Huomioitavia seikkoja matkalaskuista Minissä
- Jotta käyttäjä voi laatia matka- ja kululaskuja Mini-sovelluksessa, käyttäjällä tulee olla käyttöoikeuksiin määritettynä kaikki oikeudet uusien matka- ja kuluaskujen tekoon. Tämän lisäksi matka-/kululaskun tekijän tiedot tulee olla täytettynä henkilörekisteriin.
- Kun käyttäjä on lisätty henkilörekisteriin, hänen käyttäjätunnuksensa tulee yhdistää henkilörekisteriin, jotta käyttäjä voi laatia matkalaskuja.
- Procountor Mini -sovellus noudattaa matkalaskun osalta Verottajan päätöstä verovapaista matkakustannusten korvauksista.
- Minissä on GPS-paikannustoiminto, jonka avulla saat haettua nykyisen sijaintisi automaattisesti matkalaskulle. Huomaathan, että paikannustoiminto ei automaattisesti kerää sijainteja matkasi varrelta, vaan asettaa laskulle sijainnin, jossa olet GPS toiminnon käynnistämisen hetkenä.
- Automaattisen kilometritoiminnon avulla saadaan laskettua kilometrit matkalaskulle lisättyjen paikkojen välille kilometrikorvauksia varten. Kilometritoiminnossa on käytössä Googlen API.
- Matkalaskua ei Minin kautta voi luoda toisen puolesta, vaan silloin lasku on luotava Procountorin puolella.
Uuden matkalaskun laadinta
1. Uuden matka- ja/tai kululaskun pääset luomaan painamalla Minin päänäkymän +-painiketta.
2. Valitse Uusi matkalasku -painike.
3. Kirjoita matkan Lähtöpaikka. Minissä pystyt syöttämään laskun tietoja myös ilman verkkoyhteyttä matkalaskun täyttämisen helpottamiseksi. Huomaathan, että matkalasku lähetetään Procountoriin vasta verkkoon palattaessa. Paikkatietojen listaus haetaan suoraan Google API:a hyödyntäen.
4. Kirjaa matkan aloitusaika Lähtöaika-kenttään. Lisää myös aikavyöhyke, jolla matkan aloitusaikana olit.
5. Jos haluat hakea päivärahoja, aktivoi Hae päivärahaa -valinta.
6. +-painikkeella pääset lisäämään matkalaskun aikajanalle seuraavan merkinnän. Aikajana näkymän yläosassa näet matkalaskun sen hetkisen summan kirjanpitovaluutassa. Voit lisätä matkalaskulle kuluja, paikkoja, kilometrejä ja ateriakorvauksia. Edellä mainittujen merkintöjen lisääminen käydään läpi myöhemmin tässä artikkelissa.
7. Lisää kaikki tarvittavat merkinnät.
8. Merkitse matka päättyneeksi painamalla +-painiketta ja valitsemalla sen jälkeen Matkan lopetus -painike.
- Jos et paina matkalaskulla Matkan lopetus -painiketta, Mini käyttää matkan päättymispaikkana viimeisintä asettamaasi paikkamerkintää.
- Matkan päättymisajankohta vaikuttaa päivärahojen laskentaan.
- Matkalaskun aikajananäkymän yläosassa näet matkalaskun summan Procountor ympäristösi kirjanpitovaluutassa.
9. Aikajananäkymän oikeassa yläkulmassa olevalla Viimeistele-painikkeella voit lopettaa matkan tietojen kirjaamisen ja siitryä matkalaskun viimeiseen vaiheeseen. Tarkista matkan tiedot tällä viimeistelynäkymällä.
10. Kirjoita Matkan tarkoitus-kenttään selite matkalle. Kenttä on pakollinen täyttää.
11. Aktivoi valinta Matkalaskut laskutetaan asiakkaalta tarvittaessa. Jos valinta aktivoidaan, matkalaskun muistiinpanoihin Procountorissa tulee teksti: Laskuta matkalasku asiakaaltasekä matkalaskun lähtö- ja paluuaikatiedot.
12. Jos aktivoit valinnan Lähetä keskeneräisenä, matkalasku siirtyy Procountoriin Kesken-tilassa, kun Minissä painetaan Lähetä-painiketta. Matkalasku on tämän jälkeen vielä muokattavissa Procountorissa.
13. Jos et aktivoi Lähetä keskeneräisenä-valintaa, vaan painat suoraan Lähetä-painiketta, matkalasku lähtee hyväksymiskierron mukaisesti ensimmäiselle hyväksyjälle. Jos hyväksymiskiertoa ei ole, lasku siirtyy Procountoriin Vastaanotettu-tilassa.
