Kerttu Kirjanpitäjä on tehnyt tilikaudelle tilinpäätöksen. Hän huomaa jälkikäteen, että tilinpäätöksessä on ollut mukana aiheeton, Hyväksytty-tilainen ostolasku, jota ei todellisuudessa ole ollut tarkoitus maksaa. Kerttu haluaisi laskun pois, mutta ei haluaisi että tämä vaikuttaisi tilinpäätökseen. Onko tämä mahdollista ja mihin eri vaihtoehdot vaikuttavat?
Ratkaisu:
Tositteet jotka ovat vähintään Hyväksytty-tilassa ovat liiketapahtumia ja näin ollen mukana tilinpäätöksessä. Jos tilikauden käy avaamassa, pääsisi tällaisen tositteen palauttamaan Kesken-tilaan ja sen jälkeen mitätöimään, mutta tämä muuttaisi tilinpäätöksen lukuja. Kerttu ei halua että näin kävisi, joten tämä ei ole vaihtoehtona hänelle.
Jos olisi epäselvyyttä siitä, missä tilassa olevat tositteet ovat liiketapahtumia ja mitkä eivät, löytyy kuvaus tästä ostolaskujen osalta tässä kaaviossa ja myyntilaskujen osalta tässä kaaviossa. Kaavioista näkyy missä tilassa tosite on liiketapahtuma ja missä ei-liiketapahtuma.
Liiketapahtumat ovat mukana tilinpäätöksessä ja ei-liiketapahtumat eivät ole. Jos liiketapahtumana olevaa tositetta käy muokkaamassa siten että se ei ole enää liiketapahtuma, vaikuttaa tämä tilinpäätökseen eli tosite jää pois tuloslaskelmasta ja taseesta.
Jotta ylimääräisen Hyväksytty-tilaisen ostolaskun vaikutus saadaan kumottua, tulisi Kertun laatia tälle ostolaskulle hyvityslasku, niin että hyvityslaskun kirjanpitopäivä sijoittuu avoimelle tilikaudelle jolle ei ole vielä tehty tilinpäätöstä. Vaihtoehtoisesti voi käyttää muistiota. Hyvityslasku kannattaa laatia kopioimalla alkuperäinen lasku ja vaihtamalla tuoterivit vastakkaiselle etumerkille.
Sen jälkeen tulisi asettaa alkuperäinen Hyväksytty-tilainen ostolasku Maksettu muualla -tilaan, jos lasku halutaan pois avoimista laskuista. Sekä hyvityslaskulle että alkuperäiselle laskulle tulisi laittaa keskenään sama maksupäivä, kun ne laitetaan Maksettu muualla -tilaan. Maksupäivä olisi hyvä laittaa sellaiselle tilikaudelle, jolle ei ole vielä tehty tilinpäätöstä. Jos maksupäivän laittaisi tilikaudelle, jolle on tehty tilinpäätös, vaikuttaisi tämä avoimien laskujen listaukseen kyseisessä tilinpäätöksessä.