Kerttu Kirjanpitäjä tarkastelee kirjanpitoraporteissa tuloslaskelmaa ja huomaa että erään kirjanpitotilin saldo ei nouse sinne mukaan. Mistä tämä voi johtua?
Syy ja ratkaisu:
Ensin Kertun tulisi tarkistaa onko kyseisellä kirjanpitotilillä varmasti saldoa, joka tulisi näkyviin niillä hakuehdoilla jotka hän on kirjanpitoraporteille asettanut.
Kirjanpitoraporteille asetetaan päivämääräväli Kirjanpitotositteen pvm -kenttiin. Jos tähän on asetettu esimerkiksi 1.1.-30.4.2021, olisi hyvä vielä tarkistaa toiselta raportilta että kyseisellä aikavälillä on varmasti kirjauksia tälle kirjanpidon tilille. Tämän voi tarkistaa Kirjanpitotilit ja viennit -raportilta, joka löytyy ohjelman kohdasta Kirjanpito > Täsmäytystyökalut > Kirjanpitotilit ja viennit, laittamalla sinne vastaavan päivämäärävälin. Kerttu tarkistaa että tuonkin raportin mukaan vientejä pitäisi olla.
Lisäksi tulisi tarkistaa ettei hakuehtoja ole muidenkaan kohtien osalta asetettu niin että ne rajaisivat pois ne viennit jotka kyseiselle tilille on tehty. Jos käytössä on esimerkiksi hakuehdot Tositelaji, Dimensiot tai Tositteen tila, on hyvä katsoa ettei niihin ole tehty valintoja jotka sulkisivat pois tilille tehdyt viennit. Tähänkin vertailuun kannattaa käyttää Kirjanpitotilit ja viennit -raporttia, jossa näkyy esimerkiksi tositelaji, tila ja josta pääsee myös porautumaan suoraan tositteille, josta näkee dimensiot ja nimikkeet.
Kerttu tarkistaa että hakuehdot on asetettu niin, että vientien pitäisi tulla tuloslaskelmalle näkyviin.
Sen jälkeen seuraava vaihe on varmistaa, että kyseinen tili on varmasti perustettu sellaiseen tiliryhmään joka kuuluu tuloslaskelman puolelle. Kerttu tietää että tässä tapauksessa on kyse hänen itse perustamastaan tilistä 4005, eli ei sellaisesta tilistä joka ohjelman tilikartoissa olisi valmiina.
Tilikartta löytyy ohjelman kohdasta Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikartta. Selkeiten tilin sijainnin tilikartassa näkee kun tarkastelee tilikarttaa Avaa > HTML -muodossa. Excel -muoto ei sen sijaan ole tähän tarkoitukseen hyvä koska se listaa tilit aina numerojärjestyksessä huolimatta siitä missä kohdassa tilikarttaa tili oikeasti on. Yksi vaihtoehto on myös klikkailla tiliryhmät auki yksi kerrallaan ja etsiä tilin sijainti sitä kautta.
Kerttu huomaa, että tili 4005 löytyykin tiliryhmästä 200 eli taseen puolelta. Hän on epähuomiossa perustanut sen siis tiliryhmän 200 alle, vaikka tarkoitus oli perustaa se tiliryhmän 400 alle. Tämä selittää sen miksi tili 4005 ei noussut tuloslaskelmalle, vaan se nousee taseeseen.
Jotta Kerttu saa tilin siirrettyä oikeaan tiliryhmään ja sitä kautta näkymään tuloslaskelmalla, tulee hänen ensin poistaa tili tiliryhmästä 200. Jotta tilin voi poistaa, ei siellä saa olla yhtään vientejä. Viennit tulee siis käydä siirtämässä väliaikaisesti jollekin muulle tilille, niin että tili vaihdetaan kullakin viennillä. Kun tili on poistettu, voi sen sitten lisätä oikeaan tiliryhmään ja käydä vaihtamassa vienneille takaisin tili 4005.
Tämän jälkeen Kerttu päivittää vielä raportointitietokannan kirjanpitoraporttien Päivitä raportointitietokanta -painikkeesta ja huomaa että nyt tili 4005 näkyy tuloslaskelman puolella.
