Operaattorimuutos tulossa päätökseen – laskutus siirtyy kokonaan Apixiin
Operaattorimuutosprojekti on edennyt onnistuneesti, ja laskutus on siirtynyt suurelta osin Apixiin. Operaattorimuutoksen siirtymäaika on nyt päättynyt, ja OpusCapitan osoitteiden sulkeminen aloitettu. Teknisistä syistä johtuen OpusCapitan osoitteiden sulkeminen tapahtuu vaiheittain lokakuun 2022 aikana.
Vanhojen OpusCapitan osoitteiden sulkeutuessa OpusCapitan automaattireititystä käyttäneet laskut reititetään automaattisesti Apixin uusiin verkkolaskuosoitteisiin. Muiden operaattoreiden kautta suljettuun vanhaan osoitteeseen lähetetyistä laskuista tulee laskun lähettäjälle virheilmoitus.
Mitä operaattorimuutoksessa tapahtuu seuraavaksi?
OpusCapita sulkee vanhat verkkolasku- ja skannausosoitteet vaiheittain lokakuun aikana. Samalla OpusCapitan automaattireititystä käyttävät laskut ohjataan automaattisesti Apixille. Muiden operaattoreiden kautta suljettuun vanhaan osoitteeseen lähetetyistä laskuista tulee laskun lähettäjälle virheilmoitus.
Pitääkö asiakkaan tehdä jotain?
Olemme ohjeistaneet, että asiakkaan tulee ilmoittaa laskuttajilleen uudet Apixin laskutusosoitteet. Jos tämä on vielä tekemättä, on syytä ilmoittaa uudet osoitteet vielä viimeisillekin laskuttajille. Jos toimittajailmoitukset on lähetetty ohjeiden mukaisesti, sinulta ei vaadita enää toimenpiteitä. Sinun ei tarvitse olla huolissaan, jos ilmoituksista huolimatta laskuja tulee vielä OpusCapitan osoitteeseen. Tämä johtuu siitä, että sulkeminen tehdään erissä lokakuun aikana.
Miksi OpusCapitan osoitteet suljetaan vaiheittain lokakuussa, vaikka on viestitty syyskuusta?
Haluamme taata asiakkaille onnistuneen verkkolaskuosoitteiden sulun ja tekemällä sen erissä voimme mahdollistaa hallitun prosessin. Näin meillä on pienempi massa, jota hallita kerralla ja saamme tarkistettua, että sulku on tapahtunut mallikkaasti.
Missä sulkuerässä yritykseni/asiakkaani on?
OpusCapita toteuttaa vanhojen osoitteiden irtisanomisen omasta järjestelmästään erissä. Valitettavasti meillä ei ole tietoa, missä erässä kukin asiakas on. OpusCapita määrittää erät siten, että he saavat sulkemisen tehtyä hallitusti. Sinun ei kuitenkaan tarvitse olla huolissaan, sillä laskutukseen ei tule sulkemisen yhteydessä katkoa, koska Apixin osoitteet ovat jo toiminnassa. Muutoksen jälkeen kaikki laskut tulevat Apixin osoitteisiin.
Miksi minulle tulee syyskuun jälkeen laskuja OpusCapitan osoitteisiin?
Osa laskuista saattaa tulla vielä OpusCapitan reitittämänä Procountoriin, jos lasku on lähetetty ennen OpusCapitan osoitteen teknistä sulkemista. Ei siis tarvitse olla huolissaan, jos laskuja tulee vielä lokakuussa OpusCapitan osoitteiden kautta ohjelmaan.
Tausta
Procountorissa käytettävä operaattorikumppanimme (OpusCapita/PostiMessaging) vaihtui uuteen operaattoriin, Apix Messaging Oy:hyn vaiheittain vuosien 2021–2022 aikana. Laskut välitetään jatkossa Apix Messaging Oy:n kautta Muutos ei vaikuta hinnoitteluun.
