Yleistä

Tässä ohjeistuksessa kerrotaan miten siirretään saldot Tikonista Procountor –ohjelmaan Finago Siirtotyökalun avulla.

• Ohjeessa käytetyn Finago Siirtotyökalun saatte käyttöönne lähettämällä pyynnön sähköpostilla osoitteeseen konsultointi@finago.com

Siirtotyökalulla voidaan siirtää:

• Kirjanpidon saldot kuukausittain / tileittäin
• Kustannuspaikka- / Projektisaldot + muut dimensiot (max. 6 kpl)
• Edellinen ja kuluva tilikausi (max. 24 kk) kerralla

Siirtotyökalu –ohjelmassa annetaan tilikarttamäppäys. Tilikarttamäppäyksen pohjalta ohjelma tekee Procountoriin sopivan sisäänlukuaineiston jonka avulla kirjanpidon saldot viedään Procountoriin muistiotositteena.

• Siirtotyökalu nopeuttaa merkittävästi vertailutietojen siirtoa Procountoriin.
• Yritysympäristö pitää olla perustettuna Procountoriin enne, kuin siirtoja voidaan tehdä. Mikäli Procountor-ymäpristöä ei ole vielä perustettu ota yhteyttä Procountorin myyntiin 020 7879 830 myynti@finago.com tai oman tilitoimistosi edustajaan. 

 

Video Tikonin saldoaineiston siirto Procountoriin

 

Video sisältää:

 

Raporttien tulostus Tikonista

Tilikartta

Tulosta mahdollisimman laaja käytössä ollut tilikartta Tikonista.

• Tulosta käytetyt tilit edelliseltä ja kuluvalta tilikaudelta tilikartan tulostus exceliin kohdasta Raportit > Tilit > Tilikaudella käytetyt tilit

 

• Ilmoitus hyväksytään OK –painikkeella.

Tiedoston tallennus esim. verkkolevylle tai omalle työasemalle.

 

Tuloslaskelma ja tase

Tulosta tuloslaskelma ja tase tileittäin niin, että raportilla näkyy kuluvan ja edellisen tilikauden saldot Tikonin kohdasta Raportit > Tuloslaskelma ja Tase.

 

 

 

Finago Siirtotyökalu vakiomäppäykset

Vakiomäppäykset Tikon tili / Procountor tili

Tikonista muodostetusta tilikartasta (Excel taulukko) kopioidaan VakioTilikartta_Tikon -välilehdelle Tikon tili, Tilin nimi.

• Määritellään vastaavuudet Tikon tileille, ProC tili ja Tilin nimi.
• Kaikki aktiiviset käytössä olevat tilit määritellään taulukkoon (Tulos ja Tase tilit).
• Yksi tai useampi Tikon tili voidaan yhdistää Procountor tilikartassa yhdelle tilille.

Jos Procountor tilikartasta ei löydy riittävästi tilejä, voit perustaa tarvittavat uudet tilit Procountoriin Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikartta.

Huom.! Procountorissa ei tarvita kirjanpitotilejä ALV-verokannoittain. Sisäinen seuranta voidaan hoitaa esim. tuoteraportoinnin tai dimensioiden avulla (kustannuspaikat, projektit jne.)

• Lue lisää Procountorin ALV-käsittelystä täältä.

 

Tikonista muodostettavat aineistot

Kirjanpidon saldotiedostojen muodostus

Määritellään Tikonissa Siirtotiedostomääritys KP16, johon aineistot muodostetaan.

• Saldojen siirtotiedostot tehdään edelliseltä tilikaudelta ja kuluvan tilikauden saldoista sekä laskentakohteista erikseen.
• Saldon siirtotiedostot luodaan Tikonissa kohdassa Aputoim > Siirtotiedostojen luonnit > Yritys- ja lisätietojen ja saldojen siirto.

 

 

• Valitse kausi > Syötetään tilikauden ensimmäinen kuukausi.
• Kohdetaso > Ei käytössä.
• Hakemistoon > Siirtotiedostomääritys KP16 määrittelee mihin hakemistoon tiedosto tallentuu, tiedosto siirretään Tikon Pilvipalvelun kansiosta esim. oman koneen C:lle tai verkkolevylle.
• Siirrettävät saldot ovat edellisen tk:n saldoja > täppä pois kun siirretään kuluvan tilikauden saldoja.

