Laskujen automaattisiirtoliittymä on Procountor-ohjelmistoon lisäpalveluna tilattava palvelu, joka mahdollistaa laskuaineiston siirron automatisoidusti toisesta ohjelmistosta Procountoriin.

Laskujen automaattisiirtoliittymän käyttöönotto edellyttää, että aineistoja lähettävään toiseen ohjelmistoon on toteutettu tai toteutetaan Accountor Finagon määrittämän tiedostokuvauksen mukainen laskuaineiston muodostus.

Finagon kotisivuilla on listattu järjestelmät, joista on olemassa valmis integraatio Procountoriin.

 

Yleistä

Laskujen automaattisiirtoliittymä tukee myynti-, osto-, matka- ja kululaskujen siirtoa ja se soveltuu esimerkiksi toiminnanohjaus- ja verkkokauppaohjelmistojen liittämiseksi Procountoriin. Aineiston parametroinnin avulla liittymä on joustavasti mukautettavissa eri käyttötarkoituksiin.

Teknisesti tietojen siirtoon käytetään liittymässä SFTP-tiedonsiirtomenetelmää (SSH File Transfer Protocol). Siirtyvien tiedostojen tulee olla xml-muotoisia Finvoice 1.2.-standardin versiota mukaillen, eli tiedostoilla tulee olla tiettyjä Finvoice-standardin ulkopuolisia elementtejä ja osaa Finvoice-standardin mukaisista elementeistä taas ei aineistolta lueta lainkaan.

 

Tietuekuvaus ja malliaineistot

Tietuekuvaus sekä malliaineistoja löytyy oheisista linkeistä:

Laskujen automaattisiirtoliittymän tietuekuvaus

Laskujen automaattisiirtomalli, Matkalasku

Laskujen automaattisiirtomalli, Myynti

Laskujen automaattisiirtomalli, Myynti versio 2

Laskujen automaattisiirtomalli, Osto

Laskujen automaattisiirtomalli, Osto versio 2

 

Prosessin kuvaus

 

Lähettävä ohjelmisto

1. Laskujen esikäsittely

• Siirrettävät laskut tai tilaukset esikäsitellään lähettävässä ohjelmistossa (esimerkiksi myyntilaskun osalta tilauksen vastaanotto verkkokaupassa tai ostolaskun osalta laskun hyväksyminen kierrätysjärjestelmässä).

2. Siirtotiedoston muodostus

• Siirrettävistä laskuista muodostetaan liittymän tiedostokuvauksen mukainen XML-tiedosto.

3. Tiedoston siirto Procountorin palvelimelle

• Muodostettu siirtotiedosto siirretään Procountorin palvelimelle SFTP-yhteydellä sovittuun hakemistoon.

• Huom! Verkkokauppaintegraation tapauksessa verkkopankissa maksetusta tilauksesta tulee siirtää tieto Procountoriin ennen tiliote- ja viiteaineiston seuraavaa automaattista noutoa pankista, jotta maksutapahtumat kohdistuvat Procountorissa.

 

Procountor

4. Siirtotiedoston luku

• Siirretyt tiedostot luetaan sovitusta hakemistosta Procountorin palvelimella ajastetusti n. 30 minuutin välein ja niiden oikeellisuus tietuekuvakseen nähden tarkistetaan.

5. Laskujen vienti Procountor-ympäristöön

• Siirtotiedostosta luetut laskut viedään automaattisesti yrityksen Procountor-ympäristöön ja niille muodostuu kirjanpito oletusten mukaisesti.

6. Laskujen jatkokäsittely

• Laskut jatkokäsitellään normaalisti Procountor-käyttöliittymän kautta käyttäjän toimesta (esim. keskeneräisen myyntilaskun osalta hyväksyntä ja lähetys tai hyväksytyn ostolaskun osalta maksuunpano).

 

Siirrettävät tiedot

Kaikki laskun otsikko- ja rivitason tiedot voidaan siirtää Procountoriin yhdellä kertaa samassa siirtoaineistossa. Kukin lasku voidaan siirtää omana tiedostonaan tai yhteen tiedostoon voidaan sisällyttää useamman laskun tiedot.

Laskun tila, laskukanava, maksutiedot ja muut laskukohtaiset tiedot voidaan määritellä joustavasti.

Kaikille automaattisiirtoliittymän kautta tuoduille laskuille muodostetaan automaattisesti kirjanpito erilaisiin oletustiliöinteihin perustuen. Lisäksi siirtoaineiston mukana on mahdollista tuoda laskurivin tarkkuudella tieto käytettävästä kirjanpitotilistä sekä dimensiosta ja nimikkeestä.