Huomioitavaa on, että operaattorimuutos ei automaattisesti ole avannut Apixin kautta enempää palveluita kuin mitkä ovat yrityksellä olleet OpusCapitan kautta. Esimerkiksi: Jos yritykselle on aikoinaan tilattu käyttöön vain OpusCapitan skannauspalvelu mutta ei verkkolaskuosoitteita, on tätä skannauspalvelua varten jouduttu avaamaan myös verkkolaskujen vastaanottotili, koska skannauspalvelu ei toimi ilman vastaanottotiliä. Operaattorimuutoksessa avataan myös tällaisessa tapauksessa vain verkkolaskujen vastaanottotili ja skannauspalvelu Apixin kautta eikä lähetystiliä. Jos yritykselle halutaan avata lisää ominaisuuksia kuin mitä on tällä hetkellä käytössä, näiden tilauksesta veloitetaan hinnaston mukaan normaalisti.
Kaikille uusille Procountorissa aloittaville asiakkaille avataan Apix Messaging Oy:n
palvelut käyttöön sekä laskujen lähetysten että vastaanottojen osalta 21.3.2022 lähtien.
Miksi teimme operaattorimuutoksen?
- Posti Messaging -palvelu on tullut elinkaarensa päähän, ja kaikkien sitä käyttävien yritysten on siirryttävä uuteen järjestelmään tai tehtävä erillisiä toimenpiteitä joka tapauksessa.
- Apix on omistuksessamme, jonka myötä voimme kehittää sitä jatkossa paremmaksi asiakkaidemme toiveiden mukaan.
- Operaattorimuutoksen myötä pystymme palvelemaan sinua entistä paremmin verkkolaskutuksen tiimoilta. Tarjoamme tulevaisuudessa paremmat työkalut mm. verkkolaskujen lähetyksen seurantaan ja virheraportointiin sekä laskun vastaanottajan verkkolaskuosoitteen tarkistukseen ennen lähetystä. Myös yhteyksien avaus onnistuu jatkossa itsepalveluna vain minuuteissa.
Laskujen lähetys uuden operaattori Apixin välityksellä
Voinko lähettää verkkolaskuja ulkomaille, kun yritykselläni on Apixin verkkolaskujen lähetysosoite käytössä?
Kyllä! Apix-operaattorilla verkkolaskujen lähetys on mahdollista myös ulkomaille. Apixin kautta on mahdollista lähettää laskuja seuraavien maiden verkkolaskuoperaattoreille: Suomi, Ruotsi, Norja, Tanska ja Baltian maat. Muissa maissa Apixin toiminta on rajoitetumpaa, mutta esimerkiksi koko PEPPOL-verkko on saatavilla. Tarkemman ohjeistuksen verkkolaskutuksesta ulkomaille saat täältä.
Minulla on pankin verkkolaskuosoitteet. Mitä minun pitää tehdä?
Pankin verkkolaskuosoitteet toimivat normaalisti kuten ennenkin. Muutos ei siis vaikuta mahdollisiin pankkisi kautta avattuihin verkkolaskuosoitteisiin. Voit käyttää sekä pankin että Apixin verkkolaskuosoitteita rinnakkain.
Verkkolaskuvirheviesti: Vastaanottajaa ei löydy
Osa Apixin verkkolaskuosoitteita käyttävistä asiakkaistamme on saanut lähetetyistä verkkolaskuista virheviestejä, joiden syynä on useimmiten ”vastaanottajaa ei löydy”. Mikäli verkkolaskuosoite ja operaattorin tunnus on tarkistettu laskun vastaanottajalta, ja näiden on vahvistettu olevan oikein, on virheen syynä todennäköisesti vastaanottajan virheellinen OVT-tunnus.
Mikäli lähetetty myyntilasku on jäänyt virheeseen, vaikka verkkolaskuosoite ja operaattori on oikein, tarkistathan laskulle merkityn OVT-tunnuksen. Oikean OVT-tunnuksen voi tarkistaa vastaanottajalta.
OVT-tunnus merkitään Lasku-näkymän OVT-tunnus -kenttään.
Laskujen vastaanotto uuden operaattori Apixin välityksellä
Verkkolaskuoperaattorin vaihtuminen tarkoittaa vastaanotettavien ostolaskujen osalta sitä, että laskujen lähettäjille eli toimittajille tulee ilmoittaa uusi vastaanotto-osoite.
Suosittelemme päivittämään toimittajarekisterisi tiedot ajan tasalle Procountorissa.
