Lähetysvirheet-näkymällä käsitellään lähetysvirheeseen jääneet myyntilaskut, joiden lähetyskanavana on käytetty sähköpostia. Virheeseen jääneet lähetykset käsitellään, jotta lähetyksen voi tehdä uudestaan. Lähetysvirheet näkymälle pääsee ohjelman kohdasta Hallinta > Maksu- ja lähetysvirheet.
- Muut lähetysvirheet toimitetaan Procountorin asiakaspalvelun toimesta tositteen lähettäjälle sähköpostitse. Sähköpostiviestissä on kerrottu, kuinka virhe tulee korjata.
- Myyntilaskujen lähetysvirheet, joissa on lähetyskanavana sähköposti ja joissa käytetään rahoitusyhtiötä, toimitetaan myöskin Procountorin asiakaspalvelun toimesta laskun lähettäjälle.
Ilmoitus käsittelemättömistä lähetysvirheistä
Kun Procountorissa tehty laskun lähetys jää virheeseen, tulee ohjelman yläpalkkiin näkyviin seuraava kuvake:
Huutomerkki-kuvaketta painamalla avautuu näkymä, joka antaa lisätietoja maksu- tai lähetysvirheestä. Virhettä päästään tarkastelemaan myös avaamalla Maksu- ja lähetysvirheet -näkymä päävalikon kautta (Hallinta > Maksu- ja lähetysvirheet).
Virhetilanteen osoittava kuvake näytetään niille Procountorin käyttäjille, joilla on vähintään katseluoikeus virhettä koskevan tositteen lähettämiseen ja tositelajiin.
Lähetysvirheen käsittely
Lähetys virheet käsitellään ohjelman kohdassa Hallinta > Maksu- ja lähetysvirheet. Kaikki lähetysvirheet näkyvät Lähetysvirheet-välilehdellä. Lähetysvirheestä lähtee myös sähköpostiviesti käyttäjälle, joka on lähettänyt kyseisen myyntilaskun, mikäli sähköpostiilmoitukset ovat sallittuna Omissa tiedoissa ja asetuksissa.
- Käsiteltyjä ja käsittelemättömiä virheitä voidaan hakea aikavälihaulla tai vain määrittämällä haetaanko käsittelemättömiä vai käsiteltyjä virheitä.
- Hakutulokset näkyvät hakuehtojen alapuolella.
- Laskut, jotka ovat virheen sattuessa Lähetetty-tilassa palautetaan tilaan Lähettämätön. Tämän jälkeen ne voidaan käsitellä. Muissa tiloissa olevat laskut, kuten Maksettu ja Maksettu muualla, pysyvät vanhassa tilassa.
1. Aloita käsittely aktivoimalla virheviestirivi.
2. Paina Käsittele-painiketta, jonka jälkeen kerrotaan tarkemmin virheen syy ja vaadittavat korjaustoimenpiteet.
3. Paina Käsittele virhe laskulla –painiketta ja siirry laskulle.
4. Palauta lasku Kesken –tilaan painamalla Muokkaa > Palauta kesken.
5. Muokkaa sähköpostiosoitetta oikeaan muotoon tai vaihda laskukanavaa ja toimita lasku toista kanavaa pitkin.
6. Tallenna muutokset, hyväksy lasku ja lähetä se uudestaan.
- Mikäli et lähetä laskua uudestaan eli laskukanavana on Ei lähetetä siirry Hallinta > Maksu- ja lähetysvirheet -näkymälle ja merkitse lasku käsitellyksi painamalla Merkitse käsitellyksi -painiketta.
7. Lähettämisen jälkeen ohjelma kysyy, merkitäänkö lähetysvirhe käsitellyksi. Paina Kyllä, jonka jälkeen lähetysvirhe on käsitelty.
Lähetysvirheen käsittely erikoistilanteessa
Mikäli tosite on jossain muussa tilassa kuin lähetetty, niin silloin laskua ei automaattisesti palauteta lähettämätön-tilaan virheen sattuessa, vaan lasku jää alkuperäiseen tilaan.
Tässä tilanteessa laskut tulisi lähettää asiakkaalle muuta kautta.