Procountor Solo: kirjanpitäjän työvaiheet

 

Tässä artikkelissa esitellään työvaiheet, joiden avulla kirjanpitäjä voi käydä läpi Solo-yrittäjän toimittaman kirjanpitoaineiston Procountorissa. Kirjanpitäjän työvaiheisiin voi tutustua myös oheisen videon avulla kohdasta 37:05 lähtien.

 

Kirjanpitoaineisto toimitetaan aina kerran kuukaudessa yrittäjän toimesta Solosta Procountoriin. Yrittäjä liittää kuitit ja tositteet tiliotetapahtumiin Solon puolella ja samalla valitsee, minkä tuotteen alaisia tiliotetapahtumat ovat (Solossa nimeltä kulutyyppi). Tapahtumat, joita ei näy tiliotteella, toimitetaan Procountoriin muistion avulla. Seuraavassa taulukossa on kerrottu missä muodossa Solon aineisto toimitetaan Procountoriin.

 

Procountor	Solo
Tiliotteet ja viitemaksut	Solo-yrittäjä liittää kaikki myynnit, ostot ja muut kulut tiliotetapahtumiin Solo-yrittäjän käyttöliittymässä. Nämä tapahtumat näkyvät kirjanpitoaineiston toimittamisen jälkeen Procountorin Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä. Osto- ja myyntitapahtumien mukana Procountoriin siirtyy myös niitä koskevaa arvonlisävero- ja kirjanpidon tilitietoa (kirjanpitotili, ALV-prosentti, ALV-status).
Muistiotosite	Yrittäjä voi lähettää Solosta mm. kassaraportin, josta saadaan tieto myös käteismyynneistä. Lisäksi muistiotosite muodostuu kuiteista, jotka on yrittäjän toimesta ilmoitettu käteisostoiksi. Muistiotositteet saapuvat kirjanpitoaineiston toimituksen yhteydessä.
OAV-ilmoitus	Kirjanpitäjä tekee ALV-laskelman ja OAV-ilmoituksen Procountorissa normaalisti. Kun OAV-ilmoitus hyväksytään Procountorissa, muodostuu tästä ilmoituksesta maksutosite Soloon. Yrittäjä maksaa OAV-ilmoituksen Solossa.
Dokumentit	Kirjanpitäjä liittää yritykselle toimitettavan kirjanpitoaineiston, esim. tuloslaskelman ja taseen, Procountorissa Dokumentit-näkymälle. Tieto siirtyy yrittäjälle Soloon Asiakirjat-näkymälle.

 

Kirjanpitäjän työvaiheet Procountor Solon kirjanpitoaineiston toimittamisen jälkeen

 

Vaihe 1: Kirjanpitoaineiston toimitus Solosta

Yrittäjä lähettää kerran kuukaudessa kirjanpitoaineiston kirjanpitäjälle Procountoriin painamalla Toimita kirjanpitoaineisto -painiketta Solossa. Jos kirjanpitoaineisto on toimittamatta useamman kuukauden osalta, tehdään aineiston toimitus kuukausi kerrallaan, kunnes kaikkien kuukausien aineistot on toimitettu. Tarkemmat ohjeet aineiston toimittamisesta löytyvät täältä. Kirjanpitoaineiston lähetyksessä Solon ja Procountorin välillä voi mennä korkeintaan muutama tunti, joten Solosta lähetetty aineisto ei ole välttämättä vielä välittömästi lähetyksen jälkeen Procountorissa nähtävissä.

• Aineiston toimitus näkyy kirjanpitäjällä Procountorissa Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä, kun tiliotteen tapahtumiin on ilmestynyt liitteitä. Mikäli yrittäjä on toimittanut aineiston mukana myös muita kuin tiliotteeseen sidoksissa olevia tapahtumia, on näistä muodostunut kirjanpitoon muistiotositteita.
• Tiliote itsessään näkyy kirjanpitäjällä heti sen jälkeen, kun tiliote on noudettu Procountoriin pankista – varsinainen tilioteaineisto (liitteenä olevat laskut ja kuitit) tulee näkyville kuitenkin vasta sitten, kun yrittäjä on toimittanut kirjanpitoaineiston Solon yrittäjän käyttöliittymästä.
• Tiliotteen kirjanpitosivulle päivitetään yrittäjän toimittaman aineiston mukaiset oletustiliöinnit ja ALV-määritykset vasta Päivitä kirjanpito -painikkeen painamisen jälkeen.

