ilmoittamisen ohje
- Puhelinoperaattorit:
- Työeläkelaitokset:
- Ilmarinen uuden verkkolaskuositteen ilmoittamisen ohje
- Elo uuden verkkolaskuositteen ilmoittamisen ohje
- Keskinäinen Vakuutusyhtiö Fennia, uuden verkkolaskuosoitteen ilmoittamisen ohje
- Lähitapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö,uuden verkkolaskuosoitteen ilmoittamisen ohje
- Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma: verkkolaskuosoitteen ilmoittamisen ohje
- Veritas uuden verkkolaskuositteen ilmoittamisen ohje
- Posti Oy: verkkolaskuosoitteen ilmoittamisen ohje