Ennen palkanlaskennan aloittamista, tulee Procountoriin määrittää perustietoja yrityksestä tai yhtiöstä. Palkanlaskennan näkökulmasta yhtiö on työnantaja ja tulon maksaja.
Palkanlaskentaan vaikuttavia tietoja ohjataan Yrityksen tiedot -valikossa. Palkanlaskentaan liittyviä perusohjauksia tulee tehdä heti uuden Procountor-ympäristön käyttöönoton yhteydessä.
Palkanlaskennan käyttöönotto aloitetaan osiossa Hallinta > Yrityksen tiedot.
Yrityksen perustiedot
Perustiedot -näkymä löytyy kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot.
Palkkatietojen ilmoittamista varten Perustiedot-näkymään tulee olla määriteltynä seuraavia tietoja:
- Nimi
- Y-tunnus tai hetu
- Osoitetiedot
Nimi
Yhtiön virallinen nimi on tärkeä tunnistetieto, joka siirtyy vapaaehtoisena tietona myös palkkatietoilmoitukselle. Procountorin palkkatietoilmoituksella maksaja tunnistetaan y-tunnuksen tai hetun perusteella.
Y-tunnus tai Hetu
- Procountorissa valitaan "FI", kun annetaan yhtiön y-tunnusta.
- Procountorissa valitaan "HETU", kun tunnisteena käytetään henkilötunnusta.
Procountorissa oletetaan, että yhtiöllä on aina jokin edellä mainituista tunnisteista käytöstä ja tämä toimii pääsääntöisenä maksajan tunnisteena palkkatietoilmoituksella.
Y-tunnuksen on oltava olemassa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä YTJ:ssä. Procountorissa y-tunnuksen merkkijonon muoto tarkastetaan tietojen tallentamisen yhteydessä, mutta Procountor ei seuraa YTJ:stä y-tunnuksen voimassaoloa.
Suomalaisen henkilötunnuksen on oltava olemassa Väestötietojärjestelmässä VTJ:ssä. Procountorissa henkilötunnuksen merkkijonon muoto tarkastetaan tietojen tallentamisen yhteydessä.
Osoitetiedot
Suosittelemme täydentämään yhtiön osoitetiedot mahdollisimman tarkasti Perustiedot-näkymälle.
- c/o-tarkenne -tietokenttään voidaan tallentaa postiliikenteessä käytettävä postilähetyksen toimitusosoite. Tiedot siirtyvät Procountorissa muodostettavalle palkkatietoilmoitukselle.
- Postilokero (PL) tai katuosoite ovat palkkatietoilmoituksen näkökulmasta vapaaehtoisia tietokenttiä, mutta toki yrityksen osoitetietojen ilmoittamisessa olennaisia. Tulee huomioida, että Perustiedot-näkymään kirjoitetut tiedot näkyvät Procountorin myyntilaskuilla ja palkkalaskelmilla yrityksen tietoina.
- Postinumero ja postitoimipaikka ovat maksajan osoitetietoja, jotka välitetään palkkatietoilmoituksella tulorekisteriin.
- Maakoodi on suositeltavaa lisätä osoitetietoon tarkentavana tietona.
Muita olennaisia tietoja
- Työnantajarekisterissä -valinta on oletuksena perustiedoissa "Ei". Jos työantaja kuitenkin kuuluu työnantajarekisteriin, tähän kohtaan tulee valita "Kyllä".
- Yrityksen kieli -valinnalla määritellään Procountor-ympäristön kieli. Kielivalinta vaikuttaa palkanlaskentaan siten, millä kielellä palkkalajien rekisteri esitetään ja millä kielellä oletuksena palkkalaskelma tulostuu.
- Henkilörekisterissä voidaan määrittää yksittäisen henkilön kieli. Henkilölle määritelty kieli voi poiketa yrityksen kielestä ja henkilön palkkalaskelma tulostuu henkilölle määritellyn kielen mukaisesti. Palkkalakelmalla käytettävät palkkalajit myös näkyvät palkkalaskelmalla henkilön kielen mukaisesti. Mikäli palkkaperusteen tai palkkalaskelman palkkalajin nimeä muutetaan käyttäjän toimesta, näkyy se muutetulla nimellä kyseisellä palkansaajalla.
Palkanlaskennan yhteyshenkilö
Palkanlaskennan yhteyshenkilön tiedot siirtyvät palkkalaskelman alatunnisteeseen yhteystiedoiksi. Jos tietokenttää ei ole täytetty, niitä ei esitetä palkkalaskelman alatunnisteessa lainkaan. Kaikki täytetyt tietokentät siirtyvät palkkalaskelman alatunnisteeseen.
Pankkiyhteydet
Pankkiyhteydet-näkymä löytyy kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet.
Pankkitilin tiedot tallennetaan Procountoriin Pankkiyhteydet-näkymässä ja otetaan kaikki pankin kanssa sovitut pankkipalvelut käyttöön. Pankkiyhteysvaltuutus-lomakkeella tehdään pankin kanssa sopimus pankkipalvelujen käyttämisestä Procountorissa kyseisessä ympäristössä.