Huomioithan, että koekäytön aikana ja ennen pankkiyhteyksien avautumista muodostuneet kirjanpitotapahtumat tulee toimittaa kirjanpitoon manuaalisesti.

 

Vaihe 2: Tiliotteiden ja viitesuoritusten käsittely

Valitse Procountorin päävalikosta Maksut > Tiliotteet ja viitemaksut -näkymä. Solosta toimitetun kirjanpitoaineiston erityispiirteenä on, että Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä on lisäksi Tiliöintioletukset haettu -sarake:

 

Kaikki yrittäjän aineiston mukana tullut tieto löytyy Tiliöintioletukset haettu -sarakkeesta. Tässä sarakkeessa on ylemmän kuvan mukainen check-merkki silloin, kun Solon kautta lähetetty aineisto sisältää arvonlisäverokäsittelyyn tai kirjanpitotilin valintaan liittyvää tietoa, joka on muodostunut joko:

Tiliotteelle:

• yrittäjän tekemän kulutyyppivalinnan,
• Solon kautta maksettujen verkko-ostolaskujen mukana olevan tiedon, tai
• tiliotteelle liitettyjen Solossa kuvattujen kuittien mukana olevan tiedon kautta.

tai

Viitemaksuihin:

• Procountor Solon asettama asiakkaan valintoihin perustuva kirjanpitotili.
• Asiakkaan laskulla olevat eri ALVit muodostuvat omille riveilleen.
• Asiakkaan laskulla olleen verokohtelukoodin perusteella valitaan oikea ALV-status Procountoriin. Verokohtelukoodien ALV-statukset löydät täältä.
• Jos kyseessä ei ole myyntilasku riippuu kirjanpidon tili ja ALV -status yrittäjän tekemästä valinnasta. Lisätietoja saat täältä.

Tiliote

Yksittäinen tilioterivi, jolta check-merkki löytyy, voi sisältää myös edellä mainittujen tietolähteiden yhdistelmiä. Riville tullut tieto voi sisältää esimerkiksi yrittäjän tekemän kulutyyppivalinnan kautta tulleen kirjanpitotilin ja ALV-statuksen. Tieto voi sisältää myös Solossa kuvattujen kuittien mukana tulleen kuitin tapahtumarivikohtaisen ALV-prosentti- ja summatiedon.

Solon kautta maksettujen verkko-ostolaskujen teknisen laskudatan sekä tiliotteen liitteeksi lisättyjen, Solon kuvan- ja tekstintunnistustekniikan tunnistama, kuittien sisältämä rivikohtainen ALV-prosentti- ja summatieto on vahvempaa tietoa verrattuna kulutyypin, eli Procountorin tuoterekisterin kautta tulevaan tietoon.

Tieto voi olla peräisin seuraavista lähteistä:

• Solon kautta maksettujen verkko-ostolaskujen teknisen laskudatan sisältämä rivikohtainen ALV-prosentti- ja summatieto.
  • Jos yksi Solon kautta maksettu ostolasku sisältää useamman eri ALV-kannan mukaisia tapahtumia, niin kyseisestä ostolaskusta muodostuu tiliotteen kirjanpitosivulle useampi rivi sen mukaan, kuinka montaa eri ALV-prosenttia alkuperäiseltä laskulta löytyy.
  • Jos laskut on maksettu verkkopankin kautta ja niiden kuvat on liitetty tiliotetapahtumille Solossa jälkikäteen, ei rivikohtaista ja tarkkaa ALV-prosentti- ja summatietoa voida tulkita tällä tavoin maksetuista ostolaskuista.
• Tiliotteen liitteeksi lisättyjen pankkikorttikuittien sisältämä rivikohtainen ALV-prosentti- ja summatieto, jonka Solon kuvan- ja tekstintunnistustekniikka on tunnistanut suoraan kuitista.
  • Jos kuitti sisältää useamman eri ALV-kannan mukaisia tapahtumia, niin kyseisestä kuitista muodostuu tiliotteen kirjanpitosivulle useampi rivi sen mukaan, kuinka montaa eri ALV-prosenttia alkuperäiseltä kuitilta löytyy.
  • Jos kuvantunnistus on epäonnistunut (esimerkiksi rypistyneen, likaisen tai muuten huonolaatuisen kuitin takia), niin tällöin ALV-prosenttitieto tulee toissijaisesti sen tiedon perusteella, mikä ALV-prosentti kyseiselle kulutyypille on Procountorin tuoterekisterin tuotteessa asetettu.
• Tiliotteen liitteeksi lisättyjen kuittien tai ostolaskutositteiden yrittäjän tekemä kulutyyppivalinta. Tiliotetapahtumien kirjanpitosivulle muodostuu kulutyyppivalinnan mukainen ALV-status ja kirjanpitotili, jotka määritellään jokaista kulutyyppiä vastaavan Procountorin tuoterekisterin tuotteen asetuksissa.

