Finago Solo on tehokas ja helppokäyttöinen pienyrittäjän taloushallinnon ratkaisu, joka soveltuu toiminimen tai pienen osakeyhtiön käyttöön. Finago Soloa käytetään Procountoria käyttävän kirjanpitäjän kanssa.
Finago Solon yrittäjä voi hoitaa myynnit, vastaanottaa ja maksaa ostolaskut sekä kuvata kuitit. Aineistot siirtyvät kirjanpitäjälle alustavasti käsiteltyinä kirjanpitäjän omaan Procountor-ympäristöön. Kirjanpito hoidetaan maksuperusteisesti tiliotteen, viitesuoritusten ja muistiotositteiden kautta.
Finago Solossa yrittäjällä on käytössään selainkäyttöinen Solo-palvelu ja kirjanpitäjällä Procountor-ohjelmisto. Tietojen siirto ohjelmistojen välillä tapahtuu automaattisesti API-rajapinnan kautta. Käyttötuki Solon käytössä on Solo-asiakaspalvelussa ja kirjanpitäjien tukena Procountorin käytössä toimii Procountorin asiakaspalvelu.
Finago Solon yleisesittelyn, hyödyt yrittäjälle ja kirjanpitäjälle sekä videoita löydät Finagon nettisivuilta. Finago Solon nykyisistä ja tulevista ominaisuuksista löydät tietoa täältä.
Kenelle Finago Solo sopii?
Finago Solo soveltuu sellaisen yrityksen käyttöön, joka voi hoitaa kirjanpitonsa maksuperusteisesti:
- Toiminimiyrittäjä, eli yksityinen ammatin- tai liikkeenharjoittaja
- Osakeyhtiö, jonka liikevaihto on alle 500 000 euroa
Lisätietoa maksuperusteisesta arvonlisäverosta voi lukea Verohallinnon sivuilta.
Finago Soloa ei suositella käytettäväksi seuraavien yhteisö- tai yhtiömuotojen kanssa:
- Yhdistys
- Avoin yhtiö
- Kommandiittiyhtiö
Finago Solon käyttöä edellisten yhteisö- tai yhtiömuotojen kanssa ei ole erikseen estetty, mutta Solon sisältämät oletukset muun muassa tilikarttaa koskien ovat kohdennettu nimenomaan toiminimiyrittäjiä ja pieniä osakeyhtiöitä varten.
Käyttöönotto
Finago Solo tarvitsee taustalle aina Procountor-ympäristön, joten ilman tilitoimistoa Finago Solon käyttäminen ei ole mahdollista.
Finago Solon käyttöönotto tapahtuu tilanteen mukaan näin:
- Yritys on yhteydessä omaan tilitoimistoonsa (kun yrityksen tilitoimisto on jo Procountorin käyttäjä)
- Yritys on yhteydessä Accountor Finagon myyntiin (kun yrityksen tilitoimisto ei ole vielä Procountorin käyttäjä)
Finago Solon käyttöönotossa Procountoriin perustetaan Solon käyttäjäyrityksestä uusi ympäristö, jonka tuoteversioksi tulee Finago Solo. Solo-ympäristön käyttäjäksi lisätään yrittäjä, yrityksen kirjanpitäjä sekä mahdolliset muut kirjanpitäjät ja palkanlaskijat. Yrittäjällä ei ole pääsyä Procountorin puolelle, mutta hänet lisätään käyttäjäksi Procountorin kautta, jotta hän pääsee kirjautumaan Solo-palveluun.
Ympäristön perustamisen jälkeen yrittäjä saa tunnukset ja ohjeet ohjelman käyttöön sähköpostin ja tekstiviestin välityksellä. Yrittäjä pääsee kirjautumaan Solo-palveluun, kun taas kirjanpitäjällä on käytössään vastaava Procountor-ympäristö.
Jos yrityksellä on jo käytössä Procountor-ympäristö Taloushallinto- tai Tallennus-tuoteversiona, tulee Finago Solon käyttöä varten perustaa kuitenkin uusi Procountor-ympäristö ja tuoda alkusaldot luotuun Finago Solo -ympäristöön.