14. Minin etusivulle tulee ilmoitus, laskun lähetyksen onnistumisesta. Tämän jälkeen voi lähteä laatimaan uutta matkalaskua.
Lähetä-painikkeen painamisen jälkeen laskua ei enää voi muokata Mini-sovelluksessa.
Kulun lisääminen matkalaskulle
1. Matkalaskutuotteet tulevat suoraan Procountorista. Kulun lisäämiseksi paina +-merkkiä ja valitse Kulu-painike.
2. Lisää kulun Tuote.
3. Lisää kulun Hinta sekä Valuutta. Voit kirjata summan ostovaluutassa. Mini kääntää sen ympäristösi kirjanpitovaluuttaan.
4. Lisää Ostopäivä. Ostopäivä tarvitaan valuuttamuunnosta varten. Kulu muunnetaan kirjanpitovaluuttaan ostopäivän tai edeltävän päivän kurssin mukaan.
5. Valitse kulun arvonlisäveroprosentti Alv-kenttään.
6. Lisää tarvittaessa Kommentti.
7. Lisää liite/liitteet. Voit ottaa kuvan liitteestä puhelimellasi matkalaskua tehdessäsi Ota kuva-painikkeella ja liittää sen laskuun tai voit etsiä kuvaa puhelimen kuvatiedostoista painamalla Kuvakirjasto-painiketta.
8. Voit poistaa tehdyn kulumerkinnän roskakorikuvakkeella. Kulua ei tarvitse erikseen tallentaa. Tehty merkintä tallentuu Miniin automaattisesti sitä tehdessäsi. Pääset pois kulunäkymältä klikkaamalla Valmis-painiketta tai klikkaamalla oikean yläkulman ruksipainiketta.
Paikan lisääminen matkalaskulle
1. Uuden paikan pääset lisäämään painamalla ensin +-painiketta ja valitse sitten Paikka-painike.
2. Valitse Kohde, jonne olet saapunut. Huomaathan, että puhelimen tulee olla online-tilassa, jotta pääset lisäämän paikan paikkalistalta. Paikkatietojen listaus haetaan suoraan Google API:a hyödyntäen.
3. Valitse saapumisajankohta sekä Aikavyöhyke.
4. Voit poistaa tehdyn paikkamerkinnän roskakorikuvakkeella. Merkintää ei tarvitse erikseen tallentaa. Tehty merkintä tallentuu Miniin automaattisesti sitä tehdessäsi. Pääset pois paikkanäkymältä klikkaamalla Valmis-painiketta tai klikkaamalla oikean yläkulman ruksipainiketta.
Kilometrien lisääminen matkalaskulle
1. Lisää kilometrikulu painamalla ensin +-painiketta ja valitse sitten Kilometrit-painike.
2. Lisää lähtöpaikka Mistä-kenttään ja määränpää Mihin-kenttään.
3. Lisää saapumisajankohta.
4. Tarkista, että aikavyöhyke on kulukirjauksella oikein.
5. Lisää ajetut kilometrit.
6. Valitse Korvaustyyppi-kenttään oikea korvaustyyppi.
7. Kilometrikulun merkittyäsi matkalaskulle ilmestyy automaattisesti uusi paikkamerkintä eli paikka, jonka merkitsit kilometrikulussa määränpääksi.
Huomaathan, ettet voi lisätä lisähenkilöitä suoraan tekemääsi kilometrikulumerkintään. Jos kyydissä on ollut lisähenkilöitä, tee uusi kilometrikulumerkintä, jonka kulutyypiksi valitaan Kilometrikorvaus, lisähenkilö. Muista käydä poistamassa kilometrikulumerkinnästä automaattisesti syntyvä saapumispaikkamerkintä. Muutoin saapumispaikka on kululaskulla kahteen kertaan.
8. Voit poistaa tehdyn kilometrimerkinnän roskakorikuvakkeella. Merkintää ei tarvitse erikseen tallentaa. Tehty merkintä tallentuu Miniin automaattisesti sitä tehdessäsi. Pääset pois kilometrinäkymältä klikkaamalla Valmis-painiketta tai klikkaamalla oikean yläkulman ruksipainiketta.
Ateriakorvaukset matkalaskulla
- Matkan ateriat pääset kirjaamaan painamalla +-painiketta ja valitsemalla Ilmaiset ateriat-painikkeen.
- Valitse aterioista omaa matkaasi vastaavat määrät.
- Aterioiden enimmäismäärä vastaa verottajan ohjeistusta.
- Ilmaiset ateriat -painike tulee näkyville ainoastaan, jos olet aktivoinut Hae päivärahaa -valinnan Matkan aloitus -osiossa (i-painike vasemmassa reunassa).