Kerttu Kirjanpitäjä on aloittamassa uuden asiakasyrityksensä kirjanpidon Procountorissa. Kerttu on tuomassa yrityksen vertailutietoja edellisen tilikauden viimeiselle päivälle, mutta Kerttu ei saa syötettyä niitä oikein. Mistä ongelma voi johtua, ja miten se ratkaistaan?
Ratkaisu:
Kerttu on muodostanut Excel-tiedoston, jota hän aikoo käyttää Tallennustyökalun Liitä vientejä -toiminnon avulla, joka on useimmiten helpoin ja nopein tapa syöttää edellisen tilikauden viimeisen päivän vertailutiedot muistiotositteella Procountoriin, kopioimalla Excel-tiedoston sisällön suoraan Procountoriin Ctrl+C / Ctrl+V -menetelmällä. Tallennustyökalu löytyy valitsemalla Procountorin päävalikosta Kirjanpito > Tallennustyökalu.
Kertun muodostama Excel-tiedosto näyttää seuraavalta:
Kerttu on muodostanut Excel-tiedoston seuraavalla tavalla:
- A-sarakkeessa on kirjanpitotili
- B-sarakkeessa on tilille syötettävä summa
- C-sarakkeessa on ALV-prosentti
- D-sarakkeessa on ALV-tyyppi
- E-sarakkeessa on ALV-status-koodi, jotka ovat listattuna ALV-oletukset -näkymällä
Tallennustyökalun Liitä vientejä -toiminnossa voidaan määritellä, missä järjestyksessä eri sarakkeet ovat. Kerttu muuttaa sarakkeiden paikkoja vastaamaan Excelin sarakejärjestystä:
Kun Kerttu klikkaa yllä olevan kuvan Liitä vientejä -painiketta, muodostuu Procountoriin uuden muistiotositteen rivit. Kertun Excel-tiedoston pohjalta luodun tositteen kohdalla on kuitenkin ongelma, kun Tallennustyökalu -näkymän alalaidan yhteensä-summa on jotakin muuta kuin 0,00:
Kerttu klikkaa ylälaidan Tallenna-painiketta, tulee tällöin myös varoitus erottavasta tositteesta:
Kerttu poistuu näkymältä tallentamatta tositetta, koska se on virheellinen. Mistä ero johtuu?
Kerttu on syöttänyt Excel-tiedoston summat saman merkkisinä kuin edellisen kirjanpitojärjestelmän tuloslaskelma- ja taseraporteissa, joiden perusteella Kerttu on vertailutietoja Procountoriin tuomassa. Näillä raporteilla saldot esitetään seuraavasti, kuten yleensäkin tase- ja tuloslaskelmaraportilla:
- Taseen kaikki saldot esitetään (lähtökohtaisesti) ilman etumerkkiä (eli positiivisena) riippumatta siitä, ovatko saldot taseen Vastaavaa- vai Vastattavaa-puolella.
- Tuloslaskelman tulot esitetään ilman etumerkkiä (eli positiivisena), ja kulut taas vastaavasti näitä tuloja vähentävinä erinä, eli negatiivisen etumerkin kanssa.
On kuitenkin niin, että jotta vertailutiedot tulevat kirjatuksi oikein omalla tositteellaan, tulee jokaisen rivin etumerkkiin kiinnittää debet- ja kredit-kirjausten logiikan kannalta huomiota. Procountorissa
- debet-kirjaukset tehdään ilman etumerkkiä (eli positiivisena), ja
- kredit-kirjaukset tehdään negatiivisen etumerkin kanssa.
Kerttu korjaakin Excel-tiedostoaan seuraavasti:
Kerttu on vaihtanut nyt etumerkit siten, että
- taseen Vastaavaa-puolen tilien kirjaukset ovat debit-kirjauksia,
- taseen Vastattavaa-puolen kirjaukset ovat kredit-kirjauksia,
- tulostilien kirjaukset ovat credit-kirjauksia, ja
- kulutilien kirjaukset ovat debit-kirjauksia.
Kun Kerttu tuo tämän muokatun tiedoston uudelleen Liitä vientejä -toiminnon avulla Procountoriin, niin tosite ei enää erota, vaan se täsmää (näkymän alalaidan yhteissumma on 0,00):
Tällä tavoin muodostetun vertailutietotositteen saldot näyttäytyvät myös oikein, kun saldoja tarkastellaan vertailutietojen tilikauden ajalta Procountorin Kirjanpitoraporteilta:
- Taseen saldot esitetään ilman etumerkkiä (eli positiivisena) riippumatta siitä, ovatko saldot taseen Vastaavaa- vai Vastattavaa-puolella.
- Tuloslaskelman tulot esitetään ilman etumerkkiä (eli positiivisena), ja kulut taas vastaavasti näitä tuloja vähentävinä erinä, eli negatiivisen etumerkin kanssa.