Monet tilitoimistot laskuttavat palvelujaan esimerkiksi kuukausikohtaisin kiintein veloituksin. Tällaiset toistuvat kiinteät veloitukset hallinnoidaan Procountor Arvossa kätevästi jatkuvaislaskutus- eli sopimuslaskutustoiminnolla.
Monet tilitoimistot laskuttavat palvelujaan esimerkiksi kuukausikohtaisin kiintein veloituksin. Tällaiset toistuvat kiinteät veloitukset hallinnoidaan Procountor Arvossa kätevästi jatkuvaislaskutus- eli sopimuslaskutustoiminnolla. Toiminto luo sopimuserien perusteella Procountor Arvon myyntejä, joita voidaan muokata myös jälkikäteen.
Jatkuvaislaskutuksessa hyödynnetään Procountor Arvon tuoterekisteriin perustettuja tuotteita (Hinnasto > Hinnaston ylläpito > Tuoterekisteri).
Jatkuvaislaskutuserän perustaminen
Jatkuvaislaskutuserä perustetaan palvelun Jatkuvaislaskutus-välilehdellä. Alla olevassa esimerkissä luodaan asiakkaan Corttina Oy kirjanpitopalvelulle jatkuvaislaskutuserä: Kirjanpito / kk-veloitus.
Klikkaamalla Uusi sopimusrivi -painiketta päästään luomaan jatkuvaislaskutuserää. Alla olevassa esimerkissä asiakkaalta veloitetaan 600 € per kuukausi ja veloitus laskutetaan kuukausittain.
Lihavoituna on esitetty olennaiset tiedot, joihin tulee ottaa kantaa.
- Valitse tuoterekisteristä oikea tuote
- Anna määrä
- Anna veloitettava hinta
- Anna laskutusperuste, jota hinta koskee (tässä esimerkissä 600 € on kuukausihinta)
- Anna laskutusjakso (tässä esimerkissä laskutus tapahtuu kuukausittain)
- Myyntihinta kerrotaan laskutusjaksolla . Annetaan palvelukohtainen hinta, oletushinta tulee tuoterekisteristä.
- Alv-kanta on valittuna tuotekoodin perusteella
- Tuotekoodi on valittu valmiiksi.
- Voit antaa laskulla näkyvän tarkenteen (esimerkiksi sopimusnumero)
- Laskuriville tuleva nimike tulee oletuksena tuotekoodin perusteella, mutta sitä voi muuttaa
- Selite-kenttään voidaan syöttää sisäistä informaatiota
- Ensimmäinen laskutuserä luodaan aloituspäivämäärää seuraavalle täydelle kuukaudelle
- jos aloitus on 10.2, luodaan ensimmäinen erä maaliskuulle
- jos aloituspäivämäärä on 1.3, luodaan ensimmäinen erä maaliskuulle.
- Toimeksiantopäivämäärään tulee oletuksena aloituspäivämäärä, eikä sitä tarvitse muuttaa. (Kenttään voidaan kirjata sopimuksen tekopäivämäärä, jos se halutaan muistiin.)
- Lopetuspäivämääräksi tulee oletuksena palvelun päätöspäivämäärä. Sitä ei tarvitse muuttaa.
- Laskutuspäiväksi voi määrittää sen kuukauden päivän, jona erän voi laskuttaa
- Oletuksena ohjelma ehdottaa, että myyntirivit luodaan tallennettaessa kuluvan vuoden loppuun. Tätäkään ei kannata muuttaa.
- Myyntien statukseksi kannattaa valita laskutusvalmis
Tallenna-painikkeella tallennat jatkuvaislaskutuserän, ja ohjelma luo myyntirivit kuluvan vuoden loppuun. Näet samassa näytössä luodut laskutuserät.
Jos haluat muuttaa esimerkiksi yksittäisen erän summaa tai nimeä tai poistaa tietyn kuukauden erän, voit tehdä sen tässä näytössä tai palvelun Myynnit-välilehdellä.
Uusien laskutuserien luominen koko sopimuskannalle
Laskutuserät eli myynnit luodaan koko sopimuskannalle vuodeksi kerrallaan valinnalla Laskutus > Jatkuvaislaskutteiset > Luo sopimusten myyntirivit.
Muista ensin päivittää oikeat hinnat palvelujen jatkuvaislaskutuserille, jos sopimushintoja on muutettu. Uusien laskutuserien massaluonti kannattaa tehdä ylläpitäjän toimesta, joka tarkastaa ennen toimenpidettä tilausten oikeat hinnat ja sen, ettei laskutuseriä ole mahdollisesti osalle tilauksista jo ehditty tekemään.
Sopimuskannan tarkastelu
Koko sopimuskantaa voidaan tarkastella valinnalla Laskutus > Jatkuvaislaskutteiset > Sopimuslaskutus klikkaamalla Hae-painiketta.
Laskutuserät kannattaa luoda vuodeksi kerrallaan vuodenvaihteen tienoilla. Ennen erien luontia kannattaa tässä näkymässä tarkastaa, että hinnat ovat kunnossa ja tehdä tarvittavat hinnanpäivitykset.
Hakua voi tarvittaessa rajata esimerkiksi yhtiön, asiakkaan, tuotteen tai asiakasvastaavan perusteella. Oletuksena haetaan sopimukset, jotka ovat voimassa kuluvana päivänä.
Alla olevassa esimerkissä haetaan ne sopimukset/jatkuvaislaskutuserät, joiden alkupäivä on ennen 30.9.2016 ja joiden päätöspäivämäärä on 30.9.2016 jälkeen.