 

 

 

Tiedostojen nimeksi muodostuu P1000 = yritystietoja (tätä tiedostoa ei tarvita aineiston siirrossa Procountoriin) ja E1000 = edellisen vuoden saldot (tämä tiedosto luetaan Siirtotyökaluun)

• Kuluvan tilikauden tiedoston eteen tulee S –kirjain.

 E- ja S –tiedostojen osalta on tehtävä nimeäminen jos kohdelaskennan saldot muodostetaan.

• Nimeäminen on tehtävä jotta uusi tiedosto ei mene olemassaolevan tiedoston päälle.
• Ennen seuraavan aineiston muodostamista nimeä tiedosto esim. E1000 -> E1000EDV.

 

Esimerkki aineistoista kun mukana on kustannuspaikka- ja projektisaldot seuraavaa vaihetta ei tarvitse tehdä jos yrityksellä ei ole laskentakohteita (dimensioita) käytössä.

 

• Valitse kausi > syötetään tilikauden ensimmäinen kuukausi
• Kohdetaso > tarvittaessa valitaan esim. kustannuspaikat, jos useita kohdetasoja (dimensioita), tehdään jokaisesta oma aineisto
• Hakemistoon > Siirtotiedostomääritys KP16 määrittelee mihin hakemistoon tiedosto tallentuu, tiedosto siirretään Tikon Pilvipalvelun kansiosta esim. oman koneen C:lle tai verkkolevylle.
• Siirrettävät saldot ovat edellisen tk:n saldoja > täppä pois kun siirretään kuluvan tilikauden saldoja
  Huom.! Mietittävä siirretäänkö edelliseltä tilikaudelta kohdelaskennan saldoja.

 

 

Finago Siirtotyökalu – sisäänlukuaineiston muodostus Procountoriin

Parametrit

Huomioita Parametrien täyttämisestä siirtotyökalussa. 

• Käyttö –välilehdelle määritellään PARAMETRIT oikein.

• Dimensioiden määrä (esim. jos kustannuspaikat ja projektit = 2)

• Siirrettävien kuukausien määrä kokonaisuudessaan, max. 2 tilikautta
  Huom! mikäli siirrät tilikautta jonka pituus on yli 12 kk, tulee kuukausien määräksi laittaa 12 kk 

 

Lue data

• Käyttö -välilehti

•  Valintaikkunan ylälaidassa mainitaan mikä tiedosto kulloinkin on valittava.

 

 

 

 

 

Täsmäytä saldot

 

 

Mikäli Saldojen tarkistus -kohdassa lukee EROTTAA, erotus voi johtua esim. tuloksen kirjauksesta.

• Saldojen täsmäytys saa erottaa vain tuloksen kirjauksen osalta tilinpäätöskuukaudella.
• Jos eroja muissa kuukausissa, on jotain muuta vialla.

DataKoonti –välilehdellä korjataan edellisen tilikauden voitto-/tappiotilin saldoa (esim. tilit 2371 ja 2375).

• Muuta summa niin, ettei siinä ole mukana tilikauden tulosta, esim. saldoksi 0 Eur.

Mäppäystauluun laitetaan tilikauden tulos tileille esim. 9998 ja 9999 merkintä EI SIIRRETÄ.

Täsmäytä saldot uudelleen Täsmäytä saldot -painikkeesta.

• Tämän jälkeen joka kuukauden kohdalla pitäisi lukea TÄSMÄÄ.

 

Tuo vakiomäppäykset

 

 

• Tarkistetaan, että kaikki tarvittavat tilimäppäykset löytyy.
  • Procountor/Tikon tili -kohdassa pitää olla tilinumero.
  • Mäpätyt tilit pitää olla perustettuna Procountoriin ennen aineiston sisäänlukua.

 

 

Annetaan ohjelman perustaa nimikkeet automaattisesti aineiston sisäänluvun yhteydessä

 

                                                          TAI

 

Perustetaan nimikkeet käsin tai tuo CSV aineistona Procountoriin

 

 

• Tarkistetaan, että dimensiot on perustettuna Procountoriin samoilla nimillä kuin I –sarakkeessa ja Dimension nimikkeet samalla nimellä kuin J –sarakkeessa.
• Siirtotyökalulla voidaan Nimikkeille antaa uusi nimi.
  • Huom.! H ja J –sarakkeen eroavaisuus.

