Asiakirjan allekirjoittaminen
Procountor Allekirjoitus palvelussa allekirjoitustapoina ovat sähköposti, tekstiviesti, vahva tunnistautuminen tai allekirjoitus kosketusnäytöllä.
Allekirjoitusprosessi
Kun lähettäjä on syöttänyt Procountor Allekirjoitus -palvelussa vastaanottajien tiedot ja valinnut allekirjoitustavan, allekirjoituskutsu lähetetään vastaanottajille sähköpostitse. Kutsu voidaan lähettää myös tekstiviestitse, mikäli lähettäjä on valinnut sen lisäpalveluksi. Vastaanottaja pääsee tarkistamaan lähetetyt asiakirjat klikkaamalla allekirjoituskutsussa olevaa linkkiä Tarkasta dokumentit. Linkki vie allekirjoituspalvelun kuittauspalveluun, jossa voi lukea, hyväksyä, allekirjoittaa tai hylätä asiakirjat. Kaikki asiakirjat ja liitteet on luettava, ennen kuin vastaanottaja voi allekirjoittaa ne. Jokainen erillinen PDF-asiakirja pitää allekirjoittaa erikseen.
Mikäli asiakirjan vastaanottajia on useita, jokaisen vastaanottajan tulee suorittaa allekirjoittaminen ennen kuin allekirjoitusprosessi on käyty loppuun. Kun kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan, vastaanottajat saavat sähköpostitse ilmoituksen allekirjoitetuista dokumenteista.
1. Vastaanottaja saa allekirjoituskutsun sähköpostitse otsikolla: Sinut on kutsuttu allekirjoittamaan dokumentteja Procountor Allekirjoitus -palvelussa.
2. Allekirjoituskutsussa on linkki Tarkasta dokumentit. Linkki dokumenttiin on voimassa 90 päivää.
3. Linkistä pääsee Procountor Allekirjoitus -palvelun kuittauspalveluun tarkistamaan ja allekirjoittamaan asiakirjan. Mikäli asiakirjoja on useita, jokainen asiakirja pitää tarkistaa ja allekirjoittaa erikseen.
4. Kun asiakirja on allekirjoitettu, palvelu kertoo, mitä seuraavaksi tapahtuu.
Allekirjoitustavat
Allekirjoitustapoina ovat sähköposti, tekstiviesti, vahva pankkitunnistautuminen/mobiilivarmenne ja allekirjoitus kosketusnäytöllä.
- Vastaanottaja saa sähköpostitse allekirjoituskutsun.
- Allekirjoituskutsussa on linkki, jonka kautta vastaanottaja pääsee tarkistamaan allekirjoitettavan asiakirjan.
- Kun asiakirja ja sen liitteet on tarkistettu, allekirjoitus suoritetaan klikkaamalla Allekirjoita asiakirja -painiketta. Muuta todennusta ei vaadita.
- Vastaanottaja saa sähköpostitse allekirjoituskutsun.
- Allekirjoituskutsussa on linkki, jonka kautta vastaanottaja pääsee tarkistamaan allekirjoitettavan asiakirjan
- Kun asiakirja ja sen liitteet on tarkistettu, painetaan Allekirjoita asiakirja -painiketta.
- Palvelu ilmoittaa, että asiakirja allekirjoitetaan SMS avulla. Painamalla Jatka, palvelu lähettää vahvistuskoodin tekstiviestillä vastaanottajalle merkittyyn numeroon.
- Vahvistuskoodi syötetään sille tarkoitettuun kenttään, jonka jälkeen asiakirja allekirjoitetaan.
- Vastaanottaja saa sähköpostitse allekirjoituskutsun.
- Allekirjoituskutsussa on linkki, jonka kautta vastaanottaja pääsee tarkistamaan allekirjoitettavan asiakirjan
- Kun asiakirja ja sen liitteet on tarkistettu, painetaan Allekirjoita asiakirja -painiketta.
- Palvelu ilmoittaa, että asiakirja allekirjoitetaan pankkitunnuksilla/mobiilivarmenteella.
- Palvelu ohjaa tämän jälkeen pankkitunnistautumiseen/mobiilivarmennukseen. Pankkitunnistautumiseen käy suomalaiset pankkitunnukset. Kun pankkitunnistautuminen on tehty, asiakirja voidaan allekirjoittaa.
- Vastaanottaja saa sähköpostitse allekirjoituskutsun.
- Allekirjoituskutsussa on linkki, jonka kautta vastaanottaja pääsee tarkistamaan allekirjoitettavan asiakirjan.
- Kun asiakirja ja sen liitteet on tarkistettu, painetaan Allekirjoita asiakirja -painiketta.
- Palvelu ilmoittaa, että asiakirja allekirjoitetaan kosketusnäytöllä eli esim. piirtämällä allekirjoituksen hiirellä.
Asiakirjan hylkääminen
Mikäli vastaanottaja hylkää asiakirjan, eikä allekirjoita sitä, häneltä kysytään syytä hylkäämiseen. Mikäli allekirjoituskutsussa on useampia vastaanottajia, kaikki vastaanottajat saavat sähköpostin, jossa kerrotaan asiakirjan hylkäämisestä. Mikäli allekirjoituskutsu sisältää useampia asiakirjoja, ja vastaanottaja hylkää vain osan niistä, kaikki allekirjoitetut asiakirjat siirtyvät eteenpäin allekirjoitusposessissa.
