Vuosilomalaskennan ollessa päällä palkansaajille kertyy lomapäiviä automaattisesti Palkansaajarekisterin Vuosilomat-näkymälle. Tässä ohjeessa kerrotaan palkanlaskennan yhteydessä huomioitavista seikoista vuosilomien kerryttämiseen liittyen.
Missä tilanteissa Procountorin vuosilomalaskenta toimii?
Tällä hetkellä vuosilomien automaattista laskentaa on mahdollista toteuttaa palkansaajille, joille kerrytetään ja lasketaan lomia:
- 14 päivän ja 35 tunnin mukaan
- kuukausipalkan standardijakajan 25:n mukaan
- lomakeskituntiansion mukaan
- keskipäiväpalkan mukaan
- 9% ja 11,5% prosentin mukaan
- työpäiväjakajan mukaan
- oikeus vapaaseen säännön mukaan
- lomaraha 50% lomapalkasta säännön mukaan
Lue lisää lomalaskennan prosessista ja käyttöönotosta Procountorissa täältä.
Kuinka vuosilomien automaattinen laskenta toimii?
Lomalaskennan ollessa päällä palkansaajarekisterissä, lomia voi kerryttää uusilla palkkalaskelmilla.
- Lomat eivät kerry takautuvasti, joten lomien takautuvat saldot ja lomalaskennan asetukset voidaan tuoda Palkansaajarekisteriin palkansaaja kerrallaan tai siirtotiedostolla.
1. Uusi palkkalista luodaan ohjelman kohdassa Palkat > Uusi palkkalista. Valitse oikea lomankertymisvuosi ja palkkakausi listan laskelmille.
- Palkkakaudet määritetään ohjelman kohdassa Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Palkkakaudet.
2. Lomalaskennan ollessa päällä Uusi palkkalista-näkymällä tulee huomioida Työajan kohdentaminen lomalaskentaa varten -kentät. Kentät määrittävät sen, kuinka monta päivää palkkakaudella on oltu töissä ja ohjelma laskee sen perusteella lomapäivien ansainnan.
- Työpäivien määrä tulee oletuksena palkkakaudella olevien arkipäivien perusteella.
- Työtuntien määrä on kirjattava käsin, jos palkkalistalle nostetaan tuntityöntekijöitä.
- Työpäivien ja tuntien määrä tulee määrittää, jotta Procountor laskee kertyneet lomapäivät.
- Työpäiviä ja työtunteja on voi määrittää palkansaajakohtaisesti, kun palkansaajat on haettu palkkalistalle, ennen palkkalaskelmien luontia.
- Työtuntien/päivien määrää on mahdollista muokata vielä palkkalaskelmalla palkansaajakohtaisesti.
3. Valitse henkilöt palkkalistalle ja luo uudet laskelmat. Siirry tämän jälkeen Palkkalaskelma-näkymälle.
- Palkkalaskelmalla työtuntien ja työpäivien määrä näytetään oikeassa yläkulmassa.
- Työtunnit/päivät-kenttä ei ole sidoksissa palkkarivillä olevaan tuntimäärään. Tästä syystä tuntimäärä tulisi kirjata myöskin Työtunnit/päivät-kenttään lomalaskentaa varten.
- Ohjelma katsoo palkkalaskelman muodostamishetkellä palkansaajan lomalaskenta-asetukset ja huomioi työntekijän lomapäivät ja lomanansaintasäännön lomien kertymässä.
- Työtunnit/päivät/tehdyt työpäivät -kentän otsikko Tunnit, Päivät tai Tehdyt työpäivät vaihtelee sen mukaan, onko kyseessä tuntityöntekijä vai kuukausityöntekijä ja mikä lomien kertymissääntö työntekijällä on.
- Tilanteessa, jossa palkkalaskelman palkkakausi menee lomavuoden vaihteen yli (1.4.) tulee palkkarivit määrittää niin, että lomankertymä pysyy oikeellisena.
- Näissä tilanteissa palkkarivi voidaan jakaa kahteen eri riviin ja määrittää riveille ansaintajaksot. Ansaintajaksojen perusteella ohjelma laskee, kumman lomavuoden puolelle kyseinen palkkakertymä kuuluu.
- Mikäli palkkariviä ei jaeta kahteen riviin eri lomavuosille, ohjelma määrittää palkan kuuluvaksi sille lomavuodelle, jolle palkkakauden aloituspäivä kuuluu.
- Kesken-tilaiset laskelmat tekevät lomavarauksen, jotta lomia ei kerry liian paljon.
- Hyväksytty -tilaiset laskelmat lukitsevat kertyneet lomapäiviä lomanansaintasääntöjen mukaisesti Vuosilomat-näkymälle.
- Hyväksytty-tilaisen palkkalaskelman työtuntien tai päivien määrää ei voi muokata.
- Korjaustilanteissa palkkalaskelma tulee palauttaa Kesken-tilaan, jotta lomapäivien kertymää voidaan oikaista. Vaihtoehtoisesti lomapäivät voi oikaista käsin Vuosilomat-näkymällä.
4. Palkansaajan on mahdollista nähdä omat käyttämättömät lomapäivänsä palkkalaskelmalla.
- Käyttämättömiin lomapäiviin lasketaan ne lomapäivät, jotka voidaan käyttää kuluvana lomavuotena.
- Käyttämättömiin lomapäiviin ei lasketa kuluvana lomankertymisvuotena kertyneitä lomapäiviä.
- Palkkalaskelmalla näkyvä Käyttämättömät lomat -kohta on mahdollista piilottaa Käyttöasetuksissa (Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset) valitsemalla Piilota käyttämättömät lomapäivät palkkalaskelmalla.
Lisää tietoa lomapalkan maksamisesta löytyy täältä.