Tässä artikkelissa käydään läpi yksi vaihtoehto, kuinka kirjanpitäjä voi käydä läpi Solo-yrittäjän toimittaman kirjanpitoaineiston Procountorissa.
Kirjanpitoaineisto toimitetaan aina kerran kuukaudessa yrittäjän toimesta Solosta Procountoriin. Yrittäjä liittää kuitit ja tositteet tiliotetapahtumiin Solon puolella ja samalla valitsee, minkä tuotteen alaisia tiliotetapahtumat ovat (Solossa nimeltä kulutyyppi). Tapahtumat, joita ei näy tiliotteella, toimitetaan Procountoriin muistion avulla. Seuraavassa taulukossa on kerrottu missä muodossa Solon aineisto toimitetaan Procountoriin.
| Procountor |
Solo |
| Tiliotteet ja viitemaksut |
Solo-yrittäjä liittää kaikki myynnit, ostot ja muut kulut tiliotetapahtumiin Procountor Solo -käyttöliittymässä. Nämä tapahtumat näkyvät kirjanpitoaineiston toimittamisen jälkeen Procountorin Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä. Samalla tapahtumat validoidaan kulutyypin mukaan, eli Procountorin näkökulmasta tuoterekisterin ostotuotteiden mukaan, joiden avulla kirjanpito oletustiliöidään Procountorissa (kirjanpitotili, ALV-prosentti ja ALV-status). Procountor Solon aineiston toimituksen yhteydessä siirretään viitesuorituksiin liittyvät ALV-prosentit. Mikäli viitesuoritukseen kohdistuu useita ALV-kantoja, muodostuu viitesuorituksen kirjanpitosivulle kirjanpitoviennit ALV-kannoittain. |
| Muistiotosite | Yrittäjä voi lähettää Solosta mm. kassaraportin, josta saadaan tieto myös käteismyynneistä. Lisäksi muistiotosite muodostuu kuiteista, jotka on yrittäjän toimesta ilmoitettu käteisostoiksi. Muistiotositteet saapuvat kirjanpitoaineiston toimituksen yhteydessä. |
| OAV-ilmoitus | Kirjanpitäjä tekee ALV-laskelman ja OAV-ilmoituksen Procountorissa normaalisti. Kun OAV-ilmoitus on lähetetty Verohallintoon Procountorista, tästä ilmoitetusta ilmoituksesta siirtyy maksutosite Soloon. Yrittäjä maksaa OAV-ilmoituksen Solossa. |
| Dokumentit | Kirjanpitäjä liittää yritykselle toimitettavan kirjanpitoaineiston, esim. tuloslaskelman ja taseen, Procountorissa Dokumentit-näkymälle. Tieto siirtyy yrittäjälle Soloon Asiakirjat-näkymälle. |
Kirjanpitäjän työvaiheet Procountor Solon kirjanpitoaineiston toimittamisen jälkeen
Vaihe 1: Kirjanpitoaineiston toimitus Solosta
Yrittäjä lähettää kerran kuukaudessa kirjanpitoaineiston kirjanpitäjälle Procountoriin painamalla Toimita kirjanpitoaineisto -painiketta Solossa. Tarkemmat ohjeet aineiston toimittamisesta löytyvät täältä. Kirjanpitoaineiston lähetyksessä Solon ja Procountorin välillä voi mennä korkeintaan muutama tunti, joten Solosta lähetetty aineisto ei ole välttämättä vielä välittömästi lähetyksen jälkeen Procountorissa nähtävissä.
- Aineiston toimitus näkyy kirjanpitäjällä Procountorissa Tiliotteet ja viitemaksut –näkymällä. Tiliotetapahtumiin on ilmestynyt tuotekohdistuksia ja liitteitä.
- Tiliotteen kirjanpitosivulle päivitetään tuotekohdistuksen mukaiset oletustiliöinnit vasta Päivitä kirjanpito -painikkeen painamisen jälkeen.
Huomioithan, että koekäytön aikana ja ennen pankkiyhteyksien avautumista muodostuneet kirjanpitotapahtumat tulee toimittaa kirjanpitoon manuaalisesti.
