Laskupohjien mallissa ei ole kansainvälistä standardia, joten laskujen laskupohjat voivat erota monella eri tavalla asettelun suhteen. Laskujen skannauksessa käytetään optista tulkintaa, joka on ohjelmoitu lukemaan tiettyjä yhteneväisyyksiä laskujen elementeistä. Optisen tulkinnan vuoksi laskujen skannauksessa on mahdollista tulla virheitä, joten jokainen skannauksesta tullut lasku tulee tarkistaa ennen laskun maksamista.
- Lasku tarkastetaan laskun liitteenä olevan laskun kuvan ja Procountoriin tulleiden laskurivien mukaan.
- Tarkista toimittajan tilinumero laskulta.
- Vastuu laskun tarkastamisesta ja oikeellisuuden vahvistamisesta on maksajalla.
Skannaukseen lähetettävän laskun asettelu
Laskun ulkomuoto on oltava selkeä ja kenttien ja numeroiden on oltava luettavassa muodossa. Kuitenkaan silmillä nähtävä luettava muoto ei takaa sitä, että skannauskoneen automatiikka toimisi 100% varmuudella.
- Laskun tuoterivien on hyvä olla yksirivisiä siten, että yhden tuotteen tiedot ovat yhdellä rivillä ja rivin lopussa on tuotteen hinta.
- Laskupohjan on oltava säännöllinen.
- Laskua ei pystytä tulkitsemaan, jos osaa laskun tuotteista esitetään esimerkiksi taulukkona ja osaa rivitietona.
- Laskupohjalla olevat toimittajan tiedot on esitettävä selkeästi.
- Y-tunnus ja IBAN tilinumeron on virallisessa muodossa esitettynä, jotta ne pystytään skannaamaan. Laskun kohdistamisessa oikeaan toimittajaan käytetään ensisijaisena kohdistuskriteerinä suomalaista Y-tunnusta ja toissijaisena kohdistuskriteerinä IBAN tilinumeroa.
- ALV-tieto tulkitaan laskupohjalta laskurivin kohdalta ja, jos alv-prosenttia ei laskurivillä ole, haetaan se toimittajan oletuksista, jos sinne on tallennettu oletus alv-prosentti.
- Jos toimittajan takana ei ole mitään tai lasku ei kohdistu olemassa olevaan toimittajaan, niin käytetään maan oletusta 24%.
- Skannauspalvelu ei pysty tulkitseman laskulta alennusprosentteja tai maksuehtoja, joten nämä tiedot on tarkistettava laskulta aina manuaalisesti laskun saapuessa.
- Eräpäivä on merkittävä selkeästi laskupohjalle, jotta eräpäivätieto välittyy laskun mukana Procountoriin.
- Valuutat tulisi ilmaista kolmen kirjaimen avulla (USD, EUR yms), jotta skannaus osaa lukea oikean valuutan.
- € merkki on tunnistettavissa, mutta $ merkki ei.
Skannauksesta Procountoriin saapuva ulkomaalainen lasku
- Procountor kohdistaa skannauksesta saapuneen laskun oikeaan toimittajarekisteritietoon suomalaisen y-tunnuksen ja IBAN tilinumeron avulla. Ulkomaalaisissa laskuissa ei ole suomalaista y-tunnusta, joten ainoaksi kohdistuskriteeriksi jää IBAN tilinumero.
- IBAN tilinumero on esitettävä laskulla mahdollisimman selkeästi ja IBAN tilinumeron oikeellisella muodolla.
- Mikäli laskuille ei ole mahdollista saada IBAN tilinumeroa ulkomaalaiset laskut eivät kohdistu toimittajaan ja laskuista ei saa Procountorin raportoinnista kattavaa tietoa tai toimittajan taakse asetetut oletukset (oletustiliöinnit, dimensioinnit ja laskun asetukset) eivät siirry laskulle automaattisesti.
- Skannauspalvelussa laskun valuutta tulkitaan kansainvälisten standardien mukaan kolmen kirjaimen perusteella (EUR, USD yms.).
- Esimerkiksi $ merkkiä ei pystytä tulkitsemaan, joten laskun saapuessa olisi hyvä tarkistaa, että laskun valuutta on siirtynyt laskulle oikein ja tarvittaessa valuutta tulee korjata manuaalisesti.
Lasku, jota ei pystytä tulkitsemaan skannauksessa
Mikäli ulkomaalainen lasku ei ole tulkittavissa ja rivitietoja ei pystytä laskulta skannaamaan olisi suositeltavaa täyttää laskun tiedot Procountoriin manuaalisesti.
- Laskun toimittajan taakse toimittajarekisteriin on hyvä määrittää kaikki laskulla olevat tiedot, jotta toimittajan valinnan yhteydessä laskun tietojen täyttäminen automatisoituu.
- Näitä tietoja ovat esimerkiksi toimittajan yhteystiedot, laskutustiedot, toistuvasti laskutettavat tuotteet, oletustiliöinnit ja oletusdimensioinnit.
- Laskulla olevat tuotteet voidaan perustaa tuoterekisteriin, jonka jälkeen tuotteet on mahdollista nostaa jokaiselle laskulle valmiina rivitietona.
- Näin laskun manuaalinen täyttäminen automatisoituu ja nopeutuu.
- Manuaalisen täyttämisen avulla saadaan laskun rivitiedot tarkasti niille laskuille, joita ei voida skannata ja lasku saadaan kohdistettua heti oikeaan toimittajaan.
- Tämä mahdollistaa paremman raportoinnin ja Procountorin automatiikan hyödyntämisen.
- Manuaalisesti Procountoriin täytetty ulkomaalainen lasku, jossa edellä mainitut laskupohjan kriteerit eivät täyty, säästää laskun vastaanottajalta tässä tapauksessa aikaa, koska laskun käsittelystä jää skannausprosessi pois ja skannauksen virheiden korjaamiselta säästytään.