Laskujen automaattisiirtoliittymä on Procountor-ohjelmistoon lisäpalveluna tilattava palvelu, joka mahdollistaa laskuaineiston siirron automatisoidusti toisesta ohjelmistosta Procountoriin.

Laskujen automaattisiirtoliittymän käyttöönotto edellyttää, että aineistoja lähettävään toiseen ohjelmistoon on toteutettu tai toteutetaan Accountor Finagon määrittämän tiedostokuvauksen mukainen laskuaineiston muodostus.

Tälle sivulle on listattuna ohjelmistokumppanimme, joista on olemassa valmis integraatio Procountoriin.

Yleistä

Laskujen automaattisiirtoliittymä tukee myynti-, osto-, matka- ja kululaskujen siirtoa ja se soveltuu esimerkiksi toiminnanohjaus- ja verkkokauppaohjelmistojen liittämiseksi Procountoriin. Aineiston parametroinnin avulla liittymä on joustavasti mukautettavissa eri käyttötarkoituksiin.

Teknisesti tietojen siirtoon käytetään liittymässä SFTP-tiedonsiirtomenetelmää (SSH File Transfer Protocol). Siirtyvien tiedostojen tulee olla xml-muotoisia Finvoice 1.2.-standardin versiota mukaillen, eli tiedostoilla tulee olla tiettyjä Finvoice-standardin ulkopuolisia elementtejä ja osaa Finvoice-standardin mukaisista elementeistä taas ei aineistolta lueta lainkaan.

Tietuekuvaus ja malliaineistot

Tietuekuvaus sekä malliaineistoja löytyy oheisista linkeistä:

Laskujen automaattisiirtoliittymän tietuekuvaus

Laskujen automaattisiirtomalli, Matkalasku

Laskujen automaattisiirtomalli, Myynti

Laskujen automaattisiirtomalli, Myynti versio 2

Laskujen automaattisiirtomalli, Osto

Laskujen automaattisiirtomalli, Osto versio 2

Prosessin kuvaus

Lähettävä ohjelmisto

1. Laskujen esikäsittely

Siirrettävät laskut tai tilaukset esikäsitellään lähettävässä ohjelmistossa (esimerkiksi myyntilaskun osalta tilauksen vastaanotto verkkokaupassa tai ostolaskun osalta laskun hyväksyminen kierrätysjärjestelmässä).

2. Siirtotiedoston muodostus

Siirrettävistä laskuista muodostetaan liittymän tiedostokuvauksen mukainen XML-tiedosto.

3. Tiedoston siirto Procountorin palvelimelle

Muodostettu siirtotiedosto siirretään Procountorin palvelimelle SFTP-yhteydellä sovittuun hakemistoon.
Huom! Verkkokauppaintegraation tapauksessa verkkopankissa maksetusta tilauksesta tulee siirtää tieto Procountoriin ennen tiliote- ja viiteaineiston seuraavaa automaattista noutoa pankista, jotta maksutapahtumat kohdistuvat Procountorissa.

Procountor

4. Siirtotiedoston luku

Siirretyt tiedostot luetaan sovitusta hakemistosta Procountorin palvelimella ajastetusti n. 30 minuutin välein ja niiden oikeellisuus tietuekuvakseen nähden tarkistetaan.

5. Laskujen vienti Procountor-ympäristöön

Siirtotiedostosta luetut laskut viedään automaattisesti yrityksen Procountor-ympäristöön ja niille muodostuu kirjanpito oletusten mukaisesti.

6. Laskujen jatkokäsittely

Laskut jatkokäsitellään normaalisti Procountor-käyttöliittymän kautta käyttäjän toimesta (esim. keskeneräisen myyntilaskun osalta hyväksyntä ja lähetys tai hyväksytyn ostolaskun osalta maksuunpano).

Siirrettävät tiedot

Kaikki laskun otsikko- ja rivitason tiedot voidaan siirtää Procountoriin yhdellä kertaa samassa siirtoaineistossa. Kukin lasku voidaan siirtää omana tiedostonaan tai yhteen tiedostoon voidaan sisällyttää useamman laskun tiedot.

