Finago Solo

Finago Solo on tehokas ja helppokäyttöinen pienyrittäjän taloushallinnon ratkaisu, joka soveltuu yksityisen elinkeinoharjoittajan ("toiminimi") ja pienen osakeyhtiön käyttöön.

Finago Solon avulla yrittäjä saa hoidettua myynnit, vastaanotettua ja maksettua ostolaskut sekä kuvattua kuitit. Kirjanpitäjälle aineistot siirtyvät alustavasti käsiteltyinä kirjanpitäjän omaan Procountor-ympäristöön. Kirjanpito hoidetaan maksuperusteisesti tiliotteen, viitesuoritusten ja muistioiden kautta.

Finago Solossa yrittäjällä on käytössään selainkäyttöinen Solo-laskutusohjelma ja kirjanpitäjällä Procountor-ohjelmisto. Tietojen siirto ohjelmistojen välillä tapahtuu automaattisesti API-rajapinnan kautta. 

 

Kenelle/mille taholle Finago Solo sopii?

Finago Solo soveltuu yrityksen käyttöön silloin, kun maksuperusteisen kirjanpidon tekeminen on mahdollista, eli kyseessä on

• yksityinen elinkeinoharjoittaja, eli "toiminimi", tai
• osakeyhtiö, jonka vuotuinen liikevaihto on alle 500 000 eur
  > Tällöin arvonlisävero voidaan laskea maksujen perusteella

Yhdistykset, avoimet yhtiöt ja kommandiittiyhtiöt: Finago Soloa ei suositella otettavaksi käyttöön näissä tapauksissa. Solo-ympäristön perustamisvaiheessa valitaan käytettävä tilikartta ja tuoterekisteri. Valinnat ovat kohdennettuja joko oy:n tai yksityisen elinkeinoharjoittajan käyttötarpeisiin; esimerkiksi tiliöinnit ja tuotenimet on profiloitu edellä mainittujen yhtiömuotojen mukaan.

Solon käyttöä näille yhtiömuodoille ei ole erikseen estetty, mutta näissä tulee ottaa huomioon yllä mainittujen seikkojen lisäksi maksuperusteisen kirjanpidon tekemisen lainalaisuudet sekä se, että tällä hetkellä vain yksi yrityskäyttäjä on mahdollinen.

Finagon nettisivuilta löytyvät Finagon Solon yleisesittely, hyödyt yrittäjälle ja kirjanpitäjälle sekä videoita. Lisäksi tuotekehityksen ajankohtaisissa kuulumisissa esitellään Solon käyttöliittymää ja kerrotaan mm. tämänhetkisistä kehityskohteista.

 

Käyttöönotto

Yritys saa Finago Solon käyttöönsä ottamalla yhteyttä joko omaan tilitoimistoonsa (kun yrityksen tilitoimisto käyttää jo Procountoria) ja/tai Accountor Finagon myynnin kautta (jos yrityksen tilitoimisto ei vielä käytä Procountoria). Finago Solo tarvitsee aina taustalle Procountor-ympäristön, joten ilman tilitoimistoa Finago Solon käyttö ei ole mahdollista.

Kun Finago Solo otetaan käyttöön, perustetaan Procountoriin uusi ympäristö (tuoteversiolla "Finago Solo") joko yrityksen tilitoimiston tai Accountor Finagon myynnin toimesta. Perustettuun Solo-ympäristöön lisätään käyttäjäksi yrityksen kirjanpitäjän lisäksi yrittäjä (ja mahdolliset muut kirjanpitäjät ja palkanlaskijat). Ympäristön perustamisen jälkeen lähtee yrittäjälle sähköpostilla ja tekstiviestillä sekä tunnukset että ohjeet ohjelmiston käyttöön. Yrittäjä pääsee kirjautumaan vain Solo-laskutusohjelmaan, kun taas kirjanpitäjällä on käytössään vain Procountor-ympäristö. 

Jos yrityksellä on jo käytössä Procountor-ympäristö Taloushallinto- tai Tallennus-tuoteversiona, tulee Finago Solon käyttöä varten perustaa tässäkin tapauksessa uusi Procountor-ympäristö ja tuoda alkusaldot Finago Solo -ympäristöön. 

