Procountor Mini: Laskujen asiatarkastaminen, hyväksyminen, dimensiointi ja laskukohtainen keskustelu
Päivitetty
Laskujen asiatarkastaminen ja hyväksyminen Minissä
Minissä voidaan asiatarkastaa ja hyväksyä osto-, matka ja kululaskuja. Ilmoitukset asiatarkastusta ja hyväksyntää odottavista laskuista tulevat aina Miniin ja ne noudattavat Käyttöasetuksiin(Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset) määriteltyä laskujen hyväksymiskierron järjestystä.
Miniin tulee ilmoitus laskun asiatarkastamista/hyväksyntää koskien sille henkilölle, joka on laskun hyväksymiskierrossa vuorossa. Minissä näytetään myös mitätöidyt ja hyväksytyt laskut, jos niistä on ehditty lähettämään ohjelmassa ilmoitus asiatarkastajalle tai hyväksyjälle ennen laskun mitätöintiä tai hyväksyntää. Tuolloin ilmoitus kuitenkin näkyy sovelluksessa jo käsiteltynä, eikä laskua voida sovelluksessa enää käsitellä. Sovelluksessa näytetään laskun rivitiedot sekä Liitteet-välilehden takaa laskun liitetiedosto. Laskua ei voida muokata sovelluksessa.
Jos tarkastamisen/hyväksynnän yhteydessä halutaan antaa kommentti, painetaan Kommentoi-painiketta.
Laskun ohjaaminen toiselle asiatarkastajalle tai hyväksyjälle tulee tehdä Procountorin puolella.
Sovelluksessa tehdyistä toimenpiteistä tulee merkintä laskun tapahtumatietoihin Verified From API.
Dimensiointi
Minin kautta on mahdollista dimensioida laskuja, jotka ovat saapuneet asiatarkastettavaksi ja/tai hyväksyttäväksi.
Dimensiointi tapahtuu asiatarkastuksen ja/tai hyväksymisen yhteydessä Dimensiot-välilehdellä.
Dimesioitaessa tositteita on mahdollista valita, asetetaanko dimensiot Tositteelle vai Vienneittäin. Valittu vaihtoehto näkyy sovelluksessa vihreällä (ks. alla oleva kuva).
Plus-painikkeella voidaan lisätä halutut nimikkeet ja prosenttiosuudet.
Tasaa-painike lisää viimeiseksi lisätylle nimikkeelle automaattisesti sellaisen prosenttiosuuden, että nimikkeiden yhteenlaskettu prosenttiosuus on 100.
Tyhjennä-painike tyhjentää lisätyt nimikkeet ja prosenttiosuudet.
Kun dimensiointeja on lisätty laskulle, ne voidaan tallentaa Tallenna dimensiot -painikkeella tai peruuttaa Peruuta-painikkeella.
Minissä ei ole mahdollista lisätä dimensiolle uusia nimikkeitä, vaan käytössä ovat Procountorissa lisätyt nimikkeet.
Minissä ei ole mahdollista dimensioida laadittuja matka- ja kululaskuja, vaan dimensiointi tulee laatia Procountorissa.
Procountorin puolella laadittuja dimensiointeja matka- ja kululaskuille on kuitenkin mahdollista tarkastella Minin arkistossa avaamalla lasku ja tarkastelemalla sitten *Dimensiot*-osiota.
Laskukohtainen keskustelu
Laskun asiatarkastus- ja hyväksymisnäkymällä on laskukohtainen keskustelutoiminto. Laskun käsittelijät Minissä ja Procountorissa voivat lähettää keskusteluun viestejä ja lukea aiempia viestejä.
Keskustelussa voidaan seurata laskun tapahtumatietoja: milloin lasku on tallennettu, asiatarkastettu tai hyväksytty ja kenen toimesta.
Laskun keskustelun näkevät käyttäjät, joilla on oikeus kyseisen laskun näkemiseen.
Huom! Minin keskustelussa näkyvät ainoastaan Minissä tehdyt toimenpiteet. Procountorin selainversiossa näkyvät sekä Minin että Procountorin toimenpiteet. Kaikki lähetetyt viestit näkyvät Minissä ja Procountorissa riippumatta siitä, mistä viestit on alun perin lähetetty.
Keskustelu avataan oikean yläkulman paperilennokki-ikonista. Ikonissa näkyvä punainen pallo ilmaisee, että keskusteluun on lähetetty viestejä.
Keskustelun jokaisessa viestissä näytetään aikaleima ja viestin kirjoittajan nimi. Uusi viesti kirjoitetaan alaosan tekstikenttään ja lähetetään Lähetä-painikkeella. Kun viesti on valmis, voidaan palata takaisin tarkastusnäkymälle vasemman yläkulman nuolipainikkeesta.
Keskustelun viestit säilyvät toistaiseksi, eikä niitä voi poistaa tai muokata.