Finago Solo Procountor-ympäristön käyttöönoton tiivistetty muistilista
- Valitse perustettavan Procountor-ympäristön tilikartaksi joko perustilikartta tai kopioi tilikartta toisesta Solo-ympäristöstä.
- Valitse tuoterekisteripohjaksi joko toiminimi tai osakeyhtiö.
- Ympäristön perustamisen yhteydessä yrityskäyttäjä lisätään ympäristöön. Luo kokonaan uusi käyttäjä tai lisää käyttäjäksi olemassa oleva Procountor-käyttäjätunnus. Ympäristöön voi lisätä vain yhden yrittäjän.
- Muokkaa kirjanpitäjän oikeuksia niin, että kirjanpitäjällä on Kirjanpitäjä-käyttäjärooli. Lisää tarvittaessa useampi kirjanpitäjä. Palkanlaskijalle voidaan asettaa Palkanlaskija-käyttäjärooli. Palkanmaksu-toimintoon ei ole oletuksena oikeuksia kummallakaan roolilla, joten kirjanpitäjän tulee lisätä oikeus palkanmaksuun käyttöoikeuksien kohdasta Maksuliikenne > Palkanmaksu.
- Yrittäjän käyttäjärooliksi tulee automaattisesti Finago Solo. Roolissa on oletuksena tarvittavat oikeudet ja niitä ei tule käsin muokata.
- Jos tilitoimistoa ei ole vielä valittu perustamisvaiheessa, tulee kirjanpitäjä lisätä jälkikäteen ympäristön käyttäjäksi Kirjanpitäjä-roolilla.
- Perusta tilikaudet seurantajaksoineen.
- Tallenna yrityksen pankkitili Pankkiyhteydet-näkymälle. Yrittäjän tulee myös toimittaa pankkiyhteysvaltuutus omaan pankkiinsa. Tarkempaa tietoa maksamisesta löytyy seuraavan otsikon alta.
- Lisää verotustiedot ympäristöön.
- Vie tarvittaessa alkusaldot ympäristöön.
- Finago Solossa kirjanpito ja ALV-käsittely tehdään maksuperusteisesti, joten ohjelman asetukset on asetettu maksuperusteiseen asetukseen automaattisesti. Tästä syystä Procountorista löytyvää Maksuperusteinen Alv-asetusta ei tule erikseen asettaa päälle. Tämä asetus on tarkoitettu vain Procountor Tallennus- ja Taloushallintoversioihin, joissa kirjanpito tehdään suoriteperusteisesti.
Maksamisen käyttöönotto
Finago Solon käyttäminen maksamisessa edellyttää sitä, että Solon käyttäjäyrityksen pankkitili on tallennettu kirjanpitäjän vastaavan Procountor-version Pankkiyhteydet-näkymälle. Jotta tilin käyttäminen Procountorin kautta onnistuu, on yrittäjän toimitettava pankkiyhteysvaltuutus omaan pankkiinsa. Pankkiyhteysvaltuutuksen kanssa on huolehdittava myös siitä, että valtuutus sisältää niiden maksutapojen käytön, jotka yrittäjälle ovat olennaisia ja tarpeellisia.
Käytettävän tilin tulee olla määritettynä oletusmaksutiliksi Pankkiyhteydet-näkymällä. Oletusmaksutilin määritys tulee tehdä silloinkin, kun tilejä on käytössä vain yksi. Myös pankkitilin liiketunnus tulee täyttää tietoihin.
Tarkemmat ohjeet yrittäjälle: Solon käyttöönotto ja käyttäminen
Yrittäjä pääsee kirjautumaan Solo-palveluun täältä.
Yrittäjän käytössä olevan sovelluksen tarkemmat käyttöohjeet löytyvät täältä.
Maksujen hyväksyntää varten yrittäjän tulee ottaa Solossa käyttöönsä Finago Avain -sovellus.
Tarkemmat ohjeet kirjanpitäjälle: Procountorin Solo-tuoteversion käyttöönotto ja käyttäminen
Kun yrityksellä on käytössä Finago Solo, yrityksen kirjanpitäjällä on tällöin käytössään Procountorin Finago Solo -tuoteversio, joka eroaa toiminnoiltaan joissain määrin Taloushallinto- tai Tallennus -tuoteversioista.