Viitemaksu

Yksittäinen viitemaksurivi, jolta check-merkki löytyy, sisältää tuotuna kirjanpidon tilin, summan, ALV-prosentin ja ALV-statuksen. Kirjanpitoon tuotu tieto vaihtelee yrittäjän toimintatavan mukaan.

Myyntilaskuille tuotava tieto perustuu yrittäjän laskulle lisäämiin riveihin

• Kaikki myyntilaskuina tuodut tiedot tuodaan suoraan kirjanpidontilille 3000.
  • Jos haluat vaihtaa kirjanpidon tilin katso lisää viitemaksujen oletustiliöinnistä.
• Solon kautta lähetetyn myyntilaskun laskudatan sisältämä rivikohtainen ALV-prosentti- ja summatieto.
  • Jos Solon kautta lähetetty myyntilasku sisältää useamman eri ALV-kannan niin kyseisestä myyntilaskusta muodostuu viitemaksun kirjanpitosivulle useampi rivi sen mukaan, kuinka montaa eri ALV-prosenttia alkuperäiseltä laskulta löytyy.
• ALV-status perustuu yrittäjän tekemään verokohtelukoodin valintaan, joka tulee antaa laskun ALV-prosentin ollessa 0. Verokohtelukoodien ALV-status valintaa ei pysty muokkaamaan. Verokohtelukoodit tulevat kirjanpitoon seuraavasti
  • • AB (Marginaalivero)
      • VAT_12 (Ei ALV-käsittelyä)
    • AE (Käännetty ALV)
      • VAT_45 (Rakennusalan käänteinen alv 24 %)
    • E (yhteisömyynti)
      • VAT_22 (EU, yhteisömyynti (Palvelu))
    • G (Veroton myynti ulkomaille (kolmannet maat))
      • VAT_3 (EU:n ulkopuolella)
    • O (Veroton palvelu)
      • VAT_11 (Muu veroton myynti)
    • Z (Veroton tuote)
      • VAT_11 (Muu veroton tuote)
    • S (Normaali veroprosentti)
      • VAT_1 (Kotimaa)

Muut viitemaksut tuodaan perustuen yrittäjän tekemään valintaan, huomioithan että osa yrittäjän näin käsittelemistä tuloista voi olla myös tiliotetapahtumia jos niissä ei ole viitettä, joten viitemaksujen oletustiliöinti esimerkiksi ei vaikuta kaikkiin näihin tuonteihin.

 

Tapahtuman tyyppi

Mikäli käsiteltävä tulo ei ole myyntilasku tulee yrittäjän valita oikea tapahtuma tyyppi ja näin kertoa kirjanpitäjälle minkälainen tapahtuma on kyseessä.

Kyseiset valinnat tuovat seuraavanlaiset tiedot kirjanpitoon. Viitemaksujen oletustiliöinti vaikuttaa osan tapahtumien kirjanpidon tilin tuontiin, jos niitä on muokattu. Oletuksena valinnat tuodaan seuraavanlaisesti.  

Kohdista myyntilaskuun

• Kyseessä on manuaalinen kohdistus, jonka jälkeen järjestelmässä olevat tiedot myyntilaskusta yhdistyvät tapahtumaan ja tiedot tuodaan samalla tavalla kuin myyntilaskuihin edellä mainittiin.

Lisää kuitti

• Kyseinen valinta tuodaan kirjanpidon tilille 3000
• ALV-statukseksi tuodaan VAT_1 (Kotimaa)
• Ei alv-erittelyä

Raportoin tulon myyntiraportilla

• Kyseinen valinta tuodaan kirjanpidon tilille 1700 (myyntisaamiset)
  • Tämä valinta liittyy Procountor Solon Muut myynnit toiminnallisuuteen,
    • Muut myynnit muistio, joka perustuu yrittäjän myyntiraporttiin kirjaa yrittäjän lisäämät summat pois myyntisaamisista myynnin tilille (Katso vaihe 3)
  • ALV-status VAT_12 (Ei ALV-käsittelyä)

Tilitys

• Kyseinen valinta tuodaan kirjanpidon tilille 1900
• ALV-status VAT_12 (Ei ALV-käsittelyä)

Muu tulo

• Kyseinen valinta tuodaan kirjanpidon tilille 1777
• ALV-status VAT_12 (Ei ALV-käsittelyä)

 

Tiliotteet ja viitemaksut -näkymä

Seuraavaksi käydään läpi, kuinka Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä (Maksut > Tiliotteet ja viitemaksut) käsitellään Procountor Solosta tullutta kirjanpitoaineistoa.

