Lomavuosien avaaminen ja sulkeminen tapahtuvat ohjelman kohdassa Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Lomanmääräytymisvuodet.
- Näkymälle listataan kaikki ohjelmassa olevat lomavuodet.
- Lomavuoden avaamisesta ja sulkemisesta jää muokkausleima ja muokkaajan nimi.
Lomavuoden avaaminen
Lomavuosia avataan aktivoimalla haluttu lomavuosi ja painamalla Avaa lomanmääräytymisvuosi.
- Suljetun lomavuoden kertyneitä lomia ei ole mahdollista muokata. Lomavuoden avaamisen jälkeen muokkaaminen on mahdollista.
- Useampi lomavuosi on mahdollista olla samaan aikaan auki.
- Lomankertymisvuoden avaamista ei tarvitse tehdä järjestyksessä.
- Mikäli edellisen lomavuoden aikana palkansaajalle on kertynyt lomapäiviä 2 päivää kuukaudessa, ohjelma ehdottaa päivitetäänkö lomapäivien kertymän 2,5 päivään automaattisesti. Myös prosenttiperusteisen lomanansaintasäännön alaisten palkansaajien 9% ehdotetaan päivitettäväksi 11,5%.
- Mikäli jollakin palkansaajalla on lomapalkan laskentaperusteena Kuukausittainen standardij. ja lisät, ohjelma ehdottaa uutta lomanmääräytymisvuotta avattaedda uutta vuorolisien laskentaan vaikuttavaa prosenttia työehtosopimuksen asetusten mukaan. Ohjelma näyttää listan ehdotetuista uusista prosenteista. uutta lomanmääräytymisvuotta
Lomavuoden sulkeminen
Kun viimeiset palkat lomavuodelle on laskettu ja maksettu, on aika sulkea lomavuosi ja avata seuraava lomavuosi.
- Ennen lomavuoden sulkemista on hyvä tarkistaa kaikkien palkansaajien lomatiedot. Tähän voidaan käyttää apuna Lomapalkkavelkaraporttia, joka kokoaa lomankertymät valitulta lomavuodelta.
- Tarvittaessa oikaise lomavuoden kertymä manuaalisesti tai laske lomavuoden kertymä painamalla Vuoden uudelleenlaskenta Vuosilomat-näkymällä.
- Jotta lomat voidaan laskea uudestaan, on kaikkien kyseiselle lomavuodelle kuuluvien palkkalaskelmien oltava ainakin Hyväksytty -tilassa.
- Kaikkien palkkalaskelmien on oltava Maksettu tai Maksettu muualla –tilassa, jotta lomavuoden voi sulkea.
Sulje lomavuosi aktivoimalla haluttu lomavuosi valitsemalla lomavuosi ja painamalla Sulje lomanmääräytymisvuosi –painiketta. Tämän jälkeen kyseisen lomavuoden lomankertymiä ei voi enää muokata.
- Mikäli muokkaaminen on tarpeen, avaa lomavuosi uudemman kerran.
Lomavuodet ja ansaintasäännöt
- Uutta lomanmääräytymisvuotta avatessa (Hallinta > Palkanlaskennan asetukset > Lomanmääräytymisvuodet) lomaraha-asetukset kopioituvat vanhalta lomavuodelta uudelle lomavuodelle.
- Lomanmääräytymisvuodet -näkymällä on mahdollista tarkistaa työntekijöiden lomanansaintasäännöt.
- Lomanansaintasääntöjen tarkistus tapahtuu Lomanmääräytymisvuodet-näkymällä valitsemalla haluttu lomanmääräytymisvuosi ja painamalla sitten Tarkista yhden vuoden ansaintasääntö -painiketta.
- Toiminto näyttää palkansaajat, joilla on tullut vuosi täyteen (lomanansainnan aloituspäivästä laskien) ja joiden ansaintasääntöjä voi muuttaa esim. 2pv/kk > 2,5pv/kk tai 9% > 11,5% jne.
- Ansaintosääntöjen tarkistuksen voi tehdä pitkin vuotta, jolloin päivitys voidaan tehdä aina haluttuna hetkenä. Ansaintasäännön päivitys on myös mahdollista tehdä lomavuodenvaihteessa.
- Mikäli ansaintasäännön päivitys tehdään kesken lomavuotta, samalla toiminnolla on mahdollista päivittää myös siihen asti ansaitut kuukausitason lomapäivät 2pv/kk > 2,5pv/kk.