Finago Solo -Procountor-ympäristön perustamisen yhteydessä kirjanpitäjä syöttää Procountoriin yrityksen pankkitilitiedot, tilikaudet, seurantajaksot, tiedot mahdollista palkanlaskentaa varten ja muut ympäristön perustamisvaiheessa tarvittavat tiedot. Tämän jälkeen kirjanpitäjä työstää yrityksen kirjanpitoa Procountorissa tiliotteiden, viitemaksujen sekä muistioiden kautta sitä mukaa, kun yrittäjä toimittaa kuukausittaiset aineistot.
Alkusaldojen siirto toisesta Procountor-ympäristöstä Solo-ympäristöön voidaan tehdä hyödyntäen Tallennustyökalu (uusi) -toimintoa. Tällöin vanhasta ympäristöstä haetaan kirjanpitoraporttien kautta saldot, otetaan ne Exceliin ja kopioidaan Excelistä Tallennustyökalun Liitä vientejä -toiminnolla uuteen ympäristöön. Vienneittäin tiedot saa haettua valitsemalla Päiväkirjan vienneittäin.
Tuoterekisteri muodostuu valmiiksi Procountorin Ostojen tuoterekisteriin ja rekisteriä on mahdollista muokata mm. lisäämällä ja poistamalla tuotteita. Jos tuotetta on kuitenkin jo käytetty tiliotteella, sitä ei voi poistaa tuoterekisteristä. Ostotuoterekisteriä käytetään tiliotetapahtumien kirjauksiin.
Solo-ympäristön muokattu tuoterekisteri voidaan kopioida toiseen Finago Solo -ympäristöön perustamisen yhteydessä. Tällöin tulee huomioida, että myös tilikartta tulee kopioida samasta ympäristöstä kuin tuoterekisteri.
Yrittäjä näkee saman tuoterekisterin omassa käyttöliittymässään ja valitsee tuotteen tiliotetapahtumille. Mikäli tuotekohdistus on väärin, kirjanpitäjä voi vaihtaa tuotteen tiliotenäkymällä. Korjatut tuotekohdistukset tulee tallentaa ja tiliotteen kirjanpito muodostaa uudelleen.
Palkanlaskenta on mahdollista kirjanpitäjälle Procountorin puolella maksullisen lisäpalvelun avulla. Kun palkanlaskenta hoidetaan Procountorissa, kirjanpitäjä/palkanlaskija on vastuussa palkkojen maksamisesta sekä tulorekisteri-ilmoittamisesta. Palkanlaskenta lisäpalveluna hinnoitellaan seuraavasti: 4,99 eur / palkkalaskelma + lähetyskulut. Lisäpalvelussa ei ole kuukausittaista palkansaajakulua.
Solo-tuoteversiossa ei ole mahdollista muodostaa ALV-yhteenvetoilmoitusta eikä siihen ole mahdollista hankkia lisäominaisuuksia, kuten varastonhallintaa.
Dimensiolaskentaa voidaan tehdä Finago Solo Procountor -ympäristössä yhdellä dimensiolla (tiliotteille, viitesuorituksille sekä muistioille).
Kirjanpitäjä laatii Procountorissa myös vuosittaisen tuloveroilmoituksen sekä tarvittaessa tilinpäätöksen.
Finago Solon kirjanpitäjän puolella on nähtävissä myyntilaskujen laadinnan ominaisuudet. Mikäli myyntilaskuja laaditaan kirjanpitäjän puolella, eivät nämä myyntilaskut näy Solo yrittäjän puolella. Näin ollen emme suosittele myyntilaskujen laadintaa kirjanpitäjän puolella.
Kirjanpitäjän ja Solo yrittäjän on mahdollista välittää dokumentteja toisilleen ohjelmiston avulla. Kirjanpitäjä voi lisätä dokumentin Procountorin Dokumentit-näkymään (Haku > Dokumentit) tämän jälkeen dokumentti näkyy Solo yrittäjän Asiakirjat-osiossa.
- Dokumenttien välittäminen toimii kumpaankin suuntaan.