Huomio, että Procountor Solon osalta Procountoriin ei tule erillisiä myynti- ja ostotositteita. Kirjanpito käsitellään tiliotteiden, viitemaksujen ja muistiotositteiden avulla. Tästä johtuen Tiliotteet ja viitemaksut -näkymän Kohdistettu -sarake voi olla vaaleanpunainen kohdistumattomien viitesuoritusten osalta, eikä se vaadi toimenpiteitä.

Valitse käsiteltäväksi ajanjaksoksi kirjanpitokausi, jolta aineisto on toimitettu Procountor Solosta. Esimerkiksi, jos käsittelet tammikuun kirjanpitokautta, hae tiliotteet ajanjaksolta 1.1.2020 - 31.1.2020. On tärkeää rajata tiliotetapahtumat vain käsittelyssä olevaan kauteen, jotta Päivitä kirjanpito -painike päivittää oletuskirjanpidon vain uusille tapahtumille.

Tällöin Solon käyttöliittymästä tulevat lasku- ja kuittiaineiston mukana olevat tiedot sekä kulutyyppivalintojen mukaiset tiedot, ja Procountorin tiliotteen oletustiliöintisääntöjen mukaiset tiedot, päivittyvät kaikkien asetetun aikavälin puitteissa näkymälle haettujen tiliotteiden kirjanpitosivulle. Mikäli jollekin tilioteriville on tehty tiliotteen oletustiliöintisääntöjä, ja kyseiselle riville tulee myös ALV- ja kirjanpidon tilitietoa Solosta, tulee tiliotteen oletustiliöintisääntöihin asetettujen määritysten mukaiset valinnat vahvempana tietona voimaan Päivitä kirjanpito -painiketta klikattaessa.

Tee manuaaliset kirjaukset vasta Päivitä kirjanpito -painikkeen painamisen jälkeen. Painike palauttaa tiliotteen kirjanpitosivulle kaikki Solosta tulleen tiedon ja tiliotteen oletustiliöintisääntöjen mukaiset määritykset, kumoten aiemmin tehdyt manuaaliset kirjaukset.

Jos tiliotteen ja viitemaksujen tapahtumat vaativat manuaalisia täsmennyskirjauksia Päivitä kirjanpito -painikkeen käytön jälkeen, voi ne tehdä seuraavaksi.

• Mikäli viitesuoritusten kirjanpito tehdään manuaalisesti, tulee kirjaukset tehdä viitesuoritus kerrallaan kirjanpitosivulla.
• Viitesuoritusten oletustiliöinnin toteuttamisesta on kerrottu enemmän käyttöönoton yhteydessä täällä.

Avaa Tiliotteet ja viitemaksut -näkymän liitetiedot aktivoimalla ensimmäinen tiliotevienti ja painamalla oikean yläkulman Liite-painiketta. Voit avata samasta oikean yläkulman painikevalinnasta myös tiliotteen kirjanpitosivun editoimispaneelin, jonka avulla kirjausten tekeminen nopeutuu:

 

Vaihe 3: Muistiotositteiden käsittely

Procountor Solosta yrittäjän käyttöliittymästä siirtyneet muistitositteet löytyvät Procountorista kohdasta Kirjanpito > Muistiotositteiden haku. Valitse ajanjaksoksi kirjanpitokauden alkupäivämäärä. 

Muistioiden käsittely:

• Tarkasta Procountor Solosta saapuneet muistiositteet.
• Luo tarvittaessa kirjanpitokaudelle uusia muistiotositteita.

Muistiotositteet muodostetaan Procountor Solon tapahtumista, joita ei voi yhdistää tiliotteeseen. Esimerkiksi kassajärjestelmästä saadusta myyntiraportista muodostetaan muistiotosite, jos sitä ei voida liittää tiliotetapahtumiin. Solo-yrittäjän kuvaamat kuitit käteisostoista muodostavat myös muistiotositteen.