 

Finago Solo Procountor-ympäristön käyttöönoton muistilista:

• Valitse perustettavan Procountor-ympäristön tilikartaksi joko perustilikartta tai kopioi tilikartta toisesta Solo-ympäristöstä
• Valitse tuoterekisteripohjaksi joko toiminimi tai osakeyhtiö
• Ympäristön perustamisen yhteydessä yrityskäyttäjä lisätään ympäristöön. Luo kokonaan uusi käyttäjä tai lisää käyttäjäksi olemassa oleva Procountor-käyttäjätunnus. Ympäristöön voi lisätä vain yhden yrittäjän.
• Muokkaa kirjanpitäjän oikeuksia niin, että kirjanpitäjällä on Kirjanpitäjä-käyttäjärooli. Lisää tarvittaessa useampi kirjanpitäjä. Palkanlaskijalle voi laittaa Palkanlaskija-roolin. Palkanmaksuun ei ole oletuksena oikeuksia kummallakaan roolilla, joten kirjanpitäjän tulee lisätä se käyttöoikeuksista.
• Muokkaa yrittäjän oikeuksia niin, että hänelle asetetaan Kaikki oikeudet kohtaan Suora tilisiirto.
• Jos tilitoimistoa ei ole vielä valittu perustamisvaiheessa, tulee kirjanpitäjä lisätä jälkikäteen ympäristön käyttäjäksi Kirjanpitäjä-roolilla.
• Perusta tilikaudet seurantajaksoineen
• Tallenna yrityksen pankkitili Pankkiyhteydet-näkymälle. Yrittäjän tulee toimittaa pankkiyhteysvaltuutus omaan pankkiinsa. 
• Lisää verotustiedot ympäristöön
• Vie tarvittaessa alkusaldot ympäristöön. 

Huomioithan, että yrittäjän Finago Solo -käyttäjäroolin oikeudet ovat kiinteitä, eikä niitä ole mahdollista muokata.

Käyttöönoton alussa Finago Solo on koekäytössä, jolloin yrittäjä voi tutustua palveluun omassa käyttöliittymässään. Koekäytössä esimerkiksi verkkolaskutus tai maksutoiminnot eivät ole käytössä, mutta koekäytössä voi aloittaa myyntilaskutuksen ja esimerkiksi lisätä asiakkaita ja tuotteita rekistereihin. Kun Finago Solo halutaan siirtää tuotantokäyttöön ja ottaa tällä tavoin käyttöön kaikki palvelun ominaisuudet, tulee yrittäjän lähettää sopimus sähköisesti Solosta löytyvän linkin kautta. Sopimus allekirjoitetaan Signomissa. Paperisia/skannattuja sopimuksia Finago Solosta ei ole mahdollista käsitellä. 

 

Finago Solon koekäytön ja tuotantokäytön erot pähkinänkuoressa

Finago Solon koekäyttö mahdollistaa yrittäjälle Solo-laskutusohjelmassa:

- myyntilaskujen luomisen ja lähettämisen PDF-muodossa itse tulostaen tai sähköpostilaskuna

- maksumuistutusten laatimisen ja lähettämisen sähköpostitse

- reskontran hallinnan

- laskujen merkitsemisen maksetuiksi

- kuittien kuvaamisen ja tallentamisen

- asiakas- ja tuoterekisterin hallinnan

 

Tuotantokäyttöön siirtymisen jälkeen avautuvat maksulliset toiminnallisuudet sekä yhteydet Procountoriin. Sopimuksen tekemisen jälkeen käyttöön tulevat siis:

- verkkolaskujen lähettäminen

- tulostuspalvelun kautta laskujen lähettäminen

- maksuhäiriömerkintöjen haku

- verkkolaskujen vastaanotto

- laskujen maksaminen

- tilitapahtumien käsittely

- automatisoidut maksusuoritukset

- kirjanpitoaineiston lähettäminen kirjanpitoon

 

Ohjeet yrittäjälle: Solo-laskutusohjelman käyttöo

Yrittäjän käytössä olevan sovelluksen käyttöohjeet löytyvät täältä: https://help.finagosolo.com/usein-kysytyt-kysymykset

Maksujen hyväksyntää varten yrittäjän tulee ottaa Solossa käyttöönsä Finago Avain -sovellus.