Kuinka päivitän toimittajarekisterin tiedot Procountorissa?
Suosittelemme, että päivität toimittajarekisterisi tiedot Procountorissa ajan tasalle, niin uusien verkkolasku- ja skannausosoitteiden ilmoittaminen toimittajille (laskuttajille) käy vaivattomammin. Liikekumppaniraportilta voit tarkistaa kerralla kaikki toimittajiesi yhteystiedot ja päivittää niitä tarvittaessa porautumalla raportilta toimittajan tietoihin. Tarkistathan myös, että Procountorin käyttöasetuksissa on otettu käyttöön toimittajien automaattinen perustaminen rekisteriin ensimmäisen laskun saapumisen yhteydessä.
Vaiheittaisiin ohjeisiin pääset täältä.
Kuinka ilmoitan uudet verkkolasku- ja skannausosoitteet laskuttajille?
Uudet verkkolasku- ja skannausosoitteet löydät Procountorin Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet -näkymältä.
Olemme ilmoittaneet sinulle kohdennetusti, kun uudet verkkolasku- ja skannausosoitteet ovat käytettävissäsi. Ilmoitathan uudet osoitteet laskuttajillesi (toimittajille). Näillä ohjeilla onnistut:
- Ilmoittamisessa voit käyttää Procountorin toimittajailmoitusta (Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku ja skannausosoitteet), joka luo valmiin kirjepohjan uusista osoitteista.
- Suosittelemme, että lähetät toimittajailmoituksen sähköpostitse.
- Laskuttajien yhteystiedot, kuten sähköpostiosoitteet saat poimittua Procountorista ottamalla laskuttajista liikekumppaniraportin. Raportille saat tulostettua kaikkien laskuttajien sähköpostiosoitteet.
- Lähetä toimittajailmoitus sähköpostitse laskuttajillesi.
- lisää Procountorista talteen ottamasi toimittajailmoitus liitteeksi sähköpostiin.
- lisää sähköpostin vastaanottajiksi laskuttajiesi sähköpostiosoitteet.
Procountorissa on etusivulla widget niistä toimittajista, jotka lähettävät laskuja vielä vanhaan osoitteeseesi. Saat poimittua siitä näppärästi ne toimittajat, joille tulisi lähettää toimittajailmoitus uusista osoitteistasi.
Tarkemman ohjeistuksen koskien toimittajailmoituksen laatimista ja lähettämistä löydät täältä.
- Procountorin Ostojen raportilta voit tarkistaa keiltä laskuttajilta on tullut laskuja lähiajalta ja kohdistaa toimittajailmoituksen juuri näille laskuttajille. Pääset ostojen raportille ohjelman kohdasta Raportointi > Ostojen raportointi. Tarkempaan ohjeistukseen pääset täältä.
- Toimittajailmoituksen lähettämiseen on mahdollista hyödyntää myös Procountorin Joukkokirje-ominaisuutta (Rekisterit > Joukkokirje > Uusi joukkokirje). Joukkokirjeen lähettäminen Procountorista on maksullista (lähetysmaksu ja tositemaksu pakettikoon mukaan). Tutustu tarkempaan hinnastoomme täältä.
- Olemme ottaneet huomioon uuden verkkolaskuosoitteesi omassa Accountor Finagon laskutuksessamme, eikä sinun tarvitse erikseen ilmoittaa verkkolaskuosoitteesi muutoksesta Accountor Finagon laskutukselle.
- Kolmantena osapuolena emme voi valitettavasti ilmoittaa uutta verkkolaskuosoitetta puolestasi.
Minulla ei vielä ole Apixin osoitteita, miten saan ne käyttööni?
Procountorin versiopäivityksen V67 yhteydessä Procountoriin on lisätty mahdollisuus tilata Apixin verkkolasku – ja skannausosoitteet suoraan ohjelmassa. Kun teet tilauksen itse, saat osoitteet käyttöösi muutamassa minuutissa ilman lisäveloitusta. Aktivointi tapahtuu ohjelman kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet ja painamalla Lisää Apix operaattoriksi -painiketta. Tarkempaan ohjeistukseen pääset täältä.