Vaihe 2: Tiliotteiden ja viitesuoritusten käsittely
Mene Procountorin kohtaan Maksut > Tiliotteet ja viitemaksut. Solo-aineiston erityispiirteenä on, että Tiliotteet ja viitemaksut –näkymän oikeassa laidassa on Tuotekohdistus-sarake, jonka avulla tiliöintejä tehdään. Yrittäjä on tehnyt tuotekohdistuksen jo valmiiksi omassa Solo-ympäristössään ja kirjanpitäjän tehtäväksi jää tarkistaa tuotekohdistukset ja tehdä tarvittavat manuaaliset kohdistukset.
Tiliotteet ja viitemaksut-näkymällä tee seuraavat toimenpiteet:
1. Valitse tarkasteltavaksi ajanjaksoksi kirjanpitokauden ajanjakso (esim 1kk).
2. Avaa liitteiden esikatselu esille Tiliotteet ja viitemaksut -näkymän oikeasta laidasta.
3. Tarkasta, että kaikilla tiliotteen maksuilla on Tuotekohdistus-sarakkeessa oikea tuote.
- Tuotekohdistuksen avulla tiliotetapahtumat tiliöidään tuotteen oletustiliöinnin mukaan.
4. Paina Päivitä kirjanpito -painiketta.
- Ohjelma päivittää tiliotteen tapahtumien kirjanpitoon tuotteiden oletustiliöintisääntöjen mukaan.
5. Mikäli tiliotteella on tapahtumia, jotka vaativat tarkempaa tiliöintiä, siirry tämän tiliotetapahtuman kirjanpitosivulle ja tee manuaaliset tiliöinnit.
- Tee manuaaliset kirjaukset vasta Päivitä kirjanpito -painikkeen painamisen jälkeen. Painike palauttaa tuotteiden ja kirjanpidon oletustiliöinnit ja ajaa yli kaikki manuaaliset kirjaukset.
6. Tarkasta viitesuoritusten kirjanpitosivulta, että viitesuoritusten ALV-statukset ovat oikein. Tämä on olennaista, yhtiöllä on käytössä myös muita kuin Kotimaa-statukselle kuuluvia ALV-vientejä.
Tarkemmat ohjeet tiliöinnin tekemisestä löytyvät täältä.
Vaihe 3: Muistiotositteiden käsittely
Procountor Solosta yrittäjän käyttöliittymästä siirtyneet muistitositteet löytyvät Procountorista kohdasta Kirjanpito > Muistiotositteiden haku. Valitse ajanjaksoksi kirjanpitokauden alkupäivämäärä.
Muistioiden käsittely:
- Tarkasta Procountor Solosta saapuneet muistiositteet.
- Luo tarvittaessa kirjanpitokaudelle uusia muistiotositteita.
Muistiotositteet muodostetaan Procountor Solon tapahtumista, joita ei voi yhdistää tiliotteeseen. Esimerkiksi kassajärjestelmästä saadusta myyntiraportista muodostetaan muistiotosite, jos sitä ei voida liittää tiliotetapahtumiin. Solo-yrittäjän kuvaamat kuitit käteisostoista muodostavat myös muistiotositteen.
Procountor Solosta saapuvien muistioiden lisäksi on mahdollista, että kirjanpitoon on tehtävä muita kirjanpitovientejä. Esimerkiksi poistot, jaksotukset tai palkkojen kirjanpitotositteen tuominen Procountoriin. Uudet muistiot voidaan laatia esimerkiksi Procountorin Tallennustyökalulla.
Vaihe 4: Kirjanpitotilit ja viennit -raportti
Procountor Solo -asiakkuuksien kirjanpito muodostuu tiliotteiden ja viitemaksujen kirjanpitosivujen ja muistiotositteiden avulla. Kirjanpitotilit ja viennit -raportin avulla voidaan tehdä tarkistuksia kirjanpitoon ennen ALV-laskelman laatimista. Raportti löytyy Procountorista kohdasta Kirjanpito > Täsmäytystyökalut > Kirjanpitotilit ja viennit.
