Konserniyhdistely-ympäristössä nimeltä Suurfirma yhdistely-ympäristö on käytössä Konsernilaskenta. Kerttu Kirjanpitäjä on havainnut erotusta Suurfirma yhdistely-ympäristössä tuloksen ja taseen välillä marras- ja joulukuussa 2020. Konserniin kuuluu yhdistely-ympäristö Suurfirma yhdistely-ympäristön lisäksi lähdeympäristöt nimeltä SuurFirma Emo, SuurFirma Isosisko ja Suurfirma Pikkusisko.
Ratkaisu:
Aluksi Kertun on hyvä tarkistaa, että kaikki lähdeympäristöissä käytettävät kirjanpitotilit löytyvät myös yhdistely-ympäristön tilikartasta. Tilikartat voidaan nähdä kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikartta ja ottaa sieltä Exceliin Avaa > Excel -valikon kautta.
Seuraavaksi on syytä tarkistaa täsmäävätkö tulos ja tase lähdeympäristöissä eli kunkin yksittäisen lähdeympäristön Procountor-ympäristössä. Jos tulos ja tase eivät lähdeympäristöissä täsmää, löytyy syy useimmiten arvonlisäverosta tai täsmäämättömistä tositteista.
Tuloksen vertaaminen tuloslaskelman ja taseen välillä onnistuu Kirjanpitotilit ja viennit -raportilla, joka löytyy ohjelman kohdasta Kirjanpito > Täsmäytystyökalut > Kirjanpitotilit ja viennit.
Kerttu käy läpi kunkin lähdeympäristön Kirjanpitotilit ja viennit -raportin rajaamalla hakuehdot tilikauden alusta täsmäytettävän kuukauden loppuun asti ja painamalla yläreunan Hae-painiketta. Tuloksen ja taseen erotus lasketaan kohtaan Valitut tilit yht.
Näkymän oikeassa yläreunassa olevan Valitut tilit yht. -kentän arvo tulisi siis olla 0,00, kun ALV-laskelma on laadittu. Raportin voi hakea esimerkiksi kuukausi kerrallaan (tilikauden alusta yhden kuun loppuun kerrallaan) ja katsoa sitä mukaa missä kohtaa mahdollinen erotus alkaa.
Kun ensimmäinen erottava kuukausi on rajattu, Kerttu tarkistaa onko kyseiselle kuukaudelle laadittu ALV-laskelma kohdassa Kirjanpito > ALV-laskelma. Lisäksi hän tarkistaa Hae muokatut tositteet -painikkeen kautta onko kauden alv-laskelman muodostamisen jälkeen muokattuja tositteita. Tämä painike näyttää, mitä tositteita on muokattu laskelman muodostamisen jälkeen. Erityisesti Kertun kannattaa kiinnittää huomiota sellaisiin tositteisiin, joissa ei ole päivämäärää ALV-laskelmalle -sarakkeessa, sellaiset tositteet eivät ole olleet mukana millään laskelmalla eli on tehty ohjelmaan laskelman muodostamisen jälkeen. Kerttu muodostaa tällaisessa tilanteessa sitten alv-laskelman kuukaudelle uudelleen.
Tulolaskelman tulos ja taseen tulos eivät täsmää ennen kuin ALV-laskelma on tallennettu ja sen kirjanpitosivulle on muodostunut kirjaus 2930 Suoritettava arvonlisävero -tilille. 2930-tili on Procountorin oletustili ja toki jos sitä on muutettu tulisi muutettu tili huomioida täsmäytyksessä.
Konserniympäristöön haetaan automaattisesti tiedot lähdeympäristöistä ja niistä muodostuu päivittäinen Konserniyhdistely -muistio. Nämä muistiot erottavat aina arvonlisäveron verran, sillä lähdeympäristöissä tehtävä ALV-laskelma päiväytyy aina kuun viimeiselle päivälle. Kun kuukauden viimeisen päivän tiedot haetaan konserniympäristöön, tulee konserniyhdistelymuistioon myös sitten kuukauden alv-kirjaus. Yhdistely-ympäristön tositteita ei voi muokata, vaan korjaukset on tehtävä emossa ja tyttärissä.
Lisäksi Kerttu tarkistaa onko lähdeympäristöissä täsmäämättömiä tositteita täsmäytettävällä kaudella. Tämä onnistuu Tositteiden täsmäytyseroraportilla, joka löytyy kohdasta Kirjanpito > Täsmäytystyökalut > Tositteiden täsmäytyseroraportti. Jos erottavia tositteita löytyy, päästään raportilta porautumaan erottavalle tositteelle ja korjaamaan tositteen tiliöinti. Pienet erotukset, jotka eivät johdu varsinaisesta virheestä, vaan ovat vaikkapa pyöristyseroja, saa Kerttu tarvittaessa kirjattua suoraan 8890 (Täsmäytyserot) -tilille, kun hän painaa kirjanpitosivun Tallenna-painiketta ja painaa avautuvassa Tositteen kirjanpito erottaa -ikkunassa Päivitä-painiketta.
Jos lähdeympäristöjen Procountor-ympäristöissä tulos ja tase täsmäävät, saattaa erotus konserniyhdistely-ympäristössä liittyä käsin yhdistely-ympäristöön tehtyihin kirjauksiin.
Jos Kerttu on tehnyt Suurfirma yhdistely-ympäristöön käsin kirjauksia, hänen tulee tarkistaa, että jokaisen tositteen loppusaldo on nolla. Yksipuolisia kirjauksia ei tule tehdä. Kerttu näkee täsmäämättömät tositteet yhdistely-ympäristössä Tositteiden täsmäytyseroraportilla, joka löytyy kohdasta Kirjanpito > Täsmäytystyökalut > Tositteiden täsmäytyseroraportti.
Sekin on mahdollista, että erotus liittyy yhdistely-ympäristön eliminointikirjauksiin. Jos ohjaustieto "Eliminointi" on päällä, tuodaan eliminoitavien tilien osalta saldot/viennit dimensioituna sekä kohdenimikkeelle (Yrityksen nimi, alkuperäinen etumerkki) ja eliminointinimikkeelle (vaihdettu etumerkki), jolloin vientien summaksi tulee nolla. Ohjelma tunnistaa "Konserni"-sanasta tilit eliminoitaviksi tileiksi ja tekee eliminoinnin automaattisesti, mutta konserniyhdistely-ympäristössä voidaan käsin myös määritellä eliminoitavat tilit.
Konsernin lukuja tarkastellessa kannattaa Kertun hyödyntää kirjanpitoraporttien hakuehtoa Kausi nimikkeittäin ja nimikkeet yhteensä. Dimensio- ja Nimikkeet -hakukenttiin voi valita kaikki yhtiöt sekä Eliminointi -nimikkeen, jolloin hakutulokseen saa jokaisen yhtiön luvut sekä eliminointiluvut vierekkäin.
Tässä yhdessä esimerkissä kävi ilmi, että erotus johtui siitä, että yhdestä konsernin lähdeympäristöstä oli jäänyt tekemättä uusi alv-laskelma marras- ja joulukuulle sen jälkeen, kun kausille oli tullut vielä muutoksia. Sen jälkeen, kun Kerttu teki nämä, päivitti raportointitietokannan vielä kyseisessä lähdeympäristössä sekä päivitti raportointitietokannan myös Suurfirma yhdistely-ympäristössä, täsmäsi tuloslaskelma ja tase myös yhdistely-ympäristössä.