Liittymän kautta tuodut laskut kohdistetaan automaattisesti asiakas-/toimittaja- ja tuoterekisteriin Procountorissa, mikä helpottaa seurantaa.

 

Palvelun hinnoittelu

Laskujen automaattisiirtoliittymän avauksesta veloitetaan hinnaston mukaisesti.

Avaus sisältää:

• Tietoliikenneyhteyksien avauksen (käyttäjätunnus, palomuuri, ym. tarvittavat avaukset)
• Testiympäristön perustamisen aineistojen testaamista varten
• Tiedonsiirrossa tarvittavien avainten luomisen testiympäristöä ja yhtä tuotantoympäristöä varten
• Uuden tiedonsiirtoyhteyden osalta automaattisiirtoliittymän avaukseen liittyy kaksi tuntia konsultointia. Mahdolliset matkakulut veloitetaan erikseen.

Liittymän käyttöönoton yhteydessä tehtävistä lisätöistä veloitetaan hinnaston mukaisesti. Lisätöitä ovat esimerkiksi:

• Ohjelmistointegraation prosessien läpikäynti
• Ohjelmistojen välisten tietokenttien vastaavuuksien läpikäynti
• Aineistojen ja liittymän testaus
• Uuden IP-osoitteen palomuuriavaus

Huomioitavaa on, että liittymiä koskeva konsultointi ei kuulu veloituksettomaan asiakaspalveluumme. 

Laskujen automaattisiirtoliittymän käytöstä veloitetaan tositeperusteisesti liittymän kautta siirrettyjen laskujen mukaan, sekä kuukausimaksu Procountor-palveluhinnaston mukaisesti. Jos liittymän kautta tuotuja laskuja lähetetään Procountorista eteenpäin, veloitetaan normaalit hinnaston mukaiset, laskukanavakohtaiset lähetysmaksut. Palveluun liittyvät veloitukset laskutetaan kuukausittain muun Procountor-laskutuksen yhteydessä.

 

Toimenpiteet palvelun käyttöönottoa varten

Laskujen automaattisiirtoliittymän käyttöönotto edellyttää, että aineistoja lähettävään toiseen ohjelmistoon on toteutettu tai toteutetaan Accountor Finagon määrittämän tiedostokuvauksen mukainen laskuaineiston muodostus.

Käyttöönotto voidaan tilata Accountor Finagon liittymäasiantuntijoilta (liittymat@procountor.com) tai yrityksen omalta yhteyshenkilöltä.

Käyttöönoton yhteydessä sovitaan muun muassa tiedonsiirron yksityiskohdista, kuten käytettävissä tunnuksista, siirtohakemistoista ja tarvittavista palomuuriavauksista. Lisäksi uuden lähettävän ohjelmiston tapauksessa sovitaan tarvittavan testauksen suorittamisesta. 

Ohessa on listattu käyttöönoton yhteydessä sovittavia asioita (oletukset esitäytettyinä):

Parametri	Sovittu arvo
Procountorin palvelin	ftp.procountor.com
Asiakkaan palvelin / palvelimet	Asiakas ilmoittaa Accountor Finagolle palomuuriavausta varten
Tiedonsiirtoprotokolla	SFTP
Tiedonsiirron käyttäjätunnus	Accountor Finago ilmoittaa asiakkaalle
Tiedonsiirron salasana	Accountor Finago ilmoittaa asiakkaalle
Laskujen siirtohakemisto	/invoices/
Laskujen siirtotiedostojen nimeäminen	Tiedostonimen tulee alkaa kirjaimella "S"
Liittymän salasana (siirtoavain) testiympäristöön	Accountor Finago ilmoittaa asiakkaalle
Liiittymän salasana (siirtoavain) tuotantoympäristöön	Accountor Finago ilmoittaa asiakkaalle

 

Erilaisia automaattisiirtoliittymiä

Ohessa on kuvattu esimerkkejä automaattiliittymistä, joista on olemassa integraatio Procountoriin.

ERP-järjestelmät

Visma Severa automaattiliittymä

• Visma Severa automaattisiirtoliittymä on Procountor-ohjelmistoon lisäpalveluna tilattava liittymä, joka mahdollistaa laskuaineiston siirron Visma Severasta Procountoriin täysin automatisoidusti.
• Visma Severa 3:sen ja Procountorin välinen laskujen automaattisiirtoliittymä tukee projektien, myynti- ja matkalaskutietojen sekä asiakastietojen siirtämistä Procountoriin.
• Asiakas- ja tuoterekistereiden päivittyminen ja ylläpito tehdään Visma Severassa. Procountoriin syntyy kopio asiakas- ja tuoterekistereistä.
• Procountorista voidaan siirtää Visma Severaan ostolaskujen kulutietoja.