1. Siirry raportille ja päivitä raportointitietokanta.
2. Valitse kirjanpitokauden ajanjakso ja hae raportti.
Kirjanpitotilit ja viennit -raportin avulla voidaan tehdä seuraavat tarkistukset:
- Tarkista, ettei kaudelta löydy keskeneräisiä tositteita.
- Kirjanpitotilin 1990 saldon tulee olla nolla.
- Kirjanpitotilin 2880 saldon tulee olla nolla.
- Kirjanpitotilin 1777 Selvittelytili seuranta ja tarvittaessa lisätietojen pyytäminen yrittäjältä.
- Muutokset ALV:ssa ja tositteiden täsmäytyserot -kohdan Summa-tietona tulee olla arvo 0,00, mikäli ALV-laskelma on kaudelle jo tehty.
Vaihe 5: Muodosta ALV-laskelma
Procountorissa ALV-laskelma kirjaa vientien arvonlisäveron osuuden kirjanpitoon tilille 2930. Arvonlisäveron laskennallinen arvo on laskettu jokaiselle kirjanpitoviennille, mutta kirjanpitoon arvonlisävero muodostuu ALV-laskelman viennillä kuukauden ajanjakso kerrallaan. ALV-laskelma tutkii kirjanpitokaudella olevien vientien arvonlisäveron osuudet ja muodostaa arvonlisävero-ohjauksista koonnin. Tarkemmat tiedot ALV-laskelmasta löytyvät täältä.
- ALV-laskelma muodostetaan kohdassa Kirjanpito > ALV-laskelma > Muodosta ALV-laskelma.
Vaihe 6: Tuloksen ja taseen tilien saldon tarkastus
Siirry Kirjanpitotilit ja viennit -raportille, jossa tarkastellaan Muutokset ALV:ssa ja tositteiden täsmäytyserot -kohdan Summa-tietoa; jos erotusta ei ole, on summana 0,00.
Mikäli tämän kohdan summana ei ole 0,00, tarkasta seuraavat asiat:
- Löytyykö kirjanpidosta jokin kirjanpitotosite, jonka debet- ja kredit-puolet erottaa? Erottavia tositteita voi etsiä Tositteiden täsmäytyseroraportin avulla.
- Onko kirjanpitoon tehty muutoksia ALV-laskelman luomisen jälkeen? ALV-laskelman jälkeen muokattuja tositteita voi hakea ALV-laskelmien luomisnäkymän Hae muokatut tositteet -painikkeen avulla.
Tarkemmat ohjeet täsmäyttämiseen löytyvät täältä.
Vaihe 7: Muodosta OAV-ilmoitus
Muodosta Oma-aloitteisten verojen veroilmoitus. Veroilmoituksen maksutosite lähtee API-rajapintaa pitkin Procountor Soloon yrittäjälle maksettavaksi ilmoituksen lähettämisen jälkeen.
- Ilmoituksen merkitseminen lähetetyksi luo Solo yrittäjälle OAV maksutositteen. Tässä tapauksessa Procountorissa tulee olla verottajan maksutiedot täytettynä.
Vaihe 8: Laadi tase-erittelyt
Mikäli tase-erittelyt tehdään kuukausittain, voidaan ne laatia myös pienelle toimijalle. Mikäli tase-erittelyt tehdään tilinpäätöksen vasta tilinpäätöksen yhteydessä, voi tämän vaiheen jättää odottamaan tilikauden päätöstä.
Vaihe 9: Sulje seurantajakso
Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikaudet > Muokkaa seurantajaksoja > Vaihda tila > Päätetty.
Seurantajaksojen avulla suojataan kirjanpitoa, jotta muutoksia ei tulisi tehtyä enää myöhemmin jo valmiiksi tehdyille kuukausille. Seurantajaksot perustetaan tilikaudelle yleensä kuukausittain, jotta kirjanpito voidaan myös suojata kuukausittain.
Seurantajakson saa tarvittaessa avattua myöhemmin, jonka jälkeen kyseisen kauden kirjanpitoon voidaan tehdä muutoksia. Mikäli kirjanpitokausi avataan ja kirjanpitoon tehdään muutoksia myöhemmin, muista luoda kaudelle uusi ALV-laskelma ja tarvittaessa OAV-ilmoitus.
