Kerttu Kirjanpitäjä on tuonut ohjelmaan budjetin dimensioittain. Hän ei saa kyseistä budjettia kuitenkaan kirjanpitoraporteilla näkyviin, jotta pääsisi vertaamaan budjetoituja lukuja toteutuneisiin. Mistä tämä johtuu ja miten hän saa budjetin näkyviin?
Syy ja ratkaisu:
Syy johtuu yleisesti ottaen siitä, että joko budjettia ei olla tuotu onnistuneesti sisään tai että kirjanpitoraporteilla on käytetty vääriä hakuehtoja.
Aluksi Kertun tulisi muistella, tuliko budjetin sisäänlukuvaiheessa jonkinlaista ilmoitusta siitä, että rivejä ei olisi saatu luettua sisään esimerkiksi sen vuoksi, että tiedoston kentissä olisi tietoa väärässä muodossa. Toisin sanoen, näkyikö rivejä punaisina aineiston sisäänluvun vaiheessa 2/2, sen jälkeen kun hän oli painanut Hallinta > Aineiston sisäänluku ja valinnut sisäänluettavan tiedoston ja sisäänluvun tyypin ja jatkanut seuraavaan vaiheeseen. Jos näin olisi ollut, pitäisi tarkistaa budjetin siirtotiedoston tietuekuvauksesta mikä on sallittu muoto millekin kentälle ja verrata niitä tiedostoon.
Kertun tapauksessa aineiston sisäänluvun yhteydessä mikään rivi ei ollut punaisena, vaan ohjelma ilmoitti sisäänluvun onnistuneen (”Aineiston lisäys tietokantaan onnistui. Voit halutessasi sisäänlukea lisää aineistoa”).
Seuraavaksi Kertun pitäisi katsoa näkyykö hänellä Kirjanpitoraportit-näkymällä hakuehtoa Budjetin versio. Jos kyllä, pitäisi tästä valikosta löytyä sisäänluettu budjetti sillä nimellä, mikä tiedostossa on rivitasolle laitettu B-sarakkeessa. Jos Budjetin versio -hakuehtoa ei näkyisi ja budjetti on ohjelmaan onnistuneesti tuotu, saa sen näkyviin Uusi hakuehto -valikosta valitsemalla ja painamalla kentän vieressä olevaa plus-painiketta.
Jos Budjetin versio -hakuehtoa ei näkyisi Uusi hakuehto -valikossakaan tai hakuehto näkyisi mutta valikossa ei löydy sitä budjettia joka on tuotu sisään, tarkoittaa tämä sitä että budjettia ei ole ohjelmaan vielä tuotu tai että budjetti ei syystä tai toisesta ole vielä päivittynyt. Tällaisessa tilanteessa kannattaa käydä varmuuden vuoksi toisessa ympäristössä (jos on käyttäjänä useassa ympäristössä) tai kirjautua ohjelmasta ulos ja uudelleen sisään. Jos tämä ei auttaisi, tulee budjetti lukea sisään uudelleen.
Kerttu löytää Budjetin versio -valikosta sen budjetin jonka hän on ohjelmaan tuonut. Hän valitsee kirjanpitoraportin tyypiksi tuloslaskelman, mutta budjetin lukuja ei tule toteutuneiden lukujen vierelle näkyviin. Tämä johtuu siitä, että hakuehtojen oikean reunan Näytä vertailutiedot -kohdasta ei ole rastittuna kohtaa Budjetti.
Kerttu laittaa kyseiseen kohtaan rastin. Hän myös tarkistaa alkuperäistä tiedostoa katsomalla, että tiedoston A-sarakkeessa kullakin rivillä on d, kun kyse on dimensiobudjetista (perusbudjetin tapauksessa tässä olisi p), jotta on varmasti tuonut budjetin dimensioittain. Nyt Budjetti-sarake ilmestyy tuloslaskelman toteutuneiden lukujen vierelle. Siihen tulee kuitenkin nollia, vaikka Kerttu on lukuja tuonut budjettitiedostolla. Siinä tapauksessa tulisi tarkistaa, että raportin hakuehtoihin asetettu aikaväli täsmää siihen ajanjaksoon jolle budjetti on tiedostossa tuotu. Lisäksi tulee muistaa, että kun kyseessä on dimensiobudjetti kuten tässä tapauksessa, tulee hakuehdoissa lisäksi valita vielä mitä dimensiota ja nimikettä/nimikkeitä halutaan tarkastella. Dimensio-valikosta valitaan kyseinen dimensio ja sen alla olevasta Nimikkeet-valikosta nimikkeet.
Kerttu saa aikavälin asetettua ja dimension sekä nimikkeet valittua, jonka jälkeen budjetin luvut tulevat näkyviin.
Jos hän haluaa vielä tarkastella lukuja jokaisen nimikkeen kohdalta erikseen, tulisi Esitystapa-valikon valita Kausi nimikkeittäin ja nimikkeet yhteensä ja valita Nimikkeet-valikosta kaikki nimikkeet.