Procountor Solosta saapuvien muistioiden lisäksi on mahdollista, että kirjanpitoon on tehtävä muita kirjanpitovientejä. Esimerkiksi poistot, jaksotukset tai palkkojen kirjanpitotositteen tuominen Procountoriin. Uudet muistiot voidaan laatia esimerkiksi Procountorin Tallennustyökalulla.

 

Esimerkkitilanne: Solon käyttöliittymässä luotu Muut myynnit -raportti

Solo-yrittäjä voi toimittaa mm. kassajärjestelmää, maksupäätettä tai muuta myynnin työkalua koskevan myynnin osaksi kirjanpitoaineistoa käyttämällä Solo-yrittäjän käyttöliittymästä löytyvää Muut myynnit -raporttia. Solon Muut myynnit -raporttia koskevalta ohjesivulta löytyy kuva siitä, millaiselta yrittäjän täyttämä Muut myynnit -raportti Solon käyttöliittymän puolella näyttää.

Kun yrittäjä toimittaa kuukausittaisen kirjanpitoaineiston Solon käyttöliittymästä kirjanpitäjälle Procountoriin, niin Muut myynnit -raportista muodostuu seuraavanlainen muistiotosite:

 

Tositteen rivisisältö on muodostunut seuraavin perustein:

• Yrittäjä on kirjannut Muut myynnit -raportille 1000,00 euroa ALV-kannan 24% alaista myyntiä.
• Yrittäjä on kirjannut Muut myynnit -raportille 570,00 euroa ALV-kannan 14% alaista myyntiä.
• Yrittäjä on kirjannut Muut myynnit -raportille 200,00 euroa ALV-kannan 10% alaista myyntiä.
• Yrittäjä on kirjannut Muut myynnit -raportille 100,00 euroa ALV-kannan 0% alaista myyntiä.
• Yrittäjä on eritellyt Muut myynnit -raportilla yllä listatuista myynneistä 200,00 euroa käteismyynniksi. Tätä osuutta vastaava rivi muodostuu Procountorin muistiotositteella tilille 1900, Rahat / käteisvarat.
• Yrittäjä on kirjannut Muut myynnit -raportilla myynnin kuluiksi 20,00 euroa.
• Kokonaisuudesta jää jäljelle esim. Netsin tilitystä odottava 1650,00 euroa, jonka mukainen rivi muodostuu Procountorin muistiotositteella tilille 1700, Myyntisaamiset.

Kun Netsin tilitys saapuu, näkyy tiliotteella tilityksen viitemaksu:

 

Jotta kirjausketju menee oikein, tulee tiliotteen kirjanpitosivulla olla seuraavanlaiset kirjaukset:

 

Vastaavasti viitesuorituksen kirjanpitosivulla tulee olla seuraavanlaiset kirjaukset:

 

Vaihe 4: Kirjanpitotilit ja viennit -raportti

Procountor Solo -asiakkuuksien kirjanpito muodostuu tiliotteiden ja viitemaksujen kirjanpitosivujen ja muistiotositteiden avulla. Kirjanpitotilit ja viennit -raportin avulla voidaan tehdä tarkistuksia kirjanpitoon ennen ALV-laskelman laatimista. Raportti löytyy Procountorista kohdasta Kirjanpito > Täsmäytystyökalut > Kirjanpitotilit ja viennit. 

1. Siirry raportille ja päivitä raportointitietokanta.

2. Valitse kirjanpitokauden ajanjakso ja hae raportti. 

Kirjanpitotilit ja viennit -raportin avulla voidaan tehdä seuraavat tarkistukset:

• Tarkista, ettei kaudelta löydy keskeneräisiä tositteita.
• Kirjanpitotilin 1990 saldon tulee olla nolla.
• Kirjanpitotilin 2880 saldon tulee olla nolla. 
• Kirjanpitotilin 1777 Selvittelytili seuranta ja tarvittaessa lisätietojen pyytäminen yrittäjältä.
• Muutokset ALV:ssa ja tositteiden täsmäytyserot -kohdan Summa-tietona tulee olla arvo 0,00, mikäli ALV-laskelma on kaudelle jo tehty.