 

ValueFrame automaattisiirtoliittymä

• ValueFrame automaattisiirtoliittymä on Procountor-ohjelmistoon lisäpalveluna tilattava liittymä, joka mahdollistaa laskuaineiston siirron ValueFrame PSA Prosta Procountoriin täysin automatisoidusti.
• Liittymä tukee osaprojektien, asiakkaiden ja myyntilaskujen siirtoa ValueFramesta Procountoriin.
• Asiakas- ja tuoterekistereiden päivittyminen ja ylläpito tehdään ValueFramessa. Procountoriin syntyy kopio asiakas- ja tuoterekistereistä.
• Kulutietojen siirto Procountorista ValueFrameen tehdään manuaalisesti csv-tiedostoa käyttäen.

 

Verkkokauppaohjelmistot

Verkkokaupan käyttö mahdollistaa tuotteisiin tutustumisen sekä niiden tilaamisen ja maksamisen täysin automaattisesti ja myös kauppaan liittyvää logistiikkaa on usein automatisoitu, minkä myötä verkkokaupan operatiivinen toiminta on kustannustehokasta.

Verkkokaupoissa on kuitenkin tyypillisesti paljon pieniä myyntitapahtumia, joten merkittävä osa automaatiosta saatavasta hyödystä häviää kirjanpidon tallentamiseen tai myynti kirjataan könttänä, mikä vaatii käsityötä ja heikentää myynnin ja talouden seurannan tarkkuutta. Näiden ongelmien ratkaisemiseksi Procountoriin on rakennettu verkkokauppaohjelmistoista integraatioita, joiden myötä verkkokaupan kirjanpito saadaan automatisoitua.

 

Vilkas Group Oy:n ePages

• Vilkas Group Oy:n ePages on monipuolinen sähköinen myyntijärjestelmä, joka mahdollistaa nykyaikaisen sähköisen kaupankäynnin verkossa.
• Business ePages soveltuu sekä yritysten väliseen kaupankäyntiin että kuluttajakauppaan.
• Vilkas Group Oy on sähköisen liiketoiminnan palveluyritys. Vilkas tarjoaa edistyksellisiä ratkaisuja sähköisen myynnin ja hankinnan tarpeisiin ja sen palvelut virtaviivaistavat ja tehostavat asiakasyritysten liiketoimintaprosesseja luoden strategista kilpailuetua ja kustannussäästöjä.
• Lisätietoja: http://www.vilkas.fi

 

MyCashflow

• MyCashflow on Pulse247 Oy:n kehittämä moderni ohjelmisto verkkokauppiaalle, sisältäen nykyaikaisen verkkokaupan tärkeimmät ominaisuudet.
• MyCashflow on hakukoneystävällinen ja sisältää muun muassa verkkomaksut, varastonhallinnan sekä helppokäyttöisen ja selkeän hallintatyökalun.
• Lisätietoja: http://www.mycashflow.fi

 

Liittymän käyttöönotossa huomioitavaa

Liittymien avauksen yhteydessä perustamme yritykselle Procountoriin testiympäristön aineiston siirron testausta varten. Testiympäristössä tulisi tarkastella toisesta järjestelmästä tuotuja tositteita ja kiinnittää huomiota muun muassa seuraaviin asioihin:

• ovatko oikeat ja riittävät tiedot siirtyneet oikeisiin kenttiin
• laskujen viitenumerot (jos viitenumero tuodaan aineistolla)
• kirjanpidon tiliöinnit (jos tiliöinnit tuodaan aineistolla, muodostuvatko ne kuten on tarkoitus)
• dimensiot (jos dimensiotiedot tuodaan aineistolta, muodostuvatko ne kuten on tarkoitus)
• tuoterekisteri (kohdistuminen, tietojen päivittyminen)
• liikekumppanirekisteri (kohdistuminen, tietojen päivittyminen)
• laskujen tilat (muodostuvatko laskut siinä tilassa, kuin on tarkoitus)

Testiympäristössä on käytettävissä osittain rajoitettu määrä Procountorin toimintoja. Esimerkiksi myyntilaskujen lähettäminen onnistuu koekäytössä vain sähköpostitse tai tulostamalla ja postittamalla laskut itse (Laskukanava=Ei lähetetä).