Pankki avaa pankkipalvelut, jonka jälkeen Procountor-ympäristöstä voidaan maksaa palkat pankkiyhteysvaltuutuksen mukaisin ehdoin.
Kun Pankkiyhteydet-näkymällä valitaan "Tilisiirto", avautuu mahdollisuus lähettää pankkiin SEPA-maksuja Maksaminen-näkymän kautta. Palkat voidaan maksaa SEPA-maksuna, mutta silloin pankki ei tunnista palkanmaksua muista maksettavista eristä. Palkkoja voidaan maksaa yksitellen SEPA-maksuna, sillä kaikki palkkalistan palkkojen maksut viedään Usean laskun maksaminen -näkymälle.
Kun Pankkiyhteydet-näkymällä valitaan "Palkanmaksu", avautuu mahdollisuus lähettää palkkalistan kaikki palkkalaskelmat pankkiin palkka-aineistona. Tällöin pankki osaa priorisoida palkka-aineistoa muiden maksuaineistojen edelle. Palkanmaksu-toiminnallisuudella maksetaan kerralla kaikki palkkalistan palkkalaskelmat.
Lue lisää palkanmaksusta täällä.
Käyttöasetukset
Käyttöasetukset -näkymässä ohjataan, mitkä toiminnallisuudet ovat tässä Procountor-ympäristössä aktiivisia.
Näkymä löytyy kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset.
Palkkojen tiliöinti
Suosittelemme, että palkkalaskelmat tiliöidään oletuksena palkkariveittäin. Rivikohtainen tiliöinti on voimassa oletuksena ja ilman erillistä syytä ei ole tarpeen ottaa ohjausta pois päältä.
- Palkkojen tiliöinti -valinta vaikuttaa Palkkalaskelman kirjanpitosivun muodostumiseen. Palkkalaskelmalle muodostuu kirjanpitosivu tarkalla tasolla, kun tiliöinti tuotetaan riveittäin. Vaihtoehtoisesti palkkojen tiliöinti voidaan tuottaa yhdistelemällä samalle kirjanpitotilille muodostuvat palkkakirjaukset yhdeksi vienniksi. Tämä tarkoittaa Procountorin oletuksissa myös sitä, että mm. työnantajan ja työntekijän sivukuluja ei eritellä omilla kirjanpitovienneillään, vaan viennit yhdistetään.
Tehtävänimike palkkalaskelmalla
Tehtävänimike näytetään palkkalaskelman osoitetiedoissa palkansaajalle, mikäli tämä valinta on aktiivinen.
Palkkakanava
Procountorista voidaan lähettää palkkalaskelmat palkansaajalle joko postitse, sähköpostin välityksellä tai Procountor Miniin. Huomaathan kuitenkin, että sähköposti ei ole GDPR-tietoturvan mukaisessa suojatussa muodossa. Jos haluat lähettää palkansaajille palkkalaskelmat sähköpostitse, tulee palkansaajalta pyytää kirjallisesti lupa suojaamattoman sähköpostin käyttöön.
Sähköposti-palkkakanavan voi ottaa myös pois käytöstä, jolloin palkkalaskelmia ei voi ympäristöstä lähettää kyseistä kanavaa myöten. Käyttöasetuksissa sähköposti on oletuksena sallittuna palkkakanavana.
Työntekijöille voidaan myös luoda ympäristön pääkäyttäjän toimesta käyttäjätunnukset Procountoriin, jossa he voivat palkkalaskelmia tarkastella sähköisesti.
Henkilöiden automaattinumerointi
Kun uusi henkilö perustetaan henkilörekisteriin, voidaan henkilölle luoda automaattisesti henkilönumero. Henkilönumero on vapaaehtoinen lisätunniste, jota voidaan hyödyntää uudessa palkkaosiossa mm. hakuehtona.
Henkilöiden numerointi alkaa automaattisesti numerosta 1. Mikäli halutaan saada ympäristöön oma, muusta kuin numerosta 1 alkava numerosarja henkilöille, voidaan ennen tämän toiminnallisuuden aktivointia käydä luomassa yksi henkilö henkilörekisteriin. Tälle yhdelle henkilölle tallennetaan käsin sopiva henkilönumero, numerosarja voisi alkaa vaikka numerosta 100 tai 5500. Kun tämä yksi numero on tallennettu käsin, tullaan käyttöasetuksiin aktivoimaan automaattinumerointi päälle. Jatkossa uusille perustettaville henkilöille muodostuu henkilönumero tähän muodostettuun numerosarjaan (esim. 100, 101, 102 tai 5500, 5501, 5502).
Henkilönumero voidaan myös lisätä usealle henkilölle kerralla, jos henkilöillä ei ole henkilönumeroa entuudestaan. Tämä tapahtuu kohdassa Henkilörekisteri > Muokkaa useita > valitse liikekumppanien tyypiksi Henkilö > Hae henkilöt > Valitse kaikki > Jatka > näkymän alin kohta: Numeroi numeroimattomat > Jatka.
Muut käyttöasetusten ohjaukset
Tutustu muihin Käyttöasetukset-näkymän ohjauksiin ohjekirjassamme kohdassa: Procountorin käytön aloittaminen.