Uusien osoitteiden ilmoittaminen operaattoreille, verohallinnolle ja työeläkelaitoksille
Kaikki laskuttajat eivät ota vastaan sähköpostilla ilmoitettua verkkolaskuosoitetta. Näistä esimerkkeinä ovat Verohallinto, työeläkelaitokset ja puhelinoperaattorit, joilla on käytössä oma portaali (asiointipalvelu, lomake), jota kautta tiedon uudesta verkkolaskuosoitteesta voi heille ilmoittaa.
Olemme keränneet listauksen yleisimmistä laskuttajista, joilla on käytössä oma asiointipalvelu verkkolaskuosoitteen ilmoittamiseen. Pääset listaukseen tästä.
Miten tilitoimistot voivat muuttaa massana asiakasrekisteriinsä asiakkaiden uudet verkkolaskuosoitteet?
Ohjeistus koskee tilitoimiston omaa asiakasrekisteriä ja laskutusta, eikä verkkolaskuosoitteiden päivitys tilitoimistoympäristössä vaikuta asiakasympäristöjen verkkolaskutietoihin. Ohjeistukseen pääset tästä.
Koska uusille asiakkaille avataan suoraan Apix verkkolaskuosoitteet?
Kaikille uusille Procountorissa aloittaville asiakkaille avataan Apix Messaging Oy:n
palvelut käyttöön sekä laskujen lähetysten että vastaanottojen osalta 21.3.2022 lähtien.
Mistä tietää, käyttääkö toimittaja vanhaa OpusCapitan vastaanotto-osoitetta?
Procountorin etusivun Apix - widgettiin (tiedotteeseen) on lisätty 1.6.2022 uusi laskuri, jonka avulla voit helposti seurata lähettävätkö toimittajat sinulle laskuja käyttäen vielä vanhoja osoitteitasi.
Laskuri listaa ne toimittajat, jotka ovat lähettäneet laskuja vanhoihin OpusCapitan verkkolaskuosoitteisiin tai OpusCapitan/Xeroxin skannausosoitteisiin. Widgetin avulla näet kyseisten toimittajien osoitetiedot ja voit ilmoittaa uudet Apixin verkkolasku- ja skannausosoitteesi juuri näille toimittajille esimerkiksi toimittajailmoituksella.
- Laskuri listaa edelliseltä täydeltä kalenterikuukaudelta toimittajat, jotka ovat lähettäneet laskuja vanhoihin osoitteisiin. Lista päivitetään kuukausittain laskun luontipäivän mukaisesti. Esimerkiksi kesäkuussa näet widgetissä toukokuun toimittajalistan.
- Näytä toimittajat -painikkeesta pääset tarkastamaan toimittajien yhteystiedot ja voit ilmoittaa uudet osoitetietosi kyseisille toimittajille lähettämällä heille toimittajailmoituksen esimerkiksi sähköpostitse.
- Kun olet ilmoittanut toimittajille uudet osoitteesi, voit merkitä toimittajat käsitellyksi listalta, jolloin kyseisiä toimittajia ei enää näytetä widgetissä. Toimittajan merkitseminen käsitellyksi ei ole välttämätöntä, mutta se helpottaa pitämään yllä listaa tiedotetuista toimittajista ja jakamaan tietoa, mikäli ympäristössä on useampia käyttäjiä.
- Laskuri näkyy käyttäjille, joilla on käyttöoikeudet:
- Yrityksen perustiedot: Kaikki oikeudet
- Ostot/Hae laskut: Katseluoikeudet tai kaikki oikeudet
- Ostot/Toimittajarekisteri: Katseluoikeudet tai kaikki oikeudet
Toinen tapa, jolla voit seurata käyttääkö toimittaja vanhoja osoitteitasi on ostolaskulle tuleva huomautus. Procountor antaa ostolaskun Lasku -näkymälle huomautuksen, mikäli toimittajasi on lähettänyt laskun vanhaan OpusCapitan verkkolasku – tai skannausosoitteeseen. Voit huomautuksen perusteella lähettää toimittajailmoituksen uusista osoitteistasi kyseiselle toimittajalle.
Ostolaskuja voi hakea myös Tositteiden haun Tarkennetun haun kautta vastaanottajan operaattoritiedolla, joka sisältää myös skannauspalvelut, tai tarkalla vastaanotto-osoitteella.