Vaihe 10: Kirjanpitoraporttien toimittaminen asiakkaalle
Kirjanpito > Kirjanpitoraportit -näkymästä voidaan hakea asiakkaalle toimitettavat raportit, esimerkiksi tuloslaskelma ja tase.
- Hae raportti ja tallenna se PDF-muotoon omalle tietokoneellesi.
Siirry kohtaan Haku > Dokumentit. Liitä kirjanpitoraportit Dokumentit-näkymään, josta raportit siirtyvät automaattisesti yrittäjän Soloon Asiakirjat-näkymälle.
Maksuperusteisen kirjanpidon vaikutukset kirjanpitäjän työvaiheisiin
Kun kirjanpitäjä tekee Solo-ympäristön kirjanpitoa, aiheuttaa maksuperusteinen kirjanpito pieniä eroavaisuuksia muutamissa Procountorin toiminnoissa, jotka ovat usein tärkeässä roolissa suoriteperusteisen kirjanpidon työvaiheissa.
Tiliotteet ja viitemaksut -näkymän Kohdistettu-sarake
Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä on Kohdistettu-sarake, joka muodostuu viitemaksurivien osalta Solo-ympäristöissä oletuksena vaaleanpunaiseksi:
Suoriteperusteisessa kirjanpidossa tässä sarakkeessa esiintyvä, yllä olevan kuvan kaltainen vaaleanpunainen väri tarkoittaisi, että viitesuoritus ei ole kohdistunut onnistuneesti Procountorissa olevaan myyntilaskuun. Kun Solon kohdalla kyseessä on kuitenkin maksuperusteinen kirjanpitotapa, niin Procountorissa ei ole myyntilaskutositteita, joihin viitesuoritukset voisivat kohdistua samoin kuin suoriteperusteisessa kirjanpidossa. Tästä syystä Kohdistettu-sarakkeen vaaleanpunaisen värin voi siis jättää Solo-ympäristössä huomiotta. Halutessaan nämä kohdistumattomuutta indikoivat kentät voi toki kuitata Kohdistetuksi muualla Viitemaksun uudelleen kohdistus -painikkeen kautta löytyvällä Kohdista muualla -painikkeella. Myyntitapahtuman kirjanpidon kirjaus taas tapahtuu suoraan tiliotteen ja sen yhteydessä olevan viitemaksun kirjanpitosivulla.
Avoimien laskujen täsmäytysraportti
Avoimien laskujen täsmäytysraportti hyvin hyödyllinen työkalu silloin, kun kirjanpito tehdään Procountorissa suoriteperusteisesti. Koska Solo-ympäristön kirjanpito tehdään kuitenkin maksuperusteisesti, ei tämän raportin seuraamisella ole merkitystä. Koska erillisiä myynti- tai ostolaskutositteita ei Procountorissa ole, näyttää raportin Avoimet laskut -sarake aina nollaa.
Palkanlaskenta Solo-ympäristössä
Kirjanpitäjä voi laskea Solo-yrittäjän palkat Procountorin palkanlaskennan työkaluilla. Kun palkanlaskenta hoidetaan Procountorissa, on kirjanpitäjä tai palkanlaskija vastuussa palkkojen maksamisesta sekä tulorekisteri-ilmoittamisesta ja tulorekisteri-ilmoitusten maksuista. Lisätietoja Solo-ympäristön palkanlaskennasta on saatavilla tästä Solon ohjekirjan artikkelista.
Solo-yrittäjä voi myös laskea palkkoja itse Solo-ympäristön kautta Palkkaus.fi-toiminnolla. Tällöin Palkkaus.fi-palvelu hoitaa tulorekisteri-ilmoitukset, ja tarvittavat palkkoihin ja tulorekisteri-ilmoituksiin maksuaineistot syntyvät Solon käyttöliittymään suoraan yrittäjän maksettavaksi. Palkkaus.fi-toiminnallisuuden kautta luoduista palkoista muodostuu muistiotositteet Procountorin puolelle kirjanpitäjän nähtäville – nämä muistiotositteet ovat siis osa kuukausittain toimitettavaa kirjanpitoaineistoa.