 

Vaihe 5: Muodosta ALV-laskelma

Procountorissa ALV-laskelma kirjaa vientien arvonlisäveron osuuden kirjanpitoon tilille 2930. Arvonlisäveron laskennallinen arvo on laskettu jokaiselle kirjanpitoviennille, mutta kirjanpitoon arvonlisävero muodostuu ALV-laskelman viennillä kuukauden ajanjakso kerrallaan. ALV-laskelma tutkii kirjanpitokaudella olevien vientien arvonlisäveron osuudet ja muodostaa arvonlisävero-ohjauksista koonnin. Tarkemmat tiedot ALV-laskelmasta löytyvät täältä. 

• ALV-laskelma muodostetaan kohdassa Kirjanpito > ALV-laskelma > Muodosta ALV-laskelma. 

 

Vaihe 6: Tuloksen ja taseen tilien saldon tarkastus

Siirry Kirjanpitotilit ja viennit -raportille, jossa tarkastellaan Muutokset ALV:ssa ja tositteiden täsmäytyserot -kohdan Summa-tietoa; jos erotusta ei ole, on summana 0,00.  

Mikäli tämän kohdan summana ei ole 0,00, tarkasta seuraavat asiat:

• Löytyykö kirjanpidosta jokin kirjanpitotosite, jonka debet- ja kredit-puolet erottaa? Erottavia tositteita voi etsiä Tositteiden täsmäytyseroraportin avulla.
• Onko kirjanpitoon tehty muutoksia ALV-laskelman luomisen jälkeen? ALV-laskelman jälkeen muokattuja tositteita voi hakea ALV-laskelmien luomisnäkymän Hae muokatut tositteet -painikkeen avulla.

Tarkemmat ohjeet täsmäyttämiseen löytyvät täältä. 

 

Vaihe 7: Muodosta OAV-ilmoitus

Muodosta Oma-aloitteisten verojen veroilmoitus. Veroilmoituksen maksutosite lähtee API-rajapintaa pitkin Procountor Soloon yrittäjälle maksettavaksi ilmoituksen hyväksymisen jälkeen.

• Ilmoituksen hyväksyminen luo Solo-yrittäjälle OAV-maksutositteen. Jotta maksutosite voi muodostua yrittäjälle, tulee Verohallinnon maksutiedot olla täytettynä Procountorin asetuksiin (Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Verotustiedot).
• Huom! Koska Solo-yrittäjä saa maksutositteen Hyväksytty-tilassa olevasta OAV-ilmoituksesta, kannattaa varmistaa se, ettei keskeneräisiä tai mahdollisia puutteellisia tietoja sisältäviä OAV-ilmoituksia pidetä Procountorin puolella turhaan – turhat ilmoitukset kannattaa siis mitätöidä heti, jos on tiedossa, että ilmoitus tietylle kaudelle pitääkin tehdä uudelleen myöhemmin. Kun puutteelliset tiedot sisältävä, Hyväksytty-tilainen OAV-ilmoitus myöhemmin mitätöidään ja tämän jälkeen luodaan uusi OAV-ilmoitus samalle kaudelle, voi yrittäjä olla saanut maksutiedoston näistä molemmista OAV-ilmoituksista.
• Solo-yrittäjän ohjekirjan puoleta löytyy kuva siitä, millaiselta Solon käyttöliittymään siirtynyt OAV-maksutiedosto näyttää.

 

Vaihe 8: Laadi tase-erittelyt

Mikäli tase-erittelyt tehdään kuukausittain, voidaan ne laatia myös pienelle toimijalle. Mikäli tase-erittelyt tehdään tilinpäätöksen vasta tilinpäätöksen yhteydessä, voi tämän vaiheen jättää odottamaan tilikauden päätöstä.

 

Vaihe 9: Sulje seurantajakso

Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikaudet > Muokkaa seurantajaksoja > Vaihda tila > Päätetty.

Seurantajaksojen avulla suojataan kirjanpitoa, jotta muutoksia ei tulisi tehtyä enää myöhemmin jo valmiiksi tehdyille kuukausille. Seurantajaksot perustetaan tilikaudelle yleensä kuukausittain, jotta kirjanpito voidaan myös suojata kuukausittain.

Seurantajakson saa tarvittaessa avattua myöhemmin, jonka jälkeen kyseisen kauden kirjanpitoon voidaan tehdä muutoksia. Mikäli kirjanpitokausi avataan ja kirjanpitoon tehdään muutoksia myöhemmin, muista luoda kaudelle uusi ALV-laskelma ja tarvittaessa OAV-ilmoitus.

