Tyyne Työntekijä huomaa, että toimittajarekisteristä löytyy moneen kertaan sama toimittaja, Company AB. Mistä tämän johtuu ja miten asian saa korjattua?
Syy ja ratkaisu:
Aluksi Tyynen tulisi tarkistaa toimittajarekisteristä kuka toimittajan on luonut. Tieto näkyy näkymän vasemmassa alakulmassa. Jos tässä lukee OpusCapitan skannauspalveluun tai verkkolaskupalveluun viittaava nimi, nähdään että toimittaja on luotu automaattisesti rekisteriin laskun saapumisen yhteydessä. Tämä tarkoittaa sitä, että ohjelman kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset on ollut rasti kohdassa ”Perustetaanko uudet asiakkaat ja toimittajat automaattisesti ensimmäisen laskun tallennuksen yhteydessä?” silloin kun tältä toimittajalta on saapunut ostolasku. Jos toimittajan olisi luonut joku yrityksen käyttäjistä, näkyisi sen niin ikään vasemmassa alakulmassa.
Tyyne huomaa että Käyttöasetukset -näkymällä on rasti uusien toimittajien luomiseen liittyen. Kun tässä kohdassa on rasti, luo ohjelma laskun saapumisen myötä toimittajarekisteriin automaattisesti uuden toimittajan silloin, kun toimittajarekisteristä ei löydy toimittajaa, jolla olisi sama suomalainen y-tunnus tai IBAN-muotoinen pankkitilinumero kuin laskulla. Ensisijaisesti ohjelma katsoo y-tunnusta. Jos keltään toimittajalta ei löydy samaa suomalaista y-tunnusta kuin mikä laskulla on, katsoo ohjelma seuraavaksi laskulta IBAN-muotoista tilinumeroa. Jos keltään toimittajalta ei löydy myöskään ole sitä, luo ohjelma uuden toimittajan automaattisesti rekisteriin.
Tyyne voi tarkistaa minkä laskun perusteella toimittaja on luotu, painamalla toimittajan tiedoissa ylhäältä Hae laskut -painiketta. Näkyviin tulee ne ostolaskut jotka ovat kohdistuneet tälle toimittajalle. Jos sen sijaan halutaan tarkastella asiaa toisinpäin eli katsoa mikä toimittaja on laskun perusteella luotu, voi ostolaskun oikean yläreunan Siirry-valikosta valita Toimittaja.
Tyyne huomaa, että tämän ulkomaalaisen toimittajan Company AB:n laskulla ei ole ollut suomalaista y-tunnusta tai IBAN-muotoista tilinumeroa. Ulkomaalaisten toimittajien laskuilla tapaus on tyypillinen. Sen vuoksi jatkossakin Company AB:n laskujen saapuessa ohjelmaan tulee toimittajarekisteriin automaattisesti muodostumaan tämä toimittaja uudelleen. Jos näin ei haluta tapahtuvan, tulisi Käyttöasetukset -näkymällä ottaa uuden toimittajan luomiseen liittyvä rasti pois. Koska tämä asetus vaikuttaa kaikkiin toimittajiin, päättää Tyyne jättää rastin paikalleen.
Joskus toimittajia saattaa syntyä toimittajarekisteriin moneen kertaan myös sen vuoksi, että skannauspalvelu ei ole syystä tai toisesta onnistunut tulkita laskulta suomalaista y-tunnusta tai IBAN-muotoista tilinumeroa, vaikka ne laskun kuvalta löytyvätkin. Tämän seurauksena ohjelma sitten luo toimittajarekisteriin uuden toimittajan. Jos Tyyne huomaisi että kyse olisi tällaisesta, tulisi hänen olla jatkoa ajatellen yhteydessä Procountorin asiakaspalveluun, josta ollaan yhteydessä skannauspalveluun vastaavan virheen välttämiseltä jatkossa.
Jotta Tyyne saa poistettua toimittajarekisteristä ylimääräiset sinne syntyneet toimittajat, tulee hänen päättää mikä versio toimittajista on sellainen joka rekisteriin halutaan jättää. Saapuneet ostolaskut, jotka ovat kohdistuneet poistettaville toimittajille, tulee kohdistaa toimittajarekisteriin säilytettävälle toimittajalle Kohdista liikekumppanille -toiminnolla. Toiminto löytyy esimerkiksi Haku > Tositteiden haku -näkymällä hakemalla laskut ja valitsemalla haluttu laskurivi, jonka jälkeen painetaan Lisää toimintoja > Kohdista liikekumppanille.
Kun Tyyne on kohdistanut laskut säilytettävälle toimittajalle, voi hän poistaa ylimääräiset toimittajat rekisteristä painamalla toimittajan kohdalta Muokkaa > Poista.