 

• Huom! Tarkista DataKoonti –välilehden C –sarake  ja Käyttö –välilehden G –sarake. Näissä pitää olla sama tunnus esim. Dim1 ja Dim2.
• Huom! Tikonissa Dimension tunnus = Nimike on aakkosnumeerinen tieto.
  • Jos Tikonin tunnuksen edessä on nolla/nollia, niin Siirtotyökalu ei huomioi etunollia.
  • Tässä esimerkkikuvassa nolla on otettu pois J- sarakkeesta, joten uusi nimike on ilman etunollaa.
  • Jos etunollat halutaan Procountorin nimikkeen eteen, on tämä huomioitava sekä H- että J –sarakkeessa. DataKoonti –välilehdellä on tässä tapauksessa oltava sama nimike jossa nolla/nollat on mukana.

 

Lue sisäänlukuaineisto

 

 

• Annetaan tallennettavalle sisäänlukutiedostolle nimi.

 

•  Paina Tallenna. 

• Paina OK.

 

Procountorissa tehtävät toimenpiteet

• Perustetaan tarvittavat tilikaudet. Tarkempi ohje täällä.
• Perusta seurantajaksot. Tarkempi ohje täällä.
• Määritä tarvittaessa omia tilejä tilikarttaan. Tarkempi ohje täällä.

 

Aineiston sisäänluku Procountoriin

Aineisto luetaan Procountoriin Hallinta > Aineiston sisäänluku > Laskuaineiston sisäänluku.

 

•  Paina Valitse tiedosto ja lataa CSV tiedosto Procountoriin. 

• Tarkistetaan sisäänluvun tulos, jos virheitä, tarkistetaan muistiosta mistä virhe johtuu.

• Muistiotositteella virheet näkyy punaisella.
• Esimerkkikuvassa Procountorista puuttuu yksi tili, jonka vuoksi aineiston sisäänluku pitää peruuttaa.
• Perustetaan puuttuva tili tilikarttaan ja tehdään aineiston sisäänluku uudestaan.

 

• Kun sisäänluvun tulos on ilman virheitä ja muistiotositteen sisältö on järkevää, tiedot tallennetaan.

 

• Tallennuksen jälkeen tulee kuvaruutu, johon vastataan Kyllä.
• Tämän jälkeen ohjelma ohjaa tositteiden hakuun jossa tositteet pitää hyväksyä.

 

• Valitaan kaikki toisitteet ja Tarkastaminen -kohdasta valitaan Usean laskun tarkastaminen.

 

• Valitse > Valitse kaikki.
• Hyväksy tositteet.

 

Täsmäytykset Procountorissa

Päivitetään Procountorin raportointitietokanta Raportointi > Kirjanpitoraportit > Päivitä raportointitietokanta.

 

 

• Tarkistetaan edellisen tilikauden luvut tuloslaskelmalta ja taseelta.
  • Saat tarkasteltavaksi tuloksen ja taseen valitsemalla Kirjanpitoraportin tyypiksi jomman kumman ja painamalla Hae raportti. 
• Sulje edellinen tilikausi Procountorin kohdasta, Hallinta > Tilikaudet > Sulje tilikausi.

 

• Tehdään muistiotosite, jossa tehdään tilikauden tuloksen siirto tililtä (2370) tilille (2250), jos tätä kirjausta ei ole vielä tehty.
• Tallenna ja hyväksy muistiotosite.

• Päivitetään raportointitietokanta ja tarkistetaan kuluvan tilikauden luvut. 
  • Procountor päivittää raportointitietokannan kerran vuorokaudessa, jos raportointitietokannan päivittämistä ei tehdä manuaalisesti. Tästä syystä, jos kirjanpitoon on tehty muutoksia on päivitettävä raportointitietokanta ennen raporttien tarkastelua. 

 

Muistilista prosessin vaiheista

• Tikon tilikartan tulostus Exceliin
• Finago Siirtotyökalu
  • Tilimäppäykset
• Tikon kirjanpito ohjelma
  • Kirjanpidon saldotiedostojen muodostus
• Finago Siirtotyökalu
  • Sisäänlukuaineiston muodostus Procountoriin
• Procountor
  • Tarvittavien tilikausien, seurantajaksojen, tilien, dimensioiden ja nimikkeiden perustaminen
  • Aineiston sisäänluku
  • Muistiotositteiden hyväksyntä
  • Raportointitietokannan päivitys
  • Tarkistetaan edellisen tilikauden luvut tuloslaskelmalta ja taseelta
  • Edellinen tilikausi suljetaan
  • Tarvittaessa tehdään muistiotosite, tililkauden tuloksen siirto tililtä (2370) tilille (2250)
  • Raportointitietokannan päivitys
  • Tarkistetaan kuluvan tilikauden luvut tuloslaskelmalta ja taseelta