Kirjanpitäjän tehtävät Procountorin puolella, kun yrittäjä on merkinnyt oman osuutensa Solo-laskutusohjelmassa valmiiksi:
- Tiliotteiden, kuittien ja tuotekohdistusten tarkistaminen ja tarvittaessa korjaaminen aineiston toimittamisen jälkeen.
- Tiliotteiden ja viitemaksujen Kirjanpito-näkymiltä ALV-merkintöjen tarkistaminen ja tarvittaessa korjaaminen.
- Muistioiden tarkistus ja uusien tekeminen tarpeen mukaan.
- Tarkistusten ja mahdollisten korjausten jälkeen kirjanpitäjä luo ALV-laskelman ja Oma-aloitteisten verojen veroilmoituksen sekä lähettää veroilmoituksen verottajalle. Alkuvaiheessa OAV-ilmoituksen maksaminen on kirjanpitäjän vastuulla.
Huom! Yrittäjä kuittaa Solo-laskutusohjelmassa kuukauden valmiiksi käyttämällä Valmis-painiketta. Sen jälkeen yrittäjä ei pääse enää muokkaamaan tietoja Solo-laskutusohjelmassa. Mahdolliset muutokset kirjanpitoon tehdään Procountorin puolella kirjanpitäjän toimesta.
Kun yrittäjä on lähettänyt kirjanpitoaineiston Finago Solosta, tulee kirjanpitäjän käydä tämän jälkeen Procountor-ympäristössä painamassa Päivitä kirjanpito -painiketta Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä.
Huomioithan, että koekäytön aikana ja ennen pankkiyhteyksien avautumista muodostuneet kirjanpitotapahtumat tulee toimittaa kirjanpitoon manuaalisesti.
Finago Solon koekäyttö ja tuotantokäyttö
Käyttöönoton alussa Finago Solo on koekäytössä, jolloin yrittäjä voi tutustua palveluun omassa käyttöliittymässään. Koekäytössä esimerkiksi verkkolaskutus tai maksutoiminnot eivät ole käytössä, mutta koekäytössä voi aloittaa myyntilaskutuksen ja esimerkiksi lisätä asiakkaita ja tuotteita rekistereihin. Kun Finago Solo halutaan siirtää tuotantokäyttöön ja ottaa tällä tavoin käyttöön kaikki palvelun ominaisuudet, tulee yrittäjän lähettää sopimus sähköisesti Solosta löytyvän linkin kautta. Sopimus allekirjoitetaan Signomissa. Paperisia/skannattuja sopimuksia Finago Solosta ei ole mahdollista käsitellä.
Solon koekäytön ominaisuudet:
- Myyntilaskujen luominen ja lähettäminen PDF-muodossa (omasta sähköpostista) tai sähköpostitse suoraan ohjelmasta
- Maksumuistutusten laatiminen ja lähettäminen sähköpostitse
- Reskontranhallinta
- Laskujen merkitseminen maksetuiksi
- Kuittinen kuvaaminen ja tallentaminen
- Asiakas- ja tuoterekisterin hallinta
Solon tuotantokäytön ominaisuudet:
- Verkkolaskujen lähettäminen
- Laskujen lähettäminen tulostuspalvelun kautta
- Maksuhäiriömerkintöjen haku
- Verkkolaskujen vastaanotto
- Laskujen maksaminen
- Tilitapahtumien käsittely
- Automatisoidut maksusuoritukset
- Kirjanpitoaineiston lähettäminen
Syventävä esimerkki: miten kirjanpitäjä toimii Procountorissa?
Kun yrittäjä on lähettänyt kirjanpitoaineiston Finago Solosta, tulee kirjanpitäjän käydä tämän jälkeen Procountor-ympäristössä painamassa Päivitä kirjanpito -painiketta Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä.
Kirjanpitäjälle tulee yrityksen Solo-ympäristön tiliotteen tapahtumiin laskun tai kuitin kuva, jonka yrittäjä on omassa Solo-laskutusohjelmassa liittänyt tapahtumalle. Tapahtumalle tulee myös tuote, jonka yrittäjä on valinnut Solo-laskutusohjelmassa. Tämä tuote on kytköksissä Procountorin tuoterekisteriin ja tuoterekisterin kautta tapahtumalle tulee oletuskirjanpitotili sekä oletus-ALV-prosentti.