Olen ilmoittanut toimittajalle uuden verkkolaskuosoitteeni, mutta lasku tulee silti OpusCapitan kautta. Mistä tämä johtuu?
Mikäli toimittajan oma operaattori on OpusCapita ja hän on vaihtanut verkkolaskujen vastaanotto-osoitteesi Apixille, lasku ohjautuu tästä huolimatta OpusCapitan automaattireitityksen vuoksi vanhaan OpusCapitan vastaanotto-osoitteeseesi.
Osa laskujen lähettäjistä saattaa myös saada OpusCapitalta viestin, että laskun reititystä ei muuteta, koska vastaanottajalla on voimassa oleva reititys OpusCapitalle. Tämän voi jättää huomioimatta, koska uusi osoite on jo päivitetty Tieken verkkolaskuosoitteistoon.
OpusCapita ohjaa laskut Apixille automaattisesti sen jälkeen, kun irtisanomme vanhat OpusCapitan osoitteet.
Ilmoittaako Procountor uudet osoitteet TIEKEen?
Kyllä! Ilmoitamme uudet osoitteet automaattisesti TIEKEn järjestelmään, mikäli asiakkaan kanssa ei ole sovittu toisin. Uudet osoitetiedot päivittyvät TIEKEen 1-2pv sisällä. Apixin ja OpusCapitan osoitteet toimivat siirtymäajan rinnakkain ja OpusCapitan osoite piilotetaan TIEKEstä meidän toimestamme. Tämän jälkeen verkkolaskujen vastaanotto-osoitteen TIEKEstä hakevat toimittajat alkavat automaattisesti käyttämään Apixin osoitteita.
Uudet asiakkaat
Voimme piilottaa halutessasi verkkolaskujen vastaanotto-osoitteen TIEKEstä Procountor Taloushallinnon tuoteversion tilauksen yhteydessä. Mikäli haluat, että piilotamme Apixin verkkolaskujen vastaanotto-osoitteen TIEKEstä, voit mainita siitä sopimuksen lisätietoja -kentässä.
Apixin osoite on käytössä myös toisessa ohjelmassa
Mikäli sinulla on kaksi aktiivista Apixin verkkolaskujen vastaanotto-osoitetta, toinen Procountorissa ja toinen jossain toisessa ohjelmassa, ohjautuvat laskut ensisijaisesti Procountorin kautta avatulle verkkolaskuosoitteelle. Saman operaattorin laskuja voidaan reitittää vain yhteen osoitteeseen. Vanhemmat verkkolaskuosoitteet voit irtisanoa aiemman toimijan kautta tai suoraan Apixilta.
Mikäli laskuja halutaan ohjata kahteen eri paikkaan, tulisi ottaa käyttöön tarkenteellinen verkkolaskuosoite. Tarkenteellisen osoitteen voi tilata asiakaspalvelumme kautta.
Holvi ja Procountor
Olen ennen vastaanottanut verkkolaskut Holviin, mutta nyt, kun käytössäni on uusi Apixin verkkolaskuosoite, laskut ohjautuvatkin Procountoriin. Mistä tämä johtuu?
Mikäli sinulla on voimassa oleva Apixin vastaanottotili Holvissa ja Procountorissa, laskut ohjautuvat ensisijaisesti Procountoriin. Mikäli haluat vastaanottaa verkkolaskut jatkossa Holvissa, tulee Procountoriin avattu Apixin vastaanotto-osoite sulkea. Olethan siinä tapauksessa yhteydessä asiakaspalveluumme.
Procountor Asiakaspalvelu tukenasi muutoksessa
Apixin myötä voimme tulevaisuudessa tarjota entistä paremmat työkalut verkkolaskujen lähetyksen seurantaan ja virheraportointiin, sekä laskun vastaanottajan verkkolaskuosoitteen tarkistukseen ennen lähetystä. Kiitos kärsivällisyydestänne muutoksessa.
Mikäli sinulle herää kysymyksiä liittyen operaattorimuutokseen, asiakaspalvelumme auttaa mielellään:
Puh. 020 7879 840
ma-to 8:30–16:00
pe 8:30–14:00 (yhteydenottoja käsitellään klo 16 asti)