Mini-sovelluksen sisään on toteutettu kuittien kuvausominaisuus, jonka avulla siirretään paperiset tai PDF-kuitit kätevästi puhelinsovelluksella suoraan Procoutoriin. Sovelluksen kautta kuvattuja kuitteja voidaan siirtää liitteiksi Procountorissa oleviin tositteisiin.
Procountor Mini-sovelluksen voi ladata puhelimen sovelluskaupasta. Tarkemmat ohjeet Minin käytön aloittamiseen löytyvät täältä. Kuittien kuvaamiseen ei ole käyttöoikeusrajoituksia, vaan riittää, että käyttäjä pääsee kirjautumaan Miniin, jonka jälkeen hän voi alkaa kuvata kuitteja.
Kuittien kuvaaminen on paketoitu yhdessä matka- ja kululaskujen luomisen kanssa Minin maksulliseksi ominaisuudeksi 15.8.2020 alkaen. Lisätietoja löydät täältä. Minin maksulliset ominaisuudet hinnoitellaan 5,95€+ALV24%/kk/käyttäjä/ympäristö. Esim. jos käyttäjä kuvaa kuitteja kahteen eri ympäristöön, veloitetaan 2 * 5,95€+ALV24% (kerran kultakin ympäristöltä). Minin muut toiminnot (laskujen tarkastaminen/hyväksyminen, omien palkkalaskelmien katselu) ovat käytössä maksutta.
Kuittien kuvaaminen Minillä on suunnattu vain Taloushallinto-tuoteversioihin.
Kuittien kuvaaminen Minillä
1. Kuittien kuvaaminen aloitetaan painamalla + -painiketta ja valitsemalla Uusi kuitti.
2. Uusi kuitin kuva lisätään painamalla Ota kuva –painikkeella (avaa kameran) tai Liitä tiedosto –painikkeella (hakee puhelimen muistista liitteitä). Kumpi tahansa vaihtoehto valitaan, mini tulkitsee kuvasta tietoja OCR-tekniikkaa (tekstintunnistus) käyttäen.
- Sovelluksella on mahdollista kuvata pidempi tai useampisivuinen kuitti. Kuvat otetaan osissa painamalla aina kuvauksen jälkeen Ota kuva –painiketta kunnes koko kuitti on kuvattu.
- Lisää tiedosto -painikkeesta on mahdollista lisätä puhelimen kuvakansiossa olevia kuvia tai tiedostokansiossa olevia PDF-kuitteja.
- Yhteen liitteeseen on mahdollista lisätä sekä kuvattuja kuitteja että PDF-kuitteja.
3. Mini hyödyntää OCR-tekniikkaa, joka tarkoittaa kuitilla olevien tietojen tulkitsemista. OCR-tekniikan myötä Mini lukee tietoja kuvatulta kuitilta ja syöttää tiedot suoraan kuitin tietoihin. Kuitin kunto ja kuvanlaatu vaikuttavat siihen, kuinka paljon tietoa Mini kykenee lukemaan kuitilta. Minin tunnistamia tietoja on mahdollista muokata manuaalisesti sovelluksessa sekä myöhemmin Procountorissa.
- Mini tulkitsee otetulta kuvalta tai liitetyltä tiedostolta tietoja OCR-tekniikkaa käyttäen.
- OCR-tekniikkaa hyödynnettäessä tulee huomioida seuraavat asiat:
- Tiedoston tulee olla muodossa jpg, png tai pdf. Kuvattaessa kuitteja puhelimella tiedostomuoto on useimmiten jpg.
- Tiedoston maksimikoko on 10mb.
4. Mikäli kuitin kunto ja kuvanlaatu ovat riittävät, Mini lukee tietoja kuvatulta kuitilta ja syöttää tiedot suoraan kuitin tietoihin.
- Mikäli OCR-toiminnon käyttö onnistuu, Mini tunnistaa kuvasta seuraavat tiedot:
- Summa
- Ostopaikka
- Maksutapa
- Päivämäärä
- ALV
- Mikäli kuvattava kuitti on huonokuntoinen tai kuvan laatu on heikko, Mini ei välttämättä kykene tunnistamaan kaikkia tietoja.
- Mikäli kuitilla on ulkomainen ALV, Mini laittaa ALV-kenttään oletuksena 0%.
- Mikäli OCR-toiminnallisuuden käyttö epäonnistuu, Mini antaa siitä ilmoituksen, jonka yhteydessä on mahdollista valita seuraavat vaihtoehdot:
- Yritä uudelleen
- Täytä puuttuvat tiedot
- Minin tunnistamia tietoja on mahdollista muokata manuaalisesti sovelluksessa sekä myöhemmin Procountorissa.
5. Tarkista kuitn tiedot ja tee niihin tarvittavat lisäykset/muokkaukset.
- Tuotteet tulevat Procountorin matka- ja kululaskujen tuoterekisteristä.
- Tuotteita voidaan lisätä korkeintaan viisi kappaletta. On suositeltavaa, että kuitilla olevat eri tuotteet yhdistetään saman tuotekategorian ja ALV-kannan alle, jotta kaikki kulutuotteet saadaan samalle liitteelle.