Ohjeet kirjanpitäjälle: Solo-tuoteversio Procountorissa

Kun yrityksellä on käytössä Finago Solo, kirjanpitäjällä on tällöin käytössään Procountor ja siellä Solo-tuoteversio, joka eroaa toiminnoiltaan joissain määrin Taloushallinto- tai Tallennus -tuoteversioista.

Finago Solo Procountor -ympäristön perustamisen yhteydessä kirjanpitäjä syöttää Procountoriin yrityksen pankkitilitiedot, tilikaudet, seurantajaksot, tiedot mahdollista palkanlaskentaa varten ja muut ympäristön perustamisvaiheessa tarvittavat tiedot. Tämän jälkeen kirjanpitäjä työstää yrityksen kirjanpitoa Procountorissa tiliotteiden, viitemaksujen sekä muistioiden kautta sitä mukaa, kun yrittäjä toimittaa kuukausittaiset aineistot.

Alkusaldojen siirto Procountor tallennuksesta Solo-ympäristöön voidaan tehdä hyödyntäen Tallennustyökalu (uusi) -toimintoa. Tällöin haetaan vanhasta ympäristöstä kirjanpitoraporttien kautta saldot, otetaan ne exceliin ja kopioidaan excelistä Tallennustyökalun Liitä vientejä -toiminnolla uuteen ympäristöön. Vienneittäin tiedot saa haettua valitsemalla Päiväkirjan vienneittäin.

Tuoterekisteri muodostuu valmiiksi Procountorin Ostojen tuoterekisteriin ja rekisteriä on mahdollista muokata mm. lisäämällä ja poistamalla tuotteita. Jos tuotetta on kuitenkin jo käytetty tiliotteella, sitä ei voi poistaa tuoterekisteristä.  Ostotuoterekisteriä käytetään tiliotetapahtumien kirjauksiin.

Solo-ympäristön muokattu tuoterekisteri voidaan kopioida toiseen Finago Solo -ympäristöön perustamisen yhteydessä. Tällöin tulee huomioida, että myös tilikartta tulee kopioida samasta ympäristöstä kuin tuoterekisteri. 

Yrittäjä näkee saman tuoterekisterin omassa käyttöliittymässään ja valitsee tuotteen tiliotetapahtumille. Mikäli tuotekohdistus on väärin, kirjanpitäjä voi vaihtaa tuotteen tiliotenäkymällä. Korjatut tuotekohdistukset tulee tallentaa ja tiliotteen kirjanpito muodostaa uudelleen.

Palkanlaskenta on mahdollista kirjanpitäjälle Procountorin puolella maksullisen lisäpalvelun avulla. Laadittaville palkkalaskelmille ei kuitenkaan muodostu kirjanpitoa, vaan kirjanpidosta on laadittava erikseen muistiotosite. Kun palkanlaskenta hoidetaan Procountorissa, kirjanpitäjä/palkanlaskija on vastuussa palkkojen maksamisesta sekä tulorekisteri-ilmoittamisesta. Palkanlaskenta lisäpalveluna hinnoitellaan seuraavasti: 4,99 eur / palkkalaskelma + lähetyskulut. Lisäpalvelussa ei ole kuukausittaista palkansaajakulua. 

Solo-tuoteversiossa ei ole mahdollista muodostaa ALV-yhteenvetoilmoitusta eikä siihen ole mahdollista hankkia lisäominaisuuksia, kuten varastonhallintaa.

 

Kirjanpitäjän tehtävät Procountorin puolella, kun yrittäjä on merkinnyt oman osuutensa Solo-laskutusohjelmassa valmiiksi:

• Tiliotteiden, kuittien ja tuotekohdistusten tarkistaminen ja tarvittaessa korjaaminen aineiston toimittamisen jälkeen
• Tiliotteiden ja viitemaksujen Kirjanpito-näkymiltä ALV-merkintöjen tarkistaminen ja tarvittaessa korjaaminen
• Muistioiden tarkistus ja uusien tekeminen tarpeen mukaan
• Tarkistusten ja mahdollisten korjausten jälkeen kirjanpitäjä luo ALV-laskelman ja Oma-aloitteisten verojen veroilmoituksen sekä lähettää veroilmoituksen verottajalle. Alkuvaiheessa OAV-ilmoituksen maksaminen on kirjanpitäjän vastuulla.

