Tuoterekisterin yhteys yrittäjän käyttöliittymään
Procountor Solon ydinajatus on, että yrittäjä valmistelee kirjanpitomateriaalin mahdollisimman valmiiksi kirjanpitäjälle jo Solon käyttöliittymässä, jotta kirjanpitäjän tehtäväksi jää tarkistaa kirjanpidon oikeellisuus ja tehdä tarvittavat manuaaliset kirjaukset.
Yrittäjä allokoi jokaisen ostolaskun ja kulun Solon käyttöliittymässä kulutyypin mukaan. Nämä kulutyypit tulevat Procountorin ostojen tuoterekisteristä ja kaikki Procountoriin lisätyt ostotuotteet näkyvät myös yrittäjällä.
Kulutyypin valinta näyttää Solon yrittäjän käyttöliittymässä seuraavalta:
Käyttöönoton prosessissa kirjanpitäjän tehtävänä on karsia, nimetä uudelleen ja lisätä ostojen tuotteita Procountoriin, jotta yrittäjän on mahdollisimman helppo allokoida kulut tyypeittäin. Kirjanpitäjän tulee myös valita tuotteille oletustiliöinnit, jotta näille tuotteille valitut kulut tiliöidään automaattisesti oikean oletustiliöinnin mukaan.
Jotta Procountorin tuoterekisterissä oleva tuote näkyy yrittäjän käyttöliittymässä kulutyyppivalintana, tulee tuotteelle olla määritettynä Procountorin tuoterekisterissa jokin kirjanpitotili ja ALV-status. On myös huomioitava, että Procountorin tuoterekisterissä olevien tuotteiden oletustiliöinnin muuttaminen voi johtaa siihen, että tuoterekisterin tuote (eli yrittäjän näkemä kulutyyppi) siirtyy Solon käyttöliittymässä Muut kulut -otsikon alle.
Tuoterekisterin osalta huomionarvoista on myös se, että jos Procountor-ympäristön tuoterekisteriin on perustettu myyntituotteita, niin nämä myyntituotteet eivät tule yrittäjälle näkyviin Solon käyttöliittymään. Procountor-ympäristön ja Solon käyttöliittymän välillä toimiva tuoterekisteri koskee siis vain ostotuotteita, jotka näkyvät Solo-yrittäjällä kulutyyppeinä. Solo-yrittäjä voi toki perustaa Soloon myyntilaskuja varten myyntituotteita (Solo-käyttöliittymän Tuotteet-nimiselle näkymälle) laskutuksen helpottamiseksi, mutta nämä tuotteet eivät ole yhteydessä Procountorin tuoterekisteriin.
Tuoterekisterin tuotteiden tiedot osana tiliotteiden käsittelyä
Yrittäjän toimittaman kirjanpitoaineiston käsittelylogiikka toimii siten, että tiliotteelle tulevan tiedon taustalla on sekä yrittäjän valitsemaan kulutyyppiin perustuvaa tietoa että Solon kautta verkkolaskuna maksettujen ostolaskujen & tiliotteen liitteeksi lisättyjen kuittien tarkempaa ALV-prosentti- ja summatietoa. Tämä näkyy Procountorin Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä siten, että näkymän sarakkeiden joukossa on Tiliöintioletukset haettu -sarake:
Sarakkeessa oleva check-merkki tarkoittaa sitä, että kyseiselle riville on olemassa Solosta tullutta tarkempaa kirjanpitoon vaikuttavaa dataa. Tähän tietosisältöön kuuluu siis mukaan myös yrittäjän Solo-käyttöliittymässä tekemän kulutyypin valinnan kautta tuleva ALV-status ja kirjanpitotili (jotka on määritetty yrittäjän kulutyyppejä vastaaville Procountorin tuoterekisterin tuotteille). Voit lukea tiliotteen käsittelystä ja Tiliöintioletukset haettu -sarakkeen luonteesta tarkemmin täältä.
Erilaiset ALV-statukset tuoterekisterin tuotteissa
Procountorin ALV-statusten ja ALV-prosenttien peruslogiikka kirjanpitoriveillä on se, että ALV-prosentteja 10%, 14% ja 24% voidaan käyttää ainoastaan Kotimaa -ALV-statuksen kanssa. Kaikkien muiden ALV-statusten kanssa rivikohtaisen ALV-prosentin tulee olla nolla.
Procountorin tuoterekisterin tuotteille voi määrittää halutun ALV-statuksen esimerkiksi sen mukaan, onko tuoterekisterin tuotetta vastaava yrittäjän näkemä kulutyyppi tarkoitettu vähennyskelvottoman kulun tai hankinnan kulutyypiksi. Vastaavasti tuoterekisteriin voidaan määrittää tuotteita esimerkiksi sellaisiin tilanteisiin, joissa yrittäjän valitseman kulutyypin tulee sisältää normaali kotimaan vähennettävä vero.
Seuraavassa käydään läpi kaksi esimerkkiä, jotka selventävät kulutyypin sisältämän ALV-statuksen ja yrittäjän tilitapahtumaan liittämän kuitin kuvan- ja tekstintunnistuksen (OCR-tekniikka) kautta tulevan ALV-prosenttitiedon yhdistymistä:
Esimerkki 1:
- Yrittäjä on valinnut kuitille sellaisen kulutyypin, jonka taustalla Procountorin tuoterekisterin tuotteessa on ALV-status Kotimaa.
- Yrittäjän kuvaama kuitti sisältää kaksi ostotapahtumaa, joista toisella on ALV-prosentti 14% ja toisella 24%. Solon käyttöliittymän kuvan- ja tekstintunnistuksen (OCR-tekniikka) tunnistaa kuitista nämän ALV-prosentit.
- Kuitista muodostuu Procountorissa tiliotteelle kaksi erillistä riviä näiden kahden eri ALV-kannan mukaisesti, ja molemmilla riveillä on ALV-statuksena Kotimaa (joka on tullut riveille tuoterekisterin tuotteen ALV-statusmäärityksen perusteella).
Esimerkki 2:
- Yrittäjä on valinnut kuitille sellaisen kulutyypin, jonka taustalla Procountorin tuoterekisterin tuotteessa on ALV-status Ei ALV-käsittelyä.
- Yrittäjän kuvaama kuitti sisältää kaksi ostotapahtumaa, joista toisella on ALV-prosentti 14% ja toisella 24% (eli tilanne on täysin sama kuin edellisessä esimerkissä numero 1). Solon käyttöliittymän kuvan- ja tekstintunnistuksen (OCR-tekniikka) tunnistaa kuitista nämä ALV-prosentit.
- Kuitista muodostuu tässä tilanteessa Procountorissa tiliotteelle vain yksi rivi ALV-prosentilla nolla, ja tämän rivin ALV-statuksena on Ei ALV-käsittelyä (joka on tullut riville tuoterekisterin tuotteen ALV-statusmäärityksen perusteella).
- Koska Procountorin ALV-status- ja ALV-prosenttilogiikan mukaisesti OCR-tekniikan kuitista tunnistamia ALV-prosentteja 24% ja 14% ei voida käyttää ALV-statuksen Ei ALV-käsittelyä (tai muiden ALV-statuksien, jotka eivät ole Kotimaa) kanssa, muodostuu tällaisessa tilanteessa ALV-prosentiksi automaattisesti nolla.