 

Vaihe 10: Kirjanpitoraporttien toimittaminen asiakkaalle

Kirjanpito > Kirjanpitoraportit -näkymästä voidaan hakea asiakkaalle toimitettavat raportit, esimerkiksi tuloslaskelma ja tase.

• Hae raportti ja tallenna se PDF-muotoon omalle tietokoneellesi.

Siirry kohtaan Haku > Dokumentit. Liitä kirjanpitoraportit Dokumentit-näkymään, josta raportit siirtyvät automaattisesti yrittäjän Soloon Asiakirjat-näkymälle.

 

Maksuperusteisen kirjanpidon vaikutukset kirjanpitäjän työvaiheisiin

Kun kirjanpitäjä tekee Solo-ympäristön kirjanpitoa, aiheuttaa maksuperusteinen kirjanpito pieniä eroavaisuuksia muutamissa Procountorin toiminnoissa, jotka ovat usein tärkeässä roolissa suoriteperusteisen kirjanpidon työvaiheissa.

 

Tiliotteet ja viitemaksut -näkymän Kohdistettu-sarake

Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä on Kohdistettu-sarake, joka muodostuu viitemaksurivien osalta Solo-ympäristöissä oletuksena vaaleanpunaiseksi:

Suoriteperusteisessa kirjanpidossa tässä sarakkeessa esiintyvä, yllä olevan kuvan kaltainen vaaleanpunainen väri tarkoittaisi, että viitesuoritus ei ole kohdistunut onnistuneesti Procountorissa olevaan myyntilaskuun. Kun Solon kohdalla kyseessä on kuitenkin maksuperusteinen kirjanpitotapa, niin Procountorissa ei ole myyntilaskutositteita, joihin viitesuoritukset voisivat kohdistua samoin kuin suoriteperusteisessa kirjanpidossa. Tästä syystä Kohdistettu-sarakkeen vaaleanpunaisen värin voi siis jättää Solo-ympäristössä huomiotta. Halutessaan nämä kohdistumattomuutta indikoivat kentät voi toki kuitata Kohdistetuksi muualla Viitemaksun uudelleen kohdistus -painikkeen kautta löytyvällä Kohdista muualla -painikkeella. Myyntitapahtuman kirjanpidon kirjaus taas tapahtuu suoraan tiliotteen ja sen yhteydessä olevan viitemaksun kirjanpitosivulla.

 

Avoimien laskujen täsmäytysraportti

Avoimien laskujen täsmäytysraportti hyvin hyödyllinen työkalu silloin, kun kirjanpito tehdään Procountorissa suoriteperusteisesti. Koska Solo-ympäristön kirjanpito tehdään kuitenkin maksuperusteisesti, ei tämän raportin seuraamisella ole merkitystä. Koska erillisiä myynti- tai ostolaskutositteita ei Procountorissa ole, näyttää raportin Avoimet laskut -sarake aina nollaa.

 

Palkanlaskenta Solo-ympäristössä

Kirjanpitäjä voi laskea Solo-yrittäjän palkat normaalisti Procountorin palkanlaskennan työkaluilla, joita käytetään myös muissa Procountorin tuoteversioissa. Palkanlaskennan käyttöönottoon, tarvittavien asetusten määrittämiseen sekä itse palkanlaskentaan voi perehtyä tarkemmin Procountorin ohjekirjan palkanlaskennan ohjeiden avulla. Kun palkanlaskenta hoidetaan Procountorissa, on kirjanpitäjä tai palkanlaskija vastuussa palkkojen maksamisesta sekä tulorekisteri-ilmoittamisesta ja tulorekisteri-ilmoitusten maksuista. Kirjanpitäjä voi toimittaa palkkalaskelmat yrittäjälle Solo-tuoteversioon kuuluvan Dokumentit-toiminnon avulla. Lisätietoja Solo-ympäristön palkanlaskennasta on saatavilla tästä Solon ohjekirjan artikkelista.