Laskun tila, laskukanava, maksutiedot ja muut laskukohtaiset tiedot voidaan määritellä joustavasti.

Kaikille automaattisiirtoliittymän kautta tuoduille laskuille muodostetaan automaattisesti kirjanpito erilaisiin oletustiliöinteihin perustuen. Lisäksi siirtoaineiston mukana on mahdollista tuoda laskurivin tarkkuudella tieto käytettävästä kirjanpitotilistä sekä dimensiosta ja nimikkeestä.

Liittymän kautta tuodut laskut kohdistetaan automaattisesti asiakas-/toimittaja- ja tuoterekisteriin Procountorissa, mikä helpottaa seurantaa.

Palvelun hinnoittelu

Laskujen automaattisiirtoliittymän avauksesta veloitetaan hinnaston mukaisesti.

Avaus sisältää:

Tietoliikenneyhteyksien avauksen (käyttäjätunnus, palomuuri, ym. tarvittavat avaukset)
Testiympäristön perustamisen aineistojen testaamista varten
Tiedonsiirrossa tarvittavien avainten luomisen testiympäristöä ja yhtä tuotantoympäristöä varten
Uuden tiedonsiirtoyhteyden osalta automaattisiirtoliittymän avaukseen liittyy kaksi tuntia konsultointia. Mahdolliset matkakulut veloitetaan erikseen.

Liittymän käyttöönoton yhteydessä tehtävistä lisätöistä veloitetaan hinnaston mukaisesti. Lisätöitä ovat esimerkiksi:

Ohjelmistointegraation prosessien läpikäynti
Ohjelmistojen välisten tietokenttien vastaavuuksien läpikäynti
Aineistojen ja liittymän testaus
Uuden IP-osoitteen palomuuriavaus

Huomioitavaa on, että liittymiä koskeva konsultointi ei kuulu veloituksettomaan asiakaspalveluumme.

Laskujen automaattisiirtoliittymän käytöstä veloitetaan tositeperusteisesti liittymän kautta siirrettyjen laskujen mukaan, sekä kuukausimaksu Procountor-palveluhinnaston mukaisesti. Jos liittymän kautta tuotuja laskuja lähetetään Procountorista eteenpäin, veloitetaan normaalit hinnaston mukaiset, laskukanavakohtaiset lähetysmaksut. Palveluun liittyvät veloitukset laskutetaan kuukausittain muun Procountor-laskutuksen yhteydessä.

Toimenpiteet palvelun käyttöönottoa varten

Käyttöönotto voidaan tilata Accountor Finagon liittymäasiantuntijoilta (liittymat@procountor.com) tai yrityksen omalta yhteyshenkilöltä.

Käyttöönoton yhteydessä sovitaan muun muassa tiedonsiirron yksityiskohdista, kuten käytettävissä tunnuksista, siirtohakemistoista ja tarvittavista palomuuriavauksista. Lisäksi uuden lähettävän ohjelmiston tapauksessa sovitaan tarvittavan testauksen suorittamisesta.

Ohessa on listattu käyttöönoton yhteydessä sovittavia asioita (oletukset esitäytettyinä):

Parametri	Sovittu arvo
Procountorin palvelin	ftp.procountor.com
Asiakkaan palvelin / palvelimet	Asiakas ilmoittaa Accountor Finagolle palomuuriavausta varten
Tiedonsiirtoprotokolla	SFTP
Tiedonsiirron käyttäjätunnus	Accountor Finago ilmoittaa asiakkaalle
Tiedonsiirron salasana	Accountor Finago ilmoittaa asiakkaalle
Laskujen siirtohakemisto	/invoices/
Laskujen siirtotiedostojen nimeäminen	Tiedostonimen tulee alkaa kirjaimella "S"
Liittymän salasana (siirtoavain) testiympäristöön	Accountor Finago ilmoittaa asiakkaalle
Liiittymän salasana (siirtoavain) tuotantoympäristöön	Accountor Finago ilmoittaa asiakkaalle

