Vuosilomalaskennan ollessa päällä palkansaajille kertyy lomapäiviä automaattisesti Palkansaajarekisterin Vuosilomat-näkymälle. Tässä ohjeessa kerrotaan palkanlaskennan yhteydessä huomioitavista seikoista vuosilomien kerryttämiseen liittyen.
Missä tilanteissa Procountorin vuosilomalaskenta toimii?
Tällä hetkellä vuosilomien automaattista laskentaa on mahdollista toteuttaa palkansaajille, joille kerrytetään ja lasketaan lomia:
- 14 päivän ja 35 tunnin mukaan
- kuukausipalkan standardijakajan 25:n mukaan
- lomakeskituntiansion mukaan
- keskipäiväpalkan mukaan
- 9% ja 11,5% prosentin mukaan
- työpäiväjakajan mukaan
- oikeus vapaaseen säännön mukaan
- lomaraha 50% lomapalkasta säännön mukaan
Vuoden 2020 aikana julkaisemme lisää lomalaskennan ominaisuuksia ja tämän myötä tuomme esimerkiksi, raportteja ja muita lisäominaisuuksia.
Lue lisää lomalaskennan prosessista ja käyttöönotosta Procountorissa täältä.
Kuinka vuosilomien automaattinen laskenta toimii?
Lomalaskennan ollessa päällä palkansaajarekisterissä, lomia voi kerryttää uusilla palkkalaskelmilla.
- Lomat eivät kerry takautuvasti, joten lomien takautuvat saldot ja lomalaskennan asetukset voidaan tuoda Palkansaajarekisteriin palkansaaja kerrallaan tai siirtotiedostolla.
1. Uusi palkkalista luodaan ohjelman kohdassa Palkat > Uusi palkkalista. Valitse oikea lomankertymisvuosi ja palkkakausi listan laskelmille.
- Palkkakaudet määritetään ohjelman kohdassa Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Palkkakaudet.
2. Lomalaskennan ollessa päällä Uusi palkkalista-näkymällä tulee huomioida Työajan kohdistaminen lomalaskentaa varten -kentät. Kentät määrittävät sen, kuinka monta päivää palkkakaudella on oltu töissä ja ohjelma laskee sen perusteella lomapäivien ansainnan.
- Työpäivien määrä tulee oletuksena palkkakaudella olevien arkipäivien perusteella.
- Työtuntien määrä on kirjattava käsin, jos palkkalistalle nostetaan tuntityöntekijöitä.
- Työpäivien ja tuntien määrä tulee määrittää, jotta Procountor laskee kertyneet lomapäivät.
- Työpäiviä ja työtunteja on voi määrittää palkansaajakohtaisesti, kun palkansaajat on haettu palkkalistalle, ennen palkkalaskelmien luontia.
- Työtuntien/päivien määrää on mahdollista muokata vielä palkkalaskelmalla palkansaajakohtaisesti.
3. Valitse henkilöt palkkalistalle ja luo uudet laskelmat. Siirry tämän jälkeen Palkkalaskelma-näkymälle.
- Palkkalaskelmalla työtuntien ja työpäivien määrä näytetään oikeassa yläkulmassa.
- Työtunnit/päivät-kenttä ei ole sidoksissa palkkarivillä olevaan tuntimäärään. Tästä syystä tuntimäärä tulisi kirjata myöskin Työtunnit/päivät-kenttään lomalaskentaa varten.
- Ohjelma katsoo palkkalaskelman muodostamishetkellä palkansaajan lomalaskenta-asetukset ja huomioi työntekijän lomapäivät ja lomanansaintasäännön lomien kertymässä.
- Työtunnit/päivät/tehdyt työpäivät -kentän otsikko Tunnit, Päivät tai Tehdyt työpäivät vaihtelee sen mukaan, onko kyseessä tuntityöntekijä vai kuukausityöntekijä ja mikä lomien kertymissääntö työntekijällä on.
- Tilanteessa, jossa palkkalaskelman palkkakausi menee lomavuoden vaihteen yli (1.4.) tulee palkkarivit määrittää niin, että lomankertymä pysyy oikeellisena.
- Näissä tilanteissa palkkarivi voidaan jakaa kahteen eri riviin ja määrittää riveille ansaintajaksot. Ansaintajaksojen perusteella ohjelma laskee, kumman lomavuoden puolelle kyseinen palkkakertymä kuuluu.
- Mikäli palkkariviä ei jaeta kahteen riviin eri lomavuosille, ohjelma määrittää palkan kuuluvaksi sille lomavuodelle, jolla on eniten päiviä kyseisenä palkkakautena.
- Kesken-tilaiset laskelmat tekevät lomavarauksen, jotta lomia ei kerry liian paljon.
- Hyväksytty -tilaiset laskelmat lukitsevat kertyneet lomapäiviä lomanansaintasääntöjen mukaisesti Vuosilomat-näkymälle.
- Hyväksytty-tilaisen palkkalaskelman työtuntien tai päivien määrää ei voi muokata.
- Korjaustilanteissa palkkalaskelma tulee palauttaa Kesken-tilaan, jotta lomapäivien kertymää voidaan oikaista. Vaihtoehtoisesti lomapäivät voi oikaista käsin Vuosilomat-näkymällä.
4. Palkansaajan on mahdollista nähdä omat käyttämättömät lomapäivänsä palkkalaskelmalla.
- Käyttämättömiin lomapäiviin lasketaan ne lomapäivät, jotka voidaan käyttää kuluvana lomavuotena.
- Käyttämättömiin lomapäiviin ei lasketa kuluvana lomankertymisvuotena kertyneitä lomapäiviä.
- Palkkalaskelmalla näkyvä Käyttämättömät lomat -kohta on mahdollista piilottaa Käyttöasetuksissa (Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset) valitsemalla Piilota käyttämättömät lomapäivät palkkalaskelmalla.
Lisää tietoa lomapalkan maksamisesta löytyy täältä.