Solo-yrittäjä voi myös laskea palkkoja itse Solo-käyttöliittymän kautta Palkkaus.fi-toiminnolla. Tällöin Palkkaus.fi-palvelu hoitaa tulorekisteri-ilmoitukset, ja tarvittavat palkkoihin ja tulorekisteri-ilmoituksiin maksuaineistot syntyvät Solon käyttöliittymään suoraan yrittäjän maksettavaksi. Palkkaus.fi-toiminnallisuuden kautta luoduista palkoista muodostuu muistiotositteet Procountorin puolelle kirjanpitäjän nähtäville – nämä muistiotositteet ovat siis osa kuukausittain toimitettavaa kirjanpitoaineistoa. Kun palkanlaskenta hoidetaan Solo-käyttöliittymässä Palkkaus.fi-toiminnolla, voi Procountorin puolelle muodostuvien muistiotositteiden kirjanpitoviennit muodostua kaikille seuraavista tileistä riippuen siitä, minkäluonteista palkkaa yrittäjä on Solon käyttöliittymän kautta itselleen maksanut:

• 2250, Edellisten tilikausien voitto / tappio
• 2920, Ennakonpidätys- ja stm-velka
• 2950, Palkkojen siirtovelat
• 2951, Muut siirtovelat
• 5000, Työssäoloajan normaalipalkat
• 5100, Lisät ja korvaukset
• 5200, Palkkiot
• 5300, Loma-ajan ja sosiaalipalkat
• 5400, Luontoisedut
• 5800, Osakkaiden ja omaisten palkat ja palkkiot
• 5900, Osakkaiden ja omaisten luontoisedut
• 5990, Luontoisetujen vastatili
• 6000, Maksetut eläkkeet
• 6100, Eläkevakuutusmaksut
• 6300, Sosiaaliturvamaksut
• 6400, Pakolliset vakuutusmaksut
• 7800, Matkakulut
• 8450, Muut hallintokulut

Palkkaus.fi-palvelun palkanlaskennan työvaiheisiin voi tutustua tarkemmin tämän videon avulla.

 

Matka- ja kululaskut Solo -ympäristössä

Kirjanpitäjä voi laskea Solo-yrittäjän matka- ja kululaskut normaalisti Procountorin työkaluilla. Matka- ja kululaskun laadintaan voi perehtyä tarkemmin Procountorin ohjekirjan Matka- ja kululaskujen ohjeiden avulla. Kun matka- ja kululaskut luodaan Procountorissa, on kirjanpitäjä tai palkanlaskija vastuussa matka- ja kululaskujen maksamisesta sekä tulorekisteri-ilmoittamisesta ja tulorekisteri-ilmoitusten maksuista. Kirjanpitäjä voi toimittaa laskut yrittäjälle Solo-tuoteversioon kuuluvan Dokumentit-toiminnon avulla. Solo -ympäristössä ei ole tällä hetkellä valmiita ominaisuuksia matka- tai kululaskujen tekemiselle, mutta Solon ohjeissa on kerrottu muutama vaihtoehtoinen tapa laatia kyseisiä laskuja ohjelmassa. Tutustu ohjeeseen täältä. 

Maksu- ja lähetysvirheet Solo-ympäristössä

Tieto kaikista Solo-yrittäjän Solon käyttöliittymässä tehdyistä laskujen maksuihin ja verkkolaskuihin liittyvistä mahdollisista maksu- ja lähetysvirheistä toimitetaan aina yrittäjälle joko suoraan Solon käyttöliittymään tai erillisellä Isoltan asiakaspalvelun lähettämällä sähköpostiviestillä, jotta yrittäjä tietää tehdä tarvittavat laskujen maksut ja lähetykset uudelleen.

Joissain tilanteissa yrittäjän tekemien maksujen virheviestit voivat tulla myös kirjanpitäjän nähtäville Procountorin Maksu- ja lähetysvirheet -näkymälle. Kirjanpitäjän ei kuitenkaan tarvitse reagoida näihin yrittäjän tekemien maksujen perusteella muodostuneisiin virheisiin sen enempää, koska ne tulevat aina näkyville myös yrittäjälle Solon käyttöliittymään. Kirjanpitäjä voi käsitellä nämä yrittäjän tekemiä maksuja koskevat virheet pois Maksu- ja lähetysvirheet -näkymältä.

Jos puolestaan itse kirjanpitäjä on tehnyt jonkin virheeseen jääneen maksun suoraan Procountorin käyttöliittymästä käyttäen ympäristöön asetettua pankkitiliä, niin tällaisesta maksusta tuleva maksuvirhe tulee normaalin käytännön mukaisesti näkyville Procountorin Maksu- ja lähetysvirheet -näkymälle. Tällöin maksuvirhetietoa ei esitetä yrittäjälle Solon käyttöliittymässä, koska yrittäjä ei ole kyseistä maksua alunperin tehnytkään. Kirjanpitäjän tulee siis käsitellä itse tekemänsä maksatuksen maksuvirhe normaaliin tapaan ja tehdä maksatus tarvittaessa uudelleen.