Liittymän käyttöönotossa huomioitavaa

Liittymien avauksen yhteydessä perustamme yritykselle Procountoriin testiympäristön aineiston siirron testausta varten. Testiympäristössä tulisi tarkastella toisesta järjestelmästä tuotuja tositteita ja kiinnittää huomiota muun muassa seuraaviin asioihin:

ovatko oikeat ja riittävät tiedot siirtyneet oikeisiin kenttiin
laskujen viitenumerot (jos viitenumero tuodaan aineistolla)
kirjanpidon tiliöinnit (jos tiliöinnit tuodaan aineistolla, muodostuvatko ne kuten on tarkoitus)
dimensiot (jos dimensiotiedot tuodaan aineistolta, muodostuvatko ne kuten on tarkoitus)
tuoterekisteri (kohdistuminen, tietojen päivittyminen)
liikekumppanirekisteri (kohdistuminen, tietojen päivittyminen)
laskujen tilat (muodostuvatko laskut siinä tilassa, kuin on tarkoitus)

Testiympäristössä on käytettävissä osittain rajoitettu määrä Procountorin toimintoja. Esimerkiksi myyntilaskujen lähettäminen onnistuu koekäytössä vain sähköpostitse tai tulostamalla ja postittamalla laskut itse (Laskukanava=Ei lähetetä).

Verkkokauppaliittymän palvelukuvaus

Verkkokaupan käyttö mahdollistaa tuotteisiin tutustumisen sekä niiden tilaamisen ja maksamisen täysin automaattisesti ja myös kauppaan liittyvää logistiikkaa on usein automatisoitu, minkä myötä verkkokaupan operatiivinen toiminta on kustannustehokasta.

Verkkokaupoissa on kuitenkin tyypillisesti paljon pieniä myyntitapahtumia, joten merkittävä osa automaatiosta saatavasta hyödystä häviää kirjanpidon tallentamiseen tai myynti kirjataan könttänä, mikä vaatii käsityötä ja heikentää myynnin ja talouden seurannan tarkkuutta. Näiden ongelmien ratkaisemiseksi Procountoriin on rakennettu verkkokauppaohjelmistoista integraatioita, joiden myötä verkkokaupan kirjanpito saadaan automatisoitua.

Tiedonsiirto Procountoriin

Procountorin verkkokauppaliittymä mahdollistaa verkkokaupan ja taloushallinnon integroinnin. Liittymää käytettäessä verkkokauppaohjelmisto siirtää automaattisesti Procountoriin tiedon tehdyistä tilauksista.

Tilausten perusteella laskuttajayrityksen Procountor-ympäristöön muodostetaan myyntilaskut, jotka voidaan Procountorissa jatkokäsitellä halutulla tavalla. Tilaukset voidaan siirtää Procountoriin suoraan myyntilaskuina tai haluttaessa ensin myyntitilauksina, jotka jatkokäsittelyn jälkeen muutetaan myyntilaskuiksi.

Laskuille muodostetaan kirjanpito automaattisesti oletusten mukaan. Laskut voidaan lähettää Procountorista eteenpäin asiakkaalle postitse, verkkolaskuna tai sähköpostitse, tai käyttää laskuja pelkkään myyntireskontran seurantaan sekä kirjanpidon tositteina. Verkkokauppaliittymän avulla on mahdollista paitsi helpottaa laskutusta ja automatisoida kirjanpito, myös muodostaa tarkat asiakas- ja tuotekohtaiset seurantatiedot ilman erillisiä tallennusvaiheita.

Ohessa on kuvattu verkkokauppaintegraation tiedonsiirron prosessi (automaattiset vaiheet on merkitty liilalla taustavärillä).