- Kuitin tuotteille voidaan lisätä enintään viisi eri ALV-kantaa.
5. Tallenna kuitti, jonka jälkeen se lähetetään automaattisesti Procountoriin.
- Kaikki lähetetyt kuitit näkyvät Minin Kuitit–osiossa.
- Kuittilistauksessa näytetään vasemmassa laidassa vihreällä check-merkillä, että kuitti on liitetty laskulle Procountorissa.
Kuitin käsittely Procountorissa
Minillä kuvatut kuitit löytyvät Procountorin kohdista Haku > Kuittihallinta, Uudet kuitit widgetistä painikkeesta Mini-kuittihallinta tai laskulla olevasta Liitteet osiosta Lisää tiedostoja > Lisää kuittihallinnasta.
Uudet kuitit -widgetti
Kaikki Minillä kuvatut kuitit siirtyvät uudet kuitit widgetiin.
- Painamalla widgetissä näkyvän kuitin kohdalta, näkymään aukeaa kuvatun kuitin pop-up ikkuna. Ikkunassa voidaan vielä muokata kuitin tietoja, lisätä liitteitä ja esikatsella kuittia.
Painamalla Mini-kuittihallinta –painiketta siirrytään tarkastelemaan kuvattuja kuitteja.
- Ensisijaisesti ohjelma hakee kaikki käsittelemättömät kuitit Kuittihallinta-näkymälle. Hakuehtojen avulla voidaan myös hakea käsiteltyjä kuitteja.
Kuitista voidaan luoda matka- tai kululasku suoraan Uudet kuitit widgetistä valitsemalla kuitin ja painamalla joko Luo matkalasku tai Luo kululasku –painiketta.
- Kuitin rivitiedot siirtyvät aina automaattisesti uudelle laskulle.
Kuittihallinta
Kuittihallintaan siirtyvät kaikki kuitit, jotka on kuvattu Mini-sovelluksella. Kuittihallinnasta löytyvät sekä käsittelemättömät kuitit että käsitellyt kuitit hakuehdoista riippuen. Näkymälle päästään joko Uudet kuitit -widgetin Minin kuittihallinta -painikkeesta tai vasemman laidan navigaatiosta valitsemalla Haku > Kuittihallinta.
- Kuitti voidaan siirtää suoraan uudelle matka- tai kululaskulle valitsemalla halutun kuitin ja painamalla Luo kululasku tai Luo matkalasku –painiketta.
- Uusi kuitti voidaan lisätä tietokoneen tiedostoista Lisää uusi kuitti -painikkeella.
- Painamalla kuitin nimen kohdalta pääsätään esikatselemaan kuittia ja muokkaamaan kuitilla olevia tietoja.
Kuitin lisääminen tositteelle
Valmiille osto-, myyntilaskuille, tiliotteelle tai muistiolle voidaan lisätä Minillä otettuja kuitteja liitteeksi.
1. Siirry tositteelle (Lasku- tai Kirjanpito –näkymälle) ja paina oikean yläkulman 
-painiketta.
- Ostolaskuille luodaan rivitieto Mini -sovelluksessa syötettyjen kuitin tietojen perusteella.
- Rivin automaattinen lisäys toimii vain silloin, kun kuitit liitetään ostolaskun Lasku-näkymällä. Tämä ei siis toimi Kirjanpito-näkymällä liitettä lisättäessä, eli kyseisellä näkymällä kuitteja lisättäessä tallentuvat ne vain liitteiksi.
2. Valitse Lisää tiedostoja > Lisää kuittihallinnasta.
3. Lisää haluttu kuitti tositteelle.
Usein esimerkiksi ostolaskuilla on jo valmiina kaikki tarvittavat rivitiedot ennen liitteiden lisäämistä. Uuden kuittiliitteen lisääminen Lasku-näkymällä luo ostolaskulle uuden rivin kuitissa olevien tietojen perusteella.
- Jotta ostolaskun loppusumma pysyy samana ja kuitti liitetään vain liitteeksi, kuitti tule lisätä vasta Kirjanpito-näkymällä.
- Kuittiin kirjoitettu Lisätieto näkyy Vientiselite-kentässä kirjanpitosivulla.
- Mikäli kuitti lisätään Lasku-näkymällä, muodostuu siitä oma tuoterivinsä ostolaskulle. Tuoterivin poistaminen jättää liitteen ostolaskuun, mutta poistaa muodostuneen ylimääräisen rivin ja sen mukana kuittiin kirjoitetun lisätiedon (näkyy Rivikommentti-kentässä ja Kirjanpito-sivun Vientiselite-kentässä).
Mini-sovelluksessa ei ole mahdollista määrittää laskun tiliöintejä tai dimensioita. Nämä tulee tehdä vasta laskulla Procountorissa.
Tukea Miniin liittyviin kysymyksiin
Procountor Mini on osa Procountor-tuoteperhettä. Miniin liittyvissä kysymyksissä saat apua Procountorin asiakaspalvelusta:
Procountor Asiakaspalvelu
ma-to 8.30-16, pe 8.30-14
020 787 9840
asiakaspalvelu@procountor.com