 

Huom! Yrittäjä kuittaa Solo-laskutusohjelmassa kuukauden valmiiksi käyttämällä Valmis-painiketta. Sen jälkeen yrittäjä ei pääse enää muokkaamaan tietoja Solo-laskutusohjelmassa. Mahdolliset muutokset kirjanpitoon tehdään Procountorin puolella kirjanpitäjän toimesta.

Huomioithan, että koekäytön aikana ja ennen pankkiyhteyksien avautumista muodostuneet kirjanpitotapahtumat tulee toimittaa kirjanpitoon manuaalisesti. 

 

Esimerkki: Miten kirjanpitäjä toimii Procountorissa? 

 

Kirjanpitäjälle tulee yrityksen Solo-ympäristön tiliotteelle tapahtumiin laskun tai kuitin kuva, jonka yrittäjä on omassa Solo-laskutusohjelmassa liittänyt tapahtumalle. Tapahtumalle tulee myös tuote, jonka yrittäjä on valinnut Solo-laskutusohjelmassa. Tämä tuote on kytköksissä Procountorin tuoterekisteriin ja tuoterekisterin kautta tapahtumalle tulee oletuskirjanpitotili sekä oletus-ALV-%. Jos tuote on kohdistettu väärin, voi kirjanpitäjä vaihtaa tuotteen tiliotetapahtumalla. Mahdolliset tuotemuutokset tallennetaan ja tiliotteen kirjanpito päivitetään tässä tapauksessa uudelleen painamalla Päivitä kirjanpito -painiketta. Jos kuitissa/laskussa on eri ALV-kantoja, tulee kannat jakaa käsin tiliotteen kirjanpitosivulle.

 

 

Viitesuorituksille tulee myyntilaskun kuva liitteeksi. Toistaiseksi viitesuoritukset kirjautuvat automaattisesti Procountorin oletustiliöinneillä (Debet 1990 Rahansiirrot ja täsmäytykset ja Kredit 1700 Myyntisaamiset), eikä viitesuorituksille tule ALV-%:ia eikä ALV-kantojen jakoa. Tässä vaiheessa myyntien ALVit ja kirjanpito tulee tehdä käsin.

 

 

Yrittäjän Solo-laskutusohjelmassa laatimat muistiot liitteineen saapuvat Procountoriin API-rajapinnan kautta. Kirjanpitäjä käy nämä läpi sekä tarvittaessa laatii muistioita lisää (esimerkiksi lisäpalveluna otetun palkanlaskennan kirjanpidon laatimiseksi). 

Dimensiolaskentaa voidaan tehdä Finago Solo Procountor -ympäristössä yhdellä dimensiolla (tiliotteille, viitesuorituksille sekä muistioille).

Kirjanpitäjän vastuulla on myös ALV-laskelman ja OAV-ilmoituksen tekeminen. Finago Solon alkuvaiheessa OAV-ilmoituksen maksatus on kirjanpitäjän tehtävä Procountorin kautta.

Kirjanpitäjä laatii Procountorissa myös vuosittaisen tuloveroilmoituksen sekä tarvittaessa tilinpäätöksen.

 

Finago Solon kustannukset 

Finago Solon kuukausihinta 29 eur + ALV kattaa sekä yrittäjän että kirjanpitäjän ohjelman käytön alla mainituissa toiminallisuuksissa:

Finago Solosta siirtyminen eri tuoteversioihin

Jos esimerkiksi yrityksen kasvun myötä tulee tarve siirtyä suoriteperusteiseen kirjanpitoon, suosittelemme vaihtamaan Finago Solon Procountor Taloushallinto -versioon. 

 

Käyttötuki

Parhaan mahdollisen käyttötuen turvaamiseksi tuki on jaettu seuraavasti:

Yrittäjä:

Asiakaspalvelu

ma-pe klo 9.00-16.00

puh. +358 207 1817 16

solo@finago.com

 

Kirjanpitäjä:

Procountorin Asiakaspalvelu

ma-to klo 8.30-16.00, pe klo 8.30-12.00

puh. +358 20 787 9840

asiakaspalvelu@procountor.com

 

Laskutus:

Laskutukseen ja hallinnollisiin toimenpiteisiin (kuten Finago Solon tuotantokäyttöön siirtymiseen) liittyen voi olla yhteydessä: 

Procountorin laskutus

ma-pe klo 9.00-12.00

puh. +358 20 785 1390

laskutus@procountor.com