Maksut

Verkkokauppaliittymä mahdollistaa verkkokaupan ja taloushallinnon integroinnin joustavasti ja tukee asiakaskohtaisesti vaihtelevia prosesseja. Asiakas voi maksaa verkkokaupassa tekemänsä ostoksen esimerkiksi suoraan verkkopankissa, luottokortilla, tai asiakkaalle lähetettävän laskun perusteella.

Asiakkaan, maksutavan sekä mahdollisesti lähetettävän laskun tiedot siirretään verkkokaupasta Procountoriin yhdellä kertaa samassa siirtoaineistossa. Sekä verkkopankkia että laskua käytettäessä myyntitapahtumiin liittyvät viitesuoritukset kohdistetaan automaattisesti laskuille Procountoriin noudettavilta viitemaksuaineistoilta. Luottokorttimyynnit puolestaan voidaan asettaa suoraan maksetuiksi Procountorissa.

Prosessi maksettaessa tilaus pankin verkkomaksulla

Prosessi maksettaessa tilaus laskua vastaan

Rekisteritietojen kohdistuminen ja ylläpito

Tilauksen tuoterivit siirtyvät Procountoriin laskuriveinä, mikä mahdollistaa verkkokaupan myyntien tarkan seurannan Procountorissa. Verkkokauppaliittymän kautta siirretyt laskut kohdistetaan automaattisesti Procountorin asiakas- ja tuoterekisteriin. Uusien asiakkaiden ja tuotteiden kohdalla tiedonsiirto voidaan määrittää siten, että uudet asiakkaat ja/tai tuotteet perustetaan automaattisesti rekistereihin, jolloin asiakas- ja tuoterekisterit pysyvät automaattisesti ajan tasalla.

Reskontra ja kirjanpito

Kaikille verkkokauppaliittymän kautta tuoduille laskuille muodostetaan automaattisesti kirjanpito erilaisiin oletustiliöinteihin perustuen. Lisäksi siirtotiedostossa on mahdollista tuoda laskurivin tarkkuudella tieto käytettävästä kirjanpitotilistä sekä dimensiosta ja nimikkeestä, joten kirjanpito on mahdollista muodostaa automaattisesti niin tarkasti, ettei siihen tarvitse tehdä käsin muutoksia muuten kuin poikkeustapauksissa.

Liittymän käyttöönotto

Procountor-ohjelmisto ei näy verkkokaupassa asioivalle asiakkaalle millään tavalla, sillä verkkokauppaan ei tarvita näkyviä muutoksia integraation rakentamiseksi. Verkkokauppaliittymä on valmiiksi toteutettu useisiin eri verkkokaupparatkaisuihin ja liittymän toteutus on mahdollista myös uusien verkkokauppaohjelmistojen kanssa. Uusien verkkokauppaintegraatioiden rakentaminen edellyttää, että aineistoja lähettävään verkkokauppaohjelmistoon toteutetaan Procountorin määrittämän tiedostokuvauksen mukainen laskuaineiston muodostus.

Liittymän tekniset määrittelyt ovat nähtävissä tietuekuvauksesta, joka löytyy täältä.

Verkkokauppaintegraatioihin liittyvissä kysymyksissä tavoitat integraatioasiantuntijamme osoitteesta liittymat@procountor.com.

Liittymän irtisanominen

Laskujen automaattisiirtoliittymän voi irtisanoa sähköpostiviestillä. Lisääthän viestiin yrityksen nimen ja y-tunnuksen, ohjelmiston nimen, mikä irtisanotaan sekä tiedon mistä päivästä lähtien irtisanomisaika alkaa.

Mikäli kyseessä on pelkästään laskujen automaattisiirtoliittymän irtisanominen Procountorin osalta, riittää, että lähetät irtisanomisviestin osoitteeseen liittymat@procountor.com. Mikäli irtisanot myös toisen osapuolen ohjelmiston käytön, tulee sinun välittää tieto ohjelmiston irtisanomisesta heille erikseen, jotta irtisanominen astuu voimaan myös ohjelmiston osalta.

Tämän osion artikkelit