Jos tuote on kohdistettu väärin, voi kirjanpitäjä vaihtaa tuotteen tiliotetapahtumalla. Mahdolliset tuotemuutokset tallennetaan ja tiliotteen kirjanpito päivitetään tässä tapauksessa uudelleen painamalla Päivitä kirjanpito -painiketta. Jos kuitissa/laskussa on eri ALV-kantoja, tulee kannat jakaa käsin tiliotteen kirjanpitosivulle.
Viitesuorituksille tulee liitteeksi myyntilaskun kuva. Toistaiseksi viitesuoritukset kirjautuvat automaattisesti Procountorin oletustiliöinneillä (Debet 1990 Rahansiirrot ja täsmäytykset ja Kredit 1700 Myyntisaamiset), eikä viitesuorituksille tule ALV-prosenttia eikä ALV-kantojen jakoa. Poikkeavia tiliöintisääntöjä on mahdollista luoda viitesuoritusten oletustiliöinneillä. Tässä vaiheessa myyntien arvonlisävero ja muu kirjanpito tulee kirjata käsin.
Finago Solon hinnoittelu
Finago Solon kuukausihinta 29 eur + ALV kattaa sekä yrittäjän että kirjanpitäjän ohjelman käytön seuraavissa toiminallisuuksissa:
- Myyntilaskujen tekeminen ja lähettäminen
- Ostolaskujen vastaanotto ja maksaminen
- Kulukuitit
- Kuittien kuvaus älypuhelimella
- Verkkolaskujen lähetys *
- Verkkolaskujen vastaanotto *
- Procountor-ympäristö kirjanpitäjälle
- Tiliotteen tapahtumien käsittely **
- Ilmainen asiakaspalvelu
* Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto: 0,49 eur / kpl.
** Yrityksen tilipankki veloittaa pankkiyhteyksistä ja pankkitapahtumista oman hinnastonsa mukaisesti.
Muut kustannukset:
- Tulostuspalvelu: 1,30 eur / lähetys
- Maksuhäiriömerkinnän haku: 2 eur / kpl
- Tulorekisterilähetyskulut: 0,20 eur / kpl
- Palkanlaskenta: 4,99 eur / palkkalaskelma + lähetyskulut
Siirtyminen eri tuoteversioihin Finago Solosta
Jos esimerkiksi yrityksen kasvun myötä tulee tarve siirtyä suoriteperusteiseen kirjanpitoon, suosittelemme vaihtamaan Finago Solo -version Procountor Taloushallinto -versioon.
Käyttötuki
Parhaan mahdollisen käyttötuen turvaamiseksi tuki on jaettu seuraavasti:
Yrittäjä:
Solo-asiakaspalvelu palvelee yrittäjiä Solo-palvelun käytössä, kuten: verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen Solo-palveluun, mahdollisten verkkolaskujen virhepalautteiden käsittely sekä laskujen maksaminen Solo-palvelussa.
Solon asiakaspalvelu
ma-pe klo 9.00-16.00
puh. +358 207 1817 16
solo@finago.com
Kirjanpitäjä:
Procountorin asiakaspalvelu auttaa kirjanpitäjiä Procountorin käytössä niiden toimenpiteiden osalta, jotka ovat kirjanpitäjän vastuulla, kuten: tiliotteen, viitemaksujen ja muistioiden tarkistus ja läpikäynti, ALV-laskelman laatiminen, OAV-ilmoituksen laatiminen ja lähetys, tulorekisteri-ilmoitusten laatiminen ja lähetys sekä tuloveroilmoituksen muodostaminen ja lähetys.
Procountorin asiakaspalvelu
ma-to klo 8.30-16.00, pe klo 8.30-12.00
puh. +358 20 787 9840
asiakaspalvelu@procountor.com
Laskutus:
Finago Solon laskutusperusteisiin ja hallinnollisiin toimenpiteisiin (kuten Finago Solon tuotantokäyttöön siirtymiseen) liittyen voi olla yhteydessä:
Procountorin laskutus
ma-pe klo 9.00-12.00
puh. +358 20 785